Wie kann man ein PDF online kostenlos unterzeichnen?

Herzlichen Glückwunsch – wie viele andere vor Ihnen haben auch Sie einen PDF-Vertrag erhalten und kämpfen nun damit, ihn (kostenlos) zu unterschreiben. Vielleicht hat Sie eine verzweifelte Google-Suche hierher geführt, oder vielleicht sind Sie einfach nur neugierig, was es sonst noch gibt. In jedem Fall sind Sie hier richtig. Die Unterzeichnung einer PDF-Datei (ohne das Preisschild) könnte nicht einfacher sein.

Möchten Sie ein PDF-Dokument online unterzeichnen, das eine rechtsverbindliche digitale oder elektronische Signatur erfordert?

Ganz gleich, ob es sich um einen Beratungsvertrag, einen Vertrag mit einem Freiberufler, eine Vollmacht oder ein Protokoll einer Vorstandssitzung handelt, Sie können mit einem der zahlreichen Dienste, die heute zur Verfügung stehen, ganz einfach online eine PDF-Datei unterzeichnen.

Googeln Sie einfach “sign a pdf online” und Sie werden mehr als eine Viertelmilliarde Treffer erhalten.

PDF-Dokumente kostenlos online unterzeichnen

PDF-Dokumente online zu unterzeichnen ist ziemlich einfach. Viele Nutzer, die zum ersten Mal PDF-Dokumente online unterzeichnen, sind jedoch vorsichtig, wenn es um das Hochladen sensibler Dokumente geht, die persönliche Informationen enthalten, wie z. B. Verträge. Deshalb haben wir hier eine Reihe von praktikablen Alternativen zu Anbietern elektronischer Signaturen aufgelistet.

Es ist ganz einfach, ein PDF-Dokument online zu unterzeichnen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie das geht:

1. Zunächst erstellen Sie Ihr zu unterzeichnendes Dokument in PDF aus einem beliebigen Dokument-Editor wie Google Docs oder Microsoft Office Word. Erstellen Sie einfach den Vertrag, den Sie unterzeichnen möchten, und exportieren Sie ihn als PDF.
2. Fügen Sie dem PDF-Dokument, das Sie unterzeichnen möchten, einen erklärenden Namen hinzu und speichern Sie es auf Ihrem lokalen Laufwerk.
3. Wählen Sie hier einen der gültigen Anbieter elektronischer Signaturen aus.
4. Alternativ können Sie hier ein kostenloses Konto in Oneflow erstellen.
5. Sobald Sie Ihr kostenloses Konto erstellt haben, erhalten Sie eine E-Mail von Oneflow, um Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen. Damit soll sichergestellt werden, dass sich keine andere Person ohne Ihre Erlaubnis bei Ihnen anmeldet.
6. Wenn Sie auf den Link in der Oneflow-E-Mail klicken, müssen Sie Ihre Registrierung abschließen, indem Sie die erforderlichen Felder ausfüllen.
7. Ta-da! Sie sind drin. Jetzt ist es an der Zeit, dass Sie das PDF-Dokument unterschreiben lassen.
8. Wählen Sie “Neuen Vertrag erstellen” und wählen Sie die “PDF-Vorlage”.
9. Laden Sie das PDF-Dokument, das Sie unterzeichnen möchten, in die Vorlage hoch.
10. Fügen Sie auf der rechten Seite die E-Mail-Adresse der Gegenpartei hinzu, und schon ist Ihr Vertrag versandfertig!
11. Sie können direkt in Oneflow eine persönliche Nachricht schreiben oder ein persönliches Video zum Vertrag hinzufügen.
12. Wenn Ihre Gegenpartei den PDF-Vertrag, den Sie gerade über Oneflow gesendet haben, erhält, öffnet oder unterzeichnet, erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung.
13. Unterschreiben Sie den Vertrag, und voilà! Sie haben soeben ein PDF-Dokument online mit einer rechtsverbindlichen elektronischen Unterschrift unterzeichnet.
14. Der unterzeichnete Vertrag im PDF-Format kann über die E-Mail heruntergeladen werden, die Oneflow nach der Unterzeichnung durch alle Parteien automatisch versendet.

Sehen Sie sich das folgende Video an, in dem Schritt für Schritt gezeigt wird, wie Sie eine PDF-Datei online unterschreiben können

Und wie signiere ich eine PDF-Datei online auf einem iPhone?

Geschäft und Arbeit sind nicht mehr nur auf das Büro beschränkt. In einer hybriden Welt, die niemals schläft, haben sich die Menschen daran gewöhnt, unterwegs zu arbeiten und Aufgaben zu erledigen, wo auch immer sie sich befinden mögen.

Wenn Sie es sich einfach machen und eine PDF-Datei auf einem iPhone unterschreiben, können Sie genau dasselbe Verfahren wie oben bei Verträgen auf Ihrem Handy anwenden. Zu bedenken ist, dass PDFs nicht für mobile Geräte optimiert sind und Ihre arme Gegenpartei ihren Bildschirm umständlich zusammenkneifen muss, um Ihren Vertrag zu vergrößern oder zu verkleinern.

Der eigentliche Prozess des unterzeichnens einer PDF-Datei auf einem iPhone ist in Oneflow identisch mit dem auf einem Desktop. Einschalten und fertig.

Unterschreiben Sie kostenlos ein PDF online: Wie wäre es mit einem Android-Gerät?

Apple hat den Planeten noch nicht ganz erobert, und viele Leute werden versuchen, ein Dokument von ihrem Android-Gerät aus zu unterschreiben. Sie werden enttäuscht sein, wenn Sie erfahren, dass Oneflow identisch und genauso einfach wie der oben beschriebene Prozess für iPhone und Desktop ist (falls Sie sich auf die Aussicht auf weitere lange Anweisungen gefreut haben).

Lesen Sie auch: Clevere Tipps für die Online-Unterzeichnung

Wie sieht es mit der Online-Signatur einer PDF-Datei aus?

Um Verwirrung zu vermeiden, handelt es sich bei dem, was wir oben beschrieben haben, um die Online-Signatur einer PDF-Datei. Eine elektronische Signatur ist einfach der digitale Cousin der guten alten Papierunterschrift. Sie fragen sich vielleicht: “Aber sind elektronische Signaturen legal?”. Die kurze Antwort lautet: Ja – elektronische Signaturen sind in dreißig europäischen Ländern, in den Vereinigten Staaten und in den allermeisten Ländern der Welt rechtsverbindlich.

In diesen Ländern hängt der rechtliche Wert dieser elektronischen Signatur jedoch davon ab, dass nachgewiesen werden kann, wer unterschrieben hat, dass diese Person identisch ist und dass die unterschriebenen Daten nach der Unterzeichnung nicht verändert wurden.

Der Unterschied zwischen der Online-Signatur einer PDF-Datei mit einer einfachen elektronischen Signatur und einer digitalen Signatur

Die Begriffe “digitale Signatur” und “elektronische Signatur” werden austauschbar verwendet, aber sie sind eigentlich sehr unterschiedlich. Digitale Signaturen und elektronische Signaturen werden manchmal austauschbar verwendet, was ein häufiger Fehler ist. Betrachten Sie digitale Signaturen als die Technik, mit der die Signatur angewendet wird, und elektronische Signaturen als die Art der Signatur.

Genau wie in der realen Welt, in der eine Unterschrift viele Formen annehmen kann – in einigen Ländern gilt beispielsweise ein Tintenstempel als rechtsverbindliche Unterschrift -, können auch elektronische Signaturen viele Formen annehmen.

Eine E-Mail-Antwort mit “Ich bin einverstanden” kann als elektronische Unterschrift betrachtet werden. Es ist nur eine sehr schlechte!

Was ist also eine gute elektronische Signatur? Eine elektronische Signatur, die mit Hilfe einer digitalen Signatur umgesetzt wird!

Eine digitale Signatur ist eine Möglichkeit, fortgeschrittene Mathematik zu nutzen, die die komplexe Verwendung großer Primzahlen beinhaltet, um die Authentizität und den Ursprung einer Nachricht, eines Dokuments oder eines Vertrags zu gewährleisten.

Wie elektronische Signaturen können auch digitale Signaturen auf viele verschiedene Arten erstellt werden. Die gebräuchlichste Methode ist die Verwendung der Private Key Infrastructure (PKI).

Lesen Sie auch: Ein grundlegender Leitfaden über elektronische Signaturen und was macht sie legal?

Digitale Signaturen mit privater Schlüsselinfrastruktur

Um eine digitale Signatur mit PKI zu erstellen, verwenden Sie ein Zertifikat, das dem Unterzeichner von einer Zertifizierungsstelle (CA) ausgestellt worden ist.

Die CA ist eine spezialisierte und vertrauenswürdige dritte Partei, deren Aufgabe es ist, zu überprüfen, ob der Unterzeichner der ist, der er vorgibt zu sein.

Der Unterzeichner verwendet seinen privaten Schlüssel für das Zertifikat, um das Dokument zu unterzeichnen.

Jeder, der das Dokument betrachtet, kann später den öffentlichen Schlüssel des Zertifikats verwenden, um das Dokument und das Zertifikat zu überprüfen.

Da der Unterzeichner die alleinige Kontrolle über den privaten Schlüssel hat, während der öffentliche Schlüssel, nun ja, öffentlich zugänglich ist, bedeutet dies, dass jeder später überprüfen kann, wer das Dokument verfasst hat und dass das Dokument unverändert ist.

Diese Verwendung von privaten und öffentlichen Schlüsseln wird als Private Key Infrastructure (PKI) bezeichnet und ist die gängigste Methode zur Erstellung elektronischer Signaturen.

Aber nicht alle CAs sind gleich, einige CAs sind sicherer und vertrauenswürdiger als andere.

Wenn das Zertifikat des Unterzeichners von einer minderwertigen Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde, können Sie nur schwer überprüfen, ob die Signatur gültig ist, oder, noch schlimmer, ob der Unterzeichner wirklich der ist, für den ihn die Zertifizierungsstellen ausgeben.

Um sicherzustellen, dass eine Signatur z. B. in Adobe Reader leicht überprüft werden kann, sollten nur Zertifizierungsstellen verwendet werden, die entweder in der Adobe Approved Trust List (AATL) oder in der EU Trust List (EUTL) aufgeführt sind.

Die EU-Vertrauensliste wird durch eIDAS geregelt.

Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie eine PDF-Datei online unterschreiben

Es gibt viele kostenlose E-Signatur-Tools, die ein Online-Tool bereitstellen, mit dem Sie Ihre PDF-Datei hochladen und zur digitalen Unterzeichnung versenden können.

Da PLG (Product Led Growth) für viele SaaS-Unternehmen die Strategie der Markteinführung ist, bieten viele unserer Konkurrenten, einschließlich uns selbst, kostenlose Pläne an.

Wenn es “kostenlos” ist, könnte man misstrauisch werden, ob es echt ist oder nicht.

Und was ist, wenn Sie die Anzahl der kostenlosen PDF-Dateien, die Sie unterschreiben können, erreicht haben und alle Ihre unterzeichneten Dokumente irgendwo im Internet verloren gehen und Sie für den Zugriff bezahlen müssen?

Bevor Sie eine PDF-Datei elektronisch unterzeichnen, sollten Sie einige Überlegungen anstellen, um herauszufinden, ob das kostenlose Tool legal ist oder nicht:

• Wählen Sie die Werkzeuge mit den anspruchsvollsten Unternehmenskunden. Denn dann müssten sie ihre Werkzeuge nach den strengsten Anforderungen richten
• Entscheiden Sie sich für ein kostenloses Tool, das die Anzahl der PDF-Dokumente, die Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums unterzeichnen können, nicht begrenzt. So müssen Sie nicht immer wieder ein neues Tool lernen, weil Sie Ihr Limit erreicht haben.

Und das völlig legal und sicher, denn Sie sind durch unser Ökosystem und unsere Unternehmenskunden wie Tele2, Miele, Northvolt, Experis Manpower, Systembolaget, um nur einige zu nennen, für immer geschützt.

Auch wenn Sie Ihr PDF-Dokument online mit sicheren, zuverlässigen Signaturen unterzeichnen möchten, die auch dann noch überprüft werden können, wenn der Anbieter von der Erde verschwindet, sollten Sie sich diese Fragen stellen:

• Ist das Dokument mit einer sicheren digitalen Signatur vor Manipulationen geschützt?

Welche Qualität hat dieses Siegel und kann es unabhängig überprüft werden?

Für viele Anbieter lautet die Antwort auf beides “nein”. Der Grund dafür ist, dass ordnungsgemäße elektronische Siegel ihren Preis haben. Für jedes digitale Zertifikat, das von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt wird, fallen für den Anbieter Kosten an.

Unterschreiben und versiegeln Sie alle Ihre PDF-Verträge online

Ein Siegel ist eine besondere Art von elektronischer Signatur, mit der juristische Personen, z. B. ein Online-Vertragsunterzeichnungsdienst, einen Vertrag unterzeichnen können. Damit können sie ihren Kunden die Herkunft und Echtheit des Dokuments garantieren, oder juristisch ausgedrückt, die “Nichtabstreitbarkeit” sicherstellen.’

Das Siegel verhindert, dass das PDF-Dokument nach der Unterzeichnung absichtlich oder versehentlich geändert wird. Das bedeutet, dass Sie und Ihre Geschäftspartner sicher sein können, dass das, was Sie heute unterschrieben haben, jetzt und in Zukunft nachweislich unverändert bleibt, auch wenn das noch 20 Jahre entfernt ist.

eIDAS und elektronische Signatur

eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) ist eine EU-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im europäischen Binnenmarkt.

Die höchste Stufe elektronischer Signaturen und Siegel im Rahmen von eIDAS, die qualifizierte elektronische Signatur und das qualifizierte elektronische Siegel, erfordern die Verwendung eines qualifizierten Zertifikats.

Ein qualifiziertes Zertifikat kann nur von einer CA ausgestellt werden, die von der EU als Qualified Trusted Service Provider (QTSP) zertifiziert wurde. Jedes qualifizierte Zertifikat, das von einem QTSP ausgestellt wurde, wird automatisch in die EU Trust List (EUTL) aufgenommen.

Ausführlichere Informationen über elektronische Signaturen finden Sie unter eIDAS (electronic IDentification, Authentication, and trust Services), einer Verordnung der Europäischen Union.

Lange Rede, kurzer Sinn: Ja, Sie können mit Oneflow wirklich kostenlos PDFs elektronisch unterzeichnen!

Lesen Sie auch: Warum Oneflow eine Vertragsautomatisierungsplattform für alle ist

Aber das ist alles nur eine Frage der Zeit. Wenn Sie Lust haben, in die Oberliga aufzusteigen und wirklich digitale Verträge zu erstellen, die Sie in Echtzeit erstellen, zusammenarbeiten und bearbeiten können, dann sollten wir ein ernsthafteres Gespräch führen. Oder Sie können hier mehr darüber lesen.

PDFs online bearbeiten und unterschreiben

Das Bearbeiten und unterzeichnen von PDFs muss nicht schwierig sein. Mit den richtigen Tools und ein wenig Know-how können Sie Ihre PDFs problemlos bearbeiten und unterzeichnen.

Schritt 1: Herunterladen eines PDF-Editors

Der erste Schritt zum Bearbeiten und unterzeichnen einer PDF-Datei besteht darin, einen PDF-Editor herunterzuladen. Es gibt viele verschiedene PDF-Editoren, sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige. Sie finden PDF-Editoren, die Sie herunterladen können, oder Sie können sie als Apps aus dem App Store Ihres Geräts herunterladen.

Es ist wichtig, einen Editor zu wählen, der Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget entspricht. Sie können verschiedene Editoren ausprobieren, um zu sehen, welcher für Sie am besten geeignet ist, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Schritt 2: Öffnen Sie die PDF-Datei im Editor

Sobald Sie einen PDF-Editor installiert und zum Laufen gebracht haben, öffnen Sie die PDF-Datei, mit der Sie arbeiten möchten, und fügen Sie sie dem Editor hinzu. Dann können Sie auf alle Bearbeitungswerkzeuge des Programms zugreifen. Sie können z. B. den Text, die Bilder und das Layout ändern sowie vorhandene Elemente löschen und verschieben.

Je nachdem, für welchen Editor Sie sich entscheiden, kann die Benutzeroberfläche variieren, aber die meisten haben ein ähnliches Layout und eine ähnliche Anzahl von Werkzeugen. Es ist eine gute Idee, sich mit der Benutzeroberfläche vertraut zu machen, bevor Sie Ihre PDF-Datei bearbeiten.

Lesen Sie auch: Wie signiert man ein PDF online?

Schritt 3: Nehmen Sie alle Bearbeitungen vor

Sobald die PDF-Datei im Editor geöffnet ist, können Sie sie nach Belieben bearbeiten. Dazu gehören das Hinzufügen von Text, Bildern oder Formen sowie das Löschen oder Verschieben vorhandener Elemente. Achten Sie darauf, Ihre Änderungen zu speichern. Die meisten Editoren bieten auch die Möglichkeit, bestimmte Aktionen rückgängig zu machen oder wiederherzustellen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie versehentlich etwas löschen oder später einen Tippfehler entdecken, und erleichtert die Bearbeitung und Unterzeichnung Ihrer PDFs.

Schritt 4: unterzeichnen Sie Ihr PDF

Sobald Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie Ihr Dokument unterschreiben. Die meisten PDF-Editoren haben ein integriertes Signaturwerkzeug.

Klicken Sie einfach auf das Signaturwerkzeug, und erstellen Sie Ihre Signatur mit der Maus. Einige PDF-Editoren ermöglichen es Ihnen auch, ein Bild Ihrer Unterschrift als JPEG- oder PNG-Datei zu importieren.

Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie mehrere Dokumente unterschreiben müssen, da Sie ein Bild Ihrer Unterschrift zur Hand haben, um Zeit zu sparen. Denken Sie daran, die Einstellungen des Editors zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Unterschrift dort ist, wo sie sein soll, und dass sie eindeutig als Ihre Unterschrift erkennbar ist.

Schritt 5: Vergessen Sie nicht zu speichern

Sobald Sie Ihre Unterschrift hinzugefügt haben, speichern Sie die bearbeitete und signierte PDF-Datei. Sie können es dann per E-Mail versenden oder in einen Cloud-Speicherdienst hochladen, um einen einfachen Zugriff zu ermöglichen.

Vergessen Sie nicht, eine Kopie des unterzeichneten Dokuments für Ihre Unterlagen aufzubewahren. Sie können nie wissen, wann Sie es brauchen werden.

Lesen Sie auch: Der Tod der PDFs (und wie man sie signiert)

Es gibt eine bessere Möglichkeit, mit Ihren Dokumenten zu arbeiten als mit PDFs

PDFs haben sicherlich ihre Berechtigung, aber in der schnelllebigen Geschäftswelt, sei es B2B oder B2C, brauchen Sie eine Möglichkeit, Ihre Verträge so zu handhaben, dass so viel Verwaltungsaufwand wie möglich vermieden wird. Genau hier kommt Oneflow ins Spiel.

Mit einer guten Vertragsverwaltungssoftware können Sie PDFs mit wenigen Klicks online bearbeiten und unterzeichnen. Aber das ist noch nicht alles. Mit vorgefertigten Vorlagen können Sie einen Vertrag in Sekundenschnelle versenden. Oneflow wird mit Standardvorlagen geliefert, aber Sie können auch Ihre eigenen Vorlagen für die Verträge erstellen, die Sie am häufigsten versenden.

Das Beste daran ist, dass Sie auf PDFs ganz verzichten können. Mit HTML-Verträgen können Sie Live-Bearbeitungen vornehmen, chronologische Unterzeichnungsreihenfolgen für mehrere Beteiligte einrichten und sogar Abschnittsregeln festlegen, je nachdem, in welchem Markt Ihr Vertrag verwendet werden soll.

Mit seiner Archivierungsfunktion reduziert Oneflow nicht nur den Zeitaufwand und die Verwaltungskosten, sondern verschmilzt auch mehrere Werkzeuge zu einem.

Warum eine Bildsignatur in eine PDF-Datei einfügen?

Digitale Signaturen werden heutzutage immer beliebter, und das aus gutem Grund. Sie sind effizienter, sicherer und umweltfreundlicher als herkömmliche Papierunterschriften. Mit einer digitalen Signatur können Sie jedes Dokument unterschreiben, ohne es ausdrucken, von Hand unterschreiben und wieder einscannen zu müssen. Außerdem können Sie Ihre Unterschriften einfach und sicher speichern und verwalten.

Digitale Signaturen sind rechtsverbindlich und werden von Gerichten und anderen juristischen Personen anerkannt. Sie bieten ein hohes Maß an Sicherheit und können helfen, Fälschungen und Manipulationen von Dokumenten zu verhindern. Wenn Sie eine Bildsignatur in ein PDF-Dokument einfügen, erstellen Sie eine digitale Signatur, die zum Signieren jedes PDF-Dokuments verwendet werden kann.

Die wichtigsten Erkenntnisse

PDFs online zu unterzeichnen, muss nicht schwierig sein. Mit den richtigen Tools, der Auswahl der sichersten Tools und ein wenig Know-how können Sie Ihre PDFs ganz einfach unterzeichnen. Egal, ob Sie an einem Vertrag, einer Rechnung oder einem Lebenslauf arbeiten, der Vorgang ist derselbe. Probieren Sie es also einfach mal aus!

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