Skip to content

Elektroniske signaturer

Alt du trenger å vite om elektroniske kontrakter

Ønsker du å forkorte kontraktsprosessen, men blir alltid sittende fast i papir? Da kan elektroniske kontrakter være noe for deg. De er raskere, enklere å håndtere og sikrere. Det er et godt utgangspunkt for enhver digital transformasjon.

Statista anslår at investeringene i digital transformasjon vil øke med 60 % bare i USA innen 2025. Etter hvert som stadig flere virksomheter digitaliserer, vil konkurransen bare øke. Hvis du vil skille deg ut i dagens dynamiske marked, bør du bytte ut tradisjonelle kontrakter med elektroniske.

Les denne veiledningen for å organisere arbeidsflyten slik at den drives av e-kontrakter..

1. Hva er en elektronisk kontrakt?

84 % av bedriftene er under press for å forenkle kontraktsprosessen, og 81 % av dem planlegger å investere i kontraktsautomatisering, ifølge World Commerce & Contracting (WCC).

En elektronisk kontrakt er i bunn og grunn en digital versjon av en papirkontrakt. Den inneholder alle vilkår og betingelser på samme måte som en papirkontrakt, og er fortsatt juridisk bindende. Med en elektronisk kontrakt kan du forhandle, redigere og signere elektronisk, på en enklere måte enn på papir.

En elektronisk kontrakt er akkurat det samme som en papirkontrakt, bare på skjermen. Med den rette programvaren kan du til og med kategorisere maler for samme type avtaler innen markedsføring, produksjon, innkjøp osv. og bruke dem for kunder innen disse bransjene.

Les også: Alt du trenger å vite om Oneflow elektroniske signaturer og eIDAS-forordningen

Electronic Contracts - image /vignette of a digital contract - Oneflow

2. Forskjellen mellom normale og elektroniske kontrakter

Du tenker kanskje at vanlige kontrakter er enklere å bruke fordi du ikke trenger å bruke tid på å lære opp teamet ditt eller kjøpe et nytt verktøy. Men når du først har investert i elektroniske kontrakter, vil du bli overrasket over hvor mye penger og tid du sparer ved å digitalisere kontraktsprosessen.

En papirkontrakt tar for eksempel minst 4-6 uker å behandle, verifisere og levere til kunden. Men med e-kontrakter kan du opprette kontrakter på 5 minutter med maler som er skreddersydd for deg, og sende dem på e-post i løpet av sekunder.

Her er de viktigste forskjellene mellom vanlige og elektroniske kontrakter for å gi deg en bedre oversikt:

  1. Mulighet for feil

Det er lettere å fange opp og redigere feil i en elektronisk kontrakt, siden den er nettbasert og du kan redigere i sanntid.

  1. Transaksjonskostnader

Hvis du bruker elektroniske kontrakter, slipper du kostnader til utskrift, papir, blekk, lagring og lignende. Alt du trenger å gjøre, er å opprette dem på nettet i en digital programvare og få dem e-signert. Hvis bedriften din bruker vanlige kontrakter, må du fornye dem for hver enkelt kunde, bruke mer papir og holde oversikt over tilhørende materiell. Alt dette øker kostnadene.

Husk: Elektroniske kontrakter er bedre for planeten enn vanlige kontrakter.

  1. Sikkerhet

Elektroniske kontrakter er sikrere enn papirkontrakter. Dette er takket være sikkerhetsfunksjoner som biometrisk pålogging, passord og samarbeidsplattformer som er utilgjengelige for alle som ikke har tillatelse. På den annen side kan uvedkommende fortsatt bryte seg inn i safer eller arkiver og få tilgang til vanlige kontrakter, selv om du oppbevarer dem under lås og slå.

Elektroniske kontrakter er også mer kundevennlige, og API-er gjør det mulig å integrere dem med plattformene dine.

Les også: 10 måter håndtering av kontraktens livssyklus kan forbedre kundenes tillit og merkevarens omdømme på

Electronic contracts - paper contracts vs electronic contracts - Oneflow

3. Hvordan lager man en elektronisk kontrakt?

Du kan opprette elektroniske kontrakter på mange forskjellige måter. Men noen funksjoner, som live-oppdateringer, ferdige maler, skylagring og HTML- og nettbaserte kontrakter, er det beste alternativet.

Med en god programvare for kontraktsadministrasjon kan du opprette slike kontrakter og signere dem i sanntid – uten å forlate CRM-systemet. Det hele skjer ved hjelp av magiske integrasjoner. Du kan også bruke den intuitive kontraktseditoren til å tilpasse ulike kontrakter til kundene.

Her er fremgangsmåten for å opprette en elektronisk kontrakt:

  1. Sørg for at underskriveren kan motta kontrakten i digitalt format.
  2. Alle er klar over at juridiske signaturer er like bindende som blekksignaturer.
  3. Velg den malen du ønsker, eller opprett en kontrakt fra bunnen av, akkurat som du ville gjort med papirkontrakter.
  4. Legg ved relevante opplysninger og bestem de faste vilkårene.
  5. Send kontrakten og få den e-signert.
Electronic contracts - How do you make an electronic contract? Creating a contract in Oneflow - Oneflow

4. Hva er de ulike typene e-kontrakter?

Det finnes 5 ulike typer e-kontrakter. Disse er:

  • Browsewraps: Browsewraps dukker ofte opp når du lander på en nettside. De sier noe sånt som: “Ved å bruke dette nettstedet godtar du å motta informasjonskapsler”, eller noe i den duren.
  • Clickwraps: Har du noen gang bestilt en flyreise med Ryanair? Har du lagt merke til hvordan boksen “Jeg godtar vilkårene” automatisk fylles ut når du søker etter billige flyreiser? Det er en clickwrap i aksjon. Du klikker på “Jeg godtar når jeg bruker et nettsted”.
  • Scrollwraps: Hvis du har en iPhone, må du bla gjennom vilkårene og betingelsene før du kan installere en større oppdatering. Dette er en scrollwrap i aksjon. Det er først når du kommer til slutten at du kan godta vilkårene og betingelsene.
  • Sign-in wraps: Påloggingsomslag er som browsewraps i den forstand at de forutsetter samtykke. I motsetning til browsewraps trer imidlertid ikke denne forutsetningen i kraft før brukeren har logget på.
  • E-signaturer: Disse er ofte forbeholdt mer formelle kontrakter. Kontrakten anses ikke som gyldig eller bindende f%C3%B8r begge parter har signert med e-signatur.

5. Slik signerer du en elektronisk kontrakt

Det finnes ulike måter å signere e-kontrakter på. Disse er:

  1. Du kan signere en papirkopi av kontrakten, skanne den og laste den opp, og det er fortsatt akseptabelt i mange land.
  2. Elektroniske signaturer: Du kan legge dem til i kontrakten ved hjelp av programvare, tredjeparts tilleggsprogrammer, tegning eller til og med kursiv skrift.
  3. Digitale signaturer: Disse må verifiseres av en Certificate Authority (CA) ved hjelp av Private Key Infrastructure (PKI).
  4. Clickwrap: I denne avtalen trenger du bare å klikke på “Jeg er enig” eller “Godta”, så blir dokumentet e-signert.
Electronic contracts - How to sign an electronic contract: step-by-step signed contract in Oneflow - Oneflow

6. Slik signerer du en elektronisk kontrakt: trinn for trinn

Slik signerer du en e-kontrakt ved hjelp av et kontraktshåndteringsprogram som Oneflow:

  1. Åpne e-postmeldingen: Når en kontrakt er opprettet og klar til å signeres, vil personen som har opprettet den, sende kontrakten til signering. Dette utløser en e-post som lander i innboksen din nesten umiddelbart.
  2. Fyll ut de obligatoriske feltene: Det første du bør gjøre, er å lese kontrakten. Det høres kanskje ut som en selvfølge, men det skader aldri å ta en siste sjekk. Hvis du oppdager en feil, er det ingen grunn til bekymring. En stor del av hvordan du signerer en elektronisk kontrakt, avhenger av om det er en PDF- eller HTML-kontrakt. Hvis det er en PDF, kan det hende du overser et felt. Hvis det er en HTML-kontrakt, får du beskjed hvis du har oversett noen felter.
  3. Legg igjen kommentarer om nødvendig: Hvis du oppdager en feil i en HTML-kontrakt, er det bare å legge igjen en kommentar. Avsenderen får beskjed med en gang og kan gjøre eventuelle endringer før du signerer, uten at det oppstår en endeløs e-postkjede.
  4. Signer med en gang: Enten du klikker på en knapp med teksten “Signer nå”, signerer med en ID-app, for eksempel BankID, eller bruker en håndskrevet signatur, er du godt dekket med god programvare for kontraktsadministrasjon.
  5. Få en bekreftelse på e-post: Så snart du har signert kontrakten, får både du og den som har sendt den ut, en e-post. Dere vil også begge kunne laste ned kontrakten for å beholde den. Men vi anbefaler å bruke en nettbasert arkivløsning.

7. Hvordan brukes e-kontrakter i ulike sektorer?

Med Oneflow kan du endre den utdaterte, tradisjonelle kontraktsprosessen og jobbe med digitale kontrakter som er virkelig dynamiske.

Du kan bruke denne plattformen til å administrere og lagre kontrakter for alle kundene dine i alle faser av kontraktsprosessen, fra opprettelse til elektroniske signaturer.

Faktisk er e-kontrakter så effektive og universelle at de kan brukes i så å si alle tenkelige sektorer. Elektroniske kontrakter kan hjelpe deg med å ta virksomheten din til neste nivå, fra juridisk avdeling til HR og salg. Det kan du faktisk finne ut enda mer om her.

8. Er e-kontrakter juridisk bindende?

Kort sagt, ja. Men det er ikke et spørsmål med et fasitsvar.

GDPR- og eIDAS-regelverket kan variere fra land til land. I tillegg kommer det faktum at både GDPR og eIDAS gjelder for virksomheter utenfor de landene som har undertegnet forordningen, men som driver virksomhet i de landene som har undertegnet den. I land som ikke er bundet av GDPR og eIDAS, men som bruker disse lovene som grunnlag for sin egen lovgivning, er ikke bildet fullt så svart-hvitt.

I likhet med EU anvender noen land sine egne lover på innbyggernes data, selv når de håndteres i utlandet. Andre gjør det ikke. Sørg for å sjekke lokale lover før du tar store avgjørelser om hvordan du skal håndtere elektroniske signaturer. Du vil tross alt at de skal være juridisk bindende.

Electronic contracts - live editable contracts - Oneflow

Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter

Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.

Prev:

Fremtiden for elektroniske kontrakter i detaljhandel

Next:

Administrasjon av kontraktens livssyklus: En komplett guide

Relaterte artikler

Kontrakter

Hva er kontraktsprosessen? Og hvordan fungerer den?

Markedsføring

Hva er de 13 beste ContractPodAi-alternativene?

Kontrakter

Hvorfor halvparten av selskaper ser hvordan AI kan bidra til risiko og compliance management

Kontrakter

Digitale kontrakter revolusjoneres av AI

Kontrakter

Hva er underforstått samtykke?

Elektroniske signaturer

Hvorfor elektroniske signaturer er like gyldige som håndskrevne signaturer

Produkt

Hvor lenge varer en kontrakt uten utløpsdato?

Kontrakter

Forstå forskjellen mellom kontraktens ikrafttredelsesdato og gjennomføringsdato