En digital signatur är ett sätt att underteckna ett biluthyrningsavtal på några minuter, oavsett var du befinner dig. På så sätt kan du boka hyrbilar, utfärda fakturor och signera avtal var som helst och när som helst. Allt du behöver är en smartphone eller surfplatta och en elektronisk signatur.
Vad är en digital signatur?
Digitala signaturer fungerar på exakt samma sätt som handskrivna signaturer. De är unika för varje person. Digitala signaturer följer standardformatet för PKI. PKI innebär att dokumentleverantören, i det här fallet Oneflow, använder en algoritm för att skapa en talsekvens som kallas nycklar. En offentlig och en privat nyckel skapas vid varje digital signatur. Den privata nyckeln används för att signera, medan den publika nyckeln används för att verifiera.
Varje gång en person signerar ett dokument elektroniskt skapas signaturen med hjälp av undertecknarens privata nyckel. Denna förvaras på ett säkert sätt hos undertecknaren. Under signeringsprocessen blir algoritmen det chiffer med vilket den matchar data från undertecknaren med det signerade dokumentet och sedan krypterar det. De krypterade uppgifterna är den digitala signaturen. Signaturen registreras med en datum- och tidsstämpel för det dokumentet, och om några ändringar görs i dokumentet efter signeringen är den digitala signaturen inte längre giltig.
Det är av yttersta vikt att den digitala signaturens integritet upprätthålls. Enligt villkoren för PKI måste nycklarna skapas, hanteras och sparas på ett säkert sätt som kräver en tillförlitlig certifikatutfärdare. Se till att din programvara för avtalshantering uppfyller alla PKI-krav för trygga och säkra digitala signaturer.
En digital signatur kan användas för följande typer av dokument som behövs för att hyra en bil:
- Bokning
- Hyresavtal
- Auktorisation
- Uppsättning av en deposition
- Försäkring
Elektroniska signaturer gör hela processen med att hyra en bil extremt snabb.
Läs även: De 5 bästa strategierna för kontraktshantering för ditt B2B-företag
Fördelar med en digital signatur för biluthyrning
Den digitala signaturen hjälper dig att spara tid jämfört med att signera avtalet manuellt. Detta sätt att formalisera dokument är också bra för biluthyrningsföretag eftersom det minskar kostnaden för att skriva ut pappersdokument och porto. Det förbättrar också kvaliteten på kundtjänsten.
Fördelar med digital signatur för personer som behöver använda en biluthyrningstjänst:
- Du behöver inte vara fysiskt närvarande på företagets kontor för att underteckna avtalet.
- Du har tillgång till alla dina dokument online
- Avtalet kan utarbetas och redigeras när som helst och var som helst
- Du skickar ett digitalt undertecknat dokument via e-post och sparar därmed tid och pengar på porto
- Digitala signaturer lagras i mycket säkra databaser
- Enkel åtkomst till dokumenten när som helst eftersom de lagras på molnservrar
- Robust skydd av dokument mot förlust eller andra typer av sårbarheter eftersom alla dokument lagras i molnet
- Minskad risk för fel, t.ex. kopiering eller ändring av ett dokument av anställda på det företag som tillhandahåller biluthyrningstjänsten
- Minimal exponering för manipulering, vilket minskar risken för att dokument fångas upp av en tredje part
Uthyraren skickar helt enkelt avtalet till dig via e-post. Därefter behöver du bara lämna en digital signatur. Därefter får du ett meddelande om att avtalet har skickats in och verifierats av företaget.
Så kommer du igång med digitala signaturer
För att komma igång med en digital signatur måste du först välja den programvara som du kan använda för att signera hyresavtal online.
Principen för hur en sådan tjänst fungerar är extremt enkel, från det att du bokar bilen till att du signerar hyresavtalet. Programvaran genererar automatiskt en PDF-fil av avtalet, som du får via e-post. Därefter kan du hantera alla dina bokningar, avtal och fakturor med några få klick.
Många är också intresserade av hur man skapar en app med en digital signaturfunktion. För detta måste du kontakta utvecklarna för att implementera en sådan funktion. Men du kan alltid integrera en lösning från tredje part.
Läs mer här: Redigera och signera PDF-filer online: En guide till hur man gör
Val av programvara
När du väljer den mest tillförlitliga programvaran för digital signatur måste du ta hänsyn till följande grundläggande kriterier:
- Flexibilitet
- Skalbarhet
- Maximal rättssäkerhet
Det finns många specialiserade tjänster som är särskilt avsedda för biluthyrning online. Låt oss överväga alternativ för sådan programvara, som har det största antalet positiva recensioner från kunder.
MyRent
MyRent är en molnbaserad programvara för showrooms och återförsäljare för bokning och uthyrning av olika typer av fordon. Listan över tjänstens huvudfunktioner inkluderar:
- Hantering av kunddata
- Hantering av fordonsbokningar
- Upprättande av avtal
- Betalningshantering och fakturering
- Kalender för fordonens tillgänglighet
- Lista över alla tidigare uppladdade dokument
- Digital signatur
Med den här programvaran kan du söka efter bilar och kontrollera deras tillgänglighet, snabbt hitta ett hyresavtal och skapa icke-produktiva lösningar. Olika versioner av dokument kan snabbt laddas upp: kunddata, kontrakt eller fordonsdokumentation.
Det finns också en mobilversion av denna tjänst för bekväm åtkomst till dokument när som helst. Dessutom kan en av tjänstens kunder vid behov ställa in denna applikation för en annan kund.
Du kan vara säker på att alla dina dokument som laddas upp till denna applikation inte kommer att gå förlorade. MyRent har en lokal applikationsdatabas som lagrar användarnas personuppgifter tills de har laddats upp till servern.
Coastr
Coastr är en funktionsrik digital uthyrningsplattform. Dess funktionsprincip är baserad på IoT-teknik. Denna lösning är utformad för effektiv hantering av all biluthyrningsverksamhet. Användare kan också signera avtal med en digital signatur.
Fördelarna med Coastr-tjänsten:
- Effektiv hantering av alla processer, från bilbokning till fakturering
- Kundapp med möjlighet att komma åt plattformen utan nyckel
- Bekväm hantering av bokningar
- Fullständig säkerhet och datapålitlighet
Plattformen har ett användarvänligt gränssnitt eftersom webbplatsen är värd på Whitelabel +.
Läs också: Varför elektroniska signaturer är lika giltiga som handskrivna signaturer
Fleet by Beem
Fleet by Beem är en heltäckande molnlösning som innehåller alla nödvändiga funktioner för biluthyrningsföretag och deras kunder. Detta inkluderar en elektronisk signaturfunktion som inte kräver en mobilapp.
Fördelarna med Fleet by Beems programvara är följande:
- Enkel och snabb installation. Åtkomst är möjlig från vilken dator eller surfplatta som helst
- Intuitivt gränssnitt
- Inget årsavtal krävs för att använda alla funktioner i tjänsten. Betalning sker månadsvis
- Hantering av hyror. Du kan hyra en bil och sedan genomföra kontraktet med en digital signatur
- Automatiskt ifyllda avtal. Företagschefen fyller i avtalsformulären på 1 minut och skickar dem till dig för underskrift
- Flerspråkigt gränssnitt. Förutom engelska finns det ett gränssnitt på franska
- Betalningar direkt. Du kan betala hyra, bränsle och andra utgifter med ett klick
Programvaran erbjuder flera konfigurationsalternativ och det finns en mobilapp.
Yo!Rent
Yo!Rent är en molnbaserad programvara som effektiviserar verksamheten för biluthyrningsföretag, uthyrningsställen och deras kunder. Den stöder integration med molntjänster som MailChimp, QuickBooks, Google Analytics och Shipstation för maximal datasäkerhet.
Funktioner i Yo!Rent för biluthyrning:
- Lämplig för uthyrning av inte bara personbilar utan även tunga fordon och cyklar
- Det finns alternativ för att hyra en bil för en dag, vecka eller månad
- Kontroll av körkortet och dess säkerhet
Programvaran skapar ett enkelt sätt att hantera överenskommelser och signera avtal med en digital signatur.
Myrentcar
Myrentcar är en speciell programvara för biluthyrning som ökar produktiviteten hos biluthyrningsföretag och sparar tid för deras kunder. Med hjälp av Myrentcar kan du enkelt hantera alla aspekter av biluthyrning, såsom bokningar, upprättande av kontrakt och fakturering med ett klick.
Fördelarna med Myrentcars programvara är
- Optimerad driftsättningstid
- Anpassningsbar hantering av priser
- Gör att du kan skapa alla nödvändiga typer av dokument (avtal, kontrakt, fakturor, beställningar)
- Ergonomiskt verktyg för offerter
- Hög nivå av anpassningsbarhet
- Clickygo-app för bekväm bildelning, med vilken du kan boka en bil själv 24 timmar om dygnet
Myrentcar är också en onlineplats där kunderna enkelt kan hantera alla sina bokningar, avtal och betala räkningar med några få klick. Du behöver inte installera en stationär eller mobil app för att digitalt signera ett avtal eller annat dokument. Du kan utföra alla åtgärder direkt i din webbläsare.
Rentgine
Rentgine är en programvara som gör det möjligt att helt digitalisera hela biluthyrningsprocessen. Det användarvänliga gränssnittet är utformat på ett sådant sätt att du till och med kan underteckna ett kontrakt med hjälp av din smartphone.
De viktigaste funktionerna i Rentgine är
- Helt papperslös biluthyrning. Alla dokument, inklusive ditt ID-kort, kan skickas online till företagets chef
- Helt automatiserad betalning av räkningar
Om du inte har en surfplatta skickar chefen kontraktet till dig via e-post. Du behöver bara bekräfta dokumentet med en digital signatur
Oneflow
Oneflow är en programvara som innehåller alla nödvändiga färdiga mallar för biluthyrningskontrakt. Alla funktioner är tillgängliga online (inklusive avtalshantering från var som helst i världen).
Fördelar med Oneflow:
- Det finns en funktion för snabb integration med molntjänster för datasäkerhet och snabbt datautbyte
- Hyresavtalet kan skickas till dig via e-post
- Kopior av alla signerade dokument lagras automatiskt i ett säkert digitalt arkivDigiLocker, där de kan nås när som helst
För att snabbt signera ett hyresavtal, gör så här:
- Logga in på ditt Oneflow-konto
- Hitta dokumentet i dina mappar eller ladda upp ett nytt
- Gå till mallanpassningen via menyn Verktyg
- Ange text och skriv under
- Lägg vid behov till flera undertecknare (med hjälp av deras e-postadresser) och anpassa signeringsordningen
- Ange vilka personer som kan få tillgång till den signerade versionen
- Lägg till ett utgångsdatum
Du kan också använda ytterligare alternativ för att begränsa åtkomsten till mallen
Läs mer här: Varför Oneflow är en plattform för avtalsautomatisering för alla
One-Shot-signatur
One-Shot-signatur är en tjänst som kan användas för att omedelbart underteckna alla dokument, inklusive ett biluthyrningsavtal. Principen för denna signatur bygger på användningen av ett digitalt certifikat. Det ger den högsta nivån av juridisk säkerhet för dokumentet, inklusive när du behöver bevisa äktheten av din signatur i domstol.
Fördelar med One-Shot-signaturtjänsten:
- Enkelt att använda
- Möjlighet att arbeta via API
- Intuitivt användargränssnitt
- Oberoende av vilket operativsystem eller plattform du använder
- Molnbaserad säkerhet utan kort
- Maximal säkerhet för integriteten
Alla dokument kan undertecknas med en surfplatta eller smartphone: du behöver inte installera några extra appar
Renthub
Renthub är en funktionsrik programvara som är utformad för enkel hantering av alla affärsprocesser, inklusive elektronisk dokumenthantering. Listan över Renthub-funktioner omfattar bl.a:
- Hantering av bokningar
- Skapande av flerspråkiga avtal
- Anpassning av text och annan information i skapade dokument
- Funktion för schemaläggning
- Utökad statistik visas på instrumentpanelen
Du behöver inte besöka företagets kontor för att skicka in alla nödvändiga dokument
För att upprätta ett avtal behöver du bara skicka ett elektroniskt körkort och ett dokument som bekräftar din identitet.
I applikationen kan du också få tillgång till all information om dina tidigare bokningar. Statistik över dem är uppdelade efter år och ytterligare tjänster för bekvämlighet.
Trusted Onboarding Platform
“Trusted Onboarding Platform” är en molnbaserad lösning från InfoCert som är utformad för att helt dematerialisera hela biluthyrningsprocessen. Detta inkluderar en kvalificerad digital signatur baserad på ett digitalt certifikat.
Fördelarna med den digitala plattformen Trusted Onboarding Platform är följande:
- Det enklaste och mest intuitiva användargränssnittet som finns
- För att underteckna ett avtal behöver du bara ange ett engångslösenord, som skickas till din telefon
- Du kan skicka gratiskopior av fakturor i ett anpassat format
- Direkt skapande av kontraktet
- Det finns flera alternativ för att verifiera en kunds identitet
Enkel och intelligent integration av elektroniska signaturprocesser i befintliga system är också tillgängligt för alla användare.
Läs mer här: E-signera en PDF jämfört med att signera en PDF för hand
Hur man skapar en digital signatur för biluthyrning
För att kunna skapa en digital signatur innan ett avtal undertecknas använder biluthyrningsföretag särskilda IT-lösningar för detta ändamål.
Hur man signerar ett hyrbilsavtal med en digital signatur
Oavsett vilken programvara du väljer är tillvägagångssättet i stort sett detsamma:
- Företagschefen skickar dokumentet till dig via e-post och du får ett meddelande om detta
- Öppna sedan det mottagna PDF-dokumentet eller ett onlineformulär
- Signera med din digitala signatur
- Bekräfta att informationen har infogats med en bock, en särskild kryssruta eller en bild
- Därefter får du ytterligare ett meddelande som bekräftar att avtalet har överförts och bekräftats
Efter det tillåter många tjänster dig att få en kopia av dokumentet. Det är värt att komma ihåg att en digital signatur endast kan användas en gång och inte kan överföras till ett annat dokument. Det är detta som ger äktheten i det avtal som signeras med det (ett sådant dokument kan inte förfalskas).
Sammanfattningsvis
En digital signatur är ett bekvämt sätt att signera ett biluthyrningsavtal utan att fysiskt gå till kontoret. Du behöver bara en persondator, surfplatta eller smartphone för det.
En digital signatur har egenskaper som äkthet och oåterkallelighet. Beroende på säkerhetsnivån kan en digital signatur vara kvalificerad eller okvalificerad. Den första typen används när du behöver maximal nivå av rättssäkerhet och skydd mot obehörig åtkomst.
Om du behöver minimera riskerna, men inte behöver en hög säkerhetsnivå, kan du använda en enkel typ eller en okvalificerad typ.
