Of je nu nieuw bent met software voor contractmanagement, een opfrisser nodig hebt of denkt aan het dumpen van PDF’s, hier ben je aan het juiste adres. Hier beantwoorden we een essentiële vraag: Hoe teken je een contract in Oneflow? Er is immers geen beter moment dan het heden.
In deze stap-voor-stap handleiding behandelen we:
- Open de e-mail van de contracteigenaar
- Lees en vul de verplichte velden in
- Wijzigingen voorstellen en opmerkingen achterlaten
- Teken als je tevreden bent
- Wacht op de bevestigingsmail
1. Open de e-mail van de contracteigenaar
Als een contract is aangemaakt en klaar is om ondertekend te worden, stuurt de persoon die het contract heeft aangemaakt het contract naar je toe om het te laten ondertekenen. Dit leidt tot een e-mail, die vrijwel direct in je inbox terechtkomt.
De e-mail vertelt je wie het contract heeft verzonden. De afzender kan er ook voor kiezen om een bericht toe te voegen. Je hoeft alleen maar op de gele knop met de tekst ‘Openen’ te klikken.
Lees ook: Waarom Oneflow een contract- automatiseringsplatform voor iedereen is
2. Doorlezen en de verplichte velden invullen
Het eerste wat je moet doen is het contract doorlezen. Het klinkt misschien als een gegeven, maar het kan nooit kwaad om die laatste controle te doen. Als je een fout ziet, maak je dan geen zorgen. Een groot deel van het tekenen van een contract in Oneflow komt voort uit het feit dat Oneflow contracten HTML zijn.
Deze kunnen variëren afhankelijk van het soort contract dat wordt getekend en tussen welke partijen, maar in het geval van B2B zijn het normaal gesproken de namen van de belanghebbenden en de naam, het adres en het handelsnummer van het bedrijf.
Het goede nieuws is dat als je een verplicht veld mist, Oneflow het wel ziet. Het mooie van het tekenen van een contract in Oneflow is dat het platform voorkomt dat je per ongeluk een contract met fouten tekent, in tegenstelling tot PDF of papieren contracten.
Als het om iets kwantificeerbaars gaat, zorg er dan voor dat je het juiste bedrag in het contract selecteert als dat nog niet vooraf is ingesteld.
3. Bewerkingen voorstellen en opmerkingen achterlaten
Dit betekent dat als je een fout ziet, je gewoon een opmerking kunt achterlaten. De afzender wordt meteen op de hoogte gebracht en kan eventuele wijzigingen aanbrengen voordat je tekent, zonder dat er een eindeloze e-mailketen ontstaat. Als het geen grote wijzigingen zijn, kun je ze zelfs zelf opslaan.
Je kunt zo vaak als nodig opmerkingen achterlaten en wijzigingen voorstellen. Met Oneflow is er geen limiet. Het mooiste is dat de verzender de bewerkingen direct kan maken, allemaal in één contract. Dit is de ruggengraat van het tekenen van een contract in Oneflow: flexibiliteit en wendbaarheid.
Lees ook: Contractmanagement van Oneflow: wat is het precies?
Hoe teken je een contract in Oneflow?#4: Tekenen als je tevreden bent
Als je alle puntjes op de i hebt gezet en alle T’s hebt doorgestreept, komt de echte contractmagie: het ondertekengedeelte. Oneflow beperkt je niet tot het simpelweg typen van je naam op een stippellijn, maar laat je je contracten ondertekenen op de manier die het beste bij jou past.
Of je nu op een knop klikt met ‘Nu ondertekenen’, ondertekent met een ID-app, zoals BankID, of een handgeschreven handtekening gebruikt, met Oneflow zit je goed.
Maar dat is nog niet alles. Je kunt zelfs een chronologische ondertekenvolgorde instellen. Dit betekent dat, als je meerdere mensen hebt die moeten tekenen, je kunt kiezen in welke volgorde ze tekenen. Zo kan bijvoorbeeld de laatste persoon op die lijst het contract niet tekenen voordat alle anderen dat hebben gedaan.
Hoe onderteken je een contract in Oneflow? Eenvoudig, dankzij deze functies.
5. Wacht op de bevestigingsmail
Zodra je het contract hebt ondertekend, krijgen zowel jij als degene die het heeft verstuurd een e-mail. Jullie kunnen ook allebei het contract downloaden en bewaren. Maar we raden aan om een online archiefoplossing te gebruiken.
Je kunt al je contracten veilig op één plek opslaan, ze op elk moment met een paar klikken openen en ze zelfs analyseren voor realtime inzichten. Oneflow komt ook met automatische herinneringen. Dus als je contracten verlengd moeten worden, krijg je een herinnering.
