¿Cuándo fue la última vez que viste a alguien añadir una firma electrónica en un documento de Word? Probablemente hace bastante tiempo. Esto se debe a que la mayoría de las empresas prefieren utilizar firmas electrónicas para firmar sus documentos. Es más cómodo, ahorra tiempo y reduce los costes administrativos. De hecho, las empresas que utilizan software de gestión de contratos reducen los costes administrativos hasta un 85%.
Pero eso no significa que Word se haya quedado obsoleto. Ni mucho menos. Ya sea un contrato de trabajo, un acuerdo con un proveedor, un acuerdo de confidencialidad o los términos y condiciones de un producto o servicio, puedes firmar electrónicamente o añadir una firma digital a tu documento empresarial en Word. ¿Pero cómo?
En realidad, hay varias formas diferentes. Algunas están integradas en Word, otras requieren una extensión.
Así que si eres una de las más de un millón de empresas que utilizan Office 365, este artículo te guiará sobre cómo dejar tu firma electrónica en un documento de Word.
En este artículo, trataremos:
- Añadir una firma electrónica a un documento Word
- Utilizar plug-ins de firma electrónica de terceros
- Utilizar la herramienta de dibujo de Microsoft para dibujar tu firma
- Insertar una imagen de tu firma en Word
- Utilizar fuentes profesionales para firmar en Word
- Cifrar tu firma electrónica
- ¿Buscas una herramienta de firma electrónica?
Añadir una firma electrónica a un documento Word
Añadir una firma electrónica a un documento de Word es similar a hacerlo en un documento de Google Doc o en un PDF.
Pero ten en cuenta que la validez de una firma electrónica puede variar debido a la normativa local.
Cuando estés completamente seguro de que una firma electrónica es tan válida como una firma húmeda, podrás empezar a firmar documentos con Word.
A continuación te explicamos cómo hacerlo:
Utilizar plug-ins de firma electrónica de terceros
Paso 1: En la barra de menús, selecciona Insertar>Añadir complementos>Obtener complementos.
Paso 2: Escribe “esign” o “firmas electrónicas” en la barra de búsqueda, y verás múltiples opciones.
Consejo profesional: Utiliza palabras clave como “esign” y “firma electrónica” para ver mejores opciones que las que obtendrías con sólo “firmas”.
Paso 3: Echa un vistazo a las opciones para encontrar la que mejor se adapte a ti.
Paso 4: Una vez instalada la extensión, selecciónala en la opción “personalizada”.
También puedes acceder a tus extensiones mediante la subsección “Mis complementos” del menú “Complementos”.
Paso 5: Añade tu nombre y elige entre los estilos que encontrarás en la extensión.
Paso 6: Haz clic en el botón “Insertar firma” y añádela a tu documento.
Truco profesional: Puedes ajustar la posición y el tamaño de la firma electrónica una vez añadida al documento.
Utilizar la herramienta de dibujo de Microsoft para dibujar tu firma
Paso 1: Selecciona Insertar>Dibujo>Dibujar en la barra de menús.
Paso 2: Se abrirá un lienzo en blanco en la ventana de Word. Puedes dibujar tu firma con las distintas herramientas de dibujo del menú de la barra horizontal superior izquierda.
Paso 3: Haz clic en “Guardar y Cerrar”. Tu firma aparecerá en el lugar del cursor.
Lee también ¿Cómo puede impulsar tu negocio la firma electrónica?
Insertar una imagen de tu firma en Word
Paso 1: Firma un papel en blanco y hazle una foto.
Paso 2: Sube esta foto a tu portátil u ordenador.
Paso 3: Ve a Insertar>Imagen>Este dispositivo u Onedrive (si la has subido a la nube). Haz clic en él y añade la imagen. ¡Listo! Has creado una firma electrónica.
En la era digital actual, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta cada vez más importante para hacer negocios en línea. Una aplicación de la firma electrónica es la contratación virtual, donde las empresas la utilizan para firmar y enviar ofertas de empleo a los candidatos a distancia.
Un asistente virtual de contratación puede facilitar este proceso guiando a los candidatos a través del proceso de firma electrónica y respondiendo a cualquier pregunta que puedan tener. La anotación de imágenes es otra función que puede integrarse en el software de firma electrónica, permitiendo a los candidatos añadir su firma directamente en una copia digital de la oferta de empleo. Esta función puede ayudar a garantizar que la firma del candidato sea clara y fácilmente visible, a la vez que hace que el proceso sea más rápido y eficaz.
Utilizar fuentes profesionales para firmar en Word
Puedes elegir entre varios tipos de letra para que tu firma electrónica refleje al máximo tu firma húmeda.
A menos que estés firmando documentos comerciales de alta seguridad, esto actúa como un buen sustituto. Aunque no sea tu firma real, puede funcionar como firma electrónica.
Aquí tienes algunos tipos de letra que puedes utilizar para que tu firma electrónica destaque en Word:
- Jumbo
- Advertencia
- Segoe Imprimir
- Guión Baguet
- Bookman Estilo Antiguo
También puedes elegir distintas opciones de personalización en el menú desplegable de fuentes. Incluso puedes jugar con cursiva, negrita y semibold para que tu firma electrónica destaque de verdad.
¡Enhorabuena! Has añadido correctamente tu firma electrónica a un documento de Word. Pero, ¿y si esa opción no está disponible?
No te preocupes, aún hay otra forma de hacerlo.
Cifrar tu firma electrónica
Tu firma digital es diferente de tu firma electrónica. Las firmas digitales utilizan algoritmos y cifrado para mantener seguro tu documento y verificarlo. Una firma digital también utiliza un certificado digital para validar tu identidad.
Si añades una firma digital a un documento Word, se produce un certificado digital.
Por lo tanto, puedes añadir tu firma digital a registros financieros de alta seguridad, acuerdos, contratos GDPR y otros informes confidenciales.
Puedes hacerlo así:
Paso 1: Selecciona Insertar>Grupo de texto>Línea de firma en la barra de menús.
Paso 2: Introduce tu información en el cuadro emergente “Configuración de la firma”.
Paso 3: Haz clic en el botón “Aceptar” y haz doble clic en la línea de firma.
Paso 4: Verás el cuadro emergente “Firmar”. Escribe tu nombre en el campo en blanco.
Paso 5: Selecciona “Cambiar” en la esquina derecha del campo “Firmar como”.
Paso 6: Aparece el cuadro ‘Seguridad de Windows’. Selecciona “Haz clic aquí para ver las propiedades del certificado”.
Paso 7: Aparecerá el cuadro “Detalles del certificado”. Seleccionarás el ‘Uso de la clave’. Si el cuadro de texto de abajo dice ‘Firma digital, no repudio’, haz clic en Aceptar.
Consejo profesional: Si no tienes esta opción en el cuadro, vuelve atrás y selecciona “Más opciones” en el cuadro “Seguridad de Windows”. Vuelve a seguir el paso 7 hasta que encuentres la opción “Uso de claves”.
Paso 8: Selecciona “Firmar” e introduce tu USB o Tarjeta Inteligente en el lector PIV (Verificación de Identidad Personal). Introduce tu PIN y haz clic en “Aceptar”.
Paso 9: Aparece un cuadro de diálogo emergente. Haz clic en “Aceptar” y, de este modo, se guardará tu firma digital.
Lee también ¿Por qué las firmas electrónicas son tan válidas como las manuscritas?
Consejos para firmar tu documento Word
Ahora que ya sabes cómo rellenar un documento de Word, puede que te estés preguntando cómo facilitar el proceso de redacción. Aunque esta guía cubre los aspectos básicos de Word, es importante tener en cuenta que existen diferentes tipos de documentos de Word que se adaptan a diferentes propósitos.
- Currículum vitae: Este documento se utiliza para mostrar tus habilidades y experiencia con el fin de conseguir un empleo.
- Libro Blanco: Este documento se utiliza para recopilar y organizar información relacionada con un tema concreto.
- Plan de empresa: Este documento se utiliza para esbozar los detalles de la creación de una empresa.
¿Buscas una herramienta de firma electrónica?
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