Utfordringen: en kontraktshåndtering som ikke skalerte

Martin er Director of IT & Information Security i Randstad Danmark. Hans ansvar er å sikre at systemene, applikasjonene og dataene som driver en global bemanningsvirksomhet, er sikre, integrerte og under kontroll. Kontraktene står sentralt i dette arbeidet.

Og hos Randstad er kontrakter en konstant.

Hver eneste bemanningsoppdrag genererer dokumentasjon – enten det gjelder en fire timers vakt eller et tre måneders oppdrag. Når dette multipliseres med tusenvis av oppdrag hver måned på tvers av markeder, blir omfanget tydelig.

“Vi håndterer svært mange dokumenter hver dag. En fire timers vakt genererer i praksis den samme kontraktspakken som et tre måneders fulltidsoppdrag.”

I mange år ble dette volumet håndtert uten et sentralisert system. Kontrakter ble lagret på lokale PC-er, i Google Drive og som skannede papirdokumenter. Hver enkelt lagret dokumentene slik det passet dem. Når noen sluttet, kunne kontraktene forsvinne med dem.

“Dokumentene havnet i strukturer som folk laget selv. Det var kaotisk.”

Ved revisjoner ble problemene tydelige. Å finne riktig dokumentasjon innebar å lete gjennom en rekke ulike steder – uten garanti for å finne det man trengte.

“Vi brukte mye tid på å grave frem dokumenter fordi de ikke var samlet på ett sted.”

Systemet var sårbart. Og i Randstads skala er det ikke holdbart.

Løsningen: sentraliserte og integrerte kontrakter fra start

Randstad hadde brukt Intelliplan, sitt sentrale bemanningssystem, i 18 år. Da Intelliplan anbefalte Oneflow, hadde Martin klare krav – ikke preferanser for merkevare. En ny løsning måtte integreres sømløst i eksisterende systemer, fungere pålitelig i stor skala og støtte en global organisasjon med ulike behov. Samtidig måtte den være enkel i bruk, uten unødvendig kompleksitet.

Oneflow leverte på alle punkter.

“Full integrasjon var en avgjørende faktor. Når det tekniske er enklere, betyr det mye.”

I dag flyter data fra Intelliplan til Oneflow og fyller kontraktsmalene automatisk. Vikar-, salgs- og kundekontrakter håndteres gjennom den samme integrerte prosessen. Alle kontrakter som sendes til kunder, opprettes i Oneflow basert på data direkte fra Intelliplan – uten manuelle steg og uten rom for feil.

Resultatet: en forbedring som er vanskelig å måle

Martin synes det er vanskelig å sette et tall på forbedringen – ikke fordi den er liten, men fordi utgangspunktet var så annerledes.

“Det vi har nå, kan knapt sammenlignes med det vi hadde før. Datakvaliteten var veldig dårlig, og arkiveringen enda verre. Kontraktshåndteringen er forbedret med… 2000 prosent? Det er vanskelig å si.”

Revisjonsberedskap, som tidligere krevde betydelig innsats på tvers av flere systemer, er nå enkel. Kontraktene er sentralisert, sporbare og enkle å finne. Etterlevelse er innebygd i prosessen.