Het succes van een detailhandelsbedrijf hangt af van hoe snel producten van de leverancier naar de klant kunnen stromen. Contracten in de detailhandel helpen bij het binden van de naleving van externe en interne betrokken partijen. Helaas vertragen ze het proces ook.
Elektronische handtekeningen en elektronische contracten in de detailhandel zorgen ervoor dat papieren contracten bindend blijven. En ze verkorten de verwerkingstijd aanzienlijk. Daardoor kunnen ze de snelheid en efficiëntie van detailhandelsbedrijven verbeteren.
Toekomst van elektronische contracten voor detailhandelsbedrijven
Detailhandelsbedrijven moeten contracten opstellen en beheren voor verschillende afdelingen. Hier lees je hoe e-contracten verschillende aspecten van een detailhandelsbedrijf kunnen verbeteren.
Elektronische contracten in Supply chain management
Supply chain management vereist verschillende contracten met verschillende leveranciers. Je moet contracten opstellen voor leveranciers, logistieke partners en opslagpartners.
Vergeleken met papieren contracten zijn elektronische contracten in de detailhandel eenvoudiger op te stellen, te controleren en te verzenden. Je kunt dezelfde sjabloon gebruiken om contracten op te stellen voor veel leveranciers. Vervolgens hoef je alleen de belangrijkste wijzigingen aan te brengen en ze naar verschillende partijen te sturen. Zij kunnen hun respectieve contracten tegelijkertijd ontvangen, bekijken, bijwerken en ondertekenen.
Je moet bijvoorbeeld contracten opstellen voor verschillende logistieke partners voor leveringen in verschillende regio’s. Je kunt dezelfde elektronische contractsjabloon gebruiken voor alle leveranciers. Het enige wat je hoeft te doen is de belangrijkste details wijzigen, zoals de gegevens van de leverancier, de verzendkosten, de locatiegegevens, enz.
E-contracten kunnen helpen om het opstellen en ondertekenen van contracten te verbeteren. Het zorgt voor snel en efficiënt beheer van de toeleveringsketen. Het verbetert dus de stroom van producten van de leveranciers naar de klanten.
Voorraadbeheer
Een detailhandelsbedrijf moet zijn voorraad regelmatig bijwerken. Dit betekent dat ze een consistente levering van producten nodig hebben op basis van de verkoopfrequentie. Elke leveringsronde brengt inkoopcontracten met de leverancier en de logistieke dienstverlener met zich mee.
Elektronische contracten kunnen dit proces niet alleen verbeteren, maar ook automatiseren. Je hoeft de bestelgegevens niet handmatig te wijzigen voor elke leveringsronde. Het voorraadbeheersysteem kan een query genereren op basis van productvereisten. De elektronische software kan productgegevens en hoeveelheidseisen uit het voorraadbeheer halen. Vervolgens kan het een contract opstellen op basis van deze informatie.
Papieren contracten bieden deze flexibiliteit niet. Een detailhandelsbedrijf heeft een soepel voorraadbeheer nodig om er zeker van te zijn dat het nooit zonder voorraad zit. Elektronische contracten kunnen een belangrijke rol spelen bij het wegnemen van papierwerk en nalevingsgerelateerde hindernissen in dit proces.
Marketing & Sales
Detailhandelsbedrijven gebruiken verschillende kanalen om hun producten te promoten en te verkopen, waaronder het vinden van affiliate marketeers, onafhankelijke verkopers, wederverkopers, etc. Al deze entiteiten vervullen dezelfde functie, maar ze werken op verschillende manieren. Daarom zijn ze gebonden aan op voorwaarden gebaseerde nalevingen.
Elektronische contracten in de detailhandel kunnen je helpen het papierwerk te verminderen. En het vereenvoudigt het opstellen van contracten voor verschillende verkoopkanalen. Je kunt verschillende templates maken voor verschillende verkoopkanalen. Maar je hoeft dit maar één keer te doen voor elk kanaal. Vervolgens hoef je in elk contract maar een paar details bij te werken. Op deze manier hoef je niet tien verschillende contracten op te stellen voor tien affiliate marketeers.
Omdat deze contracten digitale handtekeningen gebruiken voor naleving, kun je dit proces sneller voltooien. Veel verkoopkanalen vereisen ook verschillende overeenkomsten voor klanten. Elektronische contracten zijn vooral handig in dergelijke scenario’s.
Een papieren contract is gemakkelijk te manipuleren en moeilijk te controleren. Maar met digitale contracten kun je ervoor zorgen dat alleen jouw versie van het contract de klant bereikt. Je kunt het proces in real-time volgen en voorkomen dat de verkoper informatie achterhoudt of de feiten manipuleert. En je krijgt controle over de klantenservice zonder de verkoper erbij te betrekken.
Elektronische contracten in de detailhandel: Klantenservice
Een detailhandelsbedrijf moet voor elke klant een contract opstellen, inclusief inkooporders, garantiecontracten, gebruiksvoorwaarden en privacybeleid. Elektronische contracten kunnen helpen om de klantervaring te verbeteren zonder afbreuk te doen aan de naleving.
De meeste online retailers gebruiken al digitale contracten. Alleen in plaats van een elektronische handtekening, klikken de klanten op een “Ik ga akkoord” knop om te bevestigen dat ze akkoord gaan. Hoewel het een gemakkelijke methode is, is het niet erg transparant. 77% van de klanten heeft bevestigd dat ze deze documenten niet lezen.
Je kunt een balans vinden tussen gebruiksgemak en transparantie met digitale contracten en e-handtekeningen. Zo bouw je vertrouwen op bij je klanten en verminder je de kans op wrijving over de kleine lettertjes. Een transparant digitaal contract verzekert de klant er ook van dat het detailhandelsbedrijf net zo gebonden is aan naleving als de consument.
Transparantie is nog belangrijker voor detailhandelsbedrijven die productabonnementen aanbieden. Dit bedrijfsmodel is afhankelijk van het vertrouwen van de klant omdat het periodieke verlenging van het contract vereist. Elektronische contracten kunnen dit proces voor detailhandelsbedrijven automatiseren.
Elektronische contracten in HR
Een detailhandelsbedrijf heeft ook contracten nodig voor de interne bedrijfsvoering. Denk hierbij aan arbeidsovereenkomsten, beëindigingsovereenkomsten, geheimhoudingsovereenkomsten, enz. Het opstellen van deze contracten kost veel tijd.
Digitale contracten zijn ook makkelijker te maken, op te slaan, te sorteren en terug te vinden. Eén sjabloon kan het opstellen van contracten voor een hele afdeling regelen. Op basis van de vraag kunnen detailhandelsbedrijven ook werknemers nodig hebben met kortlopende contracten. Een lang en vervelend papierwerkproces kan het bedrijf belemmeren in tijden van crisis.
Het is voor detailhandelaren veel eenvoudiger om in dergelijke scenario’s digitale contracten te gebruiken. Winkeliers kunnen veel overeenkomsten tegelijk opstellen en samenwerken met kandidaten door hen zelf hun gegevens te laten toevoegen. Dit vermindert de last voor de winkelier. Met elektronische handtekeningen kunnen retailers het inwerkproces snel, eenvoudig en veilig maken.
Deze flexibiliteit is vooral handig als de winkelier mensen op afgelegen locaties aanneemt. Ze hoeven dan geen contracten naar de locaties van de ondertekenaar te sturen. Ook hoeven ze niet te wachten tot de kandidaten de ondertekende overeenkomsten terugsturen. Omdat alles digitaal gebeurt, krijgen ze realtime updates over het proces.
Conclusie
E-contracten kunnen de snelheid en efficiëntie van alle retailactiviteiten verbeteren. Ze zijn ook een kosten- en tijdbesparende oplossing omdat je niet hoeft te betalen voor papier en afdrukken. Deze kosten lijken misschien minimaal voor een enkel contract. Maar de kosten stapelen zich op met de stapel papieren contracten.
Elektronische contracten zijn gemakkelijker te bekijken, bij te werken en te ondertekenen. Ze maken ook de afhankelijkheid van fysieke documenten en briefpapier overbodig. Mensen kunnen digitale contracten overal gebruiken en beheren. E-contracten zijn een slimmere, efficiëntere en milieuvriendelijke keuze voor detailhandelszaken.
