En strategi för avtalshantering är en viktig aspekt för alla B2B-företag. Den omfattar skapande, förhandling, genomförande och administration av avtal med kunder, leverantörer och partner. En väl genomförd avtalshanteringsprocess kan säkerställa att båda parter är medvetna om sina skyldigheter och sitt ansvar, minska risken för tvister och överträdelser och maximera möjligheterna till framgång.
Vad är avtalshantering?
Avtalshantering är processen för att skapa, förhandla och lagra avtal mellan organisationer, leverantörer, kunder och partners. Den omfattar hela avtalets livscykel, från de inledande skedena av avtalsförhandlingar och genomförande till löpande övervakning, förnyelse och ibland uppsägning. Målet med avtalshantering är att se till att alla parter är medvetna om sina skyldigheter och sitt ansvar, att alla avtal hanteras inom ramen för sina villkor och att de sorteras och arkiveras på rätt sätt.
En effektiv avtalshantering kräver ett välstrukturerat och systematiskt tillvägagångssätt som omfattar processer som standardisering av avtalsmallar, automatisering av avtalsprocesser och integrering av riskhanteringsstrategier. God kommunikation och samarbete mellan alla relevanta intressenter, både interna och externa, är också avgörande för en bra strategi för kontraktshantering.
Här är några bra strategier för avtalshantering:
Läs också: Automatisering av avtal: En komplett guide
1. Ha ett avtalsarkiv
Att ha tillgång till all relevant avtalsinformation är ryggraden i en effektiv avtalsförvaltning. Detta kan uppnås genom att upprätta ett enda, centraliserat avtalsarkiv som innehåller alla avtal som signerats av företaget tillsammans med tillhörande information, t.ex. avtalsvillkor, inblandade parter och datum för förnyelse.
Ett enda arkiv gör det lättare för alla intressenter att få tillgång till den information de behöver utan att behöva söka i flera olika källor eller riskera att inte hitta något viktigt.
2. Standardisera din strategi för avtalshantering
Om du standardiserar din strategi och dina mallar för avtalshantering kan du förbättra enhetligheten och noggrannheten samt minska den tid och de resurser som krävs för att skapa och granska avtal. B2B-företag kan standardisera sin avtalsprocess genom att skapa avtalsmallar med hjälp av programvara för avtalshantering.
Denna standardisering bidrar till att säkerställa att alla avtal är konsekventa när det gäller språk, format och innehåll, vilket minskar risken för förvirring eller till och med tvister.
3. Automatisera din strategi för avtalshantering
Genom att automatisera din strategi för avtalshantering kan du förbättra effektiviteten och noggrannheten avsevärt. Automatiserad avtalsgenerering minimerar risken för fel och sparar tid och resurser.
Genom att automatisera signeringsdelen säkerställs att avtalen utförs korrekt och i tid, medan automatiserade förnyelseprocesser säkerställer att avtalen förnyas i tid och på ett effektivt sätt, vilket minskar risken för att ett avtal av misstag upphör att gälla.
Läs också: 10 tips för företag som använder e-signatur för att få ut det maximala av det
4. Bygg in riskhantering
Riskhantering är en viktig aspekt av avtalshantering eftersom den bidrar till att minska vissa större avtalsrisker och till att skydda företaget i händelse av tvister eller dataintrång.
B2B-företag bör integrera ett systematiskt tillvägagångssätt för riskhantering i sin avtalshanteringsprocess, inklusive identifiering och bedömning av risker, tydliga och koncisa strategier för riskhantering samt löpande övervakning och rapportering av riskstatus. Detta bidrar till att säkerställa att företaget är medvetet om potentiella risker och är berett att hantera dem på ett effektivt sätt.
5. Samarbete och kommunikation
Effektiv kommunikation och samarbete mellan alla relevanta intressenter, särskilt de juridiska, är avgörande för en framgångsrik strategi för innehållshantering. Detta inkluderar regelbundna möten för att diskutera avtalsstatus och uppdateringar samt utbyte av information och bästa praxis. God kommunikation säkerställer att alla parter är medvetna om sina skyldigheter och sitt ansvar, vilket minskar risken för eventuella tvister eller överträdelser.
Ett effektivt samarbete bidrar till att se till att avtalen förvaltas effektivt och att alla intressenter arbetar tillsammans mot ett gemensamt mål.
Läs också: 5 fördelar med automatiserad avtalshantering som kommer att stärka ditt företag
Slutsats
Avtalshantering är en kontinuerlig process som kräver ett välstrukturerat och systematiskt tillvägagångssätt. De fem strategier som vi har tittat på här kan hjälpa B2B-företag att effektivisera sin strategi för avtalshantering. Genom att implementera dessa strategier kan B2B-företag minska risken för tvister och överträdelser, förbättra effektiviteten och noggrannheten samt maximera sin potential för framgång. När allt kommer omkring, om ditt säljteam är mindre fastklistrat i administrativt arbete, så har de mer tid att sälja.
Dessutom är det viktigt att komma ihåg att avtal inte är en engångsföreteelse. I takt med att verksamhetens behov utvecklas måste avtalen ses över och uppdateras för att återspegla dessa förändringar. Regelbundna avtalsrevisioner kan identifiera områden där ändringar är nödvändiga och se till att avtalen förblir relevanta, uppdaterade och uppdaterade.
Effektiv avtalshantering kräver ständig uppmärksamhet och engagemang, men fördelarna med en väl genomförd strategi gör det till en värdefull investering för alla B2B-företag.
