Ett detaljhandelsföretags framgång beror på hur snabbt produkterna kan flöda från leverantören till kunden. Avtal inom detaljhandeln hjälper till att säkerställa att externa och interna parter följer vad som är överenskommet. Tyvärr gör de dock ibland att processen går långsammare.
Elektroniska avtal och signaturer upprätthåller pappersavtalens bindande verkan. Dessutom förkortar de handläggningstiden avsevärt. Följaktligen kan de förbättra detaljhandelns snabbhet och effektivitet.
Framtiden för elektroniska avtal inom detaljhandeln
Företag inom detaljhandeln behöver upprätta och hantera flera avtal för olika avdelningar. Så här kan e-avtal förbättra olika aspekter av ett detaljhandelsföretag.
Elektroniska avtal inom leverantörskedjan
Hantering av leverantörskedjan kräver flera avtal med olika parter, såsom avtal för leverantörer, logistikpartners och lagerpartners.
Jämfört med pappersavtal är elektroniska avtal inom detaljhandeln enklare att skapa, granska och skicka. Du kan använda samma mall för att upprätta avtal för många leverantörer. Sedan behöver du bara göra de viktigaste ändringarna och skicka dem till olika parter. De kan ta emot, granska, uppdatera och signera sina respektive avtal samtidigt.
Du behöver t.ex. upprätta avtal för olika logistikpartners för leveranser i olika regioner. Du kan använda samma elektroniska avtalsmall för alla leverantörer. Allt du behöver göra är att ändra viktiga detaljer som leverantörsuppgifter, porto, fraktkostnader, platsinformation etc.
E-avtal kan bidra till att förbättra processen för avtalsutformning och signerande. Det säkerställer snabb och effektiv hantering av leveranskedjan. Det förbättrar alltså flödet av produkter från leverantörerna till kunderna.
Lagerhantering
Inom detaljhandeln behöver ett företag uppdatera sitt lager ofta. Detta innebär att de behöver en konsekvent leverans av produkter baserat på försäljningsfrekvensen. Varje leveransrunda innebär upphandlingskontrakt med leverantören och logistikleverantören.
Elektroniska avtal kan inte bara förbättra denna process utan också bidra till att automatisera den. Du behöver inte ändra orderuppgifterna manuellt för varje leveransrunda. Lagerhanteringssystemet kan generera en förfrågan baserat på produktkrav. Den elektroniska programvaran kan hämta produktinformation och kvantitetskrav från lagerhanteringen. Därefter kan ett avtal upprättas baserat på denna information.
Pappersavtal erbjuder inte en sådan flexibilitet. Ett detaljhandelsföretag behöver en smidig lagerhantering för att säkerställa att lagret aldrig tar slut. Elektroniska avtal kan spela en viktig roll för att ta bort pappersarbete och efterlevnadsrelaterade hinder från denna process.
Marknadsföring och försäljning
Detaljhandelsföretag använder flera kanaler för att marknadsföra och sälja sina produkter, inklusive att hitta affiliate-marknadsförare, oberoende försäljningsrepresentanter, återförsäljare etc. Alla dessa enheter har samma funktion, men de arbetar på olika sätt. Därför är de bundna av villkorsbaserad efterlevnad.
Elektroniska avtal inom detaljhandeln kan hjälpa dig att minska pappersarbetet. Och det förenklar processen för att skapa avtal för olika försäljningskanaler. Du kan skapa olika mallar för olika försäljningskanaler. Men du behöver bara göra det en gång för varje kanal. Sedan behöver du bara uppdatera några få detaljer i varje avtal. På så sätt behöver du inte skriva tio olika avtal för tio affiliate-marknadsförare.
Eftersom dessa avtal använder digitala signaturer för efterlevnad kan du slutföra denna process snabbare. Många av försäljningskanalerna kräver också olika avtal för kunderna. Elektroniska avtal är särskilt användbara i sådana scenarier.
Ett pappersavtal är lätt att manipulera och svårt att övervaka. Men med digitala avtal kan du se till att endast din version av avtalet når kunden. Du kan följa processen i realtid och förhindra att säljaren döljer information eller manipulerar fakta. Och du får kontroll över kundtjänsten utan att involvera leverantören.
Elektroniska avtal i detaljhandeln: Kundservice
Ett detaljhandelsföretag måste skapa ett avtal för varje kund, inklusive inköpsorder, garantiavtal, användarvillkor och sekretesspolicy. Elektroniska avtal kan bidra till att förbättra kundupplevelsen utan att kompromissa med efterlevnaden.
De flesta e-handlare använder redan digitala avtal. Men istället för en elektronisk signatur klickar kunderna på en “Jag godkänner”-knapp för att bekräfta att de följer avtalet. Även om det är en enkel metod är den inte särskilt transparent. 77% av kunderna har bekräftat att de inte läser dessa dokument.
Du kan balansera användarvänlighet och transparens med digitala avtal och e-signaturer. Det hjälper dig att bygga förtroende hos dina kunder och minskar risken för friktion över det finstilta. Ett transparent digitalt avtal försäkrar också kunden om att detaljhandelsföretaget är lika skyldigt att följa reglerna som konsumenten.
Transparens är ännu viktigare för detaljhandelsföretag som erbjuder produktprenumerationer. Denna affärsmodell är beroende av kundens förtroende eftersom den kräver regelbunden förnyelse av avtalet. Elektroniska avtal kan automatisera denna process inom detaljhandeln.
HR-avdelningen
Ett företag inom detaljhandeln behöver också avtal för sin interna verksamhet. Det kan handla om anställningsavtal, uppsägningsavtal, sekretessavtal etc. Det tar väldigt lång tid att skriva dessa avtal.
Digitala avtal är också lättare att skapa, lagra, sortera och hitta. En mall kan användas för att skapa avtal för en hel avdelning. Baserat på efterfrågan kan detaljhandelsföretag också behöva anställda på korttidskontrakt. Ett långt och omständligt pappersarbete kan hämma företaget i kristider.
Det är mycket enklare för återförsäljare att använda digitala avtal i sådana scenarier. De kan skriva många avtal samtidigt och samarbeta med kandidaterna genom att låta dem själva lägga till sina uppgifter. Detta minskar bördan för återförsäljaren. Med elektroniska signaturer kan återförsäljarna göra onboardingprocessen snabb, enkel och säker.
Denna flexibilitet är särskilt användbar om återförsäljaren anställer personer på avlägsna platser. De behöver inte skicka avtal till de platser där undertecknarna finns. De behöver inte heller vänta på att kandidaterna ska återkalla de signerade avtalen. Eftersom allt sker digitalt får de realtidsuppdateringar om processen.
Sammanfattning
E-avtal kan förbättra snabbheten och effektiviteten i all detaljhandelsverksamhet. De är också en kostnads- och tidsbesparande lösning eftersom du inte behöver betala för papper och utskrifter. Denna kostnad kan verka minimal för ett enda avtal. Men avgifterna hopar sig tillsammans med högen av pappersavtal.
Elektroniska avtal är enklare att granska, uppdatera och underteckna. De eliminerar också beroendet av fysiska dokument och brevpapper. Människor kan använda och hantera digitala avtal var de än befinner sig. E-avtal är ett smartare, effektivare och mer miljövänligt val för detaljhandeln.
