Administrasjon av kontraktens livssyklus: En komplett guide

Contract Lifecycle Management – også kjent som CLM – er en viktig del av enhver virksomhet. Men det kan være vanskelig å finne ut hvordan man kommer i gang. Derfor har vi laget denne veiledningen.

Her finner du alt du trenger å vite om administrasjon av kontraktens livssyklus – fra hva det er, til fordelene det gir, og hvordan du kan komme i gang med det i dag.

1. Hva er administrasjon av kontraktens livssyklus?

Contract Lifecycle Management (CLM) refererer til prosessen med å administrere alle aspekter ved en kontrakt, fra den opprettes og forhandles til den utløper eller fornyes. Denne prosessen omfatter blant annet kontraktsutforming, gjennomgang, godkjenning, gjennomføring, overvåking og analyse.

Kjernen i Contract Lifecycle Management (CLM) er å hjelpe organisasjoner med å effektivisere kontraktshåndteringsprosessene og sikre at de er i stand til å håndtere kontraktsrelasjoner med kunder, leverandører, partnere og andre interessenter på en effektiv måte. Ved å implementere et CLM-system kan organisasjoner effektivisere kontraktshåndteringen, redusere risikoer og forbedre de generelle forretningsresultatene.

CLM-prosessen begynner vanligvis med kontraktsinngåelse, som innebærer utarbeidelse og gjennomgang av kontraktsvilkårene. I denne fasen forhandler man også om kontraktsvilkårene med den eller de andre involverte partene. Når man er blitt enige om kontraktsvilkårene, signeres kontrakten, og de involverte partene begynner å oppfylle sine kontraktsforpliktelser.

I kontraktsoppfølgingsfasen følger organisasjonen opp og administrerer kontraktens utførelse for å sikre at begge parter oppfyller sine forpliktelser. Dette innebærer å overvåke om kontrakten er i samsvar med kravene, følge opp nøkkelindikatorer (KPI-er) og identifisere potensielle risikoer eller problemer som kan oppstå.

Den siste fasen i kontraktens livssyklus innebærer kontraktsanalyse, der organisasjonen gjennomgår kontraktens ytelse og vurderer dens samlede effektivitet. Dette innebærer å analysere dataene som er samlet inn under kontraktsoppfølgingen, og bruke denne informasjonen til å identifisere områder som kan forbedres og optimaliseres.

Les også: Hva er kontraktshåndtering? En komplett guide

2. Hvorfor er administrasjon av kontraktens livssyklus viktig?

Vi er alle enige om at håndtering av kontraktens livssyklus er en viktig del av enhver virksomhet. Det finnes et utall grunner til det, og noen av dem avhenger av hvilken bransje organisasjonen din opererer i, og om det er B2B eller B2C.

Men her er ytterligere 5 universelle grunner til at det er viktig å håndtere kontraktens livssyklus:

1. Risikostyring: CLM bidrar til å redusere økonomisk og juridisk risiko ved å sikre at alle kontrakter er i samsvar med myndighetskrav og organisasjonsstandarder. Det bidrar også til å identifisere potensielle risikoer og muligheter i kontraktens livssyklus.
2. Kostnadsbesparelser: God ledelse kan føre til betydelige kostnadsbesparelser ved å optimalisere kontraktsvilkårene og redusere kontraktssyklusen. Det gjør det lettere å identifisere områder der vilkårene kan reforhandles og forbedres, noe som kan føre til kostnadsbesparelser.
3. Økt effektivitet: Kontraktsprosessen effektiviseres, noe som reduserer syklustiden og eliminerer flaskehalser. Dette gjør det mulig for organisasjoner å fokusere på mer strategiske oppgaver og forbedrer den generelle effektiviteten.
4. Bedre samarbeid: Det legges til rette for bedre samarbeid mellom interessenter som juridiske avdelinger, innkjøpsavdelingen og finansavdelingen. Det bidrar til å skape et sentralisert lager for kontrakter, slik at interessenter kan få tilgang til og administrere kontrakter fra ett enkelt sted.
5. Forbedret innsyn: CLM gir økt innsyn i hele kontraktens livssyklus, slik at organisasjoner kan spore kontraktstatus, overvåke ytelsen og identifisere forbedringsområder.

3. Hva er fasene i administrasjon av kontraktens livssyklus?

Avhengig av hvem du spør, og hvilken bransje de jobber i, kan du få litt forskjellige svar på dette spørsmålet. Men generelt sett er det seks faser i kontraktens livssyklus:

1. Kontraktsinngåelse: Dette er den første fasen i kontraktens livssyklus, der behovet for en ny kontrakt identifiseres og kontraktsforespørselen initieres. Denne fasen kan omfatte identifisering av viktige interessenter, innsamling av krav og utarbeidelse av et business case for å rettferdiggjøre kontrakten.
2. Utarbeidelse av kontrakten: I denne fasen opprettes eller utarbeides kontrakten. Dette kan innebære forhandlinger om vilkår og betingelser, gjennomgang av juridiske og regulatoriske krav og godkjenning av interessenter.
3. Contract review and approval: Once the contract is drafted, it is reviewed by legal and other stakeholders to ensure that it is legally sound and meets the requirements of all parties involved. The contract may be revised or modified as necessary, and final approval is obtained.
4. Contract execution: This phase involves the actual signing and execution of the contract. This may involve the exchange of signatures, the recording of the contract in a contract management system, and the distribution of copies to all relevant parties.
5. Contract performance and monitoring: Once the contract is executed, it is important to monitor and manage its performance. This involves tracking key metrics, ensuring compliance with contractual obligations, and addressing any issues that arise.
6. Contract renewal or termination: As the contract approaches its expiration date, the parties may decide to renew or terminate the agreement. This phase may involve negotiations, the drafting of a new contract, or the termination of the existing contract.

Les også: B2B sales strategies for growing your business in 2023

4. Hvilke bransjer drar nytte av det?

Nesten alle bransjer kan dra nytte av programvare for kontraktsadministrasjon, uavhengig av om de driver B2B- eller i B2C-sektoren. Her er noen få eksempler på bransjer som kan dra nytte av programvare for kontraktstyring:

1. Finansielle tjenester: Finansbransjen er sterkt regulert, og overholdelse av lover og regler har høyeste prioritet. Contract Lifecycle Management kan hjelpe finansinstitusjonene med å administrere kontraktene sine og sikre at de overholder relevante forskrifter, samtidig som de reduserer risikoen. I tillegg kan CLM hjelpe finansinstitusjoner med å redusere kostnadene forbundet med kontraktsadministrasjon ved å automatisere oppgaver som opprettelse, forhandling og fornyelse av kontrakter.
2. Tung produksjon: Produksjonsindustrien er svært avhengig av kontrakter med leverandører, distributører og andre partnere. Contract Lifecycle Management (CLM) kan hjelpe produksjonsbedrifter med å administrere disse kontraktene på en mer effektiv måte ved å gi bedre innsyn i kontraktsvilkår og -forpliktelser, forbedre overholdelsen av kontraktene og effektivisere kontraktsadministrasjonen. Med CLM kan produksjonsbedrifter redusere risikoen for avbrudd i leverandørkjeden og forbedre den generelle driftseffektiviteten.
3. SaaS-teknologi: Når det gjelder SaaS, kan du leve eller dø av kontraktsfornyelser. Jo lenger en kunde blir hos deg, desto mer tjener du. Å ha gode prosesser for håndtering av kontraktens livssyklus på plass kan hjelpe deg med fornyelser, forhandlinger og, ikke minst, med å selge mer. SaaS er en av de bransjene som virkelig kan dra nytte av kontraktsstyring.
4. Forsikring: Forsikringsselskaper bruker kontrakter til alt fra forsikringsavtaler til leverandørkontrakter. Contract Lifecycle Management kan bidra til at alle kontrakter håndteres effektivt, noe som reduserer driftskostnadene og forbedrer etterlevelsen. Du kan til og med bruke maler for å sikre at du har et bredt spekter av kontrakter, avhengig av tegningsprosessen.
5. Frivillige organisasjoner: Frivillige organisasjoner må ofte signere mange kontrakter internasjonalt, og avhengig av arbeidsfelt, også på kort varsel. Contract Lifecycle Management kan dekke alt dette, fra innsamlingsavtaler til leverandørkontrakter. Det kan bidra til å sikre at alle kontrakter håndteres effektivt, redusere driftskostnadene og forbedre samsvaret på tvers av jurisdiksjoner.

Dette er bare fem eksempler. Alle bransjer som bruker kontrakter mye, kan dra nytte av Contract Lifecycle Management.

Les også: En grunnleggende guide til elektroniske signaturer og hva som gjør dem lovlige

5. Hva er beste praksis for administrasjon av kontraktens livssyklus?

Det kan være vanskelig å vite hvor man skal begynne når man skal sette opp et system for admin av kontraktens livssyklus. Her er noen av våre beste tips for å hjelpe deg i gang:

1. Etablere en tydelig kontraktshåndteringsprosess – En veldefinert prosess for opprettelse, gjennomgang, godkjenning, gjennomføring og løpende håndtering av kontrakter er avgjørende for å sikre at alle kontrakter håndteres konsekvent og effektivt.
2. Definer roller og ansvarsområder – En klar definisjon av roller og ansvarsområder for alle som er involvert i kontraktshåndteringsprosessen, sikrer at alle vet hva som forventes av dem, og bidrar til å unngå forvirring og misforståelser.
3. Bruk programvare for kontraktshåndtering – Programvare for kontraktshåndtering kan automatisere og effektivisere mange aspekter av kontraktshåndteringsprosessen, blant annet opprettelse, gjennomgang, godkjenning og oppfølging av kontrakter.
4. Opprett et avtalelager – Et sentralt sted der avtalene lagres og er lett tilgjengelige, gjør det enklere å spore avtalestatus, tidsfrister og annen viktig informasjon.
5. Implementere kontraktssporing og -rapportering – Sporing og rapportering sikrer at kontraktene forvaltes effektivt og at alle involverte oppfyller sine forpliktelser. Dette omfatter sporing av kontraktsstatus, tidsfrister og andre viktige milepæler.
6. Sikre kontraktsoverholdelse – Unngå juridisk og økonomisk risiko ved å overvåke at kontraktsforpliktelsene overholdes og iverksette tiltak når det er nødvendig.
7. Etabler klare kommunikasjonskanaler – Sørg for at alle parter som er involvert i kontraktshåndteringsprosessen, er informert og oppdatert om kontraktsstatus, endringer og annen viktig informasjon.

6. Hvordan programvare for administrasjon av kontraktens livssyklus øker kundenes tillit

Har du noen gang hatt en dårlig opplevelse med et selskaps kontraktshåndtering? Kanskje har du hatt problemer med å signere elektroniske kontrakter, eller du har fått tilsendt en gammel kontrakt. I slike tilfeller kan dårlig kontraktspraksis bli selskapets undergang. Slik kan CLM-programvare endre på dette.

1. Raskere behandling av dokumenter: Verktøy for kontraktsadministrasjon bidrar til å forkorte behandlingstiden for dokumenter. Det tar vanligvis rundt 20-30 dager for et selskap å få en kontrakt ferdigstilt, ferdigstilt og signert. CLM-verktøy er gode fordi de kan redusere denne tiden betraktelig. Fordi det også er et flott hybridverktøy, spiller det ingen rolle hvor kunden eller leverandøren befinner seg. Du kan ferdigstille og signere dokumenter på nettet, noe som øker hastigheten og effektiviteten. Jo raskere du får ferdig kontrakter og dokumenter, jo mer fornøyde blir kundene dine, og jo raskere kan dere starte samarbeidet.
2. Mer pålitelige kontrakter: Hvis du implementerer et system for kontraktsstyring, vil du også få mer pålitelige og oppdaterte kontrakter. Hvis du gir en kunde en kontrakt som ikke er oppdatert, vil det skape mange utfordringer for kundeforholdet. I beste fall må du oppdatere den og gå gjennom den kjedelige kontraktslivssyklusen på nytt. I verste fall har du en mangelfull kontrakt, noe som kan skape problemer for både deg og kunden. Dette vil påvirke relasjonen og kundens tillit til deg som tjenesteleverandør.
3. Vekst gjennom jungeltelegrafen: Munn-til-munn-metoden er fortsatt en av de beste måtene å få en merkevare til å vokse på. CLM-programvaren din kan hjelpe deg med å forbedre jungeltelegrafen på flere måter. For det første kan du forbedre kundereisen ved å ha gode prosesser for kontraktsadministrasjon, noe som gir folk større grunn til å fortelle vennene sine om hvor smidig det er å jobbe med deg.
4. Færre menneskelige feil i kontraktene: Prosessen med å håndtere kontraktens livssyklus fjerner alle menneskelige feil som kan sette bedriften i et dårlig lys. Enten det dreier seg om skrivefeil eller dårlig forklaring av vilkår, kan du minimere eller unngå dem ved å automatisere deler av kontraktsprosessen.
5. Unngå potensielle juridiske problemer: Når selskaper har dårlige rutiner for kontraktshåndtering, kan det føre til juridiske problemer. Uansett om de er små eller store, kan de føre til mange problemer for selskapets omdømme. Prosjekter og avtaler bør være klare og tydelige fra dag én. Ved å ha en bedre prosess for håndtering av kontraktens livssyklus for å effektivisere kontraktsrevisjoner og etterlevelse, vil du være bedre rustet både juridisk og PR-messig.

Sammendrag

Contract Lifecycle Management (CLM) er en viktig prosess for bedrifter som sikrer at kontrakter håndteres effektivt gjennom hele livssyklusen. Ved å implementere et CLM-system kan organisasjoner effektivisere kontraktshåndteringsprosessene, forbedre forretningsresultatene, redusere risiko og spare kostnader.

Fasene i kontraktens livssyklus omfatter initiering, utarbeidelse, gjennomgang og godkjenning, gjennomføring, ytelse og oppfølging samt fornyelse eller oppsigelse. Administrasjon av kontraktens livssyklus gir mange fordeler. Blant disse er bedre etterlevelse, økt effektivitet, bedre samarbeid, større synlighet og bedre analyser.

Det kan virke skremmende å implementere et system for administrasjon av kontraktens livssyklus, men ved å følge beste praksis og velge riktig programvare kan bedrifter optimalisere kontraktshåndteringen og høste fordelene. Fordelene med CLM er universelle på tvers av de fleste bransjer, noe som gjør det til en viktig prosess for alle typer virksomheter, uavhengig av størrelse og bransje.

Hvis du ønsker å komme i gang med CLM, kan du klikke her for å finne ut mer.

Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter

Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.

Få en demo