Evoy x Oneflow

Bateaux à moteur électrique propulsés par Evoy®.

Evoy est un leader dans le développement de systèmes de propulsion électrique pour les bateaux de 5 à 20 mètres. L’entreprise fournit des systèmes complets comprenant des moteurs, des batteries et des systèmes de contrôle pour les bateaux commerciaux et privés. Son objectif est d’offrir une solution globale qui contribue au transport durable des bateaux.

Thomas Mordt Kolstad, directeur commercial chez Evoy, décrit comment la numérisation et la gestion des contrats avec Oneflow ont amélioré les processus de travail de l’entreprise. Avant d’adopter Oneflow, Evoy a connu plusieurs défis liés à la gestion des contrats, en particulier pour les accords de confidentialité et les confirmations de commande.

« Nous gérions beaucoup de choses manuellement – de l’impression et de la signature à la numérisation et à l’archivage », dit Kolstad, ajoutant que c’était particulièrement difficile lorsque les clients n’avaient pas leur propre système de commande. Evoy devait souvent traiter des commandes par e-mail ou par bons de commande, ce qui semblait moins sûr que des contrats juridiquement contraignants.

La transition vers Oneflow a rendu les processus considérablement plus efficaces, et l’entreprise a remarqué une grande amélioration à la fois de la vitesse des signatures et de la structure du flux de documents.

Une implémentation transparente et un contrôle total

Lorsqu’Evoy a dû choisir un nouveau système de gestion des contrats, un certain nombre de critères clés devaient être remplis. Terje Grøneng, Senior VP Finance, explique que l’intégration transparente avec Salesforce, l’utilisation de modèles et de documents dynamiques, ainsi que le marquage pour l’archivage figuraient parmi les exigences les plus importantes.

Terje Grøneng explique que Oneflow était initialement un système plus limité, mais qu’il a depuis acquis de nombreuses fonctionnalités dont Evoy avait besoin, telles que le contrôle des versions et les notifications d’expiration et de renouvellement des accords. Oneflow offrait une solution holistique qui répondait à tous nos besoins, contrairement à nos solutions précédentes, qui ne couvraient que le processus de signature lui-même. Nous devions gérer tous les travaux préparatoires et l’archivage manuellement en dehors du système.

La mise en œuvre de Oneflow a été rapide et sans douleur, selon Grøneng, et les nouveaux utilisateurs ont été opérationnels sans problème. Nous avons reçu de bonnes réactions de la part de toutes les personnes impliquées et le système fonctionne très bien pour toutes les parties », déclare Grøneng, ajoutant que Oneflow est actuellement utilisé dans tous les processus de signature chez Evoy. Le système a créé un flux de travail plus efficace et plus transparent, ce qui est très important pour l’entreprise.

Rationalisation et gain de temps

En adoptant Oneflow, Evoy a gagné beaucoup de temps, en particulier dans l’administration des accords de confidentialité. Le processus numérique élimine le besoin d’imprimer et de scanner, ce qui a rendu le flux de contrats à la fois plus rapide et plus efficace. « Le fait de pouvoir envoyer les accords de confidentialité uniquement via Oneflow permet de gagner beaucoup de temps. C’est incroyablement flexible pour toutes les parties, et cela permet de démarrer plus rapidement une collaboration importante. »

En tant que jeune entreprise axée sur la technologie, la numérisation fait naturellement partie de l’ADN d’Evoy. Oneflow aide Evoy à fournir une expérience numérique complète, du premier contact avec le client à la livraison finale. « Oneflow est un élément important qui nous permet d’assurer un processus transparent et numérisé du début à la fin. Pour nous, il est important d’avoir des solutions qui reflètent les produits que nous livrons. »

Expérience utilisateur, fonctionnalité et collaboration

Oneflow a été bien accueilli par les employés d’Evoy, notamment en raison de la convivialité et de la fonctionnalité de la plateforme. « C’est très intuitif – les gens comprennent Oneflow tout de suite. J’apprécie particulièrement le fait que les documents puissent être étiquetés et enregistrés dans le bon dossier immédiatement, et que nous puissions utiliser des modèles pour gagner du temps. »

M. Kolstad souligne également les fonctionnalités basées sur l’IA qui contribuent à l’automatisation : « Certains employés apprécient particulièrement la fonction d’IA qui propose des suggestions avant l’envoi, ce qui nous permet de gagner du temps et d’économiser du travail. »

Oneflow a également amélioré la collaboration entre les départements d’Evoy en assurant une meilleure visibilité des processus contractuels. « Désormais, tous les départements concernés, tels que les ventes, les RH et les achats, ont accès aux documents pertinents. Il est facile de voir qui a signé quoi, et nous savons exactement où se trouvent les accords signés. »

Perspectives d’avenir et succès avec Oneflow

Thomas est convaincu que Oneflow sera un soutien important dans les ambitions de croissance d’Evoy : « Notre objectif est de nous développer et de devenir une grande entreprise mondiale. Avoir un moyen transparent et efficace de gérer les contrats sera crucial pour pouvoir se développer sans être alourdi par l’administration. »

Evoy a fait l’expérience de la grande valeur de l’utilisation de Oneflow, en particulier lorsqu’il s’agit d’accords de collaboration avec de grands partenaires. L’un des exemples les plus marquants est la conclusion d’un accord-cadre avec l’un de leurs plus grands partenaires : « L’un de nos principaux partenaires a signé l’intégralité de l’accord-cadre par l’intermédiaire de Oneflow. Aujourd’hui, il fait également partie de l’actionnariat de la société. Cela montre comment la gestion numérique des contrats nous a aidés à garantir une collaboration à long terme.

L’effet Oneflow

Oneflow a joué un rôle important dans la numérisation et la rationalisation du travail contractuel chez Evoy. En offrant une plateforme rapide et conviviale, Evoy a obtenu une meilleure vue d’ensemble, a gagné du temps et a amélioré la collaboration entre les départements. Cela leur donne une base solide pour la croissance et l’expansion futures.