Wil je je contractproces verkorten, maar loop je altijd vast door al het papierwerk? Dan zijn elektronische contracten wellicht iets voor jou. Ze zijn sneller, gemakkelijker in gebruik en veiliger. Het is een geweldig startpunt voor elke digitale transformatie.
Statista schat dat het bedrag dat wordt uitgegeven aan digitale transformatie alleen al in de Verenigde Staten tegen 2025 met 60% zal zijn gestegen. Naarmate meer bedrijven digitaliseren, zal de concurrentie alleen maar toenemen. Als je wilt opvallen in de dynamische markt van vandaag, kun je traditionele contracten gedag zeggen en vervangen door elektronische contracten.
Om je workflow zo te organiseren dat deze wordt aangedreven door e-contracten, kun je deze gids gebruiken:
- 1. Wat is een elektronisch contract?
- 2. Het verschil tussen normale en elektronische contracten
- 3. Hoe maak je een elektronisch contract?
- 4. Zo e-onderteken je een elektronisch contract
- 5. Creëer elektronische contracten met Oneflow
1. Wat is een elektronisch contract?
Volgens World Commerce & Contracting (WCC) staat 84% van de bedrijven onder druk om hun contractproces te vereenvoudigen en is 81% hiervan van plan te investeren in contractautomatisering.
Een elektronisch contract is eigenlijk een digitale versie van een papieren contract. Het bevat al je algemene voorwaarden, net als een papieren contract, en is nog steeds juridisch bindend. Met e-contracten kun je eenvoudiger onderhandelen, bewerken en e-ondertekenen dan op papier.
Een elektronisch contract is exact hetzelfde als een papieren contract, maar dan op je beeldscherm. Met de juiste software kun je zelfs templates categoriseren voor één soort deals op het gebied van marketing, productie, inkoop, enz., en deze gebruiken voor klanten binnen dat gebied.
2. Het verschil tussen normale en elektronische contracten
Je denkt misschien dat normale contracten makkelijker te gebruiken zijn omdat je geen tijd hoeft te besteden aan het opleiden van je team of het kopen van een nieuwe tool. Maar als je eenmaal in elektronische contracten investeert, zul je verrast zijn hoeveel geld en tijd je hiermee bespaart, omdat ze je contractproces digitaal transformeren.
Een papieren contract duurt bijvoorbeeld minimaal 4-6 weken om te verwerken, te verifiëren en aan de klant te leveren. Maar met e-contracten kun je in 5 minuten contracten maken met aangepaste templates en deze binnen enkele seconden e-mailen.
Om je een beter beeld te geven, zijn hier de belangrijkste verschillen tussen normale en elektronische contracten:
Ruimte voor fouten
Het is makkelijker om de fouten in een elektronisch contract op te sporen en te bewerken, omdat het webgebaseerd is en je in realtime kunt bewerken.
Transactiekosten
Kosten voor het afdrukken, papier, inkt, opslag en dergelijke zijn niet van toepassing als je elektronische contracten gebruikt. Het enige wat je hoeft te doen is ze online in digitale software op te stellen en ze te laten e-ondertekenen. Als je bedrijf normale contracten gebruikt, moet je deze voor elke klant verlengen, meer papier gebruiken en een inventaris bijhouden van gerelateerde materialen. Dit draagt allemaal bij aan extra kosten.
Onthoud: elektronische contracten zijn beter voor de planeet dan normale contracten.
Veiligheidsafdeling
Elektronische contracten zijn veiliger dan papieren contracten. Dit is te danken aan beveiligingsfuncties, zoals biometrische aanmeldingen, wachtwoorden en samenwerkingsplatforms voor teams die niet toegankelijk zijn voor onbevoegde personen. Aan de andere kant, zelfs als je normale contracten achter slot en grendel bewaart, kan onbevoegd personeel nog steeds in kluizen of archieven inbreken en er toegang toe krijgen.
Elektronische contracten zijn ook klantvriendelijker en dankzij API’s kun je ze integreren met je platformen.
3. Hoe maak je een digitaal contract?
Je kunt op verschillende manieren elektronische contracten maken. Maar sommige functies, zoals live updates, kant-en-klare templates, cloudopslag en HTML- en webgebaseerde contracten, zijn hier de juiste keuze.
Met geweldige software voor contractmanagement kun je deze contracten creëren en live ondertekenen zonder je CRM te verlaten. Het gebeurt allemaal met behulp van de magie van native integraties. Je kunt de intuïtieve contracteditor ook gebruiken om verschillende contracten voor klanten te personaliseren.
Dit zijn de stappen voor het creëren van een elektronisch contract:
- Zorg ervoor dat de ondertekenaar je contract in digitaal formaat kan ontvangen.
- Het is voor iedereen duidelijk dat digitale handtekeningen net zo bindend zijn als hun natte tegenhangers.
- Kies je ideale template of creëer een nieuw contract, net zoals je zou doen met papieren contracten.
- Voeg relevante gegevens toe en bepaal de vaste voorwaarden.
- Verstuur het contract en laat het elektronisch ondertekenen.
4. Zo e-onderteken je een elektronisch contract
Er zijn verschillende manieren om je e-contracten te ondertekenen. Dit zijn:
- Je kunt een papieren exemplaar van je contract ondertekenen, inscannen en uploaden, wat in veel landen nog steeds acceptabel is.
- Elektronische handtekeningen: Je kunt ze aan je contract toevoegen met software, add-ons van derden, door te tekenen of zelfs door gebruik te maken van cursieve lettertypen.
- Digitale handtekeningen: Deze moeten worden geverifieerd door een certificeringsinstantie (CA) met behulp van Private Key Infrastructure (PKI).
- Clickwrap: voor deze overeenkomst hoef je alleen maar op “Ik ga akkoord” of “Accepteren” te klikken en je document wordt elektronisch ondertekend.
5. Creëer elektronische contracten met Oneflow
Met Oneflow kun je het verouderde traditionele proces van contracten transformeren en werken met digitale contracten die daadwerkelijk dynamisch zijn.
In elke fase van het contractproces, van creatie tot het toevoegen van elektronische handtekeningen, kun je dit platform gebruiken om contracten voor al je klanten te beheren en op te slaan.
