Välkky HR x Oneflow
Tehokkuutta ja helppoutta koko organisaation laajuisesti Euroopassa.
Satoja
2x
Myynti & HR
Haastattelu Laura Helasjoki-Ristimäen kanssa, Toimitusjohtaja, Välkky HR Oy
Välkky HR Oy tehostaa liiketoimintaansa digitaalisilla sopimuksilla, jotka toimivat sekä myynnin että HR:n tukena yrityksen kasvumatkalla
Reilu vuosi sitten perustettu Välkky HR Oy yhdistyi viime keväänä pidempää toimineen Välkky HOIVA Oy:n kanssa, ja yritys tarjoaa työelämäpalveluita rekrytoinnin, henkilöstövuokrauksen, liikkeenjohdon konsultoinnin sekä interim-palveluiden muodossa.
Toimitusjohtaja Laura Helasjoki-Ristimäki vastaa yrityksessä mm. liiketoiminnan kehittämisestä sekä operatiivisen toiminnan johtamisesta yhdessä kahden muun perustajajäsenen kanssa. Alkanut vuosi 2024 on yritykselle ennen kaikkea kasvun vuosi ja tekemisen keskiössä on myös omien palveluiden konseptointi strategisen kehittämisen näkökulmasta. “Tiedostamme haasteet yhteiskunnan taloudellisen tilanteen osalta, mutta katsomme positiivisesti tulevaan ja tavoittelemme kasvua tänä vuonna”, Helasjoki-Ristimäki korostaa.
Oneflow on toiminut Välkky HR:n apuna kasvu- ja kehitysmatkalla ja toimii kumppanina myös tulevaisuudessa: “Oneflow on mahdollistanut meille tarjousten ja sopimusten teon huomattavasti aiempaa jouhevammin”, Helasjoki-Ristimäki kertoo. Välkky HR:llä Oneflowta käytetään tällä hetkellä myynti- ja HR-osastoilla. Sopimuksia allekirjoitetaan vuositasolla satoja kappaleita, joista määrällisesti HR-puolen asiakirjoja on hieman myyntisopimuksia enemmän. Sisäisesti yritys on hyödyntänyt Oneflowta myös esimerkiksi salassapitosopimusten tekemiseen.
“Oneflow on ollut meille erittäin hyvä ratkaisu, jota olemme sisäisesti kehuneet paljon keskenämme. Se on vaikuttanut tiimiemme tehokkuuteen ja ennen kaikkea helpottanut arkea todella paljon.”
Laura Helasjoki-Ristimäki
Toimitusjohtaja
Välkky HR Oy
Manuaalisista prosesseista kohti keskitettyä sopimushallintaa
Ennen Oneflown käyttöönottoa sopimusten tekoa ei voitu integroida käytössä olevaan toiminnanohjausjärjestelmään. Prosessi tuntui monimutkaiselta ja vaati paljon manuaalista työtä, kun asiakirjat luotiin ensin Wordissa, tallennettiin sitten PDF-tiedostoina Visma Signissa allekirjoittamista varten ja lopulta tallennettiin erikseen järjestelmään.
“Prosessi oli kieltämättä sekava ennen Oneflown käyttöönottoa. Nyt kaikki tiedot ovat siirrettävissä joko TeamTailorin tai HubSpotin kautta suoraan Oneflowhun ja samalla kaikki dokumentit säilyvät siellä tallessa”, Helasjoki-Ristimäki jatkaa. Oneflow otettiin Välkky HR:llä käyttöön sen jälkeen, kun yritys oli kartottanut nykyaikaisempaa vaihtoehtoa olemassa olevalle toiminnanohjausjärjestelmälleen ja päätynyt valinnassaan TeamTailoriin. Oneflow valikoitui selkänä ratkaisuna sopimustenhallintaan sen olemassa olevan TeamTailor-integraation johdosta: “Nyt painan yhtä nappia TeamTailorissa ja sopimus luodaan automaattisesti Oneflowssa, jolloin pääsen lähettämään sen sieltä pienten muokkausten jälkeen suoraan työntekijälle, joka allekirjoittaa dokumentin sähköisesti. Kyllähän tämä vie prosessista aika monta turhaa askelta pois”, Helasjoki-Ristimäki toteaa.
Myös myynnin puolella integraatioista on ollut apua ja näistä Helasjoki-Ristimäki nostaa esille erityisesti HubSpotin, jonka toteaa säästävän klikkailuun kuluvaa aikaa merkittävästi: “Asiakassopimusten osalta täytimme ennen Oneflown käyttöönottoa Word-asiakirjalle kaikki asiakkaan tiedot manuaalisesti. Nyt saamme HubSpotissa nappia painamalla siirrettyä tiedot Oneflowhun, jossa pystymme helposti luomaan ja lähettämään tarjouksen tai sopimuksen”, hän kertoo.
Enemmän kauppoja, vähemmän hallinnollista työtä
Oneflown käyttöä Helasjoki-Ristimäki kuvailee selkeäksi ja intuitiiviseksi. Erityisesti integraatiot ovat suuresti hyödyttäneet yritystä ja tuottaneet lisäarvoa. Käyttöominaisuuksien osalta Helasjoki-Ristimäki nostaa esille lomakekenttien muokkaamisen eri tilanteisiin sopivaksi sekä erityisesti sähköisen allekirjoittamisen: “Minulla menee 5 minuuttia siihen, että saan työntekijälle työsopimuksen tehtyä, lähetettyä ja allekirjoitettua”, hän kertoo.
Ylimääräinen aika, joka Oneflown käyttöönoton jälkeen on vapautunut, on hyödynnetty yrityksessä liiketoiminnan kasvattamiseen eli yksinkertaisesti kauppojen tekemiseen. Aikaa on vapautunut työsopimusten parissa säätämisestä tilausten täyttämiseen. Yksittäisenä Oneflown tuomana etuna Helasjoki-Ristimäki mainitsee digitaalisuuden, joka korostuu myös Välkky HR:llä tärkeänä osa-alueena työn tehostamisessa.
“Oneflow on ollut meille erittäin hyvä ratkaisu, jota olemme sisäisesti kehuneet paljon keskenämme. Se on vaikuttanut tiimiemme tehokkuuteen ja ennen kaikkea helpottanut arkea todella paljon”, Helasjoki-Ristimäki päättää haastattelun.
Välkky HR Oy
Välkky HR on vuonna 2023 perustettu valtakunnallinen työllistymisen ja työelämän asiantuntija, jonka asiakkaita ovat esimerkiksi Lämpöykkönen ja Suvera. Välkky HR on käyttänyt Oneflowta vuodesta 2023 lähtien, ja hyödyntää Oneflown integraatioista TeamTailoria ja HubSpotia.
