Med en digital signatur kan du signere en leiebilavtale på få minutter, uansett hvor du befinner deg. På denne måten kan du bestille leiebil, utstede fakturaer og signere kontrakter hvor som helst og når som helst. Alt du trenger er en smarttelefon eller et nettbrett og en elektronisk signatur.
Hva er en digital signatur?
Digitale signaturer fungerer på nøyaktig samme måte som håndskrevne signaturer. De er unike for hver enkelt person. Digitale signaturer følger standardformatet for PKI. PKI innebærer at dokumentleverandøren, i dette tilfellet Oneflow, bruker en algoritme til å opprette en tallrekke som kalles nøkler. Det opprettes én offentlig og én privat nøkkel for hver digitale signatur. Den private nøkkelen brukes til å signere, mens den offentlige nøkkelen brukes til å verifisere.
Hver gang en person signerer et dokument elektronisk, opprettes signaturen ved hjelp av signatarens private nøkkel. Denne oppbevares på en sikker måte av underskriveren. Under signeringsprosessen blir algoritmen til et chiffer som matcher dataene fra underskriveren med det signerte dokumentet og deretter krypterer dem. De krypterte dataene er den digitale signaturen. Signaturen registreres med et dato- og tidsstempel for det aktuelle dokumentet, og hvis det gjøres endringer i dokumentet etter signeringen, er den digitale signaturen ikke lenger gyldig.
Det er svært viktig å opprettholde integriteten til den digitale signaturen. I henhold til vilkårene i PKI må nøklene opprettes, utføres og lagres på en sikker måte som krever en pålitelig sertifikatmyndighet. Sørg for at programvaren for kontraktsadministrasjon oppfyller alle PKI-kravene for trygge og sikre digitale signaturer.
En digital signatur kan brukes til følgende typer dokumenter som er nødvendige for å leie en bil:
- Reservasjon
- Leieavtale
- Autorisasjon
- Åpning av depositum
- Forsikring
Elektronisk signatur gjør hele prosessen med å leie bil ekstremt rask.
Les også: De 5 beste strategiene for kontraktshåndtering for B2B-bedrifter
Fordeler med digital signatur ved leie av bil
Den digitale signaturen hjelper deg med å spare tid i forhold til å signere avtalen manuelt. Denne måten å formalisere dokumenter på er også
for bilutleiefirmaer fordi det reduserer kostnadene for utskrift av papirdokumenter og porto. Det forbedrer også kvaliteten på kundeservicen.
Fordeler med digital signatur for deg som skal bruke en bilutleietjeneste:
- Du trenger ikke å være fysisk til stede på selskapets kontor for å signere kontrakten
- Du har tilgang til alle dokumentene dine på nettet
- Kontrakten kan utarbeides og redigeres når som helst og hvor som helst
- Du sender et digitalt signert dokument via e-post, og sparer dermed tid og penger på porto
- Digitale signaturer lagres i svært sikre databaser
- Enkel tilgang til dokumenter når som helst siden de er lagret på skyservere
- Robust beskyttelse av dokumenter mot tap eller andre typer sårbarheter fordi alle dokumenter lagres i skyen
- Redusert risiko for feil, for eksempel kopiering eller endring av et dokument av ansatte i bilutleiefirmaet
- Det er minimal risiko for manipulering, noe som reduserer risikoen for at dokumenter blir fanget opp av en tredjepart
Flåteadministratoren sender deg ganske enkelt kontrakten på e-post. Deretter trenger du bare å signere den digitalt. Deretter får du beskjed om at avtalen er sendt inn og bekreftet av selskapet.
Slik kommer du i gang med digitale signaturer
For å komme i gang med digital signatur må du først velge en programvare som du kan bruke til å signere leieavtaler på nettet.
Prinsippet bak driften av en slik tjeneste er ekstremt enkelt, fra du bestiller bilen til du signerer leieavtalen. Programvaren genererer automatisk en PDF-fil av avtalen, som du får tilsendt på e-post. Deretter kan du administrere alle reservasjoner, kontrakter og fakturaer med noen få klikk.
Many are also interested in how to make an app with a digital signature feature. For this, you need to contact the developers to implement such a feature. But you can always integrate a third party solution.
Mange er også interessert i hvordan man lager en app med en digital signaturfunksjon. For dette må du kontakte utviklerne for å implementere en slik funksjon. Men du kan alltid integrere en tredjepartsløsning.
Les også: Hvordan signere en PDF på nettet: En komplett guide
Valg av programvare
Når du skal velge den mest pålitelige programvaren for digitale signaturer, må du ta hensyn til følgende grunnleggende kriterier:
- Fleksibilitet
- Skalerbarhet
- Maksimal rettssikkerhet
Det finnes mange spesialiserte tjenester som er spesielt beregnet på bilutleie på nettet. La oss se nærmere på de alternativene som har fått flest positive tilbakemeldinger fra kunder.
MyRent
MyRent er en skybasert programvare for utstillingslokaler og bilforhandlere for booking og utleie av ulike typer kjøretøy. Listen over tjenestens hovedfunksjoner omfatter:
- Håndtering av kundedata
- Administrasjon av kjøretøyreservasjoner
- Opprettelse av kontrakt
- Betalingsbehandling og fakturering
- Kalender over tilgjengelige kjøretøy
- Liste over alle tidligere opplastede dokumenter
- Digital signatur
Med denne programvaren kan du søke etter biler og sjekke tilgjengeligheten, raskt finne en leieavtale og opprette ikke-produktive løsninger. Ulike versjoner av dokumenter kan raskt lastes opp: kundedata, kontrakter eller bildokumentasjon.
Det finnes også en mobilversjon av denne tjenesten, slik at du alltid har tilgang til dokumentene. En kunde kan også sette opp denne applikasjonen for en annen kunde hvis det er nødvendig.
Du kan være sikker på at alle dokumenter som lastes opp til denne applikasjonen ikke går tapt. MyRent har en lokal applikasjonsdatabase som lagrer brukernes personopplysninger inntil de er lastet opp til serveren.
Coastr
Coastr er en funksjonsrik digital utleieplattform. Driftsprinsippet er basert på IoT-teknologi. Løsningen er utviklet for effektiv administrasjon av all bilutleievirksomhet. Brukerne kan også signere kontrakter med digital signatur.
Fordelene med Coastr-tjenesten:
- Effektiv håndtering av alle prosesser, fra bilreservasjon til fakturering.
- Kundeapp med mulighet for tilgang til plattformen uten nøkkel
- Praktisk håndtering av bestillinger
- Fullstendig sikkerhet og datapålitelighet
Plattformen har et brukervennlig grensesnitt fordi nettstedet ligger på Whitelabel +.
Les også: Hvorfor elektroniske signaturer er like gyldige som håndskrevne underskrifter
Fleet by Beem
Fleet by Beem er en omfattende skyløsning som inneholder alle nødvendige funksjoner for bilutleiefirmaer og deres kunder. Dette inkluderer en elektronisk signaturfunksjon som ikke krever en mobilapp.
The benefits of Fleet by Beem software are:
- Enkel og rask installasjon. Tilgang fra hvilken som helst PC eller nettbrett
- Intuitivt grensesnitt
- Det kreves ingen årskontrakt for å bruke alle funksjonene i tjenesten. Betaling skjer månedlig
- Administrasjon av utleie. Du kan leie en bil og deretter signere kontrakten med en digital signatur
- Automatisk utfylling av avtaler. Bedriftslederen fyller ut avtaleskjemaene på 1 minutt og sender dem til deg for signering
- Flerspråklig grensesnitt. I tillegg til engelsk finnes det et grensesnitt på fransk
- Betalinger med én gang. Du kan betale husleie, drivstoff og andre utgifter med ett klikk
Programvaren har flere konfigurasjonsalternativer, og det finnes en mobilapp.
Yo!Rent
Yo!Rent er en skybasert programvare som effektiviserer driften av bilutleiefirmaer, utleiesteder og deres kunder. Programvaren støtter integrering med skytjenester som MailChimp, QuickBooks, Google Analytics og Shipstation for maksimal datasikkerhet.
Funksjoner i Yo!Rent for leiebil:
- Egnet for utleie av ikke bare personbiler, men også tunge kjøretøy og sykler
- Du kan leie bil for en dag, en uke eller en måned.
- Kontroll av lisensen og dens sikkerhet
Programvaren gjør det enkelt å administrere avtaler og signere kontrakter med digital signatur.
Myrentcar
Myrentcar er en spesiell programvare for bilutleie som øker produktiviteten til bilutleiefirmaer og sparer tid for kundene. Ved hjelp av Myrentcar kan du enkelt administrere alle aspekter ved bilutleie, som reservasjoner, oppretting av kontrakter og fakturering med ett klikk.
Fordelene med Myrentcar-programvaren er:
- Optimalisert distribusjonstid
- Tilpassbar administrasjon av priser
- Lar deg opprette alle nødvendige typer dokumenter (avtaler, kontrakter, fakturaer, bestillinger)
- Ergonomisk tilbudsverktøy
- Høy grad av tilpasningsmuligheter
- Clickygo-appen for praktisk bildeling, der du kan bestille en bil selv 24 timer i døgnet.
Myrentcar er også et nettbasert sted der kundene enkelt kan administrere alle bestillinger, kontrakter og betale regninger med noen få klikk. Du trenger ikke å installere en datamaskin eller mobilapp for å signere en avtale eller kontrakt digitalt. Du kan utføre alle operasjoner direkte i nettleseren.
Rentgine
Rentgine er en programvare som gjør det mulig å digitalisere hele leiebilprosessen. Det brukervennlige grensesnittet er utformet på en slik måte at du til og med kan signere en kontrakt ved hjelp av smarttelefonen din.
De viktigste funksjonene i Rentgine er:
- Helt papirløs bilutleie. Alle dokumenter, inkludert ID-kortet ditt, kan sendes inn online til selskapets leder.
- Helautomatisk betaling av regninger
Hvis du ikke har et nettbrett, sender administratoren deg kontrakten på e-post. Du trenger bare å bekrefte dokumentet med en digital signatur.
Oneflow
Oneflow er en programvare som inneholder alle nødvendige ferdige maler for leiebilkontrakter. Alle funksjoner er tilgjengelige online (inkludert kontraktsadministrasjon fra hvor som helst i verden).
Fordelene med Oneflow:
- Det er en funksjon for rask integrering med skytjenester for datasikkerhet og rask datautveksling.
- Leieavtalen kan sendes til deg via e-post.
- Kopier av alle signerte dokumenter lagres automatisk i et sikkert digitalt arkivDigiLocker, der de er tilgjengelige når som helst.
For å raskt signere en leieavtale, gjør du slik:
- Logg inn på Oneflow-kontoen din
- Finn dokumentet i mappene dine eller last opp et nytt
- Få tilgang til maltilpasningen ved hjelp av Verktøy-menyen
- Skriv inn tekst og signer den
- Ved behov kan du legge til flere underskrivere (ved hjelp av e-postadressene deres) og tilpasse signeringsrekkefølgen.
- Angi hvilke personer som kan få tak i den signerte versjonen
- Legg til en utløpsdato
Du kan også bruke tilleggsalternativer for å begrense tilgangen til malen
Les også: Derfor er Oneflow en plattform for kontraktautomatisering for alle
One-Shot Signature
One-Shot Signature er en tjeneste som kan brukes til å signere et hvilket som helst dokument umiddelbart, inkludert en leiebilavtale. Prinsippet for denne signaturen er basert på bruk av et digitalt sertifikat. Det gir høyeste grad av juridisk sikkerhet for dokumentet, også når du må bevise ektheten av signaturen din i retten.
Fordeler med One-Shot Signature-tjenesten:
- Enkel betjening
- Mulighet for å arbeide via API
- Intuitivt brukergrensesnitt
- Uavhengig av operativsystemet eller plattformen du bruker
- Skybasert sikkerhet uten kort
- Maksimal sikkerhet for personvern
Alle dokumenter kan signeres ved hjelp av et nettbrett eller en smarttelefon: du trenger ikke å installere noen ekstra apper.
Renthub
Renthub er en funksjonsrik programvare utviklet for enkel håndtering av alle forretningsprosesser, inkludert elektronisk dokumenthåndtering. Renthub har blant annet følgende funksjoner:
- Administrasjon av reservasjoner
- Utarbeidelse av flerspråklige kontrakter
- Tilpasning av tekst og annen informasjon i opprettede dokumenter
- Planleggingsfunksjon
- Utvidet statistikk vises på dashbordet
Du trenger ikke å besøke selskapets kontor for å sende inn alle nødvendige dokumenter.
For å utarbeide en avtale eller kontrakt trenger du bare å sende et elektronisk førerkort og et dokument som bekrefter identiteten din.
I applikasjonen kan du også få tilgang til all informasjon om dine tidligere bestillinger. Statistikk over dem er delt inn etter år og tilleggstjenester for enkelhets skyld.
Trusted Onboarding Platform
Trusted Onboarding Platform er en skybasert løsning fra InfoCert som er utviklet for å dematerialisere hele bilutleieprosessen. Dette inkluderer en kvalifisert digital signatur basert på et digitalt sertifikat.
Fordelene med den digitale plattformen Trusted Onboarding Platform er følgende:
- Det enkleste og mest intuitive brukergrensesnittet som mulig
- For å signere en kontrakt trenger du bare å oppgi et engangspassord som sendes til telefonen din.
- Du kan legge ut gratis kopier av fakturaer i et tilpasset format.
- Øyeblikkelig opprettelse av kontrakten
- Det finnes flere alternativer for å verifisere en kundes identitet.
Enkel og intelligent integrering av elektroniske signaturprosesser i eksisterende systemer er også tilgjengelig for alle brukere.
Les også: E-signering av PDF vs. manuell signering av PDF
Slik oppretter du en digital signatur for bilutleie
For å kunne sette opp en digital signatur før kontraktsinngåelse bruker bilutleiefirmaer dedikerte IT-løsninger til dette formålet.
Slik signerer du en leiebilavtale med digital signatur
Uansett hvilken programvare du velger, er fremgangsmåten stort sett den samme:
Virksomhetens leder sender deg dokumentet på e-post, og du mottar et varsel om det.
Deretter åpner du det mottatte PDF-dokumentet eller et elektronisk skjema.
Sett inn din digitale signatur
Bekreft at informasjonen er lagt inn med en hake, en spesiell avmerkingsboks eller et bilde.
Deretter mottar du et nytt varsel som bekrefter at avtalen er overført og bekreftet.
Deretter lar mange tjenester deg få en kopi av dokumentet. Det er verdt å huske at en digital signatur bare kan brukes én gang og ikke kan overføres til et annet dokument. Det er dette som gir ektheten til avtalen som er signert med den (et slikt dokument kan ikke forfalskes).
Sammendrag
En digital signatur er en praktisk måte å signere en leiebilavtale på uten å gå fysisk til kontoret. Du trenger bare en datamaskin, et nettbrett eller en smarttelefon.
En digital signatur er autentisk og ugjenkallelig. Avhengig av sikkerhetsnivået kan en digital signatur være kvalifisert eller ukvalifisert. Den første typen brukes når du trenger maksimal rettssikkerhet og beskyttelse mot uautorisert tilgang.
Hvis du ønsker å minimere risikoen, men ikke trenger et høyt sikkerhetsnivå, kan du bruke en enkel type eller en ukvalifisert type.
Forfatterens bio:
Dmytro Sokhach er gründer og medlem av 6-Figure Flipper Club. Grunnla Admix Global (webbyrå) som bygger nettsteder, gjør dem lønnsomme og selger dem som forretninger.
Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter!
Vil du vite hvordan digitale kontrakter kan bidra til å endre bedriften din? Vi vil gjerne høre fra deg!
