[asiakastarinoiden_sivupolku]
Exsitec skaalaa sopimusten hallintaa Pohjoismaiden kaupallisiin prosesseihin
Exsitec käyttää Oneflowta yhdessä HubSpotin kanssa yhtenäistääkseen sopimuspohjia, vähentääkseen manuaalista työtä ja hallitakseen sopimuksia sujuvammin koko pohjoismaisessa organisaatiossaan.
Integraatiot
600+ työntekijää Pohjoismaissa
20+ toimistoa yhtenäisillä sopimuspohjilla
100 % Suomen sopimuksista kulkee Oneflown kautta
Exsitec
Maa
Ruotsi, Norja, Tanska ja Suomi
Oneflown käyttökohde
Sopimushallinta myynti- ja konsulttitiimeille
Yrityksen koko
600+ työntekijää Pohjoismaissa
Toimiala
IT-konsultointi
Exsitec kasvaa Oneflown avulla – luonteva osa kaupallista prosessia
Kun yritys auttaa muita digitalisoimaan, tehostamaan ja yhdistämään liiketoimintakriittisiä järjestelmiään, myös omien sisäisten prosessien on toimittava saumattomasti.. Exsitec tietää tämän hyvin.
Exsitec perustettiin Linköpingissä vuonna 2000. Nykyään se on pohjoismainen IT-konsultointiyritys, jolla on toimintaa Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa ja Suomessa. Yritys auttaa keskisuuria organisaatioita kehittämään liiketoimintansa digitaalista tukea esimerkiksi ERP- ja CRM-järjestelmien, Business Intelligencen, järjestelmäintegraatioiden, laskujen hallinnan, HRM:n ja muiden digitaalisten ratkaisujen avulla. Exsitec palvelee vuosittain yli 5 000 asiakasta ja sillä on yli 20 toimistoa eri puolilla Pohjoismaita.
Exsitec auttaa asiakkaitaan saamaan järjestelmät, datan ja prosessit toimimaan paremmin yhteen. Kuten monissa nopeasti kasvavissa yrityksissä, kasvu on kuitenkin tuonut mukanaan myös uusia vaatimuksia Exsitecin omille sisäisille toimintatavoille.
”Odotamme itseltämme nykyään paljon enemmän kuin silloin, kun meitä oli 100. Siihen aikaan pystyi melkein vain huikkaamaan kollegalle toiselle puolelle huonetta”, kertoo Exsitecin Customer Datan johtaja Hanna.
Nykyään Exsitecillä on yli 600 työntekijää eri puolilla Pohjoismaita. Yrityksen pääkonttori sijaitsee Linköpingissä ja suurin toimisto Tukholmassa. Ruotsi muodostaa vahvan perustan liiketoiminnalle, mutta toimintaa on myös Norjassa, Tanskassa ja Suomessa.
”Kasvamme pääasiassa trainee-ohjelmien ja yritysostojen kautta”, Hanna kertoo.
Kasvun myötä rakenteiden, järjestelmien ja datan laadun merkitys on korostunut myös yrityksen sisällä.
Konsultista ja markkinointipäälliköstä asiakastietojen johtajaksi
Hanna aloitti Exsitecillä konsulttina jo vuonna 2011. Hän on työskennellyt päätöksenteon tuen, Qlikin ja data-analytiikan parissa sekä toiminut kahdeksan vuoden ajan markkinointipäällikkönä. Noin kaksi vuotta sitten hän siirtyi Customer Datan johtajaksi.
”Koska koulutukseni ja taustani liittyvät järjestelmiin, prosesseihin ja teknologiaan, ajattelin, että olisi hauskaa jatkaa työskentelyä niiden parissa”, Hanna kertoo.
Nykyään hän kehittää tiiviin tiiminsä kanssa Exsitecin sisäisiä järjestelmiä ja prosesseja. Suuri osa päivittäisestä työstä liittyy myyntiprosesseihin, HubSpot CRM:ään sekä eri järjestelmien välisiin integraatioihin. Työ kattaa koko ketjun uusien asiakkaiden löytämisestä asiakasdatan rakenteeseen, sopimusten luomiseen ja lopulta tiedon siirtymiseen laskutukseen.
”Suuri osa työstä liittyy CRM-järjestelmämme ympärillä oleviin myyntiprosesseihin, mutta myös muihin järjestelmiin liittyviin integraatioihin. Se kattaa kaiken asiakkaiden löytämisestä aina laskutukseen ja siihen, miten pidämme asiakkaistamme kokonaisuutena kirjaa”, Hanna kertoo.
HubSpot toimii Exsitecin kaupallisen prosessin keskiössä. Lisäksi käytössä ovat Visma ja Hailey sekä muita omia ja olemassa olevia järjestelmiä. Oneflowta käytetään pääasiassa yhdessä HubSpotin kanssa sopimusten luomiseen, lähettämiseen, allekirjoittamiseen ja seurantaan.
Ennen Oneflowta: Word-dokumentteja, PDF:iä ja manuaalisia työvaiheita
Ennen Oneflown käyttöönottoa Exsitecin sopimushallinta näytti hyvin erilaiselta.
”Aiemmin meillä oli Word-dokumentteja. Myyjät ottivat kopion viimeisimmästä sopimuksestaan, muokkasivat sitä, lähettivät sen uudelle asiakkaalle ja allekirjoittivat sen digitaalisesti”, Hanna kertoo.
Tämä toimi, kun organisaatio oli pienempi. Myyjät hakivat sopimukselle tunnisteen Excel-tiedostosta ja latasivat sen jälkeen sopimuksen erilliseen sopimuskansioon. Exsitecin kasvaessa manuaalisen toimintamallin ylläpitäminen muuttui kuitenkin yhä haastavammaksi.
”Kun meitä oli vähemmän, pystyimme pitämään kirjaa jokaisesta lähetetystä sopimuksesta. Nyt kun olemme paljon suurempi organisaatio, tällaista kontrollia ei enää pysty ylläpitämään manuaalisesti. Nykyään annamme Oneflown hoitaa suuren osan siitä puolestamme”, Hanna kertoo.
Yksi suurimmista haasteista oli se, että sopimuspohjista alkoi syntyä erilaisia omia versioitaan. Myyjät saattoivat kopioida aiempia sopimuksia, jolloin vanhoja sanamuotoja, asiakaskohtaisia muutoksia tai standardista poikkeavia ehtoja saattoi päätyä uusiin sopimuksiin.
”Sopimuspohjistamme alkoi helposti syntyä erilaisia versioita ja myyjille omia suosikkeja, mikä teki kokonaisuudesta epätasaisen”, Hanna kertoo.
Tämä lisäsi myös riskien tarkistamiseen tarvittavaa työtä. Kun jokainen sopimus saattoi olla hieman erilainen, sen selvittäminen, mitä sopimuksessa oli oikeastaan muutettu, vei enemmän aikaa.
”Jos jokin projekteistamme on otettu organisaatiossa todella hyvin vastaan ja yksinkertaisesti vain toiminut, niin se on Oneflow.”
Hanna Löfving
Head of Customer Data
Exsitec
Oneflow ja HubSpot osana myyntiprosessia
Exsitec aloitti Oneflown käytön vuonna 2023. Nykyään kaikki sopimukset kulkevat Oneflown kautta sopimuspohjia ja HubSpot-integraatiota hyödyntäen.
”Nykyään kaikki sopimuksemme Ruotsissa kulkevat Oneflown kautta. Sopimuspohjat toimivat perustana ja HubSpot-integraatio tekee prosessista yksinkertaisemman”, Hanna kertoo.
Oneflow’ta käytetään pääasiassa myyntisopimuksiin sekä uusasiakashankinnassa että lisämyynnissä. Käyttäjät eivät siksi rajoitu pelkästään myyntiorganisaatioon. Myös asiakkaiden kanssa tiiviisti työskentelevien konsulttien täytyy pystyä luomaan, lukemaan tai allekirjoittamaan sopimuksia.
”Myyjämme työskentelevät uusasiakashankinnan parissa, kun taas asiakkaiden kanssa tiiviisti työskentelevät konsulttimme tekevät myös lisämyyntiä. Siksi heidänkin täytyy pystyä luomaan sopimuksia”, Hanna kertoo.
Joillekin konsulteille kyse voi olla yksinkertaisemmista sopimuksista, kuten tukisopimuksen lisäämisestä. Toisten puolestaan täytyy pystyä tarkistamaan, mitä asiakkaalle on luvattu, jotta projektit voidaan rakentaa oikealla tavalla.
Oneflowsta onkin tullut tärkeä osa Exsitecin päivittäistä kaupallista prosessia.
”Jos jokin projekteistamme on otettu organisaatiossa todella hyvin vastaan ja yksinkertaisesti vain toiminut, niin se on Oneflow”, Hanna kertoo.
Selkeämmät sopimuspohjat ja tehokkaampi riskien tarkistus
Yksi suurimmista parannuksista liittyy sopimuspohjien ja niihin tehtyjen poikkeamien hallintaan.
Kun Exsitec käyttää Oneflown sopimuspohjia, yritys tietää aina, mihin pohjaan kukin sopimus perustuu. Näin on helpompi nähdä, onko sopimukseen tehty muutoksia, missä pohjassa muutokset on tehty ja mitä pitää tarkistaa.
”Riskien tarkistusprosessi vei aiemmin melko paljon aikaa, mutta nyt se on huomattavasti tehokkaampi. Tiedämme, mistä sopimuspohjasta lähdemme liikkeelle, joten on melko helppo nähdä, onko myyjä tehnyt siihen muutoksia ja mitä hän on muuttanut”, Hanna kertoo.
Organisaatiossa, jossa on paljon myyjiä, konsultteja ja muita asiakasrajapinnassa työskenteleviä henkilöitä, tällä on suuri merkitys. Myyjät voivat jatkaa työskentelyä sujuvasti omassa prosessissaan, samalla kun Exsitec saa parempaa rakennetta, jäljitettävyyttä ja kontrollia.
”Sopimuspohjat ovat tehneet työstä huomattavasti tehokkaampaa”, Hanna kertoo.
Järjestelmä, jonka pitää yksinkertaisesti toimia
Exsitec on vaiheessa, jossa yritys keskittää yhä enemmän järjestelmiä ja prosesseja. Sisäisesti työtä kutsutaan nimellä ”One Exsitec”, ja sen tavoitteena on rakentaa yhtenäisempi järjestelmäkokonaisuus eri maiden ja liiketoimintojen välille.
Yritysostojen kautta kasvaminen tarkoittaa usein sitä, että organisaation eri osissa on käytössä erilaisia järjestelmiä, prosesseja ja toimintatapoja. Exsitecin seuraava askel onkin pitkälti datan rakenteiden yhtenäistäminen ja parempien edellytysten luominen yhteisille toimintamalleille.
”Suuri osa tästä liittyy siihen, että data on kaikkialla jäsennelty samalla tavalla. Silloin pystymme ymmärtämään paremmin, miten liiketoiminta suoriutuu ja mitä meidän pitää kehittää”, Hanna kertoo.
Tällaisessa tilanteessa vakaiden ja luotettavien järjestelmien merkitys korostuu. Kun tiimi työskentelee suurempien hankkeiden, kuten ERP-järjestelmän vaihdon sekä järjestelmien ja integraatioiden keskittämisen parissa, tärkeiden päivittäisten prosessien täytyy toimia ilman jatkuvaa huomiota.
Tässä Oneflowsta on tullut luotettava osa kokonaisuutta.
”Oneflown kanssa on ollut mukavaa. Se on siellä ja toimii”, Hanna kertoo.
Hanna kuvailee Oneflowta keskeiseksi osaksi Exsitecin kaupallista toimintaa, mutta samalla järjestelmäksi, jonka ei pitäisi vaatia arjessa tarpeettomasti aikaa tai huomiota.
”Se on iso osa kaupallista prosessiamme, joten sen täytyy vain toimia sujuvasti ja helposti. Silloin tiimini voi keskittyä muihin asioihin”, Hanna kertoo.
Seuraava askel: yhtenäisemmät prosessit Pohjoismaissa
Exsitec jatkaa nyt järjestelmien ja prosessien keskittämistä eri puolilla Pohjoismaita. Tavoitteena on, että suuri osa organisaatiosta työskentelee jatkossa yhtenäisemmillä toimintatavoilla esimerkiksi CRM:n, sopimushallinnan ja laskutuksen osalta.
Samalla Hanna ja hänen tiiminsä kehittävät edelleen Oneflown sisäistä käyttöä. Työ liittyy muun muassa sopimuspohjien rakenteeseen, käyttöoikeuksiin, joustavuuteen sekä siihen, miten oikea tieto saadaan oikeiden ihmisten saataville.
”Aina kun otat yhden askeleen eteenpäin, näet uuden horisontin ja uusia asioita, joita haluat tehdä ja saavuttaa”, Hanna kertoo.
Perusta on kuitenkin jo kunnossa. Exsitecille Oneflowsta on tullut työkalu, jonka avulla kasvava ja järjestelmälähtöinen pohjoismainen konsultointiyritys voi skaalata sopimushallintaansa liiketoiminnan mukana.
Ehkä juuri siinä piilee Oneflown arvo. Sen ei tarvitse olla järjestelmä, joka saa eniten huomiota. Sen pitää olla järjestelmä, joka toimii silloin, kun kauppaa pitää viedä eteenpäin.
”Se toimii ja tekee tehtävänsä. Se tuntuu todella hyvältä ja luotettavalta”, Hanna kertoo.
Näkökulmia yrityksille, joilla on samanlaisia tarpeita
Kasvavissa organisaatioissa, joissa on useita tiimejä, markkinoita tai järjestelmiä, sopimushallinnasta tulee nopeasti paljon muutakin kuin hallinnollinen tehtävä. Yhtenäiset sopimuspohjat, selkeät käyttöoikeudet ja sujuvat CRM-integraatiot auttavat pitämään kokonaisuuden hallinnassa yrityksen kasvaessa ja helpottavat samalla myynnin ja muiden asiakasrajapinnassa työskentelevien tiimien mahdollisuuksia viedä kauppoja eteenpäin.
Haluatko nähdä, miten Oneflow voisi tukea teidän sopimusprosessianne?
Yksi yhtenäinen ja integroitu sopimusprosessi Intelliplanista Oneflowhun, joka kattaa vuokratyösopimukset, myyntisopimukset ja asiakassopimukset.
Lue lisää
Sympa tarvitsi ratkaisun, joka tukee sekä myynti- että lakitiimejä ennen ja jälkeen allekirjoituksen. Oneflow vastasi tarpeeseen yhdistämällä sopimusten luomisen, neuvottelun, allekirjoittamisen ja hallinnan yhdelle alustalle.
Lue lisää
Ropo yhtenäisti koko konsernin sopimusprosessin Oneflown avulla – “Nyt sopimuksille on yksi selkeä koti”
Lue lisää
Nordberg Medical käyttää Oneflowta yhdessä HiBobin ja Jobylonin kanssa laajentaakseen toimintaansa globaalisti.
Lue lisää