Evoy x Oneflow

Electric boating Powered by Evoy®

Evoy er et ledende selskap innen utvikling av elektriske fremdriftssystemer for båter mellom 5 til 20 meter. Selskapet leverer komplette systemer som inkluderer motorer, batterier og styringssystemer for både kommersielle og private båter. Deres mål er å tilby en helhetlig løsning som bidrar til bærekraftig båttransport.

Thomas Mordt Kolstad, Sales Manager i Evoy, beskriver hvordan digitalisering og kontraktshåndtering med Oneflow har forbedret selskapets arbeidsprosesser. Før de tok i bruk Oneflow, opplevde Evoy flere utfordringer knyttet til kontrakthåndtering, spesielt for NDA-er og ordrebekreftelser. “Vi håndterte mye manuelt – fra utskrift og signering til scanning og arkivering,” forteller Kolstad, og legger til at det var spesielt utfordrende når kunder ikke hadde egne ordresystemer. Evoy måtte ofte forholde seg til bestillinger via e-post eller PO-er, noe som føltes mindre forpliktende enn juridisk bindende kontrakter.

Overgangen til Oneflow har effektivisert prosessene betraktelig, og selskapet har merket en stor forbedring i både hastigheten på signeringer og strukturen på dokumentflyten.

Sømløs implementering og full kontroll

Da Evoy skulle velge et nytt kontraktshåndteringssystem, var det flere nøkkelkriterier som måtte oppfylles. Senior VP Finance, Terje Grøneng, utdyper at sømløs integrasjon med Salesforce, bruk av maler og dynamiske dokumenter, samt tagging for arkivering, var blant de viktigste kravene. Grøneng forklarer at Oneflow i utgangspunktet var et ungt system, men at det siden har fått flere av funksjonene Evoy hadde behov for, som versjonskontroll og varsler om utløp og fornyelse av avtaler. “Oneflow tilbød en helhetlig løsning som møtte alle våre behov, i motsetning til våre tidligere løsninger, som kun dekket selve signeringsprosessen. Alt forarbeid og arkivering måtte vi håndtere manuelt utenfor systemet.”

Implementeringen av Oneflow gikk raskt og smertefritt, ifølge Grøneng, og brukerne kom i gang uten problemer. “Vi fikk gode tilbakemeldinger fra alle involverte, og systemet fungerer svært smidig for alle parter,” sier Grøneng, og legger til at Oneflow i dag benyttes i alle signaturprosesser hos Evoy. Systemet har skapt en mer effektiv og oversiktlig arbeidsflyt som selskapet verdsetter høyt.

Effektivisering og tidsbesparelser

Ved å ta i bruk Oneflow, har Evoy spart betydelig tid, spesielt i administrasjonen av NDAer. Den digitale prosessen fjerner behovet for utskrifter og scanning, noe som har gjort kontraktsflyten både raskere og mer effektiv. “Det å bare kunne sende ut NDAer via Oneflow er veldig tidsbesparende. Det er utrolig smidig for alle parter, og gjør det raskere å komme i gang med det viktige samarbeidet.”

Som et ungt og teknologidrevet selskap er digitalisering en naturlig del av Evoys DNA. Oneflow støtter Evoy i å levere en helhetlig digital opplevelse fra første kontakt med kunden til ferdig leveranse. “Oneflow er en viktig del av hvordan vi sikrer en sømløs og digitalisert prosess fra start til slutt. For oss er det viktig å ha løsninger som speiler produktene vi leverer.”

Brukeropplevelse, funksjonalitet og samarbeid

Oneflow har blitt godt mottatt blant de ansatte i Evoy, ikke minst på grunn av plattformens brukervennlighet og funksjonalitet. “Det er veldig intuitivt – folk skjønner Oneflow med en gang. Jeg setter spesielt pris på at dokumenter kan tagges og lagres i riktig mappe med en gang, og at vi kan bruke maler for å spare tid.” Kolstad trekker også frem den AI-drevne funksjonaliteten som hjelper til med automatisering: “Noen ansatte liker spesielt godt AI-funksjonen som kommer med forslag før utsendelse, noe som sparer oss for både tid og arbeid.”

Oneflow har også forbedret samarbeidet på tvers av avdelingene i Evoy ved å sikre økt synlighet i kontraktsprosesser. “Nå har alle involverte avdelinger, som salg, HR og innkjøp, tilgang til relevante dokumenter. Det er enkelt å se hvem som har signert hva, og vi vet nøyaktig hvor de signerte avtalene ligger.”

Fremtidsperspektiver og suksess med Oneflow 

Thomas er overbevist om at Oneflow vil være en viktig støttespiller i Evoys vekstambisjoner: “Målet vårt er å skalere og bli et stort globalt selskap. Å ha en sømløs og effektiv måte å håndtere kontrakter på, vil være avgjørende for å kunne vokse uten å bli tynget ned av administrasjon.”

Evoy har opplevd stor verdi i bruk av Oneflow, spesielt når det gjelder samarbeidsavtaler med store partnere. Et av de mest fremtredende eksemplene er inngåelsen av en rammeavtale med en av deres største partnere: “En av våre største partnere signerte hele rammeavtalen gjennom Oneflow. Nå har de også blitt en del av eiersiden i selskapet. Dette viser hvordan digital kontrakthåndtering har hjulpet oss med å sikre langsiktige samarbeid.”

Effekten av Oneflow

Oneflow har spilt en viktig rolle i å digitalisere og effektivisere kontraktsarbeidet hos Evoy. Ved å tilby en rask og brukervennlig plattform, har Evoy fått bedre oversikt, spart tid, og forbedret samarbeidet på tvers av avdelinger. Dette gir dem et solid grunnlag for fremtidig vekst og ekspansjon.