Administrasjon av kontraktens livssyklus (CLM): En komplett guide

Å forhandle, utforme, gjennomgå og behandle kontrakter tar lang tid – spesielt hvis du gjør alt på den gammeldagse, manuelle måten. Jo større dere blir, desto mer synlige blir problemene. I verste fall kan uoptimaliserte kontraktsprosesser ikke bare bli en enorm pengesluker, men også skape reelle problemer for et selskap – du kan gå glipp av muligheter, forverre forholdet til eksisterende partnere osv.

Svaret på disse problemene er kontraktshåndtering, men hvordan implementerer du det mest effektivt? Hvilke aspekter bør du være oppmerksom på, og hvilke verktøy bør du vurdere? Min guide til kontraktshåndtering vil gi deg svar på alle disse spørsmålene og mer til.

Les også: Hvordan lage en kontrakt? Den eneste guiden du trenger

Hva er administrasjon av kontraktens livssyklus

Her er Gartners definisjon av kontraktshåndtering:

«Gartner definerer markedet for kontraktshåndtering (CLM) som en løsning som proaktivt håndterer kontrakter fra initiering gjennom forhandling, gjennomføring, compliance og fornyelse. I denne sammenhengen er en kontrakt en hvilken som helst avtale eller et avtaledokument som inneholder rettigheter og forpliktelser som påvirker en organisasjon nå eller i fremtiden (f.eks. en taushetserklæring). CLM-løsninger gjør det mulig for organisasjoner å skape, forhandle og lagre kontrakter i et sentralisert arkiv. Bruk av disse løsningene bidrar til å redusere organisatorisk risiko ved å muliggjøre compliance med regelverk og retningslinjer, gi styring over hva som signeres og med hvem, og rollebasert tilgang til vilkår og forpliktelser overfor tredjeparter. CLM-løsninger bidrar til synlighet, konsistens og effektivitet i kontraktsprosessen i hele virksomheten. Bruksområdene er primært knyttet til deler av prosessen, for eksempel før og etter signering. Ulike avdelinger prioriterer ofte et bestemt brukstilfelle basert på hvor involvert de er i kontraktsprosessen.»

Hos Oneflow er vi enige i Gartners oppfatning. For å oppsummere handler kontraktshåndtering om å bruke spesialisert programvare for å hjelpe organisasjoner med å effektivisere kontraktsprosessene og sikre at de kan håndtere kontraktsforholdene med kunder, leverandører, partnere og andre interessenter mer effektivt, noe som fører til reduserte kostnader, færre risikoer og bedre effektivitet generelt. Det handler om å optimalisere hele kontraktsprosessen.

Administrasjon av kontraktens livssyklus vs. kontraktshåndtering

Begrepene «Contract Lifecycle Management (CLM)» og «kontraktshåndtering» blir noen ganger feiltolket som synonymer, men de er faktisk forskjellige.

Kontraktshåndtering er en moderne, helhetlig tilnærming som gir full oversikt og kontroll over hele kontraktshåndteringsprosessen, fra aktiviteter før til etter signering. Tanken er å automatisere og optimalisere hver fase så mye som mulig ved hjelp av ulike banebrytende verktøy og teknologier, for eksempel programvare for kontraktshåndtering.

Kontraktshåndtering er mer begrenset i omfang. Den fokuserer på forpliktelser og compliance etter at kontrakten er gjennomført. Denne tilnærmingen passer bedre for selskaper med begrensede budsjetter eller behov. Det kan gjøres, og gjøres ofte, manuelt (ved hjelp av Excel-ark og Microsoft Word-dokumenter).

Kort oppsummert er kontraktshåndtering en bredere, mer avansert og strategisk tilnærming som hjelper bedrifter med å administrere kontrakter og automatisere utarbeidelse, redigering og analyse av dem. Det gjør det også mulig for selskaper å optimalisere arbeidsflyten i kontraktsteamet (godkjenninger, forespørsler, forhandlinger osv.) for å forbedre effektiviteten.

Hva er fordelene med kontraktshåndtering?

Har du noen gang hatt en dårlig opplevelse med et selskaps kontraktshåndtering? Kanskje har du hatt problemer med å signere digitale kontrakter, eller du har fått tilsendt en gammel avtale. Systemer for kontraktshåndtering sørger for at det ikke skjer noen tabber ved å effektivisere prosessene i kritiske faser av kontraktens livssyklus.

Trenger du flere bevis på hvorfor kontraktshåndtering er så viktig? Her er bare noen av fordelene:

1. Raskere dokumentgjennomgang: Ifølge vår siste kundeundersøkelse sier kundene våre at de sparer 90 % av tiden sin på å fullføre, ferdigstille og signere kontrakter. Det betyr at de har klart å redusere tiden fra 20-30 dager til bare 2-3 dager. CLM-løsninger kan redusere denne tiden betydelig fordi de er hybride arbeidsverktøy. Uansett hvor kunden eller entreprenøren befinner seg, kan de signere dokumentet på nettet.
2. Forbedret effektivitet: CLM-programvare effektiviserer også kontraktsprosessen, reduserer syklustiden og eliminerer flaskehalser (siloprosesser, trege gjennomganger og godkjenninger, problemer med synlighet osv.) Dette gjør det mulig for selskaper å forbedre den generelle effektiviteten og fokusere på mer strategiske oppgaver, for eksempel å forhandle frem bedre avtaler eller finne nye forretningspartnere.
3. Mer pålitelige kontrakter: Et CLM-system forbedrer påliteligheten til kontraktene og sikrer at de er oppdaterte. Ingen ønsker å jobbe med og sende kontrakter som ikke blir signert. Å tilby en kunde en utdatert kontrakt kan belaste forholdet mellom dere. I beste fall må du oppdatere den og gå gjennom den langtekkelige kontraktens livssyklus på nytt. I motsatt fall opererer du med en feilaktig kontrakt, noe som kan føre til alvorlige problemer på sikt.
4. Bedre vekst gjennom jungeltelegrafen: Munn-til-munn-anbefalinger er fortsatt en av de beste måtene å få en merkevare til å vokse på. En CLM-løsning kan bidra til å gjøre det enda bedre. Utmerkede prosesser for kontraktshåndtering forbedrer kundereisen og gir folk flere grunner til å snakke med vennene sine om hvor enkelt det er å jobbe med deg.
5. Færre menneskelige feil: Automatisering fjerner de fleste menneskelige feil som ellers kunne ha påvirket selskapet negativt (f.eks. skrivefeil, dårlig forklaring av begreper).
6. Reduser risiko og problemer med compliance: Dårlig kontraktshåndtering kan føre til juridiske problemer som kan gå ut over selskapets omdømme. Prosjekter og avtaler bør være klare som dagen. Kontraktshåndtering effektiviserer kontraktsrevisjoner og forbedrer compliance, noe som sikrer at du står bedre rustet juridisk og PR-messig.
7. Kostnadsbesparelser: God kontraktshå5ndtering kan føre til betydelige kostnadsbesparelser ved å optimalisere kontraktsvilkårene og redusere kontraktens syklustid. Det bidrar til å identifisere områder der vilkårene kan reforhandles og forbedres, noe som potensielt kan føre til kostnadsbesparelser.
8. Bedre samarbeid: Et CLM-verktøy legger til rette for bedre samarbeid mellom interessenter, for eksempel juridiske, innkjøps- og økonomiteam. Det skaper et sentralisert avtalelager, slik at alle har tilgang til avtalene fra ett sted, og forenkler kontraktshåndteringen.
9. Forbedret synlighet: CLM-programvare gir bedre innsyn i hele kontraktens livssyklus, slik at organisasjoner kan spore kontraktsstatus (inkludert kontraktens ikrafttredelsesdato), overvåke ytelsen og identifisere forbedringsområder.

Hvordan jobber man med administrasjon av kontraktens livssyklus?

Ifølge G2 Crowd,

«Programvare for kontraktshåndtering (CLM – Contract Lifecycle Management) brukes til å effektivisere hele kontraktens livssyklusprosess, fra før signering til etter signering. I motsetning til programvare for kontraktshåndtering hjelper CLM-programvare brukerne med å håndtere handlinger etter signering (eller etter utførelse), inkludert sporing av forpliktelser, styring av ytelse og compliance og tvisteløsninger. Denne typen programvare hjelper selskaper med å sikre at alle interne og eksterne parter forstår og oppfyller sine kontraktsforpliktelser ved å lagre alle kontraktsvilkår og all kommunikasjon sentralt. I tillegg gir CLM-programvaren innsyn i kontraktsoppfyllelsen og bidrar til å redusere risikoen for manglende compliance.»

For å oppnå de beste resultatene (inkludert fordelene som er nevnt ovenfor), må du investere i automatiseringsverktøy for optimalisering av kontraktenes livssyklus. En god løsning bør ha automatiseringsfunksjoner, hjelpe deg med å forbedre compliance, generere innsikt og tilby funksjoner for optimalisering av arbeidsflyten.

Oneflow er et utmerket eksempel på programvare for kontraktshåndtering. Den er intuitiv, svært enkel å koble til andre systemer og applikasjoner, og tilbyr mange nyttige funksjoner:

• Sporing – Overvåk kontraktsigneringsprosessen fra forberedelse til signering og videre. Spor når og hvor mange ganger folk åpner dokumenter osv. Oneflows kalender lar deg følge med på alle viktige hendelser i kontraktens livssyklus.
• Administrasjon – Konfigurer påminnelser, livssyklusvarsler og administratorroller for å effektivisere kontraktshåndteringen i bedriften din.
• E-signaturer – Bruk juridisk bindende e-signaturer som støtter ulike signeringsmetoder (standard e-signatur, håndskrevet signatur, SMS-bekreftelse, elektronisk identifikasjon).
• Oneflow AI – Importer eksisterende kontrakter (én og én eller mange på én gang), gå gjennom dem for å se etter problemer med compliance og menneskelige feil, og få tilgang til kraftige søkealternativer for å finne den informasjonen du trenger raskt.
• Dynamiske maler – Bruk tilpassbare maler (som du kan dele med andre) til å skape kontrakter eller sende varsler og invitasjoner raskt og enkelt.
• Samarbeid – Teamene dine kan jobbe sammen på samme dokumentversjon uten å måtte spore godkjenninger eller jungelen av flere utkast. Dette eliminerer behovet for langvarige e-postutvekslinger og sikrer at ingen endringer blir oversett.
• Workspaces – Skap arbeidsområder som er eksplisitt organisert for bedriftens arbeidsflyter (og tilstrekkelig merket), og bruk dem til å organisere kontrakter. Kjør revisjonstester og bruk delte videoopptak og kommentarer for å forbedre samarbeidet. Konfigurer utløsere og regler for å gjøre enkelte seksjoner utilgjengelige for uautoriserte brukere.
• Analyse – Få tilgang til verktøy for kontraktssporing for å overvåke viktige KPI-er og engasjementsdata (antall besøkende, åpningsfrekvens osv.).
• Integrasjoner – Bruk ulike typer integrasjoner (inkludert populære apper som Teatailor, Hubspot eller Salesforce) for å tilpasse systemet vårt til akkurat ditt scenario.

Sjekk ut Oneflow med vår 14-dagers gratis prøveperiode, eller book en live-demo med teamet vårt.

Hva er fasene i administrasjon av kontraktens livssyklus?

Avhengig av hvem du spør og hvilken bransje de jobber i, kan du få litt forskjellige svar om fasene i kontraktshåndteringens livssyklus. Generelt sett er det imidlertid seks hovedtrinn:

1. Kontraktsinngåelse: er den første fasen i kontraktens livssyklus, der behovet for en ny kontrakt identifiseres og kontraktsforespørselen iverksettes. Dette trinnet kan innebære å identifisere viktige interessenter, samle inn krav og skape et business case for å rettferdiggjøre kontrakten.
2. Kontraktsutforming: I denne fasen skapes kontrakten. Dette omfatter forhandlinger om vilkår og betingelser, gjennomgang av juridiske og regulatoriske krav og innhenting av godkjenning fra interessenter.
3. Gjennomgang og godkjenning av kontrakten: Når kontrakten er utarbeidet, gjennomgås den for å sikre at den er juridisk holdbar og oppfyller kravene til alle involverte parter. Avtalen kan revideres eller endres etter behov før den endelige godkjenningen.
4. Kontraktsinngåelsen: Denne fasen omfatter selve signeringen og inngåelsen av kontrakten, samt trinn som utveksling av signaturer, registrering av avtalen i et system for kontraktshåndtering og distribusjon av kopier til alle relevante parter.
5. Kontraktsoppfyllelse og -overvåking: Når kontrakten er inngått, er det viktig å overvåke og styre kontraktsoppfyllelsen. Dette innebærer å spore nøkkeltall, sikre compliance med kontraktsforpliktelsene og ta opp eventuelle problemer.
6. Oppsigelse eller fornyelse av kontrakten: Selv om det finnes kontrakter uten utløpsdato, slutter de fleste å jobbe på et eller annet tidspunkt. Når kontrakten utløper, kan partene bestemme seg for å si opp eller fornye kontrakten. Denne fasen handler om forhandlinger, utarbeidelse av en ny kontrakt eller oppsigelse av den eksisterende kontrakten.

Les også: Strategier for B2B-salg for å øke bedriftens vekst og Hva skjer med kontrakter når de utløper?

Bransjer som drar nytte av en optimalisert prosess for kontraktshåndtering

Nesten alle bransjer kan dra nytte av programvare for kontraktshåndtering, uavhengig av om de driver virksomhet innen B2B eller B2C. Her er bare noen få eksempler:

1. Teknologi: Hovedformålet med CLM innen teknologi er å modernisere måten bedrifter jobber med kontrakter på og gjenspeile den moderne bransjen. Riktige prosesser for kontraktshåndtering er nøkkelen i denne sektoren, ettersom de hjelper til med fornyelser, forhandlinger og salg av mer. I tillegg integreres de beste systemene for kontraktshåndtering med alle eksisterende og skiftende økosystemer.
2. Konsulenttjenester: CLM for konsulenttjenester fjerner behovet for manuell administrasjon av kundeforslag, partneravtaler og konsulentansettelser. I stedet kan du levere tilpassede, interaktive tilbud med funksjoner for live-redigering og engasjementssporing.
3. Rekruttering: Oneflows standardiserte, logikkbaserte kontrakter sikrer at kandidatkontraktene alltid er kompatible, synkroniserte og juridisk godkjente. CLM-programvaren gir bedre innsyn i ansettelsesprosessen med sporing av forhandlinger.
4. Forsikring: Forsikringsselskaper bruker kontrakter til alt fra forsikringsavtaler til leverandørkontrakter. Avhengig av tegningsprosessen kan du også bruke kontraktsmaler for å sikre at du har et bredt spekter av kontrakter å gå etter.
5. Produksjon: Produksjonsindustrien er avhengig av kontrakter med leverandører, distributører og andre partnere. Kontraktshåndtering hjelper produksjonsbedrifter med å administrere disse avtalene mer effektivt ved å gi større innsikt i kontraktsvilkår og -forpliktelser, forbedre compliance og effektivisere kontraktsadministrasjonen. Produksjonsbedrifter kan også redusere risikoen for avbrudd i leverandørkjeden og øke effektiviteten i driften.
6. Finansielle tjenester: Denne bransjen er sterkt regulert, og compliance har høyeste prioritet. Kontraktshåndtering kan hjelpe finansinstitusjoner med å administrere kontraktene sine og sikre at de overholder relevante forskrifter, samtidig som risikoen reduseres. I tillegg kan verktøy for kontraktshåndtering hjelpe finansinstitusjoner med å redusere kostnadene forbundet med kontraktshåndtering ved å automatisere oppgaver som utarbeidelse, forhandling og fornyelse av kontrakter.
7. Ikke-statlige organisasjoner (NGOer): Finansielle tjenester: Denne bransjen er sterkt regulert, og compliance har høyeste prioritet. Kontraktshåndtering kan hjelpe finansinstitusjoner med å administrere kontraktene sine og sikre at de overholder relevante forskrifter, samtidig som risikoen redus( eres. I tillegg kan verktøy for kontraktshåndtering hjelpe finansinstitusjoner med å redusere kostnadene forbundet med kontraktshåndtering ved å automatisere oppgaver som utarbeidelse, forhandling og fornyelse av kontrakter.

Les også: En guide om elektroniske signaturer og hva som gjør dem juridisk bindende

Beste praksis for administrasjon av kontraktens livssyklus

Når du skal sette opp administrasjon av kontraktens livssyklus, kan det være utfordrende å vite hvor du skal begynne. Her er noen av våre beste tips for å hjelpe deg i gang:

1. Etablere en tydelig prosess for kontraktshåndtering – En veldefinert prosess for utarbeidelse, gjennomgang, godkjenning, gjennomføring og løpende forvaltning av kontrakter sikrer at alle kontrakter håndteres konsekvent og effektivt.
2. Definer roller og ansvarsområder – Dette sikrer at alle holdes ansvarlige og bidrar til å unngå forvirring eller misforståelser i teamene.
3. Bruk programvare for kontraktshåndtering – Programvare for kontraktshåndtering automatiserer og effektiviserer alle aspekter av kontraktshåndteringen, inkludert utarbeidelse, gjennomgang, godkjenning og overvåking av kontrakter, samtidig som menneskelige feil reduseres.
4. Sett opp et kontraktsregister – Et sentralisert sted der kontraktene lagres og er lett tilgjengelige, gjør det enklere å spore kontraktsstatus, tidsfrister og annen viktig informasjon.
5. Implementere kontraktssporing og -rapportering – Dette omfatter sporing av kontraktsstatus, tidsfrister og andre viktige milepæler.
6. Sikre kontrakt-compliance – Overvåk at kontraktsforpliktelsene overholdes, og iverksett tiltak når det er nødvendig for å unngå juridisk og økonomisk risiko.
7. Etabler tydelige kommunikasjonskanaler – Sørg for at alle parter som er involvert i kontraktshåndteringen, er informert og oppdatert om kontraktsstatus, endringer osv.

Sammendrag

Ved å implementere et CLM-system kan organisasjoner automatisere prosessene for kontraktshåndtering, redusere risiko og kostnader knyttet til menneskelige feil og forbedre compliance, samarbeid og effektivitet. Disse verktøyene samler også inn verdifulle data, noe som muliggjør kontraktsanalyser og genererer innsikt som forbedrer fremtidige beslutninger.

Det kan være krevende å implementere en løsning for kontraktshåndtering i bedriften din, og derfor har vi gjort Oneflow intuitiv å bruke fra dag én. Hvis du vil ha CLM-funksjoner, nyttige integrasjonsalternativer og en rekke AI-forbedringer, kan du prøve Oneflow og alle dens muligheter med vår gratis, uforpliktende 14-dagers prøveperiode.