E-signering är till sin natur ganska enkelt, men det finns många varianter och mycket att tänka på när man köper det. När du pratar med dina kollegor kan du plötsligt komma att leta efter ett verktyg för e-signering för att hjälpa HR, IT och försäljning, samtidigt som du kommunicerar med CRM och stöder juridiska frågor.
Men var inte orolig, i den här artikeln ger vi dig några tips om vad du bör tänka på när du köper ett verktyg för e-signering.
Identifiera de behov som ett verktyg för e-signering bör uppfylla
Som nämnts ovan påverkar ett verktyg för e-signering många områden och funktioner i ett företag, från anställning till viktiga styrelsedokument. Det kan handla om många personer och avtal under ett år, och därför kan behovet också variera. Det finns till exempel oftast andra krav på signering av ett styrelsedokument än ett anställningsavtal.
Läs den här artikeln om du vill veta mer om e-signaturer och vad som gör dem juridiskt bindande
Läs också: Därför är Oneflow en plattform för automatiserade avtal som passar alla
Signering är viktigt, men är bara en liten del av avtalsprocessen
Innan du genomför en kartläggning kan det också vara klokt att överväga hur omfattande du vill undersöka. Själva signering i ett avtal är otroligt viktig, men det är också en del som kan ses i sammanhanget av hela avtalsprocessen.
Förhandlingar och interaktion är ofta mycket mer komplexa och tidskrävande än själva signering. Detsamma gäller för arkivering av själva avtalet, som tyvärr ofta är en något försummad del av avtalsprocessen.
Här finns det en möjlighet att digitalisera och effektivisera en rad olika processer.
Vi delar upp avtalsprocessen på följande sätt:
Genom att granska hela avtalsprocessen kan du få en bättre förståelse för hur lång tid det faktiskt tar att slutföra ett avtal och signera det. Därför kan det vara klokt att ta hänsyn till detta i kartläggningsprocessen och fråga sig hur ni kan skapa, samarbeta, signera och administrera ett avtal på bästa möjliga sätt.
Ett typiskt exempel på detta, som du kanske själv har upplevt, är att skapa ett avtal som du sedan måste redigera efter att ha fått synpunkter från den andra parten. Detta sker vanligtvis flera gånger och resulterar i flera versioner av samma avtal. Detta kan undvikas, läs mer om det här.
Ett annat vanligt exempel för oss är en kund som vill förenkla avtalsprocesser med flera beslutsfattare. Då kan det vara användbart att samarbeta i ett dokument som kan redigeras och kommenteras, följt av en signeringssekvens som säkerställer att alla får kontrollera det de behöver.
Läs också: Signera avtal: 5 tips hur du snabbt skickar avtal till flera undertecknare och skickar påminnelser
Integration med befintliga system
Förmågan att integrera med befintliga system står ofta högt på våra kunders önskelista. Detta kan vara viktigt att avslöja i utredningen, särskilt om du har flera avdelningar. Ofta är standardintegration med CRM-system som Salesforce, Dynamics, Hubspot eller andra det viktigaste, och ett bra API för mer komplexa integrationer är också viktigt för vissa.
Men ofta kan du komma långt med enkla integrationer där du relativt enkelt kan få verktyget för e-signering att kommunicera med till exempel ditt CRM-system.
Det finns särskilt en fallgrop att undvika, och det är kvaliteten på integrationen. Att en leverantör kan erbjuda en specifik integration kan betyda mycket, från möjligheten att flytta en signatur till CRM till möjligheten att automatisera mer komplexa processer. Låt oss jämföra det med en bil: alla bilar kör, men är det rätt bil och utrustning för din avsedda användning? Så här måste du vara försiktig när du begär vilka funktioner den integration du tittar på har.
Det finns mycket att tänka på när du skaffar ett signeringsverktyg. Men om du fokuserar på dessa viktiga punkter ovan kommer du långt.
Om du vill ha någon att bolla idéer med är du välkommen att kontakta oss.
