E-Signing ist an sich recht einfach, aber es gibt viele Variationen und eine Menge zu beachten, wenn man es kauft. Wenn Sie mit Kollegen sprechen, suchen Sie vielleicht plötzlich nach einem E-Signing-Tool, das die Personalabteilung, die IT-Abteilung und den Vertrieb unterstützt, während Sie gleichzeitig mit CRM kommunizieren und die Rechtsabteilung unterstützen.
Aber keine Angst, in diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, was Sie bei der Anschaffung eines E-Signatur-Tools beachten sollten.
Identifizieren Sie die Anforderungen, die ein Tool für elektronische Unterschriften erfüllen sollte
Wie bereits erwähnt, betrifft ein e-Signatur-Tool viele Bereiche und Funktionen in einem Unternehmen, von der Einstellung bis zu wichtigen Vorstandsdokumenten. Dies kann im Laufe eines Jahres viele Personen und Verträge betreffen, und daher kann auch der Bedarf variieren. So gelten für die Unterzeichnung eines Vorstandsdokuments in der Regel andere Anforderungen als für einen Arbeitsvertrag.
Lesen Sie diesen Artikel, wenn Sie mehr über die rechtlichen Aspekte einer elektronischen Unterschrift erfahren möchten.
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Die Unterschrift ist wichtig, aber nur ein kleiner Teil des Vertragsprozesses
Bevor Sie eine Mapping-Runde durchführen, sollten Sie sich überlegen, wie umfangreich Sie die Untersuchung gestalten wollen. Die Unterschrift selbst in einem Vertrag ist unglaublich wichtig, aber sie ist auch ein Teil, der im Zusammenhang mit dem gesamten Vertragsprozess gesehen werden kann.
Verhandlungen und Interaktionen sind oft viel komplexer und zeitaufwändiger als die eigentliche Unterzeichnung. Das Gleiche gilt für die Archivierung des Vertrags selbst, die leider oft ein etwas vernachlässigter Teil des Vertragsprozesses ist.
Hier besteht die Möglichkeit, eine ganze Reihe von Prozessen zu digitalisieren und zu rationalisieren.
Wir unterteilen den Vertragsprozess wie folgt:
Durch die Untersuchung des gesamten Vertragsprozesses erhalten Sie ein besseres Verständnis für die tatsächliche Zeit, die für die Fertigstellung eines Vertrags und die Unterzeichnung benötigt wird. Es kann daher ratsam sein, dies bei der Bestandsaufnahme zu berücksichtigen und sich zu fragen, wie Sie einen Vertrag am besten erstellen, zusammenarbeiten, unterzeichnen und verwalten können.
Ein typisches Beispiel dafür, das Sie vielleicht schon selbst erlebt haben, ist die Erstellung eines Vertrags, den Sie dann nach den Eingaben der anderen Partei bearbeiten müssen. Dies geschieht in der Regel mehrmals und führt zu mehreren Versionen desselben Vertrags. Dies kann vermieden werden, lesen Sie hier mehr darüber.
Ein weiteres häufiges Beispiel für uns ist ein Kunde, der Vertragsprozesse mit mehreren Entscheidungsträgern vereinfachen möchte. Dann kann es sinnvoll sein, in einem Dokument zusammenzuarbeiten, das bearbeitet und kommentiert werden kann, gefolgt von einer Unterschriftsreihenfolge, die sicherstellt, dass jeder das prüft, was er braucht.
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Integration in bestehende Systeme
Die Fähigkeit zur Integration mit bestehenden Systemen steht oft ganz oben auf der Wunschliste unserer Kunden. Dies kann bei der Untersuchung wichtig sein, insbesondere wenn Sie mehrere Abteilungen haben. Oft ist die Standardintegration mit CRM-Systemen wie Salesforce, Dynamics, Hubspot oder anderen am wichtigsten, und eine gute API für komplexere Integrationen ist für einige ebenfalls wichtig.
Aber wie so oft können Sie auch hier mit einfachen Integrationen viel erreichen, indem Sie das Tool für elektronische Unterschriften relativ einfach dazu bringen, z. B. mit Ihrem CRM-System zu kommunizieren.
Es gibt vor allem einen Fallstrick, den es zu vermeiden gilt, und das ist die Qualität der Integration. Dass ein Anbieter eine bestimmte Integration anbieten kann, kann so viel bedeuten, von der Möglichkeit, eine Unterschrift in ein CRM zu übertragen, bis hin zur Möglichkeit, komplexere Prozesse zu automatisieren. Vergleichen wir es mit einem Auto: Alle Autos fahren, aber ist es auch das richtige Auto und die richtige Ausstattung für Ihren Verwendungszweck? Hier müssen Sie also vorsichtig sein, wenn Sie fragen, welche Funktionen die Integration hat, die Sie sich ansehen.
Bei der Anschaffung eines Signiergeräts gibt es eine Menge zu bedenken. Aber wenn Sie sich auf die oben genannten wichtigen Punkte konzentrieren, werden Sie weit kommen.
Wenn Sie jemanden suchen, mit dem Sie Ideen austauschen können, können Sie sich gerne mit uns unterhalten.
