E-signing is van nature vrij eenvoudig, maar er zijn veel variaties en er is veel om rekening mee te houden bij de aanschaf ervan. Als je met collega’s praat, ben je misschien opeens op zoek naar een e-signing tool om HR, IT en verkoop te helpen, terwijl je ook communiceert met CRM en juridische ondersteuning biedt.
Maar vrees niet, in dit artikel geven we je een aantal tips over waar je op moet letten bij de aanschaf van een tool voor elektronisch ondertekenen.
Identificeer de behoeften waaraan een e-signing tool moet voldoen
Zoals hierboven vermeld, heeft een hulpmiddel voor elektronisch ondertekenen invloed op veel gebieden en functies in een bedrijf, van het aannemen van personeel tot belangrijke bestuursdocumenten. Hierbij kunnen in de loop van een jaar veel mensen en contracten betrokken zijn, en daarom kan de behoefte ook variëren. Er zijn bijvoorbeeld meestal andere eisen voor de ondertekening van een bestuursdocument dan voor een arbeidscontract.
Read this article if you want to know more about the legal aspects of an e-signature.
Lees ook: Waarom software voor elektronische handtekeningen voor kleine bedrijven zinvol is
De handtekening is belangrijk, maar is slechts een klein onderdeel van het contractproces
Voordat je een mappingronde uitvoert, kan het ook verstandig zijn om te bedenken hoe uitgebreid je het wilt onderzoeken. De handtekening zelf in een contract is ongelooflijk belangrijk, maar het is ook een stukje dat gezien kan worden in de context van het hele contractproces.
Onderhandelingen en interactie zijn vaak veel complexer en tijdrovender dan de daadwerkelijke handtekening. Hetzelfde geldt voor het archiveren van het contract zelf, wat helaas vaak een wat verwaarloosd onderdeel is van het contractproces.
Hier ligt een kans om een hele reeks processen te digitaliseren en te stroomlijnen.
We verdelen het contractproces als volgt:
Door het hele contractproces onder de loep te nemen, kun je een beter inzicht krijgen in de werkelijke tijd die nodig is om een contract af te ronden en te ondertekenen. Daarom kan het verstandig zijn om hiermee rekening te houden bij het in kaart brengen en je af te vragen hoe je een contract zo goed mogelijk kunt opstellen, samenwerken, ondertekenen en beheren.
Een typisch voorbeeld hiervan, dat je misschien zelf hebt meegemaakt, is het maken van een contract dat je vervolgens moet aanpassen na input van de andere partij. Dit gebeurt meestal meerdere keren en resulteert in verschillende versies van hetzelfde contract. Dit kan worden voorkomen, lees er hier meer over.
Een ander veelvoorkomend voorbeeld voor ons is een klant die contractprocessen met meerdere beslissers wil vereenvoudigen. Dan kan het handig zijn om samen te werken in een document dat bewerkt en becommentarieerd kan worden, gevolgd door een ondertekeningsvolgorde die ervoor zorgt dat iedereen kan controleren wat nodig is.
Lees ook: Waarom elektronische handtekeningen net zo geldig zijn als handgeschreven handtekeningen
Tool voor elektronisch ondertekenen: Integratie met bestaande systemen
De mogelijkheid om te integreren met bestaande systemen staat vaak hoog op het verlanglijstje van onze klanten. Dit kan belangrijk zijn om aan het licht te brengen in het onderzoek, vooral als je meerdere afdelingen hebt. Vaak is standaard integratie met CRM-systemen zoals Salesforce, Dynamics, Hubspot of andere het belangrijkst, en een goede API voor complexere integraties is voor sommigen ook belangrijk.
Maar net zo vaak kun je een heel eind komen met eenvoudige integraties waarbij je relatief eenvoudig de e-signing tool kunt laten communiceren met bijvoorbeeld je CRM systeem.
Er is vooral één valkuil die je moet vermijden, en dat is de kwaliteit van de integratie. Dat een leverancier een specifieke integratie kan aanbieden kan zoveel betekenen, van de mogelijkheid om een handtekening naar CRM te verplaatsen, tot de mogelijkheid om complexere processen te automatiseren. Laten we het vergelijken met een auto: alle auto’s rijden, maar is het de juiste auto en uitrusting voor jouw beoogde gebruik? Hier moet je dus voorzichtig zijn als je vraagt welke functies de integratie waar je naar kijkt heeft.
Er is veel om over na te denken als je een ondertekentool aanschaft. Maar als je je concentreert op deze belangrijke punten hierboven, kom je al een heel eind.
Als je iemand wilt om ideeën mee uit te wisselen, praat dan gerust met ons.
