¿Cómo firmar un PDF online gratis?

Enhorabuena: como muchos de los que te han precedido, te han enviado un contrato en PDF y ahora estás luchando por firmarlo (gratis). Puede que una frenética búsqueda en Google te haya traído hasta aquí, o puede que simplemente sientas curiosidad por saber qué más hay ahí fuera. En cualquier caso, has llegado al lugar adecuado. El acto de firmar un PDF (sin la etiqueta del precio) en realidad no podría ser más sencillo.

¿Quieres firmar un PDF online que requiera una firma digital o electrónica legalmente vinculante?

No importa si se trata de un acuerdo de consultoría, un contrato de autónomo, un poder notarial o el acta de una reunión del consejo de administración, puedes firmar fácilmente un PDF en línea con cualquiera de los muchos servicios disponibles hoy en día.

Simplemente busca en Google “firmar un pdf online” y obtendrás más de 250 millones de visitas.

Cómo firmar gratis un PDF online

Firmar documentos PDF online es bastante sencillo. Sin embargo, muchos usuarios que utilizan por primera vez la firma electrónica de PDF pueden ser cautelosos a la hora de subir a Internet documentos sensibles que contengan información personal, como contratos. Por eso hemos enumerado aquí una serie de alternativas viables a los proveedores de firma electrónica.

Es fácil firmar un documento PDF online. Aquí tienes una guía paso a paso para conseguirlo:

1. En primer lugar, crea el documento en PDF que quieres firmar desde cualquier editor de documentos como Google Docs o Microsoft Office Word. Simplemente crea el contrato que quieres firmar y expórtalo como PDF.
2. Añade un nombre explicativo al documento PDF que quieras firmar y guárdalo en tu unidad local.
3. Elige aquí uno de los proveedores de firma electrónica válidos.
4. También puedes crear una cuenta gratuita en Oneflow aquí.
5. Una vez que hayas creado tu cuenta gratuita, recibirás un correo electrónico de Oneflow para verificar tu dirección de correo electrónico. Esto es para asegurarse de que nadie más te está inscribiendo sin tu permiso.
6. Cuando hagas clic en el enlace del correo electrónico de Oneflow, tendrás que completar tu inscripción rellenando los campos obligatorios.
7. ¡Tachán! Ya estás dentro. Ahora te toca firmar ese documento PDF.
8. Elige “crear nuevo contrato” y elige la “plantilla PDF”.
9. Sube a la plantilla el documento PDF que quieres firmar.
10. Añade la dirección de correo electrónico de la contraparte en el panel derecho, ¡y tu contrato estará listo para enviar!
11. Podrás escribir un mensaje personal o añadir un vídeo personal al contrato directamente en Oneflow.
12. Cuando tu contraparte reciba, abra o firme el contrato en PDF que acabas de enviar a través de Oneflow, recibirás automáticamente una notificación.
13. Firma el contrato, ¡y voilà! Acabas de firmar un documento PDF online con una firma electrónica legalmente vinculante.
14. El contrato firmado en PDF puede descargarse a través del correo electrónico enviado automáticamente por Oneflow una vez firmado por todas las partes.

Mira el siguiente vídeo para ver una demostración paso a paso de cómo firmar un PDF en línea

¿Y cómo firmo un PDF online en un iPhone?

Los negocios y el trabajo ya no se limitan a la oficina. En un mundo híbrido que nunca duerme, la gente se ha acostumbrado a trabajar sobre la marcha y a realizar tareas estén donde estén.

Para simplificar las cosas y firmar un PDF en un iPhone, puedes seguir exactamente el mismo proceso anterior con los contratos en tu móvil. Para reflexionar: los PDF no están optimizados para dispositivos móviles y tu pobre contraparte tendrá que pellizcar torpemente su pantalla para acercar y alejar la imagen para evaluar tu contrato.

Cuando se trata del proceso real de firmar un PDF en un iPhone, los pasos en Oneflow son idénticos a los de un ordenador de sobremesa. Parpadea y ya está.

Firma un pdf online gratis: ¿Y en un Android?

Apple aún no se ha apoderado del planeta y mucha gente querrá firmar un documento desde su dispositivo Android. Te decepcionará saber (si te entusiasmaba la perspectiva de más instrucciones largas) que Oneflow es idéntico y tan sencillo como el proceso para iPhone y escritorio detallado anteriormente.

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¿Qué pasa con la firma electrónica de un PDF en línea?

Así que, para evitar confusiones, lo que acabamos de describir es, en realidad, firmar electrónicamente un PDF online. Una firma electrónica es simplemente la prima digital de la anticuada firma en papel. Puede que te preguntes: “¿Pero son legales las firmas electrónicas?”. La respuesta corta es sí: las firmas electrónicas son legalmente vinculantes en treinta países europeos, en Estados Unidos y en la inmensa mayoría de los países del mundo.

Sin embargo, en estos países, el valor legal de esta firma electrónica depende de la capacidad de demostrar quién firmó, la identidad de esa persona y que los datos firmados no han sido alterados después de la firma.

Diferencia entre firmar un PDF online con una simple firma electrónica y una firma digital

Los términos firma digital y firma electrónica se utilizan indistintamente, pero en realidad son cosas muy distintas. La firma digital y la firma electrónica se utilizan a veces indistintamente, lo cual es un error común. Piensa en la firma digital como la técnica por la que se aplica la firma y en la firma electrónica como el tipo de firma.

Al igual que en el mundo real, donde una firma puede adoptar muchas formas, por ejemplo, en algunos países, un sello de tinta se considera una firma legalmente vinculante, las firmas electrónicas pueden adoptar muchas formas.

Una respuesta por correo electrónico con un “Estoy de acuerdo” puede considerarse una firma electrónica. Sólo que es una muy mala.

¿Qué es una buena firma electrónica? ¡Una firma electrónica implementada mediante una firma digital!

Una firma digital es una forma de utilizar matemáticas avanzadas que implican el uso complejo de grandes números primos para garantizar la autenticidad y el origen de un mensaje, documento o contrato.

Al igual que las firmas electrónicas, las firmas digitales pueden hacerse de muchas formas distintas. La forma más común es utilizar la Infraestructura de Clave Privada o PKI.

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Firmas digitales mediante infraestructura de clave privada

Para realizar una firma digital con PKI, utilizas un certificado, que ha sido emitido al firmante por una autoridad de certificación, o CA.

La CA es una 3ª parte especializada y de confianza cuya responsabilidad es comprobar que el firmante es quien dice ser.

El firmante utiliza su clave privada del certificado para firmar el documento.

Cualquiera que vea el documento puede utilizar posteriormente la clave pública del certificado para verificar el documento y el certificado.

Como el firmante tiene el control exclusivo de la privada, mientras que la clave pública está, bueno, a disposición del público, significa que cualquiera puede verificar posteriormente quién es el autor del documento y que éste no ha sido modificado.

Este uso de claves privadas y públicas se denomina Infraestructura de Clave Privada, o PKI, y es la forma más habitual de crear firmas electrónicas.

Pero no todas las CA son iguales, algunas CA son más seguras y fiables que otras.

Si se utilizó una CA de baja calidad para emitir el certificado del firmante, podrías tener dificultades para verificar que la firma es válida, o peor aún, el firmante podría no ser quien las CA dicen que es.

Para garantizar que sea fácil verificar una firma, por ejemplo, en Adobe Reader, sólo deben utilizarse CA que estén en la Lista de Confianza Aprobada por Adobe (AATL) o en la Lista de Confianza de la UE (EUTL).

La Lista de Confianza de la UE está regulada por el eIDAS.

Preguntas que debes hacerte antes de firmar un PDF en línea

Existen muchas herramientas gratuitas de firma electrónica, que proporcionan una herramienta online que te permite subir tu PDF y enviarlo para que lo firmen digitalmente.

Dado que el PLG (crecimiento dirigido por el producto) es la estrategia de salida al mercado de muchas empresas de SaaS, muchos de nuestros competidores, incluidos nosotros mismos, ofrecen planes gratuitos.

Cuando es “gratis”, uno puede sospechar si es legítimo o no.

¿Y si llegas al límite de PDF gratuitos que puedes firmar y pierdes todos tus documentos firmados en algún lugar de Internet y tienes que pagar para acceder a ellos?

Aquí tienes algunas consideraciones antes de firmar electrónicamente un pdf para averiguar si la herramienta gratuita es legítima o no:

• Opta por las herramientas con los clientes empresariales más exigentes. Porque entonces tendrían que adaptar sus herramientas a los requisitos más estrictos
• Opta por las herramientas gratuitas sin límite de documentos PDF que puedes firmar en un periodo determinado. Así no tendrás que empezar a aprender una y otra vez una nueva herramienta porque hayas llegado a tu límite.

Y es totalmente legítimo y seguro porque estás siempre protegido por nuestro ecosistema a través de nuestros clientes empresariales como Tele2, Miele, Northvolt, Experis Manpower, Systembolaget, por nombrar algunos.

Además, si buscas firmar tu documento PDF en línea con firmas seguras y fiables que puedan verificarse aunque el proveedor desaparezca de la Tierra, recuerda hacerte estas preguntas:

• ¿Está el documento sellado para evitar manipulaciones con una firma digital segura?

¿Cuál es la calidad de ese sello y puede verificarse de forma independiente?

Para muchos proveedores, la respuesta a ambas es “no”. La razón es que los sellos electrónicos adecuados tienen un precio. Por cada certificado digital que emite una CA, hay un coste que soporta el proveedor.

Firma y sella todos tus contratos PDF en línea

Un sello es un tipo especial de firma electrónica que permite a las entidades jurídicas, como un servicio de firma de contratos online, firmar un contrato. Esto les permite garantizar el origen y la autenticidad del documento a sus clientes, o en lenguaje jurídico, asegurar el “no repudio”.

El sello impide cambios intencionados y accidentales en el documento PDF después de haberlo firmado. Esto significa que tú y tus contrapartes podéis estar seguros de que lo que habéis firmado hoy permanecerá verificablemente inalterado ahora y en el futuro, aunque falten 20 años para ello.

eIDAS y firma electrónica

eIDAS, o identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza, es un reglamento de la UE sobre identificación electrónica y servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el Mercado Único Europeo.

El nivel más alto de firmas y sellos electrónicos del eIDAS, la firma electrónica cualificada y el sello electrónico cualificado, requiere el uso de un certificado cualificado.

Un certificado cualificado sólo puede ser emitido por una CA que haya sido certificada como Proveedor Cualificado de Servicios de Confianza, o QTSP, por la UE. Cualquier certificado cualificado emitido por un QTSP formará parte automáticamente de la Lista de Confianza de la UE (EUTL).

Para obtener información más detallada sobre la firma electrónica, puedes consultar el eIDAS (electronic IDentification, Authentication, and trust Services), que es un Reglamento de la Unión Europea.

Resumiendo: sí, puedes firmar electrónicamente un PDF gratis con Oneflow.

Lee también: Por qué Oneflow es una plataforma de automatización de contratos para todos

En realidad, todo esto es discutible. Si te apetece subir a las grandes ligas y crear contratos verdaderamente digitales que puedas crear, colaborar y editar en tiempo real, entonces necesitamos una conversación más seria. O puedes leer más sobre ello aquí.

Edita y firma PDF en línea

Editar y firmar PDFs no tiene por qué ser difícil. Con las herramientas adecuadas y un poco de conocimiento, puedes editar y firmar tus PDF fácilmente.

Paso 1: Descarga un editor de PDF

El primer paso para editar y firmar un PDF es descargar un editor de PDF. Hay muchos editores de PDF disponibles, tanto gratuitos como de pago. Puedes encontrar editores de PDF que se pueden descargar, o puedes descargarlos como aplicaciones desde la tienda de aplicaciones de tu dispositivo.

Es importante elegir un editor que se ajuste a tus necesidades y a tu presupuesto. Puedes probar distintos editores para ver cuál te funciona mejor antes de tomar una decisión.

Paso 2: Abre el PDF en el editor

Una vez que hayas instalado un editor PDF y lo tengas en funcionamiento, abre el PDF con el que quieras trabajar y añádelo al editor. Entonces podrás acceder a todas las herramientas de edición del programa. Puedes hacer cosas como cambiar el texto, las imágenes y el diseño, así como eliminar y mover los elementos existentes.

La interfaz puede variar según el editor que elijas, pero la mayoría tendrá un diseño y un conjunto de herramientas similares. Es una buena idea familiarizarse con la interfaz antes de editar tu PDF.

Lee también: ¿Cómo firmar un PDF online?

Paso 3: Realiza todas tus ediciones

Una vez abierto el PDF en el editor, haz todas las ediciones que necesites. Esto puede incluir añadir texto, imágenes o formas, así como eliminar o mover elementos existentes. Asegúrate de guardar los cambios a medida que avanzas. La mayoría de los editores también tienen la opción de deshacer o rehacer ciertas acciones. Esto puede ser útil si borras algo accidentalmente o encuentras una errata más tarde, facilitando la edición y firma de tus PDF.

Paso 4: Firma tu PDF

Cuando hayas terminado de editar, es hora de firmar el documento. La mayoría de los editores de PDF tienen una herramienta de firma integrada.

Simplemente haz clic en la herramienta de firma, y luego utiliza el ratón para crear tu firma. Algunos editores de PDF también te permiten importar una imagen de tu firma como archivo JPEG o PNG.

Esto puede ser especialmente útil si tienes que firmar varios documentos, ya que tener una imagen de tu firma a mano ahorra tiempo. Recuerda comprobar la configuración del editor, para asegurarte de que la firma está donde debe estar y es claramente identificable como tuya.

Paso 5: No olvides guardarlo

Cuando hayas añadido tu firma, guarda el PDF editado y firmado. Luego puedes enviarlo por correo electrónico o subirlo a un servicio de almacenamiento en la nube para acceder a él fácilmente.

No olvides conservar una copia del documento firmado para tus archivos. Nunca se sabe cuándo puedes necesitarla.

Lee también: La muerte de los PDF (y cómo firmarlos)

Hay una forma mejor de trabajar con tus documentos que los PDF

No cabe duda de que los PDF tienen su utilidad, pero en el mundo de los negocios de alto octanaje, ya sea B2B o B2C, necesitas una forma de gestionar tus contratos que te evite tantos trámites administrativos y complicaciones como sea posible. Ahí es donde entra Oneflow.

Con un buen software de gestión de contratos, puedes editar y firmar fácilmente PDF en línea con sólo unos clics. Pero eso no es todo. Con plantillas listas para usar, puedes enviar un contrato en cuestión de segundos. Oneflow viene con plantillas como estándar, pero también puedes crear las tuyas propias para los contratos que envías con más frecuencia.

Lo mejor es que puedes prescindir por completo de los PDF. Con los contratos HTML, puedes hacer ediciones en directo, establecer órdenes cronológicas de firma para múltiples partes interesadas, e incluso establecer reglas de sección, dependiendo del mercado en el que se vaya a utilizar tu contrato.

Con su función de archivo, Oneflow no sólo reduce el tiempo y los costes administrativos, sino que también fusiona varias herramientas en una sola.

Los puntos clave

Firmar PDFs online no tiene por qué ser difícil. Con las herramientas adecuadas, seleccionando las más seguras, y un poco de conocimientos técnicos, puedes firmar fácilmente tus PDF. Tanto si estás trabajando en un contrato, una factura o un currículum, el proceso es el mismo. Así que, ¡anímate y pruébalo!

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