Quando foi a última vez que viu alguém adicionar uma assinatura electrónica a um documento Word? Provavelmente há algum tempo. Isto porque a maioria das empresas prefere utilizar assinaturas electrónicas para assinar os seus documentos. É mais cómodo, poupa tempo e reduz os custos administrativos. De facto, as empresas que utilizam software de gestão de contratos reduzem os custos administrativos em até 85%.
Mas isso não significa que o Word se tenha tornado obsoleto. Longe disso. Quer se trate de um contrato de trabalho, de um acordo com um fornecedor, de um NDA ou dos T&C de um produto ou serviço, pode assinar electronicamente ou adicionar uma assinatura digital ao seu documento comercial no Word. Mas como?
Na verdade, existem algumas formas diferentes. Algumas estão incorporadas no Word, outras requerem uma extensão.
Por isso, se é uma das mais de um milhão de empresas que utilizam o Office 365, este artigo irá guiá-lo sobre como deixar a sua assinatura electrónica num documento do Word.
Neste artigo, abordaremos:
- Adicionar uma assinatura electrónica a um documento Word
- Utilizar plug-ins de assinatura electrónica de terceiros
- Utilizar a ferramenta de desenho da Microsoft para desenhar a sua assinatura
- Inserir uma imagem da sua assinatura no Word
- Utilizar tipos de letra profissionais para assinar no Word
- Encriptar a sua assinatura electrónica
- Procura uma ferramenta de assinatura electrónica?
Adicionar uma assinatura electrónica a um documento Word
Adicionar uma assinatura electrónica a um documento Word é semelhante a adicionar uma assinatura electrónica a um Google Doc ou a um PDF.
No entanto, tenha em atenção que a validade de uma assinatura electrónica pode variar devido a regulamentos locais.
Quando tiver a certeza de que uma assinatura electrónica é tão válida como uma assinatura em papel, está pronto para começar a assinar documentos utilizando o Word.
Veja como o pode fazer:
Utilizar plug-ins de assinatura electrónica de terceiros
Passo 1: Na barra de menus, seleccione Inserir>Inserções adicionais>Obter suplementos.
Passo 2: Escreva “esign” ou “e-signatures” na barra de pesquisa e verá várias opções.
Sugestão: utilize palavras-chave como “assinatura electrónica” e “assinatura electrónica” para ver melhores opções do que as que obteria apenas com “assinaturas”.
Etapa 3: Consulte as opções para encontrar a que melhor se adequa a si.
Passo 4: Depois de instalar a extensão, seleccione-a na opção “personalizada”.
Em alternativa, pode aceder às suas extensões utilizando a subsecção “Os meus suplementos” no menu “suplementos”.
Passo 5: Adicione o seu nome e escolha um dos estilos encontrados na extensão.
Passo 6: Clique no botão “inserir assinatura” e adicione-a ao seu documento.
Sugestão: pode ajustar a posição e o tamanho da assinatura electrónica depois de esta ter sido adicionada ao documento.
Utilizar a ferramenta de desenho da Microsoft para desenhar a sua assinatura
Passo 1: Seleccione Inserir>Desenho>Desenho na barra de menus.
Passo 2: Abre-se uma tela em branco na janela do Word. Pode desenhar a sua assinatura com as diferentes ferramentas de desenho do menu na barra horizontal superior esquerda.
Passo 3: Clique em “Guardar e fechar”. A sua assinatura aparece no lugar do cursor.
Leia também: Como é que a assinatura electrónica pode impulsionar o seu negócio?
Inserir uma imagem da sua assinatura no Word
Passo 1: Assine uma folha de papel em branco e tire uma fotografia da mesma.
Passo 2: Carregue esta imagem para o seu computador portátil ou computador.
Passo 3: Vá a Inserir>Imagem>Este dispositivo ou Onedrive (se o tiver carregado para a nuvem). Clique nele e adicione a imagem. Voilà! Criou uma assinatura electrónica.
Na atual era digital, as assinaturas electrónicas tornaram-se uma ferramenta cada vez mais importante para a realização de negócios online. Uma das aplicações das assinaturas electrónicas é o recrutamento virtual, em que as empresas as utilizam para assinar e enviar ofertas de emprego a candidatos remotamente.
Um assistente de recrutamento virtual pode facilitar este processo, orientando os candidatos no processo de assinatura electrónica e respondendo a quaisquer perguntas que possam ter. A anotação de imagens é outra funcionalidade que pode ser integrada no software de assinatura electrónica, permitindo aos candidatos adicionar a sua assinatura diretamente a uma cópia digital da oferta de emprego. Esta funcionalidade pode ajudar a garantir que a assinatura do candidato é clara e facilmente visível, ao mesmo tempo que torna o processo mais rápido e eficiente.
Utilizar tipos de letra profissionais para assinar no Word
Pode escolher entre uma variedade de tipos de letra para que a sua assinatura electrónica reflicta o mais possível a sua assinatura em papel.
A menos que esteja a assinar documentos comerciais de alta segurança, isto funciona como um bom substituto. Embora esta não seja a sua assinatura real, pode funcionar como uma assinatura electrónica.
Aqui estão apenas alguns tipos de letra que pode utilizar para fazer sobressair a sua assinatura electrónica no Word:
- Jumbo
- Caveat
- Segoe Print
- Baguet Script
- Bookman Old Style
Também pode escolher diferentes opções de personalização no menu pendente do tipo de letra. Pode até jogar com itálico, negrito e semi-negrito para fazer sobressair a sua assinatura electrónica.
Parabéns! Conseguiu adicionar a sua assinatura electrónica a um documento do Word. Mas e se essa opção não estiver disponível?
Não se preocupe, ainda há outra forma de o fazer.
Encriptar a sua assinatura electrónica
A sua assinatura digital é diferente da sua assinatura electrónica. As assinaturas digitais utilizam algoritmos e encriptação para manter o seu documento seguro e verificá-lo. Uma assinatura digital também utiliza um certificado digital para validar a sua identidade.
Se adicionar uma assinatura digital a um documento do Word, este produz um certificado digital.
Assim, pode adicionar a sua assinatura digital a registos financeiros de alta segurança, negócios, contratos RGPD e outros relatórios confidenciais.
Pode fazê-lo da seguinte forma:
Passo 1: Seleccione Inserir>Grupo de texto>Linha de assinatura na barra de menus.
Passo 2: Introduza as suas informações na caixa pop-up “Signature Setup” (Configuração da assinatura).
Passo 3: Clique no botão “OK” e faça duplo clique na linha de assinatura.
Passo 4: Irá ver a caixa pop-up “Assinar”. Escreva o seu nome no campo em branco.
Passo 5: Seleccione “Alterar” no canto direito do campo “Assinar como”.
Passo 6: Aparece a caixa “Windows Security” (Segurança do Windows). Seleccione a opção “Clique aqui para ver as propriedades do certificado”.
Passo 7: Aparece a caixa “Detalhes do certificado”. Seleccione a “Utilização da chave”. Se a caixa de texto abaixo indicar “Assinatura digital, não repúdio”, clique em OK.
Dica: Se não tiver esta opção na caixa, volte atrás e seleccione “Mais opções” na caixa “Segurança do Windows”. Siga novamente o passo 7 até encontrar a opção “Utilização de chaves”.
Passo 8: Seleccione “Sign” (Assinar) e insira o seu USB ou Smart Card no leitor PIV (Personal Identity Verification). Introduza o seu PIN e clique em “OK”.
Passo 9: Aparece uma caixa de diálogo. Clique em ‘OK’ e, sem mais nem menos, a sua assinatura digital é guardada.
Leia também: Porque é que as assinaturas electrónicas são tão válidas como as assinaturas manuscritas?
Sugestões para assinar o seu documento Word
Agora que já sabe como preencher um documento Word, pode estar a pensar em formas de facilitar o processo de escrita. Embora este guia abranja as noções básicas do Word, é importante ter em atenção que existem diferentes tipos de documentos Word que se adequam a diferentes objectivos.
- Currículo: Este documento é utilizado para mostrar as suas competências e experiência com o objetivo de conseguir um emprego.
- Livro Branco: Este documento é utilizado para recolher e organizar informações relacionadas com um determinado tópico.
- Plano de negócios: Este documento é utilizado para delinear os pormenores da criação de uma empresa.
Procura uma ferramenta de assinatura electrónica?
Quer seja novo no mundo das assinaturas electrónicas ou já utilize software de contratos, existem muitas opções. E achamos que a Oneflow é uma boa opção, se assim o podemos dizer.
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