InfoCaption
Har mer tid för kunderna tack vare
Oneflow och SuperOffice
100%
6x
Alla avtal
I över 20 år har InfoCaption hjälpt företag och organisationer att dela kunskap genom digitala guider och utbildningar. Men när det kom till avtalshantering var det fortfarande PDF-lösningar som styrde. För att bli mer effektiva valde InfoCaption att ta steget in i framtiden med Oneflow integrerat med SuperOffice CRM.
InfoCaption är Skandinaviens ledande plattform för digitala guider och utbildningar. Sedan starten 2002 har företaget hjälpt organisationer att effektivisera kunskapsdelning genom interaktiva guider, manualer och utbildningsmaterial. Kunderna finns främst i Sverige och Norge och inkluderar både privata företag och offentlig sektor, med några större kunder som använder plattformen globalt.
Vi pratade med Petter Lundqvist, försäljningschef på InfoCaption, som har varit en del av företagets resa i över tio år. Från en enkel skärminspelningslösning har InfoCaption vuxit till en omfattande plattform som kombinerar formella utbildningar med situationsanpassade guider. En viktig framgångsfaktor har varit användarvänligheten – verktyget är intuitivt och enkelt att använda, även för personer med begränsad digital erfarenhet.
Behovet: Smidigare säljprocesser
Precis som många andra företag använde InfoCaption tidigare PDF-baserade lösningar för sin avtalshantering. Varje ändring eller uppdatering innebar att en ny version av dokumentet behövde skapas, sparas och skickas manuellt – en tidskrävande och ineffektiv process.
Eftersom avtalsmallar lagrades i separata system krävdes dessutom manuella uppdateringar, vilket skapade onödig administration.
Med ambitionen att förenkla och snabba upp hanteringen började InfoCaption därför leta efter en modern och digital lösning för signering och avtalshantering – en lösning som inte bara skulle effektivisera arbetsflödet utan också säkerställa en smidig och säker hantering av alla avtal.
Utmaningen:
- PDF-baserade lösningar innebar att varje ändring krävde skapande, sparande och manuell distribution av nya versioner.
- Separata system för avtalsmallar innebar onödig administration.
- Ineffektivt arbete och behov av säkrare avtalshantering.
Lösningen: Oneflow integrerat i SuperOffice
För att modernisera och effektivisera sin avtalshantering valde InfoCaption att implementera Oneflow, fullt integrerat med SuperOffice CRM.
“Skillnaden är enorm. Tidigare krånglade vi med att redigera PDF-mallar och hantera olika nya versioner. Nu är processen mycket snabbare och smidigare. Och integrationen med SuperOffice gör att vi kan hantera hela avtalets livscykel på ett digitalt, effektivt och säkert sätt” säger Petter.
Den sömlösa integrationen innebär att säljteamet nu kan skapa avtal direkt i SuperOffice, varpå Oneflow automatiskt öppnas för vidare hantering. Här kan avtalet enkelt redigeras, anpassas och skickas för digital signering – utan att lämna systemet.
Integrationen gör det även möjligt att automatisera hela avtalets livscykel, från skapande till signering och arkivering. Genom att eliminera behovet av att manuellt ladda upp, skicka och hantera avtal i olika system, har InfoCaption avsevärt minskat den administrativa bördan. Dessutom innebär kopplingen till SuperOffice att all avtalsdata är centraliserad, vilket gör det enklare att följa upp kundrelationer och hålla koll på avtalens status i realtid.
“Att kunna hantera hela avtalsflödet i ett enda system har varit en gamechanger för oss. Vi slipper dubbelarbete och kan arbeta mycket mer effektivt.”
När avtalet har signerats arkiveras det automatiskt och blir sökbart i systemet, vilket ger full överblick och kontroll över alla avtal. Denna automatiserade process ersätter tidigare manuella och tidskrävande arbetsmoment, vilket sparar både tid och resurser.
“Skillnaden är enorm. Tidigare krånglade vi med att redigera PDF-mallar och hantera olika nya versioner. Nu är processen mycket snabbare och smidigare. Och integrationen med SuperOffice gör att vi kan hantera hela avtalets livscykel på ett digitalt, effektivt och säkert sätt”
Petter Lundqvist
Försäljningschef
InfoCaption
6 gånger snabbare hantering
InfoCaption testade tidigare två andra digitala signeringslösningar innan de landade på Oneflow. De tidigare alternativen var PDF-baserade, vilket innebar att varje ändring av ett avtal krävde manuell uppdatering och uppladdning av nya filer. Med Oneflows dynamiska mallar kan InfoCaption nu redigera avtal i realtid, vilket drastiskt har minskat tidsåtgången och gjort processen mer flexibel.
“Att kunna göra ändringar i avtalen i realtid utan att behöva skicka nya versioner har sparat oss otroligt mycket tid och frustration” säger Petter.
Dessutom har den digitala signeringsprocessen kortat ner säljcykeln avsevärt. Tidigare kunde det ta upp till 1 timme och 15 minuter att hantera ett avtal, medan det med Oneflow nu endast tar runt 12 minuter – en effektivitetsvinst på närmare 6 gånger snabbare hantering.
Värdefullt för andra delar av verksamheten
Oneflow har främst implementerats inom försäljningsavdelningen, där det används för att skapa och skicka avtal samt följa upp kundrelationer. Men lösningen har även visat sig vara värdefull för andra delar av verksamheten. HR- och administrationsavdelningen använder nu Oneflow för att hantera personalavtal, GDPR-relaterade dokument och andra viktiga juridiska handlingar.
“Vi såg snabbt att Oneflow inte bara var en lösning för säljteamet. HR och administration har också fått stor nytta av den, vilket effektiviserat hela organisationen.”
Resultatet: Effektivare arbetsflöde och bättre överblick
Med Oneflow har InfoCaption sett flera konkreta förbättringar:
- Snabbare process – Att skapa, justera och skicka avtal går betydligt snabbare än tidigare.
- Bättre överblick – Genom att alla avtal är samlade i Oneflow och kopplade till SuperOffice CRM, kan teamet enkelt söka och följa avtalens status.
- Minskad risk för fel – Standardiserade mallar och automatisk versionshantering minskar risken för misstag.
Litet steg, stora vinster
Att implementera en ny digital lösning kan ofta innebära en långdragen och komplicerad övergång. För InfoCaption var det dock en smidig process tack vare Oneflows intuitiva gränssnitt och användarvänliga funktioner. Systemet var enkelt att förstå och anpassa efter verksamhetens behov, vilket gjorde att teamet snabbt kunde komma igång.
Den största utmaningen låg i att säkerställa att alla medarbetare hade full förståelse för hur delegering och signering fungerar i det nya systemet. Särskilt viktigt var det att säkerställa att rätt personer fick tillgång till rätt avtal och att alla dokument hanterades enligt företagets riktlinjer. Tack vare en strukturerad internutbildning och InfoCaptions egna guider kunde eventuella frågor snabbt besvaras och processen blev enkel att ta till sig för hela organisationen.
“Steget till Oneflow var litet, men vinsterna stora. Vi var redan vana vid digital signering, men Oneflow gjorde processen ännu enklare och mer flexibel.”
Med en snabb och smidig onboarding kunde InfoCaption snabbt börja dra nytta av Oneflows fördelar. Den digitala signeringslösningen har inte bara effektiviserat arbetet, utan också skapat en mer flexibel och modern avtalshantering som sparar tid och minskar risken för fel.
Framtiden: Fortsatt kunskapsdelning på ett smart och användarvänligt sätt
InfoCaption har vuxit stadigt under sina 20 år och har ambitiösa planer för framtiden. Med fortsatt fokus på innovation och smarta lösningar för kunskapsdelning ser företaget stor potential i att vidareutveckla sin plattform.
Oneflow kommer fortsatt att vara en central del av InfoCaptions digitala arbetsflöde och bidra till att teamet kan arbeta mer effektivt och fokusera på det som verkligen skapar värde – att hjälpa kunder att dela kunskap på ett smart och användarvänligt sätt.
Med Oneflow och integrationen i SuperOffice har InfoCaption tagit ett stort steg mot en mer modern och effektiv avtalshantering. Genom att automatisera och förenkla processer kan teamet lägga mer tid på att utveckla och förbättra sina tjänster – och fortsätta att hjälpa kunder att skapa och dela kunskap på ett smart och användarvänligt sätt.
Om du är redo att förbättra dina arbetsflöden som InfoCaption, kan du börja utforska Oneflow idag.
