I den moderne verden digitaliseres ting med tiden, hele tiden. Vi bruker elektronisk signering her og der. Fra online shopping til mye mer avanserte og komplekse forretningsfunksjoner.
Det meste er i dag digitalisert og dette er med på å legge grunnlaget for fremtiden vår. Noe av det som har blitt populært med digitaliseringen, er elektroniske signaturer, e-signaturer, eller digitale signaturer.
Likevel, fordi det ser ut til å være enkelt å signere et dokument på nettet, er mange ofte bekymret for gyldigheten av e-signaturer. Gir e-signaturen på en juridisk avtale dokumentet noen form for juridisk status?
Hva er en elektronisk signatur?
Det første du må vite, er hva elektronisk signering er. Akkurat som signaturen du gir skriftlig på et ark, er signering av dokumenter du gjør på nett, det samme.
Forskjellen er at e-signaturer er flerdimensjonale og kan gjøres på mange måter.
Du kan bruke et e-signeringsverktøy som gir deg muligheten til å signere avtalen eller dokumentet med ett klikk.
Du kan også velge å signere med din egen signatur ved hjelp av en mus.
Tilstedeværelsen av en slik signatur på et dokument kan gi det en sterkere eller svakere juridisk status, avhengig av forskjellige faktorer som du vil lese senere i guiden.
Gyldigheten rundt elektronisk signering.
Elektroniske signaturer er gyldig og juridisk bindende i tretti europeiske land, USA og i en stor andel andre rundt omkring i verden.
En elektronisk signatur vil i de fleste tilfeller ha samme virkning og gyldighet som et tradisjonelt papirdokument med penn- og blekksignatur.
I alle land der e-signaturer er juridisk bindende, avhenger dens juridiske status av disse tre elementene:
#1 Hvem har signert?
For å sikre gyldighet må underskrivers identitet kunne kontrolleres.
Dette kan gjøres ved en rekke metoder som kan brukes for å utføre identitetsbekreftelse. Bekreftelse via SMS, e-post, elektronisk ID (Eksempelvis BankID).
Jo strengere identitetskontroll, jo høyere sikkerhet gir metoden.
I tillegg blir mye av informasjon rundt hver forespørsel lagret og logget til dokumentet eller kontrakten.
Det er viktig å huske på at ingen av disse metodene er 100 % sikre, selv om digital identifikasjon nesten alltid er bedre enn det analoge alternativet.
#2 Hva og hvorfor?
Det andre som påvirker den juridiske statusen til et signert dokument, er innholdet i dokumentet og intensjonen til partene.
Hva ble signert? Var intensjonen til partene ved å underskrive dokumentet at de skulle signere og lovlig forplikte seg til det?
Det er her kontraktsinnholdet og hva partene oppga i det signerte dokumentet, betyr noe.
Om en kontrakt endres før signering, blir den nye formuleringen også et nytt kontraktstilbud.
Hvis det er mer enn én part som skal signere, er kontrakten gyldig kun etter at alle signaturer er på plass og blitt enige om innholdet.
#3 Integritet: Har dokumentet blitt endret på eller manipulert etter signering?
Det siste punktet som er viktig for gyldighet ved elektronisk signering av et dokument, er dokumentets integritet etter signering.
Dette betyr at etter partene har signert dokumentet, må det holdes intakt og ikke modifiseres. Ved å bruke elektronisk signering basert på PKI, blir dokumentet hashed og signert ved hjelp av et asymmetrisk krypteringsnøkkelpar.
Dokumentets integritet er dermed beskyttet slik at selv en liten endring i dokumentet, f.eks. endring av komma, punkt eller mellomrom, vil skape en annen hash-verdi og avsløre at en endring har skjedd.
Hva kvalifiserer en elektronisk signering til å være juridisk bindende?
Som du nå vet, er det ikke alle digitale signaturer som er gyldig. Man kan selvsagt ikke bare å ta et bilde av signaturen din og lime det inn i dokumentet for å gjøre det lovlig.
Dette beviser ingenting om hvem som faktisk signerte dokumentet, ettersom noen andre enkelt også kan gjøre dette i ditt navn.
Den juridiske verdien av en elektronisk signatur vil avhenge av evnen til å bevise hvem som har skrevet under, identiteten til personen og at den signerte avtalen ikke har blitt endret etter signering.
Regulering av elektronisk signering
Typene av signaturene beskrevet ovenfor, er bedre beskrevet i eIDAS (elektronisk identifisering og tillitstjenester for elektroniske transaksjoner i det indre marked), som er et europeisk regelverk som skal sikre et velfungerende indre marked og oppnå et tilfredsstillende sikkerhetsnivå for elektronisk identifikasjon. I USA blir e-signaturer regulert av ESIGN Act på føderalt nivå.
Oneflow følger den beste praksis og standard som er angitt i eIDAS-forskriften.
- eIDAS: Electronic Identification and Trust Services Regulation
- ESIGN Act: US Electronic Signatures in Global and National Commerce Act
- UETA: Uniform Electronic Transactions Act
Forskjellige typer av elektroniske signaturer
Det er forskjellige typer eller nivåer av elektroniske signaturer i henhold til eIDAS-forskriften: SES (Simple Electronic Signature), AdEs (Advanced Electronic Signature), og QES (Qualified Electronic Signature).
SES (Simple Electronic Signature)
En standard elektronisk underskrift er elektroniske data som er logisk koblet til andre elektroniske data og som brukes av underskriveren for å signere.
Ettersom det ikke finnes noen spesifikke juridiske sikkerhetskrav, er det umulig å bestemme den juridiske verdien av signaturen uten å evaluere metoden som er brukt i det spesifikke tilfellet.
Elektroniske verktøy som passord eller PIN-koder kan betraktes som en SES.
AdES (Advanced Electronic Signature)
Som navnet tilsier, er dette en mer avansert form for signaturer. Og med dette kommer også høyere sikkerhet, blant annet at den kan identifisere personen som har signert dokumentet.
Denne type signatur gjør at du kan oppdage om noen har fiklet med signaturen etter at signatøren har lagt den inn i dokumentet. Disse signaturene blir sikret ved hjelp av kryptografiske nøkler.
Ifølge eIDAS-forskriften er AdES en elektronisk signatur som oppfyller følgende krav:
- Den er unikt knyttet til undertegnede
- Den er i stand til å identifisere undertegneren
- Opprettet ved hjelp av opprettelsesdata som signatøren med høy tillit kan bruke vel vitende om at det kun er vedkommende som har kontroll over den
- Knyttet til dataen som er signert, slik at det vil være mulig for signatøren å påvise eventuelle senere endringer i dokumentet
QES (Qualified Electronic Signature)
En enda strengere måte å signere på og dette er også den eneste typen som har den samme juridiske verdi som en håndskreven signatur.
Disse må overholde visse EU-standarder, og løsningen krever at signatøren bruker en sertifikatbasert digital ID som også må være utstedt av en kvalifisert EU-klarert tjenesteleverandør.
Du oppretter denne signaturen ved hjelp av en enhet som er spesielt designet for å lage e-signaturer.
Kontrakten forsegles med en kvalifisert elektronisk forsegling
Når en kontrakt i Oneflow har blitt signert av alle signatører, legger Oneflow ytterligere sikkerhets- og gyldighetsinformasjon til i kontraktspakken. Deretter forsegles hele pakken med et kvalifisert elektronisk segl og sikrer avtalens gyldighet.
Som med elektroniske signaturer, har elektroniske segl også forskjellige type kvalifikasjoner i henhold til eIDAS-forskriften: Enkelt, avansert og kvalifisert. Prinsippet ligner på det elektroniske signaturnivået – kravene til hvert nivå av den elektroniske tetningen bygger på kravene til nivået under det.
Forseglingen er til for å forhindre både forsettlig og uforsettlig endringer i dokumentet etter at det har blitt signert. Dette betyr at begge parter kan være sikre på at dokumentet vil forbli verifiserbart uendret nå og i fremtiden – selv 20 år etter.
Forseglingen som Oneflow brukes, leveres av partneren Sovos TrustWeaver.
Hvordan man kan verifisere en elektronisk signering
Når du signerer med e-signatur, ønsker man at denne skal være verifiserbar.
Hva om noen prøver å tukle med signaturen din, etter at du allerede har signert?
Her er en enkel guide til hvordan du enkelt kan verifisere et dokument med gyldig e-signatur.
- Bruk Adobe Reader for å åpne det dokumentet hvor du har brukt din e-signatur.
- Les gjennom listen, for å se om noen av alternativene finnes der.
- A: Dokumentet ditt har ikke blitt signert ordentlig, selv om signatøren har blitt identifisert via e-signatur.
- B: Dokumentet har blitt bekreftet med signaturen og undertegneren. Likevel vil signaturbekreftelse være vanskelig uten e-signaturtjeneste.
- C: Dette er det beste alternativet som vil bekrefte signaturen din som kvalifisert e-signatur. Det er den sikreste formen for e-signatur du kan ha i dag.
Mer om verifisering av din e-signatur her.
De viktigste fordelene ved å bruke elektronisk signering
Det sparer deg tid
Det sparer deg for tid. Se for deg at du må forhandle med noen som bor på andre siden av kloden. Signering, utskrift og postering vil ta mange dager; om ikke uker. Og den samme prosessen vil mottakeren av dokumentet gjennomgå. Ved en e-signering vil man kunne slippe alt dette.
Signer hvor som helst
Den moderne verden er alltid på farta, og viktigheten av å kunne gjøre ting mens du beveger deg, er stor. Fra å handle på nett til å trade; du kan gjøre det meste på telefonen i dag. E-signaturer lar deg gjøre det samme. Det vil si: Du kan signere dokumenter uavhengig av hvor du er.
Du sparer penger
Tid er penger, og med e-signaturer, kan du spare masse av det. I tillegg, tenk på alt papiravfallet som går med på milelange papirkontrakter. Med e-signaturer, kan du gå fullstendig papirfritt.
Hvorfor velge Oneflow over andre alternativer
Oneflow tilbyr uavhengig, verifiserbar kontrakt med elektronisk signaturløsning. Dette betyr at du enkelt kan verifisere gyldigheten til en signert kontrakt, uten at du er avhengig av Oneflow for verifisering.
Uavhengig av hva som skjer med Oneflow i fremtiden, vil dokumentet ditt med Oneflow alltid være verifiserbart. Dessverre er det ikke slik hos alle som tilbyr e-signaturløsninger på markedet i dag.
Hva skiller Oneflow fra de tradisjonelle e-signaturleverandørene
Det som gjør at Oneflow har overtaket på mange av konkurrentene på markedet i dag, er hvor omfattende det er. Mange vil kanskje tro at Oneflow bare er et vanlig e-signeringsverktøy, men det stemmer ikke.
Når det kommer til Oneflow, er det å putte e-signaturer på dokumenter bare en liten del av et mye større bilde. Oneflow automatiserer hele salgs-, ansettelses- og innkjøpsprosessen fra A til Å.
Fra å lage profesjonelle kontrakter ved hjelp av enkle maler til å tilpasse API-en for å koble den til dine eksisterende applikasjoner, er Oneflow mange steg foran de fleste andre signaturløsninger som finnes i dag.
Oneflow lar deg lage og administrere dokumentene dine i et enkelt og samarbeidsvillig system. Alle vil kun se den nyeste versjonen av kontrakten, slik at det vil være enkelt og raskt å administrere dokumenter til enhver tid. Med et robust søkeverktøy vil det gå som en drøm å finne frem til gamle kontrakter.
I tillegg gir Oneflow deg tilgang til et dashbord, slik at du enkelt kan ha en oversikt over all ventende, sendte eller aktive kontrakter innad i bedriften din. Det kommer også automatiske påminnelser når det er på tide og reforhandle eller fornye en kontrakt.
Hvis du er ute etter å effektivisere salg, ansettelser eller andre funksjoner som går utover oppretting av e-signaturer, er Oneflow det rette produktet for deg og din bedrift.
Disclaimer: Oneflow assumes no responsibility or liability for any errors or omissions in the content of this site. The information contained in this site is provided on an “as is” basis with no guarantees of completeness, accuracy, usefulness or timeliness.
Les mer hvordan du sikkert signere et PDF dokument med en Online Digital Signatur
Automatisere hele kontraktsprosessen
Bli mer effektiv med digitale kontrakter, som gjør jobben raskere og livet enklere.
