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Herramienta de firma electrónica: En qué pensar al comprar software

e-signing tool - Signed digital contract - Oneflow

La firma electrónica es, en su naturaleza, bastante sencilla, pero hay muchas variantes y mucho que considerar a la hora de adquirirla. Al hablar con tus colegas, puede que de repente te encuentres buscando una herramienta de firma electrónica que ayude a RRHH, TI y ventas, al tiempo que se comunica con CRM y da soporte legal.

Pero no temas, en este artículo te daremos algunos consejos sobre lo que debes tener en cuenta al adquirir una herramienta de firma electrónica.

Identificar las necesidades que debe satisfacer una herramienta de firma electrónica

Como ya se ha dicho, una herramienta de firma electrónica afecta a muchas áreas y funciones de una empresa, desde la contratación hasta importantes documentos de la junta directiva. Esto puede implicar a muchas personas y contratos a lo largo de un año, por lo que la necesidad también puede variar. Por ejemplo, suele haber requisitos distintos para la firma de un documento del consejo que para un contrato de trabajo.

Lee este artículo si quieres saber más sobre los aspectos legales de la firma electrónica.

Lee también: Por qué Oneflow es una plataforma de automatización de contratos para todos

La firma es importante, pero sólo es una pequeña parte del proceso contractual

Antes de llevar a cabo una ronda de mapeo, también puede ser prudente considerar el alcance de la investigación. La firma en sí en un contrato es increíblemente importante, pero también es una pieza que puede verse en el contexto de todo el proceso contractual.

La negociación y la interacción suelen ser mucho más complejas y llevar más tiempo que la propia firma. Lo mismo ocurre con el archivo del propio contrato, que a menudo es, por desgracia, una parte algo descuidada del proceso contractual.

Aquí existe la oportunidad de digitalizar y agilizar toda una serie de procesos.

Dividimos el proceso de contratación del siguiente modo:

e-signing tool - the entire contract process - Oneflow
Todo el proceso del contrato consiste en pre-firmar, firmar y post-firmar.

Examinando todo el proceso contractual, puedes comprender mejor el tiempo real que se tarda en completar un contrato y una firma. Por tanto, puede ser conveniente tenerlo en cuenta en el proceso de mapeo y preguntarte cómo puedes crear, colaborar, firmar y administrar un contrato de la mejor manera posible.

Un ejemplo típico de esto, que puede que hayas experimentado tú mismo, es crear un contrato que luego tienes que editar tras la aportación de la otra parte. Esto suele ocurrir varias veces y da lugar a varias versiones del mismo contrato. Esto puede evitarse, lee más sobre ello aquí.

Otro ejemplo habitual para nosotros es el de un cliente que quiere simplificar los procesos contractuales con múltiples responsables. Entonces puede ser útil colaborar en un documento que pueda editarse y comentarse, seguido de una secuencia de firma, que garantice que todo el mundo comprueba lo que necesita.

Lee también Cómo la IA está cambiando los contratos

Integración con los sistemas existentes

La capacidad de integración con los sistemas existentes suele ocupar un lugar destacado en la lista de deseos de nuestros clientes. Esto puede ser importante descubrirlo en la investigación, sobre todo si tienes varios departamentos. A menudo, la integración estándar con sistemas CRM como Salesforce, Dynamics, Hubspot u otros es lo más importante, y una buena API para integraciones más complejas también es importante para algunos.

Pero como a menudo, puedes llegar muy lejos con integraciones sencillas en las que puedes conseguir con relativa facilidad que la herramienta de firma electrónica se comunique, por ejemplo, con tu sistema CRM.

Hay especialmente un escollo que hay que evitar, y es la calidad de la integración. Que un proveedor pueda ofrecer una integración específica puede significar mucho, desde la posibilidad de trasladar una firma a CRM, hasta la capacidad de automatizar procesos más complejos. Comparémoslo con un coche: todos los coches circulan, pero ¿es el coche y el equipamiento adecuados para el uso que le vas a dar? Así que aquí debes tener cuidado al solicitar qué características tiene la integración que estás mirando.

Hay mucho en lo que pensar a la hora de adquirir una herramienta de firma. Pero si te centras en estos puntos importantes, llegarás muy lejos.

Si quieres a alguien con quien intercambiar ideas, no dudes en charlar con nosotros.

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