Två är inte starkare än en. Åtminstone inte när det handlar om affärssystem. Med Oneflow kan du använda en enda plattform för automatiserade avtal i verksamhetens samtliga team. Det gör att du kan eliminera risker, bli effektivare och minska kostnaderna.
En avtalsplattform för alla avdelningar – från juridik till sälj och allt däremellan. Det är Oneflow. Men vad innebär det mer exakt? Vi pratade med fyra personer i våra team för att ta reda på hur Oneflow hjälper dem att utvecklas.
Oneflow för jurister
Som jurist är Olivia Åman väl medveten om svårigheterna med komplicerad avtalshantering. Lite väl medveten, tyvärr. Enligt henne kan många saker gå fel när det handlar om avtal. Men Oneflows automatiserade avtal har varit en riktig livräddare i hennes dagliga arbete.
Problem i en traditionell avtalsprocess
De största problemen i en traditionell avtalsprocess har en sak gemensamt – bristande kontroll. Olivia tar upp fyra saker hon tycker är frustrerande:
- Olika versioner av samma mall
- Att inte veta vem som har vilken version och hur gammal den är
- Att inte hitta avtalet
- Att glömma att lägga till en påminnelse i kalendern så att man riskerar att missa viktiga händelser
Avtalen är de mest kritiska tillgångarna i ett företag. Det är därför de måste innehålla rätt villkor, klausuler o.s.v. Men så fort en medarbetare laddar ner en avtalsmall tappar du kontrollen.
När det juridiska teamet uppdaterar mallen kommer flera äldre versioner att spridas ut och sparas på olika personers datorer. Och det finns inget sätt för dig att veta vem som har vilken version.
“Jurister lägger ner mycket arbete på att skapa bra mallar. Men när en mall väl är nedladdad är det extremt svårt att kontrollera att de avtal vi skickar ut innehåller rätt villkor, säger Olivia.
Sedan har vi problemet med lagring. Att skicka avtal fram och tillbaka via e-post kan ofta leda till att de försvinner på vägen eftersom behovet av att manuellt behöva ladda upp ett avtal till ett avtalshanteringssystem adderar ytterligare friktion. För att inte tala om riskerna med att skicka avtal via e-post.
“Om det finns ett problem med ett avtal och du behöver komma åt det, så kanske du inte vill kontakta motparten för att be om att få det från hen. Det är ett tecken på svaghet. Och detta är ett stort problem i många företag – avtalet blir påskrivet men lagras inte på en säker plats. Det ligger helt enkelt kvar i Outlook”, säger Olivia.
Så kan Oneflow hjälpa de juridiska avdelningarna
Olivia beskriver att när hon började använda Oneflows automatiserade avtal så var det som att en stor tyngd lyftes från hennes axlar. Eller en stor hög med avtal, kanske man ska säga. Först och främst behöver hon aldrig oroa sig för daterade mallar. När du gör ändringar i en mall i Oneflow garanterar det att det bara finns en version. Och det gör att hon kan känna sig lugn i sitt arbete.
Olivia är också ett stort fan av funktionen att alla avtal automatiskt lagras efter att de signerats. På så sätt försvinner de aldrig och hon kan enkelt komma åt avtalen när hon behöver dem. Det enda hon behöver göra är att söka efter avtalet med hjälp av avancerade filter.
“Om jag skriver en ny klausul och tänker: “Skrev jag inte det här för tre år sedan?”, kan jag alltid kolla upp detta eftersom det är så lätt att söka i Oneflows avtalsarkiv”, säger Olivia.
En annan funktion Olivia gillar är kalendern. Den hjälper henne att hålla koll på alla avtal som behöver förnyas så att hon inte missar något.
“Jag behöver inte lägga till avtalshändelser i min kalender eftersom de läggs till automatiskt i Oneflow. Och jag får dessutom en notis när ett avtal ska förnyas”, säger Olivia.
Oneflow för säljavdelningen
Administrativt arbete ligger inte i en säljares natur. Fråga vilken säljare som helst. Nicolas Paanalahti, Country Manager Finland, har använt Oneflows automatiserade avtal som säljare och chef, så han har sett fördelarna med olika teamfunktioner. Och det finns inget admin så långt ögat kan nå – oavsett roll.
Anledningar till att säljare väljer Oneflow
Enligt Nicolas finns det tre huvudorsaker till att säljteam väljer Oneflow som säljverktyg:
- För att spara tid
- För att minska det administrativa arbetet
- För att eliminera risker i avtals- och förslagsprocessen
Trots att vi har utvecklats på en mängd områden äter avtalen fortfarande upp mycket av säljteamets tid. Värdefulla timmar som du kunde ha spenderat på sälj. Nicolas förklarar att många företag fortfarande hanterar sina avtal manuellt, från själva skapandet till lagring efter signeringen. Detta är alldeles för tidskrävande i dagens och morgondagens säljprocess.
“Att göra processen snabbare är otroligt viktigt för de företag jag pratar med. Och såklart för att spara tid för att säljarna ska kunna sälja mer, säger Nicolas.
Som säljchef vill du se till att dina förslag innehåller rätt villkor och priser. Det är lätt att det sker misstag. Men Oneflows automatiserade avtal kan hjälpa till att minska riskerna med hjälp av åtkomststyrda avtalsmallar som är både dynamiska och säkra. Du kan enkelt stänga ner sektioner som du inte vill att dina säljare ska röra och se till att bara den senaste versionen finns tillgänglig.
“Elimineringen av risker är en av de viktigaste anledningarna till varför man ska välja Oneflow. Om jag till exempel är säljchef, hur kan jag då se till att mina säljare använder den mall jag har bestämt mig för? Hur ser jag till att de inte gör några ändringar i de mallarna?” säger Nicolas.
En annan anledning till att säljteam föredrar Oneflow framför andra avtalsplattformar är arkivet. Nicolas får ofta feedback från potentiella kunder där de berättar att de tycker att det är extremt värdefullt att de har en plattform för automatiserade avtal som både gör det lättare att skapa och signera avtal, men som också lagrar avtalen efter att de har signerats. Det skapar kontroll och struktur.
“Efter att avtalen har signerats kan du lagra dem på en och samma plattform som är integrerad i ditt CRM”, säger Nicolas.
Så kan Oneflow förbättra säljprocessen
Hur kan Oneflow hjälpa säljare i deras säljprocess? Detta är Nicolas go-to-strategi:
- “Jag skickar alltid ett säljförslag. Och anledningen till att jag gör detta är att det är väldigt enkelt för mig att skapa det i Salesforce, vårt CRM. Jag kan välja rätt mall med ett enda klick se till att all information automatiskt överförs till förslaget. Och efter det skickar jag det till min potentiella kund.”
- “Det som är häftigt med Oneflow är att jag kan hjälpa mina potentiella kunder och vägleda dem genom alla steg i processen. Grundläggande analyser hjälper mig i min säljprocess. Jag kan till exempel se vad de gör i förslaget och hur många gånger de har öppnat det. På så sätt kan jag vara säker på att jag ringer dem vid rätt tidpunkt. Oneflow tar bort gissningsleken ur säljprocessen.”
- “När det är dags att förhandla kan du göra ändringar direkt i förslaget – så fort efter att du har avslutat samtalet med den potentiella kunden. Det skapar en magisk wow-effekt, vilket gör att jag kan överraska kunderna innan jag säljer något. Detta hjälper dem att förstå hur de kan använda Oneflow i sin säljprocess.”
Oneflow för HR-avdelningen
Har du varit involverad i en rekryteringsprocess på sistone? Då är du nog medveten om hur svårt det kan vara att locka till sig talanger. Amanda Carapi Sjölin, Talent & Diversity Manager, vet hur viktigt det är att ses som en attraktiv arbetsgivare för att kunna vinna över de bästa kandidaterna. Alla beröringspunkter i varumärket räknas, hela vägen fram till det sista steget i rekryteringsprocessen.
Så kan Oneflow boosta ditt varumärke som arbetsgivare
Det är inte över förrän kandidaten signerar avtalet. Med Oneflows automatiserade avtal kan du snabbt och enkelt förvandla kandidater till medarbetare. Hur? Genom att ge dem interaktiva och helt digitala anställningsavtal. Kandidaten kan då fylla i sina kontaktuppgifter, sitt personnummer och sin adress direkt i avtalet. Detta sparar tid i och med att ni inte behöver skicka flera mejl fram och tillbaka eller vänta på snigelpost.
“Erbjudandet är det första intrycket kandidaten får av företaget efter rekryteringsprocessen. Oneflow hjälper på så sätt till att stärka ditt varumärke som arbetsgivare.” säger Amanda.
Hur dina kandidater uppfattar dig är otroligt viktigt. Så lämna inget åt slumpen. Amanda beskriver avtalsprocessen med Oneflow som smidig, plus att det är enkelt att interagera med sina kandidater. Det kommer att dyka upp frågor om erbjudandet och då kan de ställa dessa direkt i kommentarsfältet. Och sedan signera var de än befinner sig. Du kanske har turen att få lika positiv feedback som Amanda?
“Nyligen pratade jag med en kandidat som gav beröm till Oneflow, både den miljövänliga aspekten av produkten och att det hjälper individen i deras dagliga arbete”, säger Amanda.
Oneflow och säkerhet
Olu Asaolu, Senior Information Security Analyst på Oneflow, har många års erfarenhet av att arbeta med säkerhet, både internt och som konsult. Undrar du varför 1234 inte bör användas som lösenord? Eller hur man följer GDPR i en global organisation? Han har svaren.
Detta ska du fråga innan du köper en plattform för automatiserade avtal
Om du vill köpa en plattform för automatiserade avtal måste du ställa leverantören mot väggen gällande allt som rör säkerheten. De ska trots allt ta hand om dina mest värdefulla affärstillgångar. Och det är inget man ska ta lätt på. Enligt Olu finns det fyra huvudfrågor du bör ställa till säljaren:
- Hur ser de på GDPR?
- Hur använder man sig av tredje part?
- Hur hanterar de åtkomstkontroll?
- Hur arbetar de med affärskontinuitet och incidenthantering?
Vilka är de främsta anledningarna till att våra kunder väljer Oneflow?
Olu nämner tre viktiga anledningar till att företag väljer Oneflow som sin plattform för automatiserade avtal:
- Användandet av tredje part
- GDPR-efterlevnad
- Laglighet
“Oneflow har gjort ett fantastiskt jobb med att begränsa användningen av tredje part. Jag tror att vi bara använder fem tredje parter, vilket är betydligt färre än de flesta organisationer. Speciellt organisationer som tillhandahåller en liknande tjänst som den vi har, säger Olu.
Och så är det såklart viktigt med GDPR. En betydande del av vår verksamhet handlar om att hålla oss uppdaterade om informationssäkerhet och gällande lagstiftning. Detta är något Olu arbetar med tillsammans med Oliva, vår juridiska rådgivare.
“Det som är bra med Oneflow är att vi fungerar som personuppgiftsbiträde, inte som personuppgiftsansvarig. Vi hjälper våra kunder när de får en uppgiftsbegäran från sina kunder och arbetar med dem för att säkerställa att de uppfyller sina skyldigheter ur en personuppgiftsansvarigs synvinkel”, säger Olu.
Hur ser lagligheten ut för själva avtalet? Olu påpekar att många e-signeringsleverantörer misslyckas med att bevisa avtalens juridiska status. Det kanske inte följer en godkänd försegling med deras avtal, vilket kan orsaka enorma problem om företaget skulle gå i konkurs på grund av ett rättsfall eller problem med avtalets rättsliga ställning.
“Det finns många leverantörer där ute som erbjuder e-signering på flera olika sätt. Men det betyder inte alltid att de har en metod som backar upp den, vilket är viktigt ur en juridisk synvinkel. Det här är något som folk måste vara medvetna om”, säger Olu.
De avtal som tecknas med Oneflow, å andra sidan, förseglas automatiskt med en kvalificerad elektronisk försegling. Detta innebär att du och dina motparter kan känna er helt säkra på att avtalet ni signerar kommer att förbli verifierbart oförändrat, både nu och i framtiden. Dessutom har ni också tillgång till avtalet och kan se allt som ändras eller läggs till – från början till slut.
“Det här är viktigt för att man ska kunna ha kontroll över vilka som är en del av avtalet och vem som har fått tillgång till det. Och det kan stå sig i domstol om det skulle bli aktuellt”, säger Olu.
