Evoy x Oneflow

Sähköistä veneilyä Evoyn avulla

Evoy on johtava 5-20-metristen veneiden sähköisten työntövoimajärjestelmien kehittäjä. Yritys toimittaa täydellisiä järjestelmiä, jotka sisältävät moottorit, akut ja ohjausjärjestelmät sekä kaupallisiin että yksityisiin veneisiin. Yrityksen tavoitteena on tarjota kokonaisvaltainen ratkaisu, joka edistää kestävää veneilyliikennettä.

Evoyn myyntipäällikkö Thomas Mordt Kolstad kertoo, miten digitalisointi ja sopimusten hallinta Oneflown avulla on parantanut yrityksen työprosesseja. Ennen Oneflown käyttöönottoa Evoy koki useita sopimusten hallintaan liittyviä haasteita, erityisesti NDA-sopimusten ja tilausvahvistusten osalta. ”Käsittelimme paljon manuaalisesti – tulostamisesta ja allekirjoittamisesta skannaukseen ja arkistointiin”, Kolstad sanoo ja lisää, että se oli erityisen haastavaa silloin, kun asiakkailla ei ollut omia tilausjärjestelmiä. Yritys joutui usein käsittelemään tilauksia sähköpostitse tai ostotilausten kautta, mikä tuntui vähemmän turvalliselta kuin oikeudellisesti sitovien sopimusten käyttäminen.

Oneflowhun siirtyminen on tehostanut prosesseja huomattavasti, ja yritys on huomannut suuren parannuksen sekä allekirjoitusten nopeudessa että asiakirjojen käsittelyssä.

Saumaton käyttöönotto ja täysi kontrolli

Kun Evoyn tuli aika valita uusi sopimushallintajärjestelmä, sen oli täytettävä useita keskeisiä kriteerejä. Senior VP Finance, Terje Grøneng, kertoo, että saumaton integrointi Salesforceen, asiakirjamallien ja dynaamisten asiakirjojen käyttö sekä tägien avulla hyödynnettävä arkisto olivat heidän tärkeimpiä vaatimuksiaan. Grøneng kertoo, että Oneflow oli aluksi rajoittuneempi järjestelmä, mutta sittemmin siihen on lisätty useita heidän tarvitsemiaan toimintoja, kuten versionhallinta ja ilmoitukset sopimusten päättymisestä ja uusimisesta. ”Oneflow tarjosi kokonaisvaltaisen ratkaisun, joka vastasi kaikkiin tarpeisiimme – toisin kuin aiemmat ratkaisumme, jotka kattoivat vain itse allekirjoitusprosessin. Meidän oli aiemmin hoidettava kaikki valmistelutyöt ja arkistointi manuaalisesti järjestelmän ulkopuolella.”

Oneflown käyttöönotto sujui Grønengin mukaan nopeasti ja kivuttomasti, ja uudet käyttäjät pääsivät ongelmitta alkuun. ”Saimme hyvää palautetta kaikilta osapuolilta, ja järjestelmä toimii erittäin sujuvasti kaikkien osapuolten kannalta”, Grøneng sanoo ja lisää, että Oneflow on tällä hetkellä käytössä kaikissa yrityksen allekirjoitusprosesseissa. Järjestelmä on luonut tehokkaamman ja läpinäkyvämmän työnkulun, jota yritys arvostaa suuresti.

Virtaviivaistaminen ja ajansäästöt

Ottamalla Oneflown käyttöön Evoy on säästänyt merkittävästi aikaa erityisesti NDA-sopimusten hallinnoinnissa. Digitaalinen prosessi poistaa tulostamisen ja skannaamisen tarpeen, mikä on nopeuttanut ja tehostanut sopimusten käsittelyä. ”Se, että voimme lähettää NDA:t vain Oneflown kautta, säästää paljon aikaa. Se on uskomattoman joustavaa kaikille osapuolille ja nopeuttaa tärkeän yhteistyön aloittamista.”

Nuorena ja teknologiapainotteisena yrityksenä digitalisaatio on luonnollinen osa Evoyn DNA:ta. Oneflow tukee Evoyta kokonaisvaltaisen digitaalisen kokemuksen tarjoamisessa ensikontaktista asiakkaaseen aina toimitukseen saakka. ”Oneflow on tärkeä osa sitä, miten varmistamme saumattoman ja digitalisoidun prosessin alusta loppuun. Meille on tärkeää, että meillä on ratkaisuja, jotka heijastavat toimittamiamme tuotteita.”

Käyttäjäkokemus, toiminnot ja yhteistyö

Evoyn työntekijät ovat ottaneet Oneflown hyvin vastaan, eikä vähiten alustan käyttäjäystävällisyyden ja toiminnallisuuden vuoksi: ”Se on hyvin intuitiivinen – ihmiset ymmärtävät Oneflown toiminnan heti. Arvostan erityisesti sitä, että asiakirjat voidaan heti tägätä ja tallentaa oikeaan kansioon ja että voimme käyttää valmiita malleja ajan säästämiseksi.” Kolstad korostaa myös tekoälypohjaista toiminnallisuutta, joka auttaa automatisoinnissa: ”Jotkut työntekijät pitävät erityisesti tekoälytoiminnosta, joka antaa ehdotuksia ennen sopimuksen lähettämistä, mikä säästää meiltä sekä aikaa että työtä.”

Oneflow on myös parantanut Evoyn osastojen välistä yhteistyötä varmistamalla lisääntyneen näkyvyyden sopimusprosesseissa. ”Nyt kaikilla mukana olevilla osastoilla, kuten myynnillä, HR:llä ja hankinnalla, on pääsy asiaankuuluviin asiakirjoihin. On helppo nähdä, kuka on allekirjoittanut mitäkin, ja tiedämme tarkalleen, missä allekirjoitetut sopimukset sijaitsevat.”

Tulevaisuuden näkymät ja menestys Oneflown kanssa

Thomas on vakuuttunut siitä, että Oneflow on tärkeä tukija Evoyn kasvutavoitteissa: ”Tavoitteenamme on skaalautua ja tulla suureksi globaaliksi yritykseksi. Saumaton ja tehokas tapa käsitellä sopimuksia on ratkaisevan tärkeää, jotta voimme kasvaa ilman, että hallinnollinen työ rasittaa meitä.”

Evoy on kokenut Oneflown käytöstä olevan suurta hyötyä erityisesti silloin, kun on kyse yhteistyösopimuksista suurten kumppaneiden kanssa. Yksi näkyvimmistä esimerkeistä on puitesopimuksen tekeminen yhden heidän suurimman yhteistyökumppaninsa kanssa: ”Yksi suurimmista kumppaneistamme allekirjoitti koko puitesopimuksen Oneflown kautta. Nyt heistä on tullut myös osa yrityksen omistajapuolta. Tämä osoittaa, miten digitaalinen sopimushallinta on auttanut meitä varmistamaan pitkäaikaisen yhteistyön.”

Oneflown vaikutus

Oneflow on ollut tärkeässä asemassa Evoyn sopimustyön digitalisoinnissa ja virtaviivaistamisessa. Tarjoamalla nopean ja käyttäjäystävällisen alustan Evoy on saanut paremman näkymän sopimuksiinsa, säästänyt aikaa ja parantanut osastojen välistä yhteistyötä. Tämä antaa heille vankan perustan tulevalle kasvulle ja laajentumiselle.