Exsitec skalerer kontraktshåndteringen på tvers av sin nordiske kommersielle prosess
Exsitec bruker Oneflow sammen med HubSpot for å standardisere kontraktsmaler, redusere manuelt arbeid og håndtere kontrakter mer effektivt på tvers av den nordiske organisasjonen.
Integrert med
600+ ansatte i Norden
20+ kontorer med standardiserte maler
100 % av kontraktene gjennom Oneflow
Exsitec
Land
Sverige, Norge, Danmark og Finland
Bruksområder
Kontrakthåndtering for salgs- og konsulentteam
Bedriftsstørrelse
600+ ansatte i Norden
Bransje
IT-konsulentvirksomhet, digital transformasjon og forretningssystemer
Exsitec vokser med Oneflow som en naturlig del av den kommersielle prosessen
Når et selskap hjelper andre med å digitalisere, effektivisere og koble sammen forretningskritiske systemer, blir det ekstra viktig at de interne prosessene fungerer sømløst. Exsitec kjenner dette godt.
Exsitec ble grunnlagt i Linköping i 2000 og er i dag et nordisk IT-konsulentselskap med virksomhet i Sverige, Norge, Danmark og Finland. Selskapet hjelper mellomstore virksomheter med å få bedre digital støtte innen blant annet ERP-systemer, CRM, Business Intelligence, systemintegrasjoner, fakturahåndtering, HRM og andre digitale løsninger. Exsitec hjelper mer enn 5000 kunder hvert år og har over 20 kontorer rundt om i Norden.
Exsitec hjelper kundene sine med å få systemer, data og prosesser til å fungere bedre sammen. Men som for mange selskaper i rask vekst, har vekstreisen også ført til nye interne krav.
«Vi har mye høyere forventninger til oss selv i dag enn da vi var 100 personer. Den gangen kunne man nesten bare rope til en kollega på den andre siden av rommet», sier Hanna, Head of Customer Data i Exsitec.
I dag har Exsitec over 600 ansatte rundt om i Norden. Hovedkontoret ligger i Linköping, mens selskapets største kontor ligger i Stockholm. Sverige utgjør en sterk base for virksomheten, samtidig som Exsitec har virksomhet i Norge, Danmark og Finland.
«Vi vokser først og fremst gjennom trainee-programmer og oppkjøp», sier Hanna.
Veksten har gjort struktur, systemer og datakvalitet stadig viktigere også internt.
Fra konsulent og markedssjef til Head of Customer Data
Hanna begynte i Exsitec som konsulent allerede i 2011. Hun har jobbet med beslutningsstøtte, Qlik og dataanalyse, og var også markedssjef i åtte år. For rundt to år siden gikk hun inn i rollen som Head of Customer Data.
«Siden utdanningen og bakgrunnen min er innen systemer, prosesser og teknologi, tenkte jeg at det ville være spennende å fortsette å jobbe med dette området», sier Hanna.
I dag jobber hun sammen med et tett team for å utvikle Exsitecs interne systemer og prosesser. Mye av det daglige arbeidet handler om salgsprosesser, CRM-systemet HubSpot og integrasjoner mellom ulike systemer. Det omfatter alt fra hvordan Exsitec finner nye kunder, til hvordan kundedata struktureres, hvordan kontrakter opprettes og hvordan informasjonen til slutt går videre til fakturering.
«Mye handler om salgsprosessene rundt CRM-systemet vårt, men også om integrasjoner mot andre systemer. Det dekker alt fra hvordan vi finner kunder, helt frem til fakturering og hvordan vi holder oversikt over kundene våre», sier Hanna.
HubSpot er navet i Exsitecs kommersielle prosess. De bruker også Visma og Hailey, i tillegg til andre interne og eksisterende systemer. Oneflow brukes hovedsakelig sammen med HubSpot for å opprette, sende, signere og følge opp kontrakter.
Før Oneflow: Word-dokumenter, PDF-er og manuelle steg
Før Exsitec begynte å bruke Oneflow, så kontraktshåndteringen svært annerledes ut.
«Tidligere hadde vi Word-dokumenter. Selgerne tok en kopi av den siste kontrakten sin, justerte den, sendte den til en ny kunde og signerte den digitalt», sier Hanna.
Dette fungerte da organisasjonen var mindre. Selgerne hentet en kontrakts-ID fra en Excel-fil og lastet deretter opp kontrakten til en egen kontraktsmappe. Men etter hvert som Exsitec vokste, ble den manuelle strukturen stadig vanskeligere å opprettholde.
«Da vi var færre, kunne vi holde oversikt over hver eneste kontrakt som ble sendt. Nå som vi har blitt så mye større, er det ikke lenger mulig å opprettholde den kontrollen manuelt. Nå lar vi Oneflow gjøre en stor del av jobben for oss», sier Hanna.
En av de største utfordringene var at kontraktsmalene begynte å leve sitt eget liv. Selgerne kunne kopiere tidligere kontrakter, noe som innebar en betydelig risiko for at gamle formuleringer, kundespesifikke tilpasninger eller vilkår som avvek fra standarden, ble videreført til nye kontrakter.
«Det ble veldig enkelt for ulike varianter av kontraktsmalene våre, og personlige favoritter blant selgerne, å oppstå. Det skapte en ubalanse i helheten», sier Hanna.
Dette førte også til et større behov for risikovurdering. Når hver kontrakt kunne være forskjellig, tok det mer tid å kontrollere hva som faktisk var blitt endret.
“Hvis det er ett av prosjektene våre som virkelig har blitt godt mottatt i organisasjonen og rett og slett bare har fungert, så er det Oneflow.”
Hanna Löfving
Head of Customer Data
Exsitec
Oneflow og HubSpot som en del av salgsprosessen
Exsitec begynte å bruke Oneflow i 2023. I dag går alle kontrakter gjennom Oneflow ved hjelp av kontraktsmaler og HubSpot-integrasjonen.
«Nå går alle kontraktene våre i Sverige gjennom Oneflow, med maler som grunnlag og HubSpot-integrasjonen som gjør prosessen enklere», sier Hanna.
Oneflow brukes hovedsakelig til salgskontrakter, både for nye kunder og mersalg. Det betyr at brukerne ikke bare finnes i salgsorganisasjonen. Konsulenter som jobber tett med kundene, må også kunne opprette, lese eller signere kontrakter.
«Selgerne våre jobber med nysalg, mens konsulentene våre som jobber tett med kundene, også jobber med mersalg. Derfor trenger de også tilgang til å opprette kontrakter», sier Hanna.
For noen konsulenter kan dette dreie seg om enklere kontrakter, som å legge til en supportkontrakt. Andre trenger å kunne se hva som er lovet kunden, slik at prosjektene kan struktureres på riktig måte.
Oneflow har dermed blitt en viktig del av Exsitecs daglige kommersielle prosess.
«Hvis det er ett av prosjektene våre som virkelig har blitt godt mottatt i organisasjonen og rett og slett bare har fungert, så er det Oneflow», sier Hanna.
Tydeligere kontraktsmaler og mer effektiv risikovurdering
En av de største forbedringene er kontrollen over kontraktsmaler og avvik.
Ved å jobbe med kontraktsmaler i Oneflow vet Exsitec hvilket utgangspunkt hver kontrakt har. Det blir enklere å se om noe er endret, hvilken mal endringen er gjort i og hva som må gjennomgås.
«Prosessen for risikovurdering har gått fra å ta ganske lang tid til å bli mye mer effektiv. Nå vet vi hvilke maler vi tar utgangspunkt i, og da er det ganske enkelt å se om en selger har gjort endringer i malen, og i så fall hvilke», sier Hanna.
For en organisasjon med mange selgere, konsulenter og andre kundevendte roller utgjør dette en stor forskjell. Selgerne kan fortsette å jobbe effektivt i sin egen flyt, samtidig som Exsitec får bedre struktur, sporbarhet og kontroll.
«Malene har gjort arbeidet mye mer effektivt», sier Hanna.
Et system som rett og slett må fungere
Exsitec er i en fase der selskapet sentraliserer stadig flere systemer og prosesser. Internt kalles arbeidet «One Exsitec», og målet er å skape et mer enhetlig systemlandskap på tvers av land og virksomheter.
Vekst gjennom oppkjøp innebærer ofte at ulike deler av organisasjonen har forskjellige systemer, prosesser og arbeidsmåter. For Exsitec handler neste steg derfor i stor grad om å strukturere data på samme måte og skape bedre forutsetninger for felles styring.
«En stor del av dette handler om å ha data strukturert på samme måte. Da kan vi forstå hvordan virksomheten utvikler seg og se hva vi trenger å forbedre», sier Hanna.
I en slik situasjon blir stabile og pålitelige systemer ekstra viktige. Når teamet jobber med større prosjekter som å bytte ERP-system og sentralisere systemer og integrasjoner, må viktige daglige prosesser fungere uten å kreve konstant oppmerksomhet.
Det er her Oneflow har blitt en pålitelig del av prosessen.
«Det har vært fint med Oneflow. Det bare ligger der og fungerer», sier Hanna.
Hun beskriver Oneflow som en sentral del av Exsitecs kommersielle arbeid, men også som et system som ikke skal kreve unødvendig mye tid eller energi i hverdagen.
«Det er en stor del av den kommersielle prosessen vår, så det må bare fungere smidig og enkelt. Da kan teamet mitt fokusere på andre ting», sier Hanna.
Neste steg: mer enhetlige prosesser på tvers av Norden
Exsitec fortsetter nå arbeidet med å sentralisere flere systemer og prosesser på tvers av Norden. Ambisjonen er at store deler av organisasjonen skal jobbe mer enhetlig innen områder som CRM, kontraktshåndtering og fakturering.
Samtidig fortsetter Hanna og teamet å utvikle hvordan Oneflow brukes internt. Dette omfatter blant annet strukturen på kontraktsmalene, tilganger, fleksibilitet og hvordan riktig informasjon skal være tilgjengelig for de riktige personene.
«Hver gang du tar ett steg videre, ser du en ny horisont og nye ting du ønsker å gjøre og oppnå», sier Hanna.
Men grunnlaget er på plass. For Exsitec har Oneflow blitt et verktøy som hjelper organisasjonen med å skalere kontraktshåndteringen på en måte som passer et voksende, systemorientert nordisk konsulentselskap.
Og kanskje er det nettopp der verdien ligger. Oneflow trenger ikke å være systemet som får mest oppmerksomhet. Det må være systemet som fungerer når salgsprosessen skal videre.
«Det fungerer og gjør jobben. Det føles veldig godt og trygt», sier Hanna.
Innsikt for selskaper med lignende behov
For voksende organisasjoner med flere team, markeder eller systemer blir kontraktshåndtering raskt mer enn bare en administrativ oppgave. Standardiserte kontraktsmaler, tydelige tilganger og sømløse CRM-integrasjoner kan hjelpe team med å beholde kontrollen mens organisasjonen vokser, samtidig som det blir enklere for salg og andre kundevendte roller å drive salgsprosesser fremover.
Én samlet og integrert kontraktsflyt fra Intelliplan til Oneflow, som dekker vikaravtaler, salgskontrakter og kundeavtaler.
Les hele historien
Sympa trengte en løsning som kunne støtte kontraktsprosessene for stadig større og mer komplekse kundeforhold, både før og etter signering.
Les hele historien
Ropo samlet konsernets fragmenterte kontraktshåndtering med Oneflow og etablerte én tydelig, internasjonalt skalerbar kontraktsprosess for alle land.
Les hele historien
Mindex fikk full oversikt og struktur over alle kontraktene sine ved å erstatte fragmenterte verktøy med Oneflows sentraliserte plattform
Les hele historien