Oneflow × Randstad: Kun sopimuksia on kaikkialla, mikään ei ole hallinnassa
Integraatiot
Yksi totuuden lähde
GDPR-vaatimustenmukaisuus
“2000 % parannus”
Randstad
Maa
Tanska
Oneflown käyttökohde
HR, henkilöstötoiminnot, myynti ja IT
Yrityksen koko
100 työntekijää (Tanskan toimisto)
Toimiala
Rekrytointi ja henkilöstönhallinta
Kun vuokratyöntekijöitä sijoitetaan suuria määriä vuosittain, sopimukset eivät ole pelkkä muodollisuus – ne ovat koko liiketoiminnan perusta. Randstadilla tämä perusta kaipasi vahvistamista.
Randstad Tanska on osa globaalia Randstad Groupia, joka on yksi maailman suurimmista henkilöstö- ja rekrytointiyrityksistä. Yritys perustettiin vuonna 1960 Alankomaissa, jossa sen pääkonttori edelleen sijaitsee. Randstad toimii 39 maassa ja työllistää maailmanlaajuisesti noin 40 000 henkilöä, ja lisäksi lähes 600 000 vuokratyöntekijää työskentelee viikoittain heidän asiakasyrityksissään.
Tanskassa Randstad työllistää noin 100 henkilöä ja heillä on suuri määrä vuokratyöntekijöitä useilla eri toimialoilla. Heidän liiketoimintansa perustuu jatkuvaan liikkeeseen: ihmisten yhdistämiseen työhön usein lyhyellä varoitusajalla, suurissa volyymeissa ja monenlaisten sopimustyyppien kautta.
Tässä tarinassa keskitymme Randstadin Tanskan organisaatioon, jossa sopimusten määrä ja monimutkaisuus loivat kasvavan operatiivisen haasteen.
Haaste: sopimusympäristö, joka ei skaalautunut
Martin toimii IT- ja tietoturvajohtajana Randstad Tanskassa. Hänen tehtävänään on varmistaa, että globaalin henkilöstöliiketoiminnan järjestelmät, sovellukset ja resurssit pysyvät turvallisina, yhdistettyinä ja hallinnassa. Sopimukset ovat tämän vastuun ytimessä.
Ja Randstadilla sopimuksia syntyy jatkuvasti.
Jokainen työntekijäsijoitus tuottaa dokumentaatiota, oli kyse sitten neljän tunnin työvuorosta tai kolmen kuukauden toimeksiannosta. Kun tämä kerrotaan tuhansilla kuukausittaisilla sijoituksilla, kymmenillä markkinoilla, alkaa mittakaava hahmottua.
“Käsittelemme päivittäin valtavan määrän dokumentteja. Jos lähetät vuokratyöntekijän neljän tunnin vuoroon, sopimuspaketti on käytännössä sama kuin kolmen kuukauden kokoaikaisessa toimeksiannossa.”
Vuosien ajan tätä volyymia hallittiin ilman keskitettyä järjestelmää. Sopimuksia säilytettiin tietokoneasemilla, Google Drivessa ja skannattuina paperidokumentteina. Jokainen tallensi tiedostot sinne, mihin se sillä hetkellä tuntui järkevältä. Kun työntekijä poistui yrityksestä, sopimukset saattoivat kadota hänen mukanaan.
“Dokumentit päätyivät rakenteisiin, jotka ihmiset keksivät itse. Se oli kaaosta.”
Auditointien aikaan ongelmat tulivat selvästi esiin. Oikeiden dokumenttien löytäminen tarkoitti etsimistä useista eri paikoista, ilman varmuutta onnistumisesta.
“Käytimme valtavasti aikaa näiden asioiden esiin kaivamiseen, koska mikään ei ollut yhdessä paikassa.”
Järjestelmä oli hauras. Ja Randstadin mittakaavassa hauraus ei ole hyväksyttävää.
Ratkaisu: keskitetyt ja integroidut sopimukset
Randstad oli käyttänyt Intelliplan-järjestelmää, heidän pääasiallista henkilöstöhallinnon sovellustaan, jo 18 vuoden ajan. Kun Intelliplan suositteli Oneflowta, Martinilla oli selkeät vaatimukset. Uuden järjestelmän tuli integroitua saumattomasti olemassa olevaan kokonaisuuteen, toimia luotettavasti suuressa mittakaavassa ja vastata globaalin organisaation moninaisiin tarpeisiin. Lisäksi sen tuli olla helppokäyttöinen.
Oneflow täytti kaikki nämä vaatimukset.
“Täysi integraatio oli meille ratkaiseva tekijä. Mitä yksinkertaisempi tekninen toteutus, sitä parempi.”
Nykyään data siirtyy Intelliplanista Oneflowhun, täyttäen sopimuspohjat automaattisesti. Vuokratyösopimukset, myyntisopimukset ja asiakassopimukset kulkevat kaikki saman integroidun prosessin läpi. Jokainen asiakkaalle lähetettävä sopimus luodaan Oneflowssa suoraan Intelliplanista haetun datan perusteella. Ei manuaalisia vaiheita. Ei virheiden mahdollisuutta.
Tulokset: valtava muutos, jota on vaikea mitata
Martinin on vaikea kuvata parannusta numeroilla – ei siksi, että se olisi vähäinen, vaan koska muutosten mittakaava on ollut merkittävä.
“Nykytilannetta ei voi oikein verrata entiseen. Sopimusdatan laatu oli aiemmin todella heikkoa, ja arkistointi vielä huonompaa. Sopimusten hallinta on parantunut… 2 000 prosenttia? Vaikea sanoa.”
Auditointivalmius, joka aiemmin vaati paljon työtä useissa järjestelmissä, on nyt suoraviivainen. Sopimukset ovat keskitetysti tallessa, helposti löydettävissä ja jäljitettävissä. Vaatimustenmukaisuus on sisäänrakennettu prosessiin.
“Nykytilannetta ei voi oikein verrata entiseen. Sopimusdatan laatu oli aiemmin todella heikkoa, ja arkistointi vielä huonompaa. Sopimusten hallinta on parantunut… 2 000 prosenttia.”
Martin Jensen
IT- ja tietoturvajohtaja
Randstad
Kumppanuus, ei pelkkä järjestelmä
Martin nostaa esiin myös yhteistyön kehittymisen Oneflown kanssa. Alun perin Intelliplanin suosituksesta alkanut yhteistyö on kasvanut suoraksi kumppanuudeksi.
“Olemme rakentaneet toimivan yhteistyösuhteen, ja arvostamme sitä.”
Globaalille organisaatiolle, joka toimii kymmenillä markkinoilla, tällainen yhteistyö on tärkeää.
“Saamme vastaukset kysymyksiimme nopeasti. Kaikki toimii saumattomasti – se kuvaa yhteistyötä parhaiten.”
Tiivistelmä
• Ennen: Sopimukset hajallaan eri paikoissa – paikallisilla asemilla, Google Drivessa ja skannattuina dokumentteina ilman kunnollista keskitettyä arkistoa.
• Jälkeen: Yksi integroitu sopimusprosessi Intelliplanista Oneflowhun, joka kattaa kaikki sopimustyypit.
• Vaikutus: Selvästi parempi datan laatu, auditointivalmius, vaatimustenmukaisuus ja sopimusten hallittavuus suuressa mittakaavassa.
Sympa tarvitsi ratkaisun, joka tukee sekä myynti- että lakitiimejä ennen ja jälkeen allekirjoituksen. Oneflow vastasi tarpeeseen yhdistämällä sopimusten luomisen, neuvottelun, allekirjoittamisen ja hallinnan yhdelle alustalle.
Lue lisää
Ropo yhtenäisti koko konsernin sopimusprosessin Oneflown avulla – “Nyt sopimuksille on yksi selkeä koti”
Lue lisää
Nordberg Medical käyttää Oneflowta yhdessä HiBobin ja Jobylonin kanssa laajentaakseen toimintaansa globaalisti.
Lue lisää
Mindex sai täyden näkyvyyden sopimuksiinsa korvaamalla hajanaiset työkalut Oneflown keskitetyllä alustalla.
Lue lisää