Quer encurtar o seu processo contratual mas está sempre atolado em papel? Então, os contratos electrónicos podem ser ideais para si. São mais rápidos, mais fáceis de gerir e mais seguros. É um óptimo ponto de partida para qualquer transformação digital.
O Statista estima que o montante gasto na transformação digital aumentará 60% só nos Estados Unidos até 2025. À medida que mais empresas se digitalizam, a concorrência só se intensificará. Se quiser destacar-se no mercado dinâmico dos dias de hoje, troque os contratos tradicionais por contratos electrónicos.
Para organizar o seu fluxo de trabalho para ser alimentado por contratos electrónicos, leia este guia.
1. O que é um contrato electrónico?
84% das empresas estão sob pressão para simplificar o seu processo contratual e 81% planeiam investir na automatização dos contratos, de acordo com a World Commerce & Contracting (WCC).
Um contrato electrónico é basicamente uma versão digital de um contrato em papel. Inclui todos os seus termos e condições, tal como um contrato em papel, e continua a ser juridicamente vinculativo. Os contratos electrónicos permitem-lhe negociar, editar e assinar electronicamente, tudo de uma forma mais simples do que em papel.
Um contrato electrónico é exatamente o mesmo que um contrato em papel, apenas no seu ecrã. Com o software certo, pode até categorizar modelos para o mesmo tipo de negócios em empresas como marketing, fabrico, compras, etc., e utilizá-los para clientes nesse domínio.
Leia também: Tudo o que precisa de saber sobre as assinaturas electrónicas Oneflow e o regulamento eIDAS
2. A diferença entre contratos normais e electrónicos
Poderá pensar que os contratos normais são mais fáceis de utilizar porque não terá de gastar tempo a formar a sua equipa ou a comprar uma nova ferramenta. Mas quando investir em contratos electrónicos, ficará surpreendido com a quantidade de dinheiro e tempo que poupará com eles, uma vez que transformam digitalmente o seu processo contratual.
Por exemplo, um contrato em papel demora pelo menos 4-6 semanas a ser processado, verificado e entregue ao cliente. Mas com os contratos electrónicos, pode criar contratos em 5 minutos com modelos feitos por si e enviá-los por correio electrónico em segundos.
Para lhe dar uma melhor visão, eis as principais diferenças entre os contratos normais e os contratos electrónicos:
- Possibilidade de erro
É mais fácil detectar e editar os erros num contrato electrónico, uma vez que este se baseia na Internet e pode ser editado em tempo real.
- Custos de transação
Pode evitar os custos de impressão, papel, tinta, armazenamento, etc., se utilizar contratos electrónicos. Tudo o que tem de fazer é criá-los online num software digital e assiná-los por via electrónica. Se a sua empresa utiliza contratos normais, terá de os renovar para cada cliente, utilizar mais papel e manter um inventário dos materiais relacionados. Tudo isto aumenta o seu custo.
Lembre-se: os contratos electrónicos são melhores para o planeta do que os contratos normais.
- Segurança
Os contratos electrónicos são mais seguros do que os contratos em papel. Isto deve-se às funcionalidades de segurança, como os registos biométricos, as palavras-passe e as plataformas de colaboração em equipa que são inacessíveis a quem não tiver autorização. Por outro lado, mesmo que mantenha os contratos normais fechados à chave, as pessoas não autorizadas podem entrar em cofres ou arquivos e aceder aos mesmos.
Os contratos electrónicos são também mais fáceis de utilizar pelos clientes, e as API permitem integrá-los nas suas plataformas.
Leia também: 10 formas de a gestão do ciclo de vida dos contratos melhorar a confiança dos clientes e a reputação da marca
3. Como se faz um contrato electrónico?
Pode criar contratos electrónicos de várias formas. Mas algumas funcionalidades como actualizações em tempo real, modelos prontos a usar, armazenamento na nuvem e contratos baseados em HTML e na Web são a melhor opção.
Um bom software de gestão de contratos permite-lhe criar estes contratos e assiná-los em direto, sem sair do seu CRM. Tudo isto acontece através da magia das integrações nativas. Também pode utilizar o intuitivo editor de contratos para personalizar diferentes contratos para os clientes.
Eis os passos para criar um contrato electrónico:
- Certifique-se de que o signatário pode receber o seu contrato em formato digital.
- É claro para todos que as assinaturas legais são tão vinculativas como as suas contrapartes envolvidas com assinaturas físicas.
- Escolha o seu modelo ideal ou crie um contrato de raiz, tal como faria com os contratos em papel.
- Junte os pormenores relevantes e decida as condições fixas.
- Envie o contrato e obtenha a sua assinatura electrónica.
4. Quais são os diferentes tipos de contratos electrónicos?
Existem 5 tipos diferentes de contratos electrónicos. São eles:
- Browsewraps: os “Browsewraps” aparecem frequentemente quando se entra nos sites. Dizem algo como: “Ao utilizar este site, concorda em receber cookies”, ou algo do género.
- Clickwraps: Já reservou um voo com a Ryanair? Reparou como a caixa “Aceito os termos e condições” é preenchida automaticamente quando procura voos baratos? Isso é um clickwrap em ação. Está a clicar em ‘Aceito quando utilizo um site’.
- Scrollwraps: Se tem um iPhone, tem de percorrer os termos e condições antes de poder instalar uma atualização importante. Isto é um scrollwrap em acção. Só quando chega ao fim é que pode concordar com os termos e condições.
- Sign-in wraps: são semelhantes aos “browsewraps”, na medida em que pressupõem a concordância. No entanto, ao contrário dos browsewraps, esse pressuposto não entra em vigor até que o utilizador tenha iniciado a sessão.
- Assinaturas electrónicas: Estas são frequentemente reservadas para contratos mais formais. O contrato não é considerado válido ou vinculativo até que ambas as partes o tenham assinado com uma assinatura electrónica.
5. Como assinar um contrato electrónico
Existem diferentes formas de assinar os seus contratos electrónicos. Estas são:
- Pode assinar uma cópia em papel do seu contrato, digitalizá-la e carregá-la, o que continua a ser aceite em muitos países.
- Assinaturas electrónicas: Pode adicioná-las ao seu contrato através de software, suplementos de terceiros, desenho ou mesmo utilizando tipos de letra cursiva.
- Assinaturas digitais: Estas precisam de ser verificadas por uma Autoridade de Certificação (AC) utilizando uma Infraestrutura de Chave Privada (PKI).
- Clickwrap: este acordo só precisa que clique em “Concordo” ou “Aceito” e o seu documento será assinado electronicamente.
6. Como assinar um contrato electrónico: passo a passo
Veja como assinar um contrato electrónico utilizando um software de gestão de contratos como a Oneflow:
- Abra a mensagem de correio electrónico de notificação: Quando um contrato tiver sido criado e estiver pronto para ser assinado, a pessoa que o criou enviará o contrato para ser assinado. Isto desencadeia um e-mail, que chega à sua caixa de entrada quase instantaneamente.
- Preencha os campos obrigatórios: A primeira coisa a fazer é ler o contrato. Pode parecer um dado adquirido, mas nunca é demais fazer uma verificação final. Se detetar um erro, não se preocupe. Uma grande parte da forma de assinar um contrato electrónico depende do facto de se tratar de um contrato em PDF ou HTML. Se for um PDF, pode falhar um campo. Se for HTML, será notificado se algum campo tiver sido omitido.
- Deixe comentários, se necessário: Com um contrato em HTML, se detetar um erro, pode simplesmente deixar um comentário. O remetente será imediatamente notificado e poderá fazer as alterações necessárias antes de o assinar, sem criar uma cadeia de correio electrónico interminável.
- Assine à vontade: Quer seja clicando num botão onde se lê “Assinar agora”, assinando com uma aplicação de identificação, como o BankID, ou utilizando uma assinatura manuscrita, um excelente software de gestão de contratos tem tudo o que precisa.
- Receba um e-mail de confirmação: Assim que tiver assinado o contrato, tanto você como a pessoa que o enviou receberão um e-mail. Poderá também descarregar o contrato para o guardar. Mas recomendamos que utilize uma solução de arquivo online.
7. Como são utilizados os contratos electrónicos nos diferentes sectores?
Oneflow permite-lhe transformar o processo tradicional desatualizado dos contratos e trabalhar com contratos digitais que são verdadeiramente dinâmicos.
Em todas as fases do processo contratual, desde a criação até à adição de assinaturas electrónicas, pode utilizar esta plataforma para gerir e armazenar os contratos de todos os seus clientes.
De facto, os contratos electrónicos são tão poderosos e têm uma aplicação tão universal que podem ser utilizados em praticamente todos os sectores imagináveis. Desde o jurídico, aos RH, às vendas, os contratos electrónicos podem ajudá-lo a levar o seu negócio para o próximo nível. Na verdade, pode saber ainda mais sobre isso aqui.
8. Os contratos electrónicos são juridicamente vinculativos?
Em suma, sim. Mas não se trata de uma pergunta com uma resposta definida.
Os regulamentos do GDPR e do eIDAS podem variar de país para país. Há também o facto de o RGPD e a eIDAS se aplicarem a empresas fora dos países signatários, mas que fazem negócios nos países signatários. Nos países que não estão vinculados ao RGPD e à eIDAS, mas que utilizam estas leis como base para a sua própria legislação, o cenário não é tão claro.
Tal como a UE, alguns países aplicam a sua legislação aos dados dos seus cidadãos, mesmo quando estes são tratados no estrangeiro. Outros não o fazem. Certifique-se de que verifica a legislação local antes de tomar qualquer decisão importante sobre a forma de tratar as suas assinaturas electrónicas. Afinal, quer que elas sejam juridicamente vinculativas.
