Renta

Ordning och reda för HR

Renta har haft en kraftig expansion i Sverige de senaste åren, man har vuxit både genom förvärv men också genom att öppna nya depåer på flera geografiska platser.

Den kraftiga expansionen har inneburit många nyanställningar, men också att befintlig personal byter roll eller flyttar till en ny depå. Med det ökade antalet anställningsavtal ökade också risken för fel, och behovet att effektivisera HR-processerna blev snabbt påtagligt.

“Det var lätt för cheferna som anställde att missa saker eller felaktigt fylla i avtal, eftersom de skapades i Word-mallar. Är man inte HR-utbildad är det inte lätt att ha koll på vad som bör finnas med. Visst, HR kunde låsa vissa delar av dokumentet – men då var de istället tvungna att skapa tusentals olika mallar”

Oneflows dynamiska avtalsmallar visar tydligt var informationen ska fyllas i, och administratörer kan låsa vissa delar för att säkerställa korrekt innehåll. Genom villkorsstyrda partier anpassas mallarna automatiskt beroende på den information som fylls i av mottagaren. 

“Som jag brukar säga, det ska vara svårt att göra fel och det ska vara lätt att göra rätt. Och det är det vi har lyckats skapa tack vare Oneflow”.

Bättre kandidat- och personalupplevelse

Renta har integrerat Oneflow med sitt rekryteringsverktyg, Teamtailor, vilket underlättar arbetet ytterligare. När kandidaten flyttas till “erbjudande” i Teamtailor, genereras automatiskt ett avtal i Oneflow. Detta tar bort behovet av att byta mellan olika system och att manuellt flytta data. Tvåvägssynkroniseringen säkerställer att båda systemen alltid är uppdaterade med korrekt information.

Automatiseringen inom HR involverar även löneavdelningen, som Renta har inkluderat i sitt HR-workspace. Varje gång ett anställningsavtal signeras skickas en notifikation till dem, så att de kan säkerställa att lönesystemet är uppdaterat.

Integration i CRM

För att underlätta synkroniseringen och kundhanteringen över hela landet, har Renta har även implementerat Lime som CRM-system. Det upplevde tidigare att det var svårt att få en övergripande bild av kundbasen, vilket ledde till att flera säljare ibland arbetade med samma kund utan att vara medvetna om det. Med Lime har de skapat en mer enhetlig översikt.

Integrationen mellan Oneflow och Lime genomfördes smidigt genom Limes API, och Renta’s HR-avdelning bistod dem med att skapa webhooks och andra nödvändiga åtgärder som huvudadministratörer för Oneflow. 

“De utförde programmeringsarbetet, och det var otroligt enkelt för våra administratörer att stödja dem i processen”, säger Thomas.

En plattform. Alla avdelningar.

Genom att digitalisera och automatisera sina processer har Renta mer kontroll över organisationen och dess aktiviteter, vilket är särskilt viktigt med tanke på den geografiska spridningen.

“Vi insåg snabbt fördelarna med att utöka användningen av Oneflow till andra delar av företaget. Nu kan flera team skapa, signera och arkivera avtal på samma plats, vilket både har förenklat processerna och minskat risken för fel”.

Enligt Thomas bidrar Oneflow med ökad struktur, och Renta fortsätter successivt att implementera nya processer och dokument i systemet. Utöver Sälj och HR, används plattformen nu även av Ekonomiavdelningen, samt Kvalitet- och Miljöavdelningen. 

När det gäller juridiska dokument, som hyresavtal eller NDA’s vid förvärv av bolag, har processerna förenklats betydligt då plattformen tillhandahåller spårbarhet och en central arkiveringsfunktion.

“Vi skickar även årsredovisningar och årsstämmoprotokoll för signering via Oneflow, vilket underlättar särskilt när våra intressenter är spridda över olika geografiska platser. Det eliminerar behovet av att fysiskt signera, skanna och skicka dokument”.

Renta har hittat ett bra flow i sitt dagliga admin-arbete. Att de är utmanare och vågar satsa på innovation är vad som driver framgången. I en bransch som, i stort sett, inte är speciellt digitaliserad, har de gjort enorma framsteg på väldigt kort tid, särskilt med tanke på den snabba expansionen.

Fokus på hållbarhet

I Hållbarhetsrapporten som Renta släppte 2022, kan man läsa om alla de handlingar och åtgärder som tagits för att bidra till FN:s globala mål. En viktig del är att arbeta med lösningar som hjälper verksamheten att vara mer klimatsmart, förbättra arbetsmiljön och utveckla alla processer.

Effektiviseringen som kommer med digitaliseringen är en viktig del av deras hållbarhetstänk. Den digitala signeringen av följesedlar och anställningsavtal innebär även att mängden papper minskar avsevärt, något som Renta nämner i hållbarhetsrapporten.

Genom Oneflow kan de också ha full koll på alla olika delegeringar och dokument som till exempel rör arbetsmiljö och brandskydd. “Sådana dokument som är väldigt viktiga att ha koll på, finns det inte undertecknat så har det inte delegerats. Det är ju allvarliga punkter, och går något fel behöver man veta vem som är ansvarig. Dessa har vi också fått in i Oneflow, vilket gör det mycket lättare att ha koll. Nu ligger alla delegeringar i ett Workspace, så det är väldigt lätt för vår Kvalitet- och Miljöansvariga att hitta dem vid revisioner”.

Ett enklare liv för hela organisationen

Att implementera nya verktyg är inte alltid det lättaste. Onboarding-processen av Oneflow togs från början emot med viss skepticism, många av de anställda var bekväma med de befintliga processerna och ansåg att nya system komplicerade saker. 

Något som är vanligt förekommande när man introducerar nya verktyg. Men Renta lade från början mycket resurser på att se till att alla användare förstod och kunde använda Oneflow.

Snabbt insåg användarna att Oneflow var smidigare än Word-mallarna, som använts tidigare. Genom tydliga instruktioner och möjligheten att lägga till extra information vid varje fält i avtalet har hanteringen förenklats för alla parter. Det finns inget utrymme för tolkning i avtalen, vilket skapar trygghet och tydlighet för användarna. Renta ser även till att kontinuerligt uppdatera och förbättra processerna, baserat på användarnas feedback.

Flexibilitet och användarvänlighet är centrala faktorer vid implementeringen av nya tekniska lösningar. I en verksamhet som är så pass snabb och föränderlig behövs verktyg som kan anpassas och hålla jämna steg med utvecklingen. Renta har funnit att Oneflow uppfyller dessa kriterier genom sin flexibilitet och enkelhet att integrera med andra system. Dessutom har supporten varit till stor hjälp när behov har uppstått.

“Oneflow är också lyhörda för våra behov och önskemål. Vi har en kontinuerlig dialog med vår Customer Success Manager som håller oss uppdaterade om nya funktioner och lyssnar på våra förslag för att förbättra plattformen. Det är viktigt för oss att ha en leverantör som kan anpassa sig till vår snabba och föränderliga arbetsmiljö”.

Tack vare digitaliseringen har administrationen förenklats enormt för Rentas platschefer, vilket ger dem mer trygghet i rollen. De har rätt förutsättningar att vara bra chefer genom att tillhandahålla korrekt information. Detta resulterar i ökad effektivitet och tidsbesparing samtidigt som man undviker dubbelarbete och fel. 

Implementeringen av Oneflow har också möjliggjort kortare anställningsprocesser, eftersom det minskar tiden från beslut till signering. Allt detta bidrar till en mer hållbar och effektiv verksamhet, enligt Thomas. 

“Det sparar oss enormt med tid och gör att vi kan lita på att systemet förebygger fel. Som vi expanderar, har det blivit många avtal, men vi kan lita på att avtalsmallarna fungerar och att platscheferna kan hantera processen själva”

För Renta innebär den digitala resan inte bara en ökad effektivitet utan också ett steg mot en mer hållbar och framtidssäkrad verksamhet. 

Och framtiden ser ljus ut. Expansionsplanerna inkluderar att utöka med fler depåer, med förhoppningen att expandera ännu längre norrut. Renta kommer att fortsätta utmana, det är en sak som är säker.