Skip to content

Digitale handtekening

Hoe aan de slag met een digitale handtekening voor autoverhuur?

Een digitale handtekening is een manier om binnen enkele minuten een huurovereenkomst te ondertekenen, waar je ook bent. Op deze manier kun je overal en altijd autoverhuur boeken, facturen uitschrijven en contracten ondertekenen. Alles wat je nodig hebt is een smartphone of tablet en een elektronische handtekening.

Voordelen van een digitale handtekening voor autoverhuur

De digitale handtekening zal je helpen tijd te besparen in vergelijking met het handmatig ondertekenen van de overeenkomst. Deze manier om documenten te formaliseren is ook geweldig voor autoverhuurbedrijven omdat het de kosten van het afdrukken van papieren documenten en portokosten vermindert. Het verbetert ook de kwaliteit van de klantenservice.

Voordelen van de digitale handtekening voor mensen die gebruik moeten maken van een autoverhuurservice:

  • Je hoeft niet fysiek aanwezig te zijn in het kantoor van het bedrijf om het contract te ondertekenen
  • U hebt online toegang tot al uw documenten
  • Het contract kan altijd en overal worden opgesteld en bewerkt
  • U verstuurt een digitaal ondertekend document per e-mail, waardoor u tijd en geld bespaart op portokosten
  • Digitale handtekeningen worden opgeslagen in zeer veilige databases
  • Gemakkelijke toegang tot documenten op elk moment omdat ze op cloud servers worden opgeslagen
  • Robuuste bescherming van documenten tegen verlies of andere soorten kwetsbaarheden omdat alle documenten worden opgeslagen in cloud-opslag
  • Minder risico op fouten, zoals duplicatie of wijziging van een document door werknemers van het bedrijf dat de autoverhuurservice levert.
  • Er is minimale blootstelling aan manipulatie, waardoor het risico dat documenten worden onderschept door een derde partij wordt verkleind

De wagenparkbeheerder stuurt u het contract gewoon per e-mail. Daarna hoeft u alleen nog een digitale handtekening te zetten. Daarna krijgt u een melding dat de overeenkomst is ingediend en geverifieerd door het bedrijf.

Feel secure and save time and money by using digital signatures.

Aan de slag met digitale handtekeningen

Om aan de slag te gaan met een digitale handtekening, moet je eerst de software kiezen waarmee je online huurovereenkomsten kunt ondertekenen.

Het principe achter de werking van een dergelijke service is uiterst eenvoudig vanaf het moment dat je de auto boekt tot aan het ondertekenen van de huurovereenkomst. De software genereert automatisch een PDF-bestand van de overeenkomst, die je per e-mail ontvangt. Daarna kun je al je reserveringen, contracten en facturen in een paar klikken beheren.

Velen zijn ook geïnteresseerd in hoe je een app kunt maken met een digitale handtekeningfunctie. Hiervoor moet je contact opnemen met de ontwikkelaars om zo’n functie te implementeren. Maar je kunt altijd een oplossing van derden integreren.

Lees ook:

Software Selectie

Bij het kiezen van de meest betrouwbare software voor digitale handtekeningen moet je rekening houden met de volgende basiscriteria:

  • Flexibiliteit
  • Schaalbaarheid
  • Maximale rechtszekerheid

Er zijn veel gespecialiseerde diensten die speciaal bedoeld zijn voor online autoverhuur. Laten we eens kijken naar de opties van dergelijke software, die de meeste positieve beoordelingen van klanten hebben.

MyRent 

MyRent is a cloud-based software for showrooms and dealers to book and rent various types of vehicles. The list of key features of the service includes:

  • Beheer van klantgegevens
  • Beheer van voertuigreserveringen
  • Creëren van contracten
  • Betalingsverwerking en facturatie
  • Kalender voor voertuigbeschikbaarheid
  • Lijst van alle eerder geüploade documenten
  • Digitale handtekening

Met deze software kun je auto’s zoeken en hun beschikbaarheid controleren, snel een huurovereenkomst vinden en niet-productieve oplossingen creëren. Verschillende versies van documenten kunnen snel worden geüpload: klantgegevens, contracten of voertuigdocumenten.

Er is ook een mobiele versie van deze service voor gemakkelijke toegang tot documenten op elk gewenst moment. Indien nodig kan een klant van de service deze applicatie ook instellen voor een andere klant.

Je kunt er zeker van zijn dat al je documenten die je naar deze applicatie hebt geüpload niet verloren gaan. MyRent heeft een lokale toepassingsdatabase waarin de persoonlijke gegevens van gebruikers worden opgeslagen totdat ze met succes zijn geüpload naar de server.

Coastr

Coastr is een digitaal verhuurplatform met veel mogelijkheden. Het werkingsprincipe is gebaseerd op IoT-technologie. Deze oplossing is ontworpen voor een efficiënt beheer van alle autoverhuuractiviteiten. Gebruikers kunnen ook contracten ondertekenen met een digitale handtekening.

De voordelen van de Coastr-service:

  • Efficiënt beheer van alle processen, van autoreservering tot facturering
  • Klantenapp met de mogelijkheid om zonder sleutel toegang te krijgen tot het platform
  • Handig boekingsbeheer
  • Volledige beveiliging en betrouwbaarheid van gegevens

Het platform heeft een gebruiksvriendelijke interface omdat de site wordt gehost op Whitelabel +.

Lees ook:

digital signature for car rental - e-signing methods - Oneflow

Fleet by Beem

Fleet by Beem is een uitgebreide cloudoplossing die alle nodige functies biedt voor autoverhuurbedrijven en hun klanten. Dit omvat een functie voor elektronische handtekeningen waarvoor geen mobiele app nodig is.

De voordelen van Fleet by Beem software zijn:

  • Eenvoudige, snelle installatie. Toegang is mogelijk vanaf elke pc of tablet
  • Intuïtieve interface
  • Er is geen jaarcontract nodig om alle functies van de service te gebruiken. Betaling gebeurt maandelijks
  • Huurbeheer. Je kunt een auto huren en vervolgens het contract uitvoeren met een digitale handtekening
  • Automatisch ingevulde overeenkomsten. De bedrijfsmanager vult de overeenkomstformulieren in 1 minuut in en stuurt ze naar jou ter ondertekening.
  • Meertalige interface. Naast Engels is er ook een interface in het Frans
  • Directe betalingen. Je kunt met één klik betalen voor huur, brandstof en andere uitgaven

De software biedt verschillende configuratiemogelijkheden en er is een mobiele app.

Yo!Rent

Yo!Rent is cloudsoftware die de werking van autoverhuurbedrijven, verhuurpunten en hun klanten stroomlijnt. Het ondersteunt integratie met clouddiensten zoals MailChimp, QuickBooks, Google Analytics en Shipstation voor maximale gegevensbeveiliging.

Kenmerken van Yo!Rent voor autoverhuur: 

  • Geschikt voor het huren van niet alleen personenauto’s maar ook zware voertuigen en fietsen
  • Er zijn opties om een auto voor een dag, week of maand te huren
  • Controle van de licentie en de beveiliging ervan

De software creëert een eenvoudige manier om overeenkomsten te beheren en contracten te ondertekenen met een digitale handtekening.

Myrentcar

Myrentcar is een speciale autoverhuursoftware die de productiviteit van autoverhuurbedrijven verhoogt en hun klanten tijd bespaart. Met de hulp van Myrentcar kun je eenvoudig alle aspecten van autoverhuur beheren, zoals reserveringen, het opstellen van contracten en facturatie met één klik.

De voordelen van de Myrentcar-software zijn

  • Geoptimaliseerde implementatietijd
  • Aanpasbaar tariefbeheer
  • Hiermee kunt u alle benodigde soorten documenten maken (overeenkomsten, contracten, facturen, bestellingen)
  • Ergonomische offertetool
  • Hoge mate van aanpasbaarheid
  • Clickygo-app voor handig autodelen, waarmee je 24 uur per dag zelf een auto kunt reserveren

Myrentcar is ook een online ruimte waar klanten gemakkelijk al hun boekingen en contracten kunnen beheren en in een paar klikken hun facturen kunnen betalen. Je hoeft geen desktop- of mobiele app te installeren om een overeenkomst of contract digitaal te ondertekenen. Je kunt alle handelingen direct in je browser uitvoeren.

digital signature for car rental - handshake - Oneflow
Come to an agreement with digital contracts.

Rentgine

Rentgine is software waarmee je het hele autoverhuurproces volledig kunt digitaliseren. De gebruiksvriendelijke interface is zo ontworpen dat je zelfs een contract kunt ondertekenen met je smartphone. 

De belangrijkste kenmerken van Rentgine zijn:

  • Volledig papierloze autoverhuur. Alle documenten, inclusief je identiteitskaart, kunnen online worden ingediend bij de bedrijfsmanager.
  • Volledig geautomatiseerde factuurbetaling

Als je geen tablet hebt, stuurt de manager je het contract per e-mail. Je hoeft het document alleen te bevestigen met een digitale handtekening.

Oneflow

Oneflow is software die alle benodigde kant-en-klare sjablonen voor autoverhuurcontracten bevat. Alle functies zijn online beschikbaar (inclusief contractbeheer vanaf elke plek ter wereld). 

Voordelen van Oneflow:

  • Er is een functie voor snelle integratie met clouddiensten voor gegevensbeveiliging en snelle gegevensuitwisseling
  • De huurovereenkomst kan per e-mail naar u worden verzonden
  • Kopieën van alle ondertekende documenten worden automatisch opgeslagen in een beveiligd digitaal archiefDigiLocker, waar ze op elk moment kunnen worden geraadpleegd

Om snel een huurovereenkomst te ondertekenen, doet u het volgende:

  • Log in op uw Oneflow account
  • Zoek het document in uw mappen of upload een nieuw document
  • Ga naar de templateaanpassing via het menu Extra
  • Voer tekst in en onderteken het
  • Voeg indien nodig meerdere ondertekenaars toe (met behulp van hun e-mailadressen) en pas de volgorde van ondertekening aan
  • Specificeer welke personen de ondertekende versie kunnen verkrijgen
  • Een vervaldatum toevoegen

U kunt ook extra opties gebruiken om de toegang tot de sjabloon te beperken

Lees ook:

digital signature for car rental - digital contract - Oneflow
Easily create and sign your car rental contracts with Oneflow.

One-Shot Signature

One-Shot Signature is een service die kan worden gebruikt om elk document onmiddellijk te ondertekenen, inclusief een huurovereenkomst voor een auto. Het principe van deze handtekening is gebaseerd op het gebruik van een digitaal certificaat. Het biedt het hoogste niveau van juridische beveiliging voor het document, ook wanneer je de authenticiteit van je handtekening in de rechtszaal moet bewijzen.

Voordelen van de One-Shot Signature-service:

  • Eenvoud van bediening
  • Mogelijkheid om via API te werken
  • Intuïtieve gebruikersinterface
  • Onafhankelijk van het besturingssysteem of platform dat je gebruikt
  • Cloudgebaseerde beveiliging zonder kaart
  • Maximale privacygarantie

Elk document kan worden ondertekend met een tablet of smartphone: je hoeft geen extra apps te installeren

Renthub 

Renthub is een functierijke software die is ontworpen voor eenvoudig beheer van alle bedrijfsprocessen, inclusief elektronisch documentbeheer. De lijst met functies van Renthub omvat:

  • Reserveringsbeheer
  • Creatie van meertalige contracten
  • Aanpassen van tekst en andere informatie in aangemaakte documenten
  • Planningsfunctie
  • Uitgebreide statistieken worden weergegeven op het dashboard

Je hoeft niet naar het kantoor van het bedrijf om alle benodigde documenten in te dienen

Voor het opstellen van een overeenkomst of contract hoef je alleen een elektronisch rijbewijs en een document dat je identiteit bevestigt op te sturen. 

In de applicatie heb je ook toegang tot alle informatie over je eerdere boekingen. Statistieken hierover zijn voor het gemak onderverdeeld per jaar en aanvullende diensten.

Trusted Onboarding Platform 

Het Trusted Onboarding Platform is een cloud-gebaseerde oplossing van InfoCert die ontworpen is om het hele autoverhuurproces volledig te dematerialiseren. Dit omvat een gekwalificeerde digitale handtekening op basis van een digitaal certificaat. 

De voordelen van het Trusted Onboarding Platform digitale platform zijn:

  • De eenvoudigste en meest intuïtieve gebruikersinterface mogelijk
  • Om een contract te ondertekenen hoef je alleen maar een eenmalig wachtwoord in te voeren, dat naar je telefoon wordt gestuurd.
  • Je kunt gratis kopieën van facturen plaatsen met een aangepast formaat
  • Direct een contract aanmaken
  • Er zijn verschillende opties om de identiteit van een klant te verifiëren

Eenvoudige en intelligente integratie van processen voor elektronische handtekeningen in bestaande systemen is ook beschikbaar voor alle gebruikers.

Lees ook:

Hoe een autoverhuurcontract ondertekenen met een digitale handtekening

Welke software je ook kiest, de manier waarop is in grote lijnen hetzelfde:

De manager van het bedrijf stuurt je het document per e-mail en jij ontvangt er een melding van.

Vervolgens open je het ontvangen PDF-document of een online formulier

  • De bedrijfsmanager stuurt je het document per e-mail en je ontvangt er een melding van.
  • Open vervolgens het ontvangen PDF-document of een online formulier
  • Zet je digitale handtekening
  • Bevestig het invoegen van de informatie met een vinkje, een speciaal selectievakje of een afbeelding
  • Vervolgens ontvang je nog een melding die bevestigt dat de overeenkomst is overgedragen en bevestigd.

Daarna kun je bij veel diensten een kopie van het document krijgen. Het is goed om te onthouden dat een digitale handtekening maar één keer kan worden gebruikt en niet kan worden overgezet naar een ander document. Dit zorgt voor de authenticiteit van de overeenkomst die ermee ondertekend is (zo’n document kan niet vervalst worden).

digital signature for car rental - signed contract - Oneflow
Successfully sign your car rental contracts.

De belangrijkste conclusies

Een digitale handtekening is een handige manier om een huurovereenkomst te ondertekenen zonder fysiek naar kantoor te gaan. Je hebt er alleen een pc, tablet of smartphone voor nodig.

Een digitale handtekening heeft eigenschappen van authenticiteit en onherroepelijkheid.  Afhankelijk van het beveiligingsniveau kan een digitale handtekening gekwalificeerd of ongekwalificeerd zijn. Het eerste type wordt gebruikt als je het maximale niveau van juridische beveiliging en bescherming tegen ongeautoriseerde toegang nodig hebt.

Als je risico’s moet minimaliseren, maar geen hoog beveiligingsniveau nodig hebt, kun je een eenvoudig type of een ongekwalificeerd type gebruiken. 

Over de auteur:

Dmytro Sokhach is an entrepreneur and the 6-Figure Flipper Club member. Founded Admix Global (web agency) that builds websites, makes them profitable, and sells them as business

Prev:

Tool voor elektronisch ondertekenen: Waar moet je aan denken als je software koopt

Next:

Contract lifecycle management (CLM): Een complete gids

Related Article

Contracten

De 17 beste DocuSign alternatieven die je moet kennen

The best PandaDoc alternative - Oneflow
Contracten

Nadenken over PandaDoc alternatieven: 18 tools om te ontdekken

Contracten

10 beste software voor contractmanagement in 2024

Contracten

Contractautomatisering: Een complete gids

Contracten

Top 5 contract management software die kan worden geïntegreerd met Salesforce

Sales

Top 10 digitale sales room software voor 2024

Werk & cultuur

Top 5 HR automatiseringssoftware die je werk gemakkelijker maakt

Sales

10 manieren om je sales proces te optimaliseren