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Contratos

Por qué Oneflow es una plataforma de automatización de contratos para todos

Image displaying Oneflow employees in legal, sales and HR teams with text "oneflow for everyone"

Dos no son más fuertes que uno. Al menos cuando se trata de sistemas empresariales. Con Oneflow, puedes utilizar una única plataforma de contratos en todos los equipos de tu organización. Así podrás eliminar riesgos, ser más eficiente y reducir costes.

Una plataforma de contratos para todos los departamentos, desde el jurídico hasta el de ventas, pasando por todos los demás. Eso es Oneflow. Pero, ¿qué significa eso exactamente? Hemos hablado con cuatro personas de nuestros equipos para averiguar cómo Oneflow les ayuda a hacer maravillas.

Como Asesora Jurídica, Olivia Åman conoce las penas de la gestión desordenada de contratos. Demasiado bien, por desgracia. Según ella, muchas cosas pueden ir mal cuando se trata de acuerdos. Pero Oneflow le ha salvado la vida en su trabajo diario.

Oneflow para Legal

¿Cuáles son las ventajas de Oneflow desde la perspectiva de un abogado? | Olivia Åman, Asesora Jurídica

Dolores de un proceso de acuerdo tradicional

Los mayores dolores de un proceso de acuerdo tradicional tienen algo en común: la falta de control. Olivia menciona cuatro cosas que le resultan frustrantes:

  • Diferentes versiones de la misma plantilla
  • No saber quién tiene qué versión y qué antigüedad tiene
  • No encontrar el contrato
  • Olvidar añadir un recordatorio a tu calendario para no perderte ningún acontecimiento importante

Los contratos son los activos más importantes de una empresa. Por eso deben contener las condiciones, cláusulas, etc. correctas. Pero en cuanto un empleado se descarga una plantilla de contrato, pierdes el control.

Cuando el equipo jurídico actualiza la plantilla, hay varias versiones antiguas repartidas por todas partes, almacenadas localmente en los ordenadores de la gente. Y no hay forma de que sepas quién tiene qué versión.

Los abogados se esfuerzan mucho en crear buenas plantillas. Pero una vez descargada una plantilla, es muy difícil controlar que los contratos que enviamos contengan los términos y condiciones correctos, dice Olivia.

Luego está el problema del almacenamiento. Enviar acuerdos por correo electrónico de un lado a otro puede hacer que se pierdan en el camino, porque el paso manual de cargarlos en un sistema de gestión de contratos supone una fricción adicional. Por no hablar de los riesgos de enviar acuerdos por correo electrónico.

Si tienes un problema con el acuerdo y necesitas acceder a él, es posible que no quieras ponerte en contacto con la contraparte para pedirle el acuerdo. Es un signo de debilidad. Y éste es un gran problema en muchas empresas: el acuerdo se firma pero no se guarda. Se queda en Outlook, dice Olivia.

Olivia describe el hecho de empezar a utilizar Oneflow como un enorme peso que se quitó de encima. O un montón de contratos, por así decirlo. En primer lugar, ya no tiene que preocuparse por plantillas obsoletas. Cuando se realizan cambios en una plantilla en Oneflow, se garantiza que sólo hay una versión. Y esto le da tranquilidad.

A Olivia también le gusta mucho que todos los acuerdos se guarden automáticamente después de firmarlos. Nunca se perderán, y ella puede acceder a todos los acuerdos fácilmente. Sólo tiene que buscar el contrato en todos los espacios de trabajo con filtros avanzados.

Si escribo una cláusula nueva que me hace pensar: ‘¿No escribí esto hace tres años?’, siempre puedo comprobarlo porque es muy fácil buscar en el archivo de contratos de Oneflow, dice Olivia.

Otra función de la que Olivia habla muy bien es el calendario. Le permite estar al tanto de las próximas renovaciones para no perderse nada.

No tengo que añadir eventos de contratos a mi calendario porque los tengo automáticamente en Oneflow. Y recibo una notificación cuando un contrato está a punto de renovarse, por ejemplo, dice Olivia.

Lee también 5 ventajas de la automatización de contratos que impulsarán tu negocio

e-signature platform gdpr

Oneflow y seguridad

En Oneflow, la seguridad es lo primero. En todo lo que hacemos. Puesto que tus contratos son los activos más sensibles y cruciales para tu empresa, contamos con un equipo dedicado a las cuestiones legales y de cumplimiento.

Pregúntate esto antes de comprar una plataforma de automatización de contratos

Si estás pensando en comprar una plataforma de automatización de contratos, asegúrate de cuestionar al proveedor en todo lo relativo a la seguridad. Al fin y al cabo, procesarán tus activos empresariales más valiosos. No es algo que debas tomarte a la ligera.

Hemos preguntado a nuestro equipo de Legal y Cumplimiento qué debes evaluar antes de comprar una plataforma de automatización de contratos. Según ellos, hay cuatro preguntas principales que debes hacer al proveedor:

  • ¿Cuál es su enfoque del GDPR?
  • ¿Qué uso se hace de terceros?
  • ¿Cómo gestionan el control de acceso?
  • ¿Cómo funcionan con la continuidad de negocio y la gestión de incidentes?

¿Cuáles son las principales razones por las que nuestros clientes eligen Oneflow?

Nuestro equipo de Legal y Cumplimiento menciona tres razones principales por las que las empresas eligen Oneflow como su plataforma de automatización de contratos:

  • Uso de terceros
  • Cumplimiento del GDPR
  • Legalidad

Oneflow ha hecho un gran trabajo limitando el número de terceros que utilizamos actualmente. Oneflow sólo utiliza cinco terceros, que es mucho menos que la mayoría de las organizaciones. Especialmente las organizaciones que prestan un servicio similar al nuestro, dice Olivia.

Luego está el aspecto del GDPR. Una parte importante de nuestro negocio incluye mantenernos al día sobre la seguridad de la información y la legislación vigente.

Lo bueno de Oneflow es que somos el procesador de datos y no el controlador. Ayudamos a nuestros clientes cuando reciben la solicitud de datos de sus clientes, se la transmitimos y trabajamos con ellos para que cumplan sus obligaciones desde el punto de vista del controlador de datos, dice Olivia.

¿Qué pasa con la legalidad del propio contrato? Olivia señala que muchos proveedores de firma electrónica no aportan pruebas de la legalidad de los contratos. Porque su firma electrónica no va acompañada de un sello homologado, lo que causa enormes problemas si la empresa quiebra, en caso de juicio o de cualquier impugnación de la legalidad del contrato.

Hay muchos proveedores ahí fuera que hacen firma electrónica de una forma u otra. Pero no tienen necesariamente un método que les respalde, que es el punto de vista legal. Es algo de lo que la gente debería ser consciente, dice Olivia.

Por otra parte, los contratos firmados con Oneflow se sellan automáticamente con un Sello Electrónico Cualificado. Esto significa que tú y tus contrapartes podéis estar completamente seguros de que lo que habéis firmado hoy se mantendrá sin cambios verificables, tanto ahora como en el futuro. Además, también tienes acceso y puedes ver todos los detalles que han sucedido en un contrato, de principio a fin.

Esto es clave para asegurarte de que puedes tener el control de quién ha estado en un contrato y quién ha accedido a él. Y eso puede sostenerse ante un tribunal si es necesario, dice Olivia.

Oneflow para Ventas

El trabajo administrativo no está en la naturaleza de un vendedor. Pregúntale a cualquier comercial. Nicolas Paanalahti, Country Manager de Finlandia, ha utilizado Oneflow como representante de ventas y gestor, por lo que ha visto las ventajas en diferentes funciones del equipo. Y, por lo que puede ver, no hay administración para ninguna función.

Oneflow para Ventas

El discurso de ventas de Oneflow – de un vendedor a otro | Nicolas Paanalahti, Country Manager Finland

Razones por las que los vendedores eligen Oneflow

Según Nicolas, hay tres razones principales por las que los equipos de ventas incluyen Oneflow en su pila tecnológica de ventas:

  • Para ahorrar tiempo
  • Reducir el trabajo administrativo
  • Elimina los riesgos en el proceso de contratos y propuestas

Aunque hemos progresado en muchas áreas, los contratos siguen consumiendo mucho tiempo del equipo de ventas. Horas valiosas que podrían haber dedicado a vender. Nicolas explica que muchas empresas siguen gestionando sus contratos manualmente, desde su creación hasta su almacenamiento en algún lugar tras la firma. Lo que consume demasiado tiempo en el proceso de venta de hoy y de mañana.

Agilizar el proceso es muy importante para las empresas con las que hablo. Y, obviamente, ahorrar tiempo a los comerciales para que vendan más, dice Nicolas.

Como líder de ventas, quieres asegurarte de que tus propuestas tienen los términos y precios correctos. Las sorpresas ocurren con demasiada facilidad. Oneflow puede ayudarte a reducir los riesgos con plantillas de contratos de acceso controlado que son dinámicas y seguras. Puedes bloquear fácilmente las secciones que no quieres que toquen tus representantes de ventas y disponer sólo de la última versión.

Eliminar riesgos es una de las razones clave para elegir Oneflow. Por ejemplo, si soy jefe de ventas, ¿cómo me aseguro de que mis vendedores utilizan la plantilla que he decidido? ¿Cómo me aseguro de que no hacen cambios en esas plantillas?, dice Nicolas.

Otra razón por la que los equipos de ventas prefieren Oneflow a cualquier otra plataforma de contratos es el archivo. Nicolas recibe a menudo comentarios de clientes potenciales diciendo que es muy valioso contar con una plataforma de automatización de contratos que se ocupe de la creación y firma de contratos, y que además se ocupe de tus contratos una vez firmados. Proporciona control y estructura.

Partimos de la firma, la ampliamos y lo ponemos todo en una plataforma, integrada de forma nativa en tu CRM, dice Nicolas.

Lee también 8 retos a los que se enfrentarán los vendedores en 2023 y cómo superarlos

Cómo ayuda Oneflow en el proceso de venta

¿Cómo ayuda Oneflow a un comercial en su proceso de venta? Ésta es la estrategia de Nicolas:

  1. Siempre envío una propuesta de ventas. Y la razón por la que lo hago es porque me resulta muy fácil crearla desde Salesforce, nuestro CRM. Puedo elegir la plantilla correcta con un clic, y toda la información se transfiere automáticamente a la propuesta. Y después, puedo enviársela a mi cliente potencial.
  2. Lo que mola de Oneflow es que puedo ayudar al cliente potencial e impulsarle durante todas las fases del proceso. Los análisis básicos me ayudan en mi proceso de ventas, como ver qué hacen dentro de la propuesta y cuántas veces la han abierto. Puedo estar seguro de que les estoy llamando en el momento adecuado. Oneflow elimina las conjeturas del proceso de ventas.
  3. Cuando llega el momento de negociar, puedes modificar la propuesta al instante, justo después de la llamada con el cliente potencial. Proporciona ese mágico efecto sorpresa, que me permite sorprender a los clientes antes de venderles nada. Visualiza cómo pueden utilizar Oneflow en su proceso de ventas.

Oneflow para RRHH

¿Has participado últimamente en alguna contratación? Entonces puede que seas consciente de las dificultades para atraer talento. Amanda Carapi Sjölin, Directora de Talento y Diversidad, sabe lo que una marca de empleador fuerte puede hacer por tus posibilidades de atrapar al candidato antes que la competencia. Cada punto de contacto con tu marca cuenta, incluso el último paso del proceso de contratación.

Oneflow para RRHH

¿Cómo ayuda Oneflow con la marca de empleador? | Amanda Carapi Sjölin, Directora de Talento y Diversidad

Cómo Oneflow potencia el employer branding

No se acaba hasta que el candidato firma la oferta (viejo proverbio de RRHH). Con Oneflow, puedes convertir a los candidatos en contratados de forma rápida y sencilla. ¿Cómo? Enviándoles contratos de trabajo interactivos y realmente digitales. El candidato puede escribir su información de contacto, su número personal y su dirección directamente en el contrato. Así se ahorran un montón de correos electrónicos y envíos postales innecesarios.

La oferta es la primera impresión que el candidato se lleva de la empresa tras el proceso de contratación. Oneflow ayuda a potenciar la marca del empleador en ese sentido, dice Amanda.

Cómo te perciben tus candidatos lo es todo. Así que no dejes nada al azar. Amanda describe el proceso de contratación con Oneflow como fluido, y además es fácil interactuar con tus candidatos. Como seguro que surgen preguntas sobre la oferta, pueden hacerlas directamente en la sección de comentarios. Y firmar allí donde estén. ¿Quizá tengas la suerte de recibir comentarios tan positivos como los de Amanda?

Hace poco hablé con un candidato que elogiaba Oneflow, tanto el aspecto ecológico de todo el producto como el hecho de que ayuda al individuo en su trabajo diario, dice Amanda.

Lee también Las 10 mejores herramientas de RRHH para 2023

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