Skip to content

Renta

Renta haastaa toimialaa älykkäiden järjestelmien ja huippuluokan digitalisaation avulla.

Paljon

osastoja

Nopeampaa

työskentelyä

Täysi

kontrolli prosesseista

Renta on johtava toimija laitevuokrausalalla, ja se mullistaa perinteiset menetelmät innovatiivisilla digitaalisilla ratkaisuillaan.

Vuonna 2016 Suomessa perustettu ja myöhemmin Ruotsiin laajentunut Renta on kasvanut nopeasti ja tehnyt useita yritysostoja. Nykyään heillä on konevuokraamoja kaikkialla Pohjoismaissa ja Puolassa.

“Me muutamme peliä”, sanoo Thomas Andrén, joka toimii Renta Swedenin talousjohtajana. “Pyrimme tekemään konevuokrauksesta yksinkertaista ja helppoa asiakkaillemme. Koko yritystä leimaa se, että päätöksentekoprosessien on aina oltava lyhyitä; päätökset on tehtävä paikan päällä toimipisteissämme, eikä sinun tarvitse mennä hierarkiassa ylöspäin ja odottaa vastauksia ikuisesti. Älykkäiden järjestelmien ansiosta olemme joustavia ja voimme tehdä liiketoimintapäätöksiä suoraan vuokraamolla, minkä ansiosta voimme olla eturintamassa vastaamassa asiakkaiden tarpeisiin.”

Digitaalisuus menestystekijänä

Rentalle digitalisaatio on keskeinen osa strategiaa, jonka tavoitteena on yksinkertaisuus, läpinäkyvyys ja saavutettavuus kaikille osapuolille.

Käyttäjäystävällisen Renta Easy -alustan avulla asiakkaat voivat helposti tarkastella eri toimipisteillä käytettävissä olevia koneita, tehdä varauksia verkossa ja saada yleiskuvan vuokrattavista koneista ja kustannuksista.

Myös yrityksen sisäinen digitalisointi on ollut ensisijainen tavoite, kun otetaan huomioon Rentan hajautettu rakenne. He ovat kehittäneet prosesseja, jotka mahdollistavat tehokkaan viestinnän ja liiketoiminnan hallinnan koko maassa. “Keskitymme konevuokraamoihin. Haluamme, että päätökset tulevat sieltä, ja panostamme suurimman osan resursseista koneiden varsinaiseen vuokraamiseen”, Thomas sanoo.

Helpompi tapa vuokrata

Aiemmin vuokrausprosessi hoidettiin manuaalisesti. Koneet noudettiin paperisilla tilauslomakkeilla, jotka vaativat paikan päällä allekirjoittamista ja manuaalista arkistointia. Jotta asiakkaat saivat yleiskuvan vuokrasopimuksistaan, myyntiedustajien oli koottava ja raportoitava tiedot koneiden käytöstä manuaalisesti, mikä johti joskus virheisiin ja väärinkäsityksiin laskutuksessa.

“Integroimalla Oneflown vuokrausjärjestelmäämme olemme digitalisoineet tilauslomakkeiden allekirjoittamisen ja arkistoinnin. Kaikki asianosaiset näkevät helposti, mitkä koneet on vuokrattu, milloin ne on vuokrattu ja kuka ne on vuokrannut, jolloin vältetään epäselvyyksiä”, Thomas kertoo.

Tilauslomakkeiden tulostamisen sijaan asiakkaan puhelimeen lähetetään nyt tekstiviestilinkki. Linkin kautta asiakas voi helposti allekirjoittaa asiakirjan Oneflowssa vahvistaakseen koneiden vastaanottamisen. Tämän jälkeen sopimus arkistoidaan Oneflowhun, josta se on helposti kaikkien osapuolten saatavilla.

“Ymmärsimme nopeasti, että Oneflown käytön laajentaminen useammalle osastolle hyödyttää meitä. Nyt useat tiimit voivat luoda, allekirjoittaa ja arkistoida sopimuksia samassa paikassa, mikä sekä yksinkertaistaa prosesseja että vähentää riskiä virheille.”

Thomas Andrén

CFO

Renta Sweden

Järjestystä HR-osastolle

Renta on viime vuosina laajentunut nopeasti Ruotsissa sekä yritysostojen kautta että avaamalla uusia vuokraamoja useilla eri alueilla.

Laajentuminen on johtanut monien uusien työntekijöiden palkkaamiseen, mutta myös siihen, että nykyinen henkilöstö on vaihtanut tehtäviä tai siirtynyt uusiin toimipisteisiin. Työsopimusten määrän lisääntyessä myös virheiden riski kasvoi, ja tarve virtaviivaistaa henkilöstöhallinnon prosesseja kävi nopeasti ilmeiseksi.

“Palkkaamista tekeviltä esihenkilöiltä jäi helposti asioita huomioimatta tai he täyttivät sopimukset väärin, sillä ne luotiin Word-tiedostojen avulla. Jos ei ole perehtynyt HR-menettelyihin, ei ole helppo tietää, mitä kaikkea pitäisi sisällyttää sopimukselle. Toki HR-tiimi olisi voinut lukita osioita asiakirjoista, mutta silloin he olisivat joutuneet luomaan tuhansia erilaisia sopimuspohjia.”

Oneflown dynaamiset sopimusmallit osoittavat selkeästi, mihin kohtaan tiedot on täytettävä, ja ylläpitäjät voivat lukita tietyt osat sopimuksilta oikean sisällön varmistamiseksi. Samalla valintaan perustuvat osiot mukautuvat automaattisesti vastaajan täyttämien tietojen perusteella.

“Kuten aina sanon, pitäisi olla vaikeaa tehdä asiat väärin ja helppoa tehdä ne oikein. Ja juuri sen olemme onnistuneet tekemään Oneflown ansiosta.”

Parempi kokemus hakijoille ja työntekijöille

Renta on integroinut Oneflown rekrytointityökaluunsa Teamtailoriin, mikä helpottaa työtä entisestään. Kun hakija siirretään Teamtailorissa “tarjoukseen”, sopimus luodaan automaattisesti Oneflowssa. Tämä poistaa tarpeen siirtyä eri järjestelmien välillä ja siirtää tietoja manuaalisesti. Kaksisuuntainen synkronointi varmistaa, että molemmat järjestelmät päivittyvät aina ajantasaisesti oikeilla tiedoilla.

HR:n sopimusten automatisointi koskee myös palkanlaskentaa, jonka Renta on sisällyttänyt Oneflowhun HR:lle luomaansa työtilaan. Aina kun työsopimus allekirjoitetaan, palkanlaskentaan lähetetään ilmoitus, jotta voidaan varmistaa, että palkanlaskentajärjestelmä on ajan tasalla.

Integroitu CRM:ään

Synkronoinnin ja asiakashallinnan helpottamiseksi eri puolilla maata Renta on ottanut CRM-järjestelmäkseen Limen. Heidän oli aiemmin vaikeaa saada kokonaiskuvaa asiakaskunnasta, mikä johti siihen, että useat myyjät työskentelivät toisinaan tietämättään saman asiakkaan parissa. Limen avulla he ovat luoneet yhtenäisemmän yleiskuvan.

Oneflown ja Limen välinen integraatio toteutettiin sujuvasti Limen API:n kautta, ja Rentan HR-osasto avusti heitä webhookien ja muiden tarvittavien toimien luomisessa Oneflown pääylläpitäjinä.

“He tekivät ohjelmointityön, ja ylläpitäjiemme oli tosi helppoa tukea heitä prosessissa”, Thomas sanoo.

Yksi alusta kaikille osastoille

Digitalisoimalla ja automatisoimalla prosessejaan Renta pystyy paremmin hallitsemaan organisaatiota ja kaikkia toimintoja, mikä on erityisen tärkeää, kun otetaan huomioon yrityksen laajeneminen uusille markkinoille.

“Huomasimme nopeasti, mitä hyötyä Oneflown käytön laajentamisesta useampiin osastoihin oli. Nyt useat tiimit voivat luoda, allekirjoittaa ja arkistoida sopimuksia samassa paikassa, mikä sekä yksinkertaistaa prosesseja että vähentää virheriskiä.”

Thomasin mukaan Oneflow tuo lisää rakennetta, ja Renta jatkaa vähitellen uusien prosessien ja asiakirjojen käyttöönottoa järjestelmässä. Myynnin ja HR:n lisäksi alustaa käyttävät nyt myös talousosasto sekä laatu- ja ympäristöosasto.

Oikeudellisten asiakirjojen, kuten vuokrasopimusten tai yrityskauppojen yhteydessä laadittujen NDA:iden osalta prosessit ovat yksinkertaistuneet merkittävästi, koska alusta tarjoaa jäljitettävyyden ja keskitetyn arkistointitoiminnon.

“Lähetämme myös vuosikertomukset ja yhtiökokouspöytäkirjat allekirjoitettavaksi Oneflown kautta, mikä on erityisen hyödyllistä silloin, kun sidosryhmämme sijaitsevat eri maantieteellisillä alueilla. Se poistaa tarpeen allekirjoittaa, skannata ja lähettää asiakirjoja fyysisesti.”

Renta on löytänyt hyvän flown päivittäiseen hallinnolliseen työhönsä. Heidän menestyksensä perustuu siihen, että he muuttavat peliä ja uskaltavat innovoida. Alalla, joka ei yleisesti ottaen ole kovin digitalisoitunut, he ovat saavuttaneet valtavaa edistystä hyvin lyhyessä ajassa – varsinkin kun otetaan huomioon nopea laajentuminen.

Painopiste kestävyydessä

Rentan vuonna 2022 julkaisemasta kestävän kehityksen raportista voit lukea kaikista aloitteista ja toimenpiteistä, jotka on toteutettu YK:n maailmanlaajuisten tavoitteiden edistämiseksi. Tärkeää heille on työskennellä sellaisten ratkaisujen parissa, jotka auttavat yritystä olemaan ilmastoystävällisempi, parantamaan työympäristöä ja kehittämään kaikkia prosessejaan.

Digitalisaation mukanaan tuomat tehokkuushyödyt ovat tärkeä osa kestävyysajattelua. Tilauslomakkeiden ja työsopimusten digitaalinen allekirjoittaminen tarkoittaa myös sitä, että paperin määrä vähenee merkittävästi, minkä Renta mainitsee kestävän kehityksen raportissaan.

Oneflown kautta heillä on myös täysi kontrolli kaikista erilaisista valtuutuksista ja asiakirjoista, jotka liittyvät esimerkiksi työympäristöön ja palotorjuntaan. “Tällaisia asiakirjoja on erittäin tärkeää seurata, sillä jos niitä ei ole allekirjoitettu, niitä ei ole delegoitu. Nämä ovat vakavia asioita, ja jos jokin menee pieleen, on tiedettävä, kuka on vastuussa. Olemme myös tuoneet nämä Oneflowhun, mikä helpottaa seurantaa huomattavasti. Nyt kaikki delegoinnit ovat tietyssä työtilassa, joten laatu- ja ympäristöpäällikkömme löytää ne helposti auditointien yhteydessä.”

Koko organisaation elämän yksinkertaistaminen

Uusien työkalujen käyttöönotto ei ole aina helppoa. Oneflown käyttöönottoprosessiin suhtauduttiin aluksi Rentalla hieman epäilevästi, sillä monet työntekijät olivat tottuneet nykyisiin prosesseihin ja kokivat, että uudet järjestelmät monimutkaistavat asioita.

Tämä on yleistä, kun otetaan käyttöön uusia työkaluja. Alusta alkaen Renta käytti kuitenkin paljon resursseja varmistaakseen, että kaikki käyttäjät ymmärsivät Oneflown hyödyt ja pystyivät käyttämään sitä.

Käyttäjät huomasivat nopeasti, että Oneflow oli joustavampi kuin aiemmin käytetyt Word-asiakirjamallit. Selkeät ohjeet ja mahdollisuus lisätä lisätietoja sopimuksen jokaiseen kenttään ovat yksinkertaistaneet kaikkien osapuolten hallinnointityötä. Sopimuksissa ei ole tulkinnanvaraa, mikä luo turvallisuutta ja selkeyttä käyttäjille. Renta huolehtii myös siitä, että prosesseja päivitetään ja parannetaan jatkuvasti käyttäjien palautteen perusteella.

Joustavuus ja helppokäyttöisyys ovat avaintekijöitä uusien teknologisten ratkaisujen käyttöönotossa. Nopeatempoisessa ja jatkuvasti muuttuvassa liiketoiminnassa tarvitaan työkaluja, jotka pystyvät mukautumaan ja pysymään kehityksen mukana. Renta on havainnut, että Oneflow täyttää nämä kriteerit joustavuutensa ja helppokäyttöisyytensä ansiosta, sillä se integroituu sujuvasti muihin järjestelmiin. Lisäksi asiakastuki on ollut aina apuna, kun tarve on ilmennyt.

“Oneflow vastaa tarpeisiimme ja toiveisiimme. Käymme jatkuvaa vuoropuhelua Customer Success Managerin kanssa, joka pitää meidät ajan tasalla uusista ominaisuuksista ja kuuntelee ehdotuksiamme alustan parantamiseksi. Meille on tärkeää, että meillä on toimittaja, joka pystyy mukautumaan nopeatempoiseen ja muuttuvaan työympäristöömme.”

Digitalisoinnin ansiosta hallinnointi on yksinkertaistunut huomattavasti Rentan toimipisteiden päälliköiden kannalta. He voivat nyt olla hyviä johtajia jakamalla tarkkaa ja ajantasaista tietoa. Tämä johtaa tehokkuuden lisääntymiseen ja ajansäästöihin, samalla kun vältetään päällekkäistä työtä ja virheitä.

Oneflown käyttöönotto on myös mahdollistanut lyhyemmät palkkaamisprosessit, sillä se lyhentää päätöksestä allekirjoittamiseen kuluvaa aikaa. Thomasin mukaan kaikki tämä edistää kestävämpää ja tehokkaampaa liiketoimintaa.

“Säästämme valtavasti aikaa ja voimme luottaa siihen, että järjestelmä ehkäisee virheitä. Laajentuessamme sopimuksia on tullut paljon, mutta voimme luottaa siihen, että sopimusmallit toimivat ja että eri toimipisteiden päälliköt voivat hoitaa prosessin itse.”

Digitaalinen matka merkitsee Rentalle paitsi tehokkuuden lisääntymistä myös askelta kohti kestävämpää ja tulevaisuuteen suuntautuvaa liiketoimintaa.

Tulevaisuus näyttää totta tosiaan valoisalta. Laajentumissuunnitelmiin kuuluu uusien toimipisteiden lisääminen, ja tavoitteena on laajentua vielä pohjoisemmaksi. Renta jatkaa alan haastamista, se on varmaa.

Herkullisen hyvä!

Automatisoi koko sopimusprosessisi – sopimusten luomisesta allekirjoittamiseen ja sopimusten hallintaan.

Prev:

Flowlife

Next:

Välkky HR

Lisää artikkeleita

Henkilöstö & kulttuuri

10 askelta menestyksekkään hankintastrategian luomiseen

Sopimukset

Tekoäly ja sopimusanalytiikka