Vill du förkorta din avtalsprocess men fastnar alltid i pappersarbete? Då kan elektroniska avtal vara något för dig. De är snabbare, enklare att hantera och säkrare. Det är en utmärkt utgångspunkt för all digital omvandling.
Statista uppskattar att det belopp som spenderas på digital transformation kommer att öka med 60% enbart i USA fram till 2025. I takt med att fler företag digitaliseras kommer konkurrensen bara att intensifieras. Om du vill sticka ut på dagens dynamiska marknadsplats ska du byta ut traditionella avtal mot e-avtal.
Läs igenom den här guiden för att organisera ditt arbetsflöde så att det drivs av e-avtal.
1. Vad är ett elektroniskt avtal?
84% av företagen är pressade att förenkla sin avtalsprocess och 81% av dem planerar att investera i avtalsautomatisering, enligt World Commerce & Contracting (WCC).
Ett elektroniskt avtal är i princip en digital version av ett pappersavtal. Det innehåller alla dina villkor på samma sätt som ett pappersavtal och är fortfarande juridiskt bindande. Med e-avtal kan du förhandla, redigera och signera, allt på ett enklare sätt än på papper.
Ett elektroniskt avtal är exakt detsamma som ett pappersavtal, bara på din skärm. Med rätt programvara kan du till och med kategorisera mallar för samma typ av avtal inom branscher som marknadsföring, tillverkning, upphandling etc. och använda dem för kunder inom det området.
Läs även: Allt du behöver veta om Oneflows elektroniska signaturer och eIDAS-förordningen
2. Skillnaden mellan normala och elektroniska avtal
Du kanske tror att vanliga avtal är enklare att använda eftersom du inte behöver lägga tid på att utbilda ditt team eller köpa ett nytt verktyg. Men när du väl har investerat i e-avtal kommer du att bli förvånad över hur mycket pengar och tid du sparar genom dem eftersom de omvandlar din avtalsprocess digitalt.
Ett pappersavtal tar till exempel minst 4-6 veckor att bearbeta, verifiera och leverera till kunden. Men med e-avtal kan du skapa avtal på 5 minuter med färdiga mallar och skicka dem via e-post på några sekunder.
För att ge dig en bättre överblick följer här de viktigaste skillnaderna mellan normala och elektroniska avtal:
- Utrymme för fel
Det är lättare att upptäcka och redigera fel i ett e-avtal eftersom det är webbaserat och du kan redigera i realtid.
- Transaktionskostnader
Du kan hoppa över kostnaderna för utskrift, papper, bläck, lagring och liknande om du använder elektroniska avtal. Allt du behöver göra är att skapa dem online med digital programvara och få dem e-signerade. Om ditt företag använder vanliga avtal måste du förnya dessa för varje kund, använda mer papper och hålla ett lager av relaterat material. Allt detta ökar kostnaden.
Kom ihåg: e-avtal är bättre för planeten än “vanliga” avtal.
- Säkerhet
Elektroniska avtal är säkrare än pappersavtal. Detta tack vare säkerhetsfunktioner som biometrisk inloggning, lösenord och plattformar för teamsamarbete som är oåtkomliga för alla som inte har behörighet. Å andra sidan kan obehöriga fortfarande bryta sig in i kassaskåp eller arkiv och få tillgång till normala avtal, även om du förvarar dem under lås och bom.
Elektroniska avtal är också mer uppskattade av kunder, och med API:er kan du integrera dem med dina plattformar.
Läs även: 10 sätt som Contract Lifecycle Management förbättrar kundförtroendet och varumärkets rykte
3. Hur upprättar man ett elektroniskt avtal?
Du kan skapa e-avtal på många olika sätt. Men vissa funktioner, som liveuppdateringar, färdiga mallar, molnlagring och HTML- och webbaserade avtal, är det bästa sättet.
Med en bra programvara för avtalshantering kan du skapa dessa avtal och underteckna dem live – helt utan att lämna ditt CRM-system. Allt sker med hjälp av magiska inbyggda integrationer. Du kan också använda den intuitiva avtalsredigeraren för att anpassa olika avtal för kunder.
Här är stegen för att skapa ett elektroniskt avtal:
- Säkerställ att undertecknaren kan ta emot ditt avtal i digitalt format.
- Se till att alla är överens om att e-signaturer är lika bindande som deras handskrivna motsvarigheter.
- Välj en passande mall eller skapa ett avtal från grunden precis som du skulle göra med pappersavtal.
- Bifoga relevanta dokument, lägg in rätt detaljer och bestäm de fasta villkoren.
- Skicka avtalet och få det e-signerat.
4. Vilka är de olika typerna av e-avtal?
Det finns 5 olika typer av e-avtal. Dessa är
- Clickwrap-avtal: Har du någonsin bokat ett flyg med Ryanair? Har du lagt märke till hur rutan “Jag godkänner villkoren” automatiskt fylls i när du söker efter billiga flygbiljetter? Det är en ‘clickwrap’ in action. Du klickar i att du “accepterar villkoren när du använder webbplatsen”.
- Browsewrap-avtal: Browsewrap dyker ofta upp när du går in på olika webbplatser. De säger något i stil med “Genom att använda den här webbplatsen godkänner du att cookies tas emot”, eller liknande. Till skillnad från ett clickwrap-avtal kräver browsewrap-avtal inte att användaren vidtar någon åtgärd för att bekräfta sitt samtycke till att vara bunden.
- Scrollwrap-avtal: Om du har en iPhone måste du scrolla igenom de allmänna villkoren innan en större uppdatering kan installeras. Det är en typisk scrollwrap in action. Det är först när du kommer till slutet som du kan godkänna villkoren.
- Sign-in-wrap-avtal: Sign-in-wraps är som browsewraps på så sätt att de förutsätter samtycke. Till skillnad från browsewraps träder dock detta antagande inte i kraft förrän en användare har loggat in på en specifik sida.
- E-signaturer: Dessa används ofta för mer formella avtal. Avtalet anses inte vara giltigt eller bindande förrän båda parter har signerat med en e-signatur.
5. Hur man e-signerar ett elektroniskt avtal
Det finns olika sätt att signera e-avtal. Dessa är följande:
- Du kan signera en papperskopia av ditt avtal, skanna den och ladda upp den, och det är fortfarande acceptabelt i många länder.
- Elektroniska signaturer: Du kan lägga till dem i ditt avtal med hjälp av programvara, tillägg från tredje part, ritning eller till och med kursiva teckensnitt.
- Digitala signaturer: Dessa måste verifieras av en certifikatutfärdare (CA) med hjälp av Private Key Infrastructure (PKI).
- Clickwrap: för detta avtal behöver du bara klicka på “Jag godkänner” eller “Acceptera” så kommer ditt dokument att e-signeras.
6. Så signerar du ett e-avtal: steg-för-steg
Så här skriver du under ett e-avtal med hjälp av ett avtalshanteringsprogram som Oneflow:
- Öppna e-postmeddelandet: När ett avtal har skapats och är redo att signeras skickar den person som har skapat det avtalet för undertecknande. Detta utlöser ett e-postmeddelande som landar i din inkorg nästan direkt.
- Fyll i de obligatoriska fälten: Det första du ska göra är att läsa avtalet. Det kanske låter som en självklarhet, men det skadar aldrig att göra en sista kontroll. Om du upptäcker ett misstag behöver du inte oroa dig. En stor del av hur man signerar ett elektroniskt avtal beror på om det är ett PDF- eller HTML-avtal. Om det är en PDF kan du missa ett fält. Om det är HTML meddelar den dig om något fält har missats.
- Lämna kommentarer om det behövs: Om du upptäcker ett fel i ett HTML-avtal kan du helt enkelt lämna en kommentar. Avsändaren meddelas direkt och kan göra eventuella ändringar innan du skriver under, allt utan att skapa en oändlig e-postkedja.
- Skriv under direkt: Oavsett om du klickar på en knapp med texten “Signera nu”, signerar med en ID-app, som BankID, eller använder en handskriven signatur, har du en bra programvara för avtalshantering.
- Få en bekräftelse via e-post: Så snart du har signerat avtalet får både du och den person som skickade ut det ett e-postmeddelande. Ni kommer också båda att kunna ladda ner avtalet för att spara det. Men vi rekommenderar att du använder en arkivlösning online.
7. Hur används e-avtal inom olika sektorer?
Med Oneflow kan du omvandla den föråldrade traditionella avtalsprocessen och arbeta med digitala avtal som är verkligt dynamiska.
At every stage of the contract process, from creation to adding electronic signatures — you can use this platform to manage and store contracts for all your clients.
Faktum är att elektroniska avtal är så kraftfulla och har en så universell tillämpning att de kan användas inom nästan alla tänkbara sektorer. Från juridik till HR och försäljning – elektroniska avtal kan hjälpa dig att ta ditt företag till nästa nivå. Faktum är att du kan läsa ännu mer om det här.
8. Är e-avtal rättsligt bindande?
Kort sagt, ja. Men det är inte en fråga med ett givet svar.
GDPR- och eIDAS-reglerna kan variera från land till land. Dessutom gäller både GDPR och eIDAS för företag utanför signatärstaterna, men som gör affärer i signatärstaterna. I länder som inte är bundna av GDPR och eIDAS, men som använder dessa lagar som grund för sin egen lagstiftning, är bilden inte riktigt så svartvit.
Liksom EU tillämpar vissa länder sina lagar på sina medborgares uppgifter, även när de hanteras utomlands. Andra gör det inte. Se till att kontrollera lokala lagar innan du fattar några stora beslut om hur du ska hantera dina elektroniska signaturer. Du vill ju trots allt att de ska vara juridiskt bindande.
