Vous souhaitez raccourcir votre processus contractuel, mais vous vous retrouvez toujours noyé dans le papier ? Les contrats électroniques sont peut-être ce qu’il vous faut. Ils sont plus rapides, plus faciles à gérer et plus sûrs. C’est un excellent point de départ pour toute transformation numérique.
Statista estime que le montant des dépenses consacrées à la transformation numérique augmentera de 60 % rien qu’aux États-Unis d’ici 2025. Comme de plus en plus d’entreprises se numérisent, la concurrence ne fera que s’intensifier. Si vous voulez vous démarquer sur le marché dynamique d’aujourd’hui, abandonnez les contrats traditionnels pour des contrats électroniques.
Pour organiser votre flux de travail en fonction des contrats électroniques, lisez ce guide.
1. Qu’est qu’un contrat électronique ?
84 % des entreprises sont contraintes de simplifier leur processus contractuel et 81 % d’entre elles prévoient d’investir dans l’automatisation des contrats, selon World Commerce & Contracting (WCC).
Un contrat électronique est essentiellement une version numérique d’un contrat papier. Il comprend toutes les conditions générales comme un contrat papier et reste juridiquement contraignant. Les contrats électroniques vous permettent de négocier, d’éditer et de signer électroniquement, le tout d’une manière plus simple que sur papier.
Un contrat électronique est exactement le même qu’un contrat sur papier, mais sur votre écran. Avec le bon logiciel, vous pouvez même classer les modèles pour le même type de transactions dans des domaines tels que le marketing, la fabrication, les achats, etc. et les utiliser pour des clients dans ce domaine.
2. La différence entre les contrats classiques et électroniques
Vous pouvez penser que les contrats normaux sont plus faciles à utiliser parce que vous n’aurez pas à consacrer du temps à la formation de votre équipe ou à l’achat d’un nouvel outil. Mais une fois que vous aurez investi dans les contrats électroniques, vous serez surpris de voir combien d’argent et de temps vous économiserez grâce à eux, car ils transforment numériquement votre processus contractuel.
Par exemple, le traitement, la vérification et la remise au client d’un contrat sur papier prennent au moins 4 à 6 semaines. Avec les contrats électroniques, vous pouvez créer des contrats en 5 minutes à l’aide de modèles prédéfinis et les envoyer par courrier électronique en quelques secondes.
Pour vous donner une meilleure idée, voici les principales différences entre les contrats normaux et les contrats électroniques :
Possibilité d’erreur
Il est plus facile de détecter et de corriger les erreurs dans un contrat électronique, car il est basé sur le web et vous pouvez le modifier en temps réel.
Coûts de transaction
Vous pouvez éviter les coûts d’impression, de papier, d’encre, de stockage et autres si vous utilisez des contrats électroniques. Il vous suffit de les créer en ligne à l’aide d’un logiciel numérique et de les faire signer électroniquement. Si votre entreprise utilise des contrats normaux, vous devrez les renouveler pour chaque client, utiliser plus de papier et tenir un inventaire des documents connexes. Tout cela augmente les coûts.
N’oubliez pas que les contrats électroniques sont plus respectueux de la planète que les contrats normaux.
Sécurité
Les contrats électroniques sont plus sûrs que les contrats sur papier. Cela est dû aux dispositifs de sécurité, tels que les signatures biométriques, les mots de passe et les plateformes de collaboration en équipe qui sont inaccessibles à toute personne qui n’en a pas l’autorisation. D’autre part, même si les contrats normaux sont conservés sous clé, des personnes non autorisées peuvent toujours pénétrer dans les coffres-forts ou les archives et y accéder.
Les contrats électroniques sont également plus conviviaux pour les clients, et les API vous permettent de les intégrer à vos plateformes.
3. Comment faire un contrat électronique ?
Vous pouvez créer des contrats électroniques de différentes manières. Mais certaines fonctionnalités telles que les mises à jour en direct, les modèles prêts à l’emploi, le stockage dans le nuage et les contrats HTML et basés sur le web sont la voie à suivre.
Un bon logiciel de gestion des contrats vous permet de créer ces contrats et de les signer en direct, sans quitter votre CRM. Tout cela se fait grâce à la magie des intégrations natives. Vous pouvez également utiliser l’éditeur de contrat intuitif pour personnaliser différents contrats pour les clients.
Voici les étapes à suivre pour créer un contrat électronique :
- Assurez-vous que le signataire peut recevoir votre contrat au format numérique.
- Il est clair que les signatures légales sont tout aussi contraignantes que leurs équivalents humides.
- Choisissez le modèle qui vous convient le mieux ou créez un contrat à partir de zéro, comme vous le feriez pour les contrats sur papier.
- Joignez les détails pertinents et déterminez les conditions fixes.
- Envoyez le contrat et faites-le signer électroniquement.
4. Quels sont les différents types de contrats ?
Il existe 5 types différents de contrats électroniques :
- Les bandes de défilement : Les fenêtres de navigation apparaissent souvent lors de l’accès à des sites. Ils disent quelque chose comme “En utilisant ce site, vous acceptez de recevoir des cookies”, ou quelque chose de ce genre.
- Clickwraps : Vous avez déjà réservé un vol auprès de Ryanair ? Vous avez remarqué que la case “J’accepte les conditions générales” se remplit automatiquement lorsque vous recherchez des vols bon marché ? C’est un clickwrap en action. Vous cliquez sur “J’accepte d’utiliser un site”.
- Les scrollwraps : Si vous avez un iPhone, vous devez faire défiler les conditions générales avant de pouvoir installer une mise à jour importante. Il s’agit d’un scrollwrap en action. Ce n’est que lorsque vous arrivez à la fin que vous pouvez accepter les conditions générales.
- Enveloppes d’ouverture de session : Les enveloppes de signature sont semblables aux enveloppes de navigation en ce sens qu’elles supposent un accord. Toutefois, contrairement à ces dernières, cette présomption n’entre en vigueur que lorsque l’utilisateur s’est connecté.
Signatures électroniques : Elles sont souvent réservées aux contrats plus formels. Le contrat n’est pas considéré comme valide ou contraignant tant que les deux parties n’ont pas signé à l’aide d’une signature électronique.
5. Comment signer digitalement un contrat électronique
Il existe trois façons différentes:
- Vous pouvez signer une copie papier de votre contrat, la scanner et la télécharger, et cette méthode est encore acceptée dans de nombreux pays.
- Signatures électroniques : Vous pouvez les ajouter à votre contrat à l’aide d’un logiciel, d’extensions tierces, d’un dessin ou même de polices cursives.
- Signatures numériques : Elles doivent être vérifiées par une autorité de certification (AC) utilisant une infrastructure à clé privée (ICP).
- Clickwrap : il vous suffit de cliquer sur “J’accepte” ou “Accepter” pour que votre document soit signé électroniquement.
6. Toutes les étapes pour signer électroniquement
Voici comment signer un contrat électronique à l’aide d’un logiciel de gestion des contrats tel que Oneflow :
- Ouvrez l’e-mail de notification : Lorsqu’un contrat a été créé et qu’il est prêt à être signé, la personne qui l’a créé l’envoie pour qu’il soit signé. Cela déclenche l’envoi d’un courriel, qui arrive dans votre boîte de réception presque instantanément.
- Remplissez les champs obligatoires : La première chose à faire est de lire le contrat. Cela peut sembler évident, mais il n’est jamais inutile de procéder à une dernière vérification. Si vous remarquez une erreur, ne vous inquiétez pas. Pour savoir comment signer un contrat électronique, il faut savoir s’il s’agit d’un contrat au format PDF ou HTML. S’il s’agit d’un PDF, vous risquez d’oublier un champ. S’il s’agit d’un contrat HTML, vous serez averti si un champ a été oublié.
- Laissez des commentaires, si nécessaire : Dans le cas d’un contrat HTML, si vous constatez une erreur, il vous suffit de laisser un commentaire. L’expéditeur en sera immédiatement informé et pourra apporter les modifications nécessaires avant que vous ne signiez, sans créer une chaîne de courriels interminable.
- Signez : Qu’il s’agisse de cliquer sur un bouton “Signer maintenant”, de signer avec une application d’identification, comme BankID, ou d’utiliser une signature manuscrite, un bon logiciel de gestion de contrats vous couvre.
- Recevez un courriel de confirmation : Dès que vous avez signé le contrat, vous et la personne qui l’a envoyé recevez un courriel. Vous pourrez également télécharger le contrat pour le conserver. Nous vous recommandons toutefois d’utiliser une solution d’archivage en ligne.
7. Comment les contrats électroniques sont utilisés dans les différents secteurs ?
Oneflow vous permet de transformer le processus traditionnel obsolète des contrats et de travailler avec des contrats numériques qui sont vraiment dynamiques.
A chaque étape du processus contractuel, de la création à l’ajout de signatures électroniques, vous pouvez utiliser cette plateforme pour gérer et stocker les contrats de tous vos clients.
En fait, les contrats électroniques sont si puissants et ont une application si universelle qu’ils peuvent être utilisés dans pratiquement tous les secteurs imaginables. Qu’il s’agisse du secteur juridique, des ressources humaines ou de la vente, les contrats électroniques peuvent vous aider à faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure. En fait, vous pouvez en savoir plus à ce sujet en cliquant ici.
8. Est-ce que les contrats électroniques sont juridiquement contraignants ?
En bref, oui. Mais il ne s’agit pas d’une question à réponse unique.
Les réglementations GDPR et eIDAS peuvent varier d’un pays à l’autre. Il y a aussi le fait que le GDPR et l’eIDAS s’appliquent tous deux aux entreprises situées en dehors des pays signataires, mais qui font des affaires dans les pays signataires. Dans les pays qui ne sont pas liés par le GDPR et l’eIDAS, mais qui utilisent ces lois comme base pour leur propre législation, la situation n’est pas aussi noire et blanche.
Comme l’UE, certains pays appliquent leurs lois aux données de leurs citoyens, même lorsqu’elles sont traitées à l’étranger. D’autres ne le font pas. Veillez à vérifier la législation locale avant de prendre toute décision importante concernant le traitement de vos signatures électroniques. Après tout, vous voulez qu’elles soient juridiquement contraignantes.
