Handskrivna signaturer vs elektroniska signaturer

Visste du att historien om att signera avtal går tillbaka till det forntida Mesopotamien?

Faktum är att en av de äldsta underskrifterna kommer från 3100 f.Kr. i Sumerien (dagens Irak). Den signerades av en skriftlärd vid namn Gar Ama, som sannolikt inte visste att han skulle skriva historia genom att skriva en av de äldsta juridiska signaturerna.

Detta bevisar bara att signaturer har funnits i bokstavligen tusentals år. Vilket betyder att vi har blivit ganska vana vid dem. Tiderna har dock förändrats sedan Gar Ama; vi kan nu utföra vår signatur med ett enkelt musklick eller trycka på en skärm med ett finger.

I den här artikeln förklarar vi hur du kan skapa handskrivna signaturer på digitala dokument och diskuterar hur den här metoden skiljer sig från att generera elektroniska eller digitala signaturer – vi pratar om användningsfall, juridisk giltighet och säkerhetsnivåer.

Vad är en signatur med vått bläck?

En våt bläcksignatur är helt enkelt en fysisk signatur gjord med en penna eller penna på ett papper. Det är en metod för autentisering som har använts i århundraden. Underskrifter med vått bläck används för att signera avtal, överenskommelser och andra juridiska dokument. De tjänar också identifierings- och verifieringsändamål.

Varför är handskrivna signaturer ett problem?

Handskrivna signaturer har varit en självklarhet i århundraden, men det går inte att förneka att de har blivit mer tidskrävande och besvärliga i takt med att det globala samarbetet har utvecklats. När du har skrivit ut och signerat ditt avtal måste du fortfarande skanna, ladda upp och skicka det via e-post—eller i vissa fall posta det.

När motparten har läst igenom det kan han eller hon begära att få göra om något. I så fall måste du börja om hela processen igen.

Att skicka ett avtal via post är inte heller helt riskfritt. Brev kan tappas bort och det kan uppstå långa förseningar, vilket kan bli mycket kostsamt om en signatur är tidskänslig. Naturligtvis finns det möjlighet att använda en spårad kurirtjänst, men det är en rejäl kostnad att använda regelbundet.

Även om din motpart är beredd att göra resan för att signera avtalet personligen är detta knappast bekvämt. Människor kommer att behöva ta tid från sina dagar för något som kunde ha uppnåtts på några minuter.

Juridiskt bindande avtalsmallar i Oneflow

Skriv inte avtal från början, använd våra gratis avtalsmallar

Utforska

Vad är en e-signatur?

E-signaturer (eller elektroniska signaturer) är en metod för att signera dokument elektroniskt utan att skriva ut dem. E-signaturer är juridiskt bindande och kan användas för en rad olika ändamål, bland annat för att signera avtal, överenskommelser och andra juridiska dokument.

Oneflow är ett lättanvänt verktyg som låter dig skapa olika typer av elektroniska signaturer, t.ex:

• Standard e-signatur – Den vanligaste formen av elektronisk signatur. Den ger en privat, krypterad länk, så att du kan signera ett dokument med ett klick på en knapp. Med den här funktionen kan du till exempel signera en PDF online gratis.
• SMS eller textmeddelande – Du kan också signera ett dokument med ett SMS eller textmeddelande. I så fall får undertecknaren ett SMS med en sexsiffrig kod. De använder den för att bekräfta sin identitet när de signerar dokumentet.
• Handskriven signatur – Med den här funktionen kan du skapa en signatur som ser ut som en våt bläcksignatur genom att rita din signatur för hand eller välja ett av de tillgängliga teckensnitten. På så sätt skapar du en kursiv signatur med samma juridiska giltighet som den vanliga elektroniska signaturen.
• Avancerade elektroniska signaturer – För säkrare transaktioner tillhandahåller Oneflow avancerade signaturer genom partnerskap med olika leverantörer av elektronisk identifiering (eID), inklusive svenska BankID och norska BankID. Dessa digitala signaturer ger högre säkerhet och uppfyller de strikta identifieringskrav som ställs i eIDAS-förordningen.

Är elektroniska signaturer lika giltiga som handskrivna signaturer?

Det korta svaret på den här frågan är ja. Enligt USA, EU och Storbritannien är elektroniska signaturer lika giltiga som fysiska signaturer (och har lika många olika användningsområden). Den största skillnaden mellan elektroniska signaturer och fysiska signaturer är den metod med vilken de samlas in, men de är båda juridiskt bindande och accepteras som giltiga.

Oneflows metoder för elektroniska signaturer följer till exempel de rättsliga standarder och definitioner som anges i eIDAS-förordningen och är helt kompatibla.

Trots att elektroniska signaturer är lika giltiga som sina fysiska motsvarigheter finns det fortfarande en viss kulturell tvekan att acceptera dem och använda dem i stor utsträckning i vissa delar av världen.

Varför är det så?

Preferensen för handskrivna signaturer

Så om det inte finns någon skillnad mellan en fysisk signatur och en elektronisk, varför insisterar vi på att låta människor skapa en handskriven signatur som de kan använda i digitala avtal?

Vi förstår att människor är vanemänniskor. Det är svårt att vända ryggen åt tusentals år av tradition. Elektroniska signaturer har bara funnits i några decennier. Människor har svårt att bryta en vana som de har haft i ett par månader eller år. Att sluta med en tradition som går tillbaka till början av den mänskliga civilisationen är inte precis det enklaste att åstadkomma i stor skala.

Med detta i åtanke har vi beslutat att skapa en handskriven signaturfunktion. Det är ett sätt att behålla den traditionella känslan av att signera ett avtal, underteckna ett dokument eller bara se din signatur på ett (virtuellt) papper.

Varför är Oneflows handskrivna signaturstil viktig?

Enligt Andra Nastanescu, Product Manager på Oneflow, som arbetade med den fysiska signaturfunktionen i Oneflows digitala avtal, är det lite av en placebo för att trösta dem som är nya med elektroniska signaturer och digitala avtal. Den fysiska signaturen är utformad som en handskriven signatur, vilket de är bekanta med.

Hon säger: ”Folk ser värdet av handskrivna signaturer som en traditionell gest. Det är något som människor gjorde för avtal förr i tiden. Även om de här avtalen finns på en enhet vill de fortfarande använda den traditionella gesten. Det har en symbolisk kraft på ett sätt.”

Den kraften är att se ditt namn, som du har använt på papper sedan du först lärde dig skriva, kopplat till digitala avtal. Naturligtvis är det virtuellt, men det är en bra inkörsport till elektroniskt signerande om du är nybörjare eller om du är van vid att signera på traditionella sätt.

Andra fortsätter sin motivering: ”Vi skapade också den här funktionen eftersom våra kunder i andra länder verkligen ville ha den här funktionen. Det är viktigt för dem att kunna göra detta, och det ger dem en känsla av kontroll över sin process för att signera dokument. Så som ett företag som vill expandera måste vi tillgodose deras behov och normer för att signera avtal i respektive land samtidigt som vi försöker informera dem om fördelarna med digitala avtal.”

Digital signatur vs elektronisk signatur vs handskriven signatur – en jämförelsetabell

Hur kan Oneflow annars hjälpa dig?

Oneflow är mycket mer än bara en signaturgenerator online. Med denna programvara för avtalshantering kan du automatisera hela avtalets livscykel. Det är ett enda verktyg för att skapa, signera, spåra och hantera dina dokument, från pre-sign till post-sign. Några av de mest anmärkningsvärda Oneflow-funktionerna inkluderar:

• Oneflow AI – Det här verktyget hjälper dig att skriva, granska och analysera avtal samtidigt som risken för mänskliga fel minimeras. Det ger även rekommendationer för att säkerställa efterlevnad och hjälper dig att importera avtal från andra program.
• Samarbete i realtid – Arbeta tillsammans med avtal i realtid, även efter att de har skickats. Alla inblandade kan redigera, lämna kommentarer och spåra ändringar samtidigt.
• Automatiska påminnelser – Få påminnelser om viktiga händelser i avtalet, t.ex. när det ska förnyas eller löpa ut. Ställ in specifika varaktigheter för dessa påminnelser, så att du får information om kritiska tidsfrister.
• Mallbaserat skapande av avtal – Skapa avtal snabbt med hjälp av anpassningsbara mallar eller låt ditt juridiska team skapa egna mallar för framtida bruk.
• Integrationer – Anslut Onefow till dina befintliga affärsverktyg, inklusive Microsoft Dynamics 365, Salesforce, Hubspot, Zapier och Slack.
• Avancerad analys – Använd analys för att optimera din avtalshantering. Få insikter om trender i avtalen, förbättra antalet avtal och identifiera potentiella risker i ett tidigt skede.

Oneflow minskar manuella uppgifter, förbättrar samarbetet och ger värdefulla insikter, vilket ökar effektiviteten i avtalshanteringen. Istället för att ägna dig åt administrativa processer i samband med avtal kan du fokusera på mer strategiska aktiviteter.

Gör ditt liv enklare med handskrivna signaturer

Eftersom det inte finns någon skillnad mellan lagligheten hos handskrivna signaturer jämfört med elektroniska signaturer, är användningsfallen i stort sett desamma. Du kan till exempel använda dem för att signera ett hyresavtal, teckna ett medlemskap på ett gym eller signera ett paket som levereras till din dörr.

Vår signaturfunktion med “vått bläck” är för dem som är mer bekväma med traditionella handskrivna signaturer. Du kan rita signaturen med fingret eller skriva ditt namn, vilket blir till en simulerad handskriven signatur. Den signatur du skapar kommer att synas på avtalets skrivbords- och mobilversioner och i dokumentets PDF-version.

Oneflow är ett utmärkt verktyg för att signera online-avtal och hantera hela avtalslivscykeln med automatisering. Du kan använda det för att förbereda avtal med anpassningsbara mallar, skapa handskrivna signaturer och samarbeta om dokument i realtid. Prova Oneflow och se hur det kan göra ditt arbete snabbare och enklare.

Är du nyfiken på fler produktuppdateringar från Oneflow? Se då till att kolla in den här sidan: Oneflow-uppdateringar