Radisson Hotel Group

Radisson Meeting on ottanut käyttöönsä uuden verkkopohjaisen sopimustyökalun

Tapahtumajärjestäjille, joiden tehtävänä on hallinnoida useita kokous- ja tapahtumavarauksia samanaikaisesti useissa eri paikoissa, kaikki mikä auttaa virtaviivaistamaan ja nopeuttamaan suunnitteluprosessia – erityisesti työläitä ja toistuvia työtehtäviä – voi olla ratkaisevan tärkeää. Digitaalisesti valveutuneet suunnittelijat ottavat yhä useammin käyttöönsä uusia tekniikoita prosessiensa tehostamiseksi ja valitsevat yhteistyökumppanikseen tekijöitä, jotka ovat viimeisimmän kehityksen edelläkävijöitä. Sopimusten hallinta voi olla yksi aikaa vievistä ja ikävistä tehtävistä, mutta se on välttämätön osa kokous- ja tapahtumasuunnitteluprosessia – erityisesti pandemian jälkeisessä maailmassa, jossa joustavien mutta oikeudenmukaisten ehtojen neuvotteleminen on tärkeämpää kuin koskaan ennen sekä asiakkaan että tapahtumapaikan kannalta. Juuri tästä syystä Radisson Meetings otti käyttöönsä Oneflown verkkopohjaiset digitaaliset sopimukset, jotka helpottavat tarjousten hallintaa ja allekirjoitusten keräämistä. Oneflow on tällä hetkellä käytössä 75:ssä hotellissa, ja ne tullaan ottamaan käyttöön koko Radisson Hotel Groupin globaalissa portfoliossa. Samalla tarjoukset tulevat kaikkien sellaisten asiakkaiden saataville, jotka varaavat esimerkiksi kokouksia tai tapahtumia Radissonin kiinteistöissä.

Nopea ja turvallinen

Oneflown tekoälyä hyödyntävä digitaalinen ratkaisu yksinkertaistaa ja virtaviivaistaa koko tarjous- ja sopimusprosessia aina luomisesta allekirjoittamiseen, jolloin suunnittelijat voivat vapauttaa aikaa siihen, millä on eniten merkitystä – parempien tapahtumakokemusten luomiseen osallistujille. Tärkein Oneflown tuoma hyöty on, että se nopeuttaa sopimusten allekirjoittamiseen kuluvaa aikaa sähköisten allekirjoitusten avulla, jolloin sopimukset voidaan tehdä vain muutamassa minuutissa. Se myös helpottaa asiakkaan hankintaprosessia erityisesti silloin, kun useiden osapuolten on allekirjoitettava sopimus. Kaikkien tarjousten ja sopimusten tilaa on nyt helppo seurata yhdestä keskitetystä paikasta.

Oneflown avulla on helppoa tarkastaa, milloin sopimus on toimitettu ja koska sitä on tarkasteltu, etsiä allekirjoitetut asiakirjat ja seurata kauppojen edistymistä reaaliajassa. Lisäksi asiakirjat voi allekirjoittaa nopeasti millä tahansa laitteella missä tahansa, mikä on ihanteellista kiireisille tapahtumajärjestäjille, jotka ovat usein liikkeellä ja poissa työkoneensa ääreltä.

Sähköiset allekirjoitukset ovat kustannustehokas ja oikeudellisesti sitova tapa saada sopimukset allekirjoitettua nopeasti, mutta tämän lisäksi ne ovat myös turvallisempia. Tämä johtuu siitä, että Oneflown digitaaliset sopimukset sisältävät paperisista asiakirjoista uupuvia vahvoja turvatoimia, kuten salauksen ja todentamisen, joten voit olla varma, että arkaluonteiset tietosi ovat aina suojattuja. Sopimukseen osallistuvien pääsyä ja allekirjoitusoikeuksia on myös helpompi valvoa sähköisen allekirjoitustyökalun avulla.

Ympäristöystävällisyys

Digitaaliset ratkaisut ovat myös maapallon kannalta parempia, sillä verkkopohjaisten tarjousten keskeinen hyöty on, että ne auttavat vähentämään paperin käyttöä ja jätettä, samalla tuoden tavoitteen paperittomasta toimistosta askeleen lähemmäksi. Se ei ehkä tunnu itsessään merkittävältä askeleelta, mutta jokainen pieni muutos auttaa, kun on kyse kestävämpien liiketoimintakäytäntöjen edistämisestä ja nettonollatavoitteiden saavuttamisesta.

Radisson Hotel Group on sitoutunut vähentämään ympäristövaikutuksiaan, ja se on asettanut kunnianhimoiset päästövähennystavoitteet, joiden huippuna on saavuttaa nollapäästöt vuoteen 2050 mennessä. Radisson Meetings jatkaa alan edelläkävijänä olemalla hiilineutraali ja kompensoimalla automaattisesti kaikki hotelleissa järjestettävät kokoukset ja tapahtumat, etsien samalla jatkuvasti muita tapoja auttaa asiakkaitaan saavuttamaan kestävän kehityksen tavoitteensa. Verkkopohjaisten tarjousten käyttöönotto on osa tätä muutosta. Se on myös uusi askel yrityksessä meneillään olevassa strategisessa digitaalisessa muutoksessa, jonka yhteydessä on otettu käyttöön useita työkaluja, jotka auttavat kokous- ja tapahtumasuunnittelijoita parantamaan tehokkuutta. Yksi esimerkki näistä on Book It Easy; reaaliaikainen ja välitön online-varausalusta kokouksia ja tapahtumia varten.