Gestión del ciclo de vida de los contratos

La gestión del ciclo de vida de los contratos -también conocida como CLM- es una parte crucial de cualquier empresa. Pero descubrir cómo empezar puede ser una tarea desalentadora. Por eso hemos elaborado esta guía.

Aquí encontrarás todo lo que necesitas saber sobre la gestión del ciclo de vida de los contratos: qué es, qué ventajas aporta y cómo puedes empezar a utilizarla hoy mismo.

En esta guía, trataremos:

1. ¿Qué es la gestión del ciclo de vida de los contratos?
2. ¿Por qué es importante?
3. ¿Cuáles son las fases de la gestión del ciclo de vida de un contrato?
4. ¿Cuáles son las ventajas del software de gestión del ciclo de vida de los contratos?
5. ¿Cuáles son algunas industrias que se benefician de ello?
6. ¿Cuáles son las mejores prácticas para la gestión del ciclo de vida de los contratos?
7. Cómo la gestión del ciclo de vida de los contratos mejora la confianza del cliente

Así que, ¡empecemos!

1. ¿Qué es la gestión del ciclo de vida de los contratos?

La gestión del ciclo de vida de los contratos (GLC) se refiere al proceso de gestión de todos los aspectos de un contrato, desde su creación y negociación iniciales hasta su eventual vencimiento o renovación. Hay muchas cosas en este proceso, como la redacción, revisión, aprobación, ejecución, supervisión y análisis del contrato.

En esencia, la gestión del ciclo de vida de los contratos está diseñada para ayudar a las organizaciones a agilizar sus procesos de gestión de contratos y garantizar que puedan gestionar eficazmente sus relaciones contractuales con clientes, proveedores, socios y otras partes interesadas. Al implantar un sistema de CLM, las organizaciones pueden mejorar la eficacia de su gestión de contratos, reducir los riesgos y mejorar su rendimiento empresarial general.

El proceso de CLM suele comenzar con la creación del contrato, que implica la redacción y revisión de las condiciones contractuales. Esta etapa también implica la negociación de los términos del contrato con la otra parte o partes implicadas. Una vez acordadas las condiciones contractuales, se ejecuta el contrato, y las partes implicadas empiezan a cumplir sus obligaciones contractuales.

Durante la fase de supervisión del contrato, las organizaciones siguen y gestionan la ejecución del contrato para asegurarse de que ambas partes cumplen sus obligaciones. Esto implica supervisar el contrato para detectar problemas de cumplimiento, hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) e identificar cualquier riesgo o problema potencial que pueda surgir.

La etapa final del proceso de gestión del ciclo de vida del contrato implica el análisis del contrato, en el que las organizaciones revisan el rendimiento del contrato y evalúan su eficacia general. Esto implica analizar los datos recogidos durante la etapa de supervisión del contrato y utilizar esta información para identificar áreas de mejora y optimización.

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2. ¿Por qué es importante?

Todos estamos de acuerdo en que la gestión del ciclo de vida de los contratos es una parte crucial de cualquier empresa. Hay infinidad de razones para ello, algunas de las cuales dependen del sector en el que opere tu organización, y de si es B2B o B2C.

Pero aquí tienes otras 5 razones universales por las que la gestión del ciclo de vida de los contratos es importante:

1. Gestión de riesgos: El CLM ayuda a mitigar los riesgos financieros y legales, garantizando que todos los contratos cumplen los requisitos normativos y las normas de la organización. También ayuda a identificar posibles riesgos y oportunidades en el ciclo de vida del contrato.
2. Ahorro de costes: Una gran gestión puede suponer un importante ahorro de costes al optimizar las condiciones contractuales y reducir los tiempos de los ciclos contractuales. Ayuda a identificar las áreas en las que se pueden renegociar y mejorar las condiciones, lo que puede suponer un ahorro de costes.
3. Mayor eficacia: El proceso de contratación se racionaliza, reduciendo los tiempos de ciclo y eliminando los cuellos de botella. Esto permite a las organizaciones centrarse en tareas más estratégicas y mejora la eficiencia general.
4. Mejor colaboración: Se facilita una mejor colaboración entre las partes interesadas, como los equipos jurídicos, de compras y financieros. Ayuda a crear un repositorio centralizado de contratos, permitiendo a las partes interesadas acceder y gestionar los contratos desde una única ubicación.
5. Mayor visibilidad: El CLM proporciona una mayor visibilidad de todo el ciclo de vida del contrato, lo que permite a las organizaciones realizar un seguimiento del estado del contrato, supervisar el rendimiento e identificar áreas de mejora.

3. ¿Cuáles son las fases de la gestión del ciclo de vida de un contrato?

¿Te preguntas cuáles son las fases de la gestión del ciclo de vida de un contrato? Según a quién preguntes y en qué sector trabaje, puedes obtener respuestas ligeramente distintas a esta pregunta. Pero, en términos generales, existen 6 fases de la gestión del ciclo de vida de los contratos:

1. Inicio del contrato: Es la primera fase del ciclo de vida del contrato, en la que se identifica la necesidad de un nuevo contrato y se inicia la solicitud de contrato. Esta fase puede implicar la identificación de las partes interesadas clave, la recopilación de requisitos y la creación de un caso empresarial para justificar el contrato.
2. Redacción del contrato: En esta fase se crea o redacta el contrato. Esto puede implicar la negociación de los términos y condiciones, la revisión de los requisitos legales y reglamentarios, y la aprobación de las partes interesadas.
3. Revisión y aprobación del contrato: Una vez redactado el contrato, lo revisan los juristas y otras partes interesadas para asegurarse de que es jurídicamente sólido y cumple los requisitos de todas las partes implicadas. El contrato puede revisarse o modificarse según sea necesario, y se obtiene la aprobación final.
4. Ejecución del contrato: Esta fase implica la firma y ejecución reales del contrato. Puede implicar el intercambio de firmas, el registro del contrato en un sistema de gestión de contratos y la distribución de copias a todas las partes relevantes.
5. Ejecución y supervisión del contrato: Una vez ejecutado el contrato, es importante supervisar y gestionar su rendimiento. Esto implica hacer un seguimiento de las métricas clave, garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y abordar cualquier problema que surja.
6. Renovación o rescisión del contrato: Cuando el contrato se acerca a su fecha de vencimiento, las partes pueden decidir renovarlo o rescindirlo. Esta fase puede implicar negociaciones, la redacción de un nuevo contrato o la rescisión del contrato existente.

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4. ¿Cuáles son algunas industrias que se benefician de ello?

Casi todos los sectores pueden beneficiarse del software de gestión del ciclo de vida de los contratos, independientemente de si operan en el espacio B2B o B2C. Estos son algunos de los sectores que pueden beneficiarse del software de gestión del ciclo de vida de los contratos:

1. Servicios financieros: El sector de los servicios financieros está muy regulado, y el cumplimiento de la normativa es una prioridad absoluta. La gestión del ciclo de vida de los contratos puede ayudar a las instituciones financieras a gestionar sus contratos y garantizar que cumplen la normativa pertinente, al tiempo que mitigan los riesgos. Además, la CLM puede ayudar a las organizaciones de servicios financieros a reducir los costes asociados a la gestión de contratos automatizando tareas como la creación, negociación y renovación de contratos.
2. Fabricación pesada: La industria manufacturera depende en gran medida de los contratos con proveedores, distribuidores y otros socios. La gestión del ciclo de vida de los contratos puede ayudar a las organizaciones de fabricación a gestionar estos contratos de forma más eficaz, proporcionando una mayor visibilidad de las condiciones y obligaciones contractuales, mejorando el cumplimiento de los contratos y agilizando su administración. Con la gestión del ciclo de vida de los contratos, las empresas de fabricación pueden reducir el riesgo de interrupciones en la cadena de suministro y mejorar su eficacia operativa general.
3. Tecnología SaaS: Cuando se trata de SaaS, puedes vivir o morir por las renovaciones de los contratos. Al fin y al cabo, cuanto más tiempo permanezca un cliente contigo, más beneficios obtendrás. Disponer de procesos adecuados de gestión del ciclo de vida de los contratos puede ayudarte con las renovaciones, las negociaciones y, sobre todo, a vender más. El SaaS es uno de los sectores que más pueden beneficiarse de la gestión del ciclo de vida de los contratos.
4. Los seguros: Las compañías de seguros utilizan contratos para todo, desde acuerdos sobre pólizas hasta contratos con proveedores. La gestión del ciclo de vida de los contratos puede ayudar a garantizar que todos los contratos se gestionan con eficacia, reduciendo los costes operativos y mejorando el cumplimiento. Incluso puedes utilizar plantillas para asegurarte de que tienes una amplia gama de contratos a tu disposición, según el proceso de suscripción.
5. Las ONG: A menudo, las ONG tienen que firmar muchos contratos a nivel internacional y, dependiendo de su campo de trabajo, también con poca antelación. La gestión del ciclo de vida de los contratos puede abarcar todo esto, desde los acuerdos de recaudación de fondos hasta los contratos con proveedores. Puede ayudar a garantizar que todos los contratos se gestionan con eficacia, reduciendo los costes operativos y mejorando el cumplimiento en todas las jurisdicciones.

Estos son sólo 5 ejemplos. Cualquier sector que utilice mucho los contratos puede beneficiarse de la gestión del ciclo de vida de los contratos.

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5. ¿Cuáles son las mejores prácticas para la gestión del ciclo de vida de los contratos?

A la hora de establecer la gestión del ciclo de vida de los contratos, puede ser difícil saber por dónde empezar. Aquí tienes algunos de nuestros mejores consejos para ayudarte a empezar:

1. Establece un proceso claro de gestión de contratos – Un proceso bien definido de creación, revisión, aprobación, ejecución y gestión continua de contratos es crucial para garantizar que todos los contratos se gestionan de forma coherente y eficaz.
2. Definir funciones y responsabilidades – Definir claramente las funciones y responsabilidades de todos los implicados en el proceso de gestión de contratos garantiza que todos sepan lo que se espera de ellos y ayuda a evitar confusiones o malentendidos.
3. Utiliza software de gestión de contratos – El software de gestión de contratos puede automatizar y agilizar muchos aspectos del proceso de gestión de contratos, como la creación, revisión, aprobación y supervisión de los mismos.
4. Crea un repositorio de contratos – Un lugar centralizado donde se almacenen los contratos y al que se pueda acceder fácilmente facilita el seguimiento del estado de los contratos, los plazos y otra información importante.
5. Implementar el seguimiento y la elaboración de informes de los contratos – El seguimiento y la elaboración de informes garantizan que los contratos se gestionen eficazmente y que todos los implicados cumplan sus obligaciones. Esto incluye el seguimiento del estado del contrato, los plazos y otros hitos importantes.
6. Garantizar el cumplimiento de los contratos – Evita los riesgos legales y financieros supervisando el cumplimiento de las obligaciones contractuales y tomando medidas cuando sea necesario.
7. Establece canales de comunicación claros – Asegúrate de que todas las partes implicadas en el proceso de gestión de contratos están informadas y al día sobre el estado del contrato, los cambios y otra información importante.

6. Cómo el software de gestión del ciclo de vida de los contratos mejora la confianza de los clientes

¿Has tenido alguna vez una mala experiencia con la gestión de contratos de una empresa? Quizá te costó firmar contratos electrónicos, o te enviaron un contrato antiguo. En casos así, las malas prácticas contractuales de una empresa pueden convertirse en su perdición. He aquí cómo el software CLM puede cambiar eso.

1. Entrega más rápida de los documentos: Las herramientas de gestión del ciclo de vida de los contratos ayudan a acelerar el plazo de entrega de los documentos. Una empresa suele tardar entre 20 y 30 días en completar, finalizar y firmar un contrato. Las herramientas de CLM son estupendas porque pueden reducir ese tiempo significativamente. Como también es una gran herramienta de trabajo híbrida, no importa dónde esté el cliente o el contratista. Puedes conseguir que los documentos se finalicen y firmen en línea, lo que aumenta la velocidad y la eficacia. Cuanto antes termines los contratos y los documentos, más contentos estarán tus clientes y antes podréis empezar la relación.
2. Tener contratos más fiables: Si implantas un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos, también tendrás contratos más fiables y actualizados. Dar a un cliente un contrato obsoleto planteará muchos problemas a la relación. En el mejor de los casos, tendrás que actualizarlo y volver a pasar por el tedioso ciclo de vida del contrato. En el peor de los casos, funcionará con un contrato defectuoso, lo que podría presentar problemas para ti y para tu cliente. Esto afectará a la relación y a la confianza del cliente en ti como proveedor de servicios.
3. Crecimiento del boca a boca: El boca a boca sigue siendo una de las mejores formas de hacer crecer una marca. Hay algunas formas en las que tu software de CLM puede ayudarte a mejorar el boca a boca. Por un lado, si tienes excelentes procesos de gestión del ciclo de vida de los contratos, mejorarás el recorrido del cliente y darás a la gente más motivos para hablar con sus amigos de lo fácil que es trabajar contigo.
4. Menos errores humanos en tus contratos: El proceso de gestión del ciclo de vida de los contratos elimina cualquier error humano que pueda perjudicar a la empresa. Ya sean errores tipográficos o una mala explicación de los términos, puedes minimizarlos o evitarlos si se automatizan partes del proceso de ejecución del contrato.
5. Evita posibles problemas legales: Cuando las empresas tienen malas prácticas de gestión de contratos, pueden surgir problemas legales. Pequeña o grande, una cuestión legal podría plantear muchos problemas a la reputación de una empresa. Los proyectos y acuerdos deben estar en blanco y negro y ser tan claros como el primer día. Si cuentas con un mejor proceso de gestión del ciclo de vida de los contratos para agilizar las revisiones y el cumplimiento de los mismos, estarás en mejor situación tanto desde el punto de vista legal como de las relaciones públicas.

Lo más importante

La Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos (CLM) es un proceso esencial para las empresas, que garantiza que los contratos se gestionen de forma eficiente y eficaz a lo largo de todo su ciclo de vida. Al implantar un sistema de CLM, las organizaciones pueden agilizar sus procesos de gestión de contratos, mejorar su rendimiento empresarial, reducir riesgos y ahorrar costes.

Las fases del ciclo de vida de un contrato incluyen el inicio, la redacción, la revisión y aprobación, la ejecución, el cumplimiento y la supervisión, y la renovación o rescisión. La gestión del ciclo de vida de los contratos también tiene muchas ventajas. Entre ellas están la mejora del cumplimiento, el aumento de la eficacia, la mejora de la colaboración, la mejora de la visibilidad y la mejora de los análisis.

Implantar un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos puede resultar desalentador, pero siguiendo las mejores prácticas y eligiendo el software adecuado, las empresas pueden optimizar su gestión de contratos y cosechar los beneficios. Las ventajas del CLM son universales en la mayoría de los sectores, por lo que es un proceso crucial para todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño o industria.

Así que, si quieres iniciarte en el CLM, haz clic aquí para obtener más información.