A assinatura electrónica é, na sua natureza, bastante simples, mas existem muitas variações e muito a considerar quando a adquire. Ao falar com colegas, pode dar por si a procurar uma ferramenta de assinatura electrónica para ajudar os RH, as TI e as vendas, ao mesmo tempo que comunica com o CRM e dá apoio jurídico.
Mas não tema, neste artigo, vamos dar-lhe algumas dicas sobre o que deve ter em conta ao adquirir uma ferramenta de assinatura electrónica.
Identifique as necessidades que uma ferramenta de assinatura electrónica deve satisfazer
Como já foi referido, uma ferramenta de assinatura electrónica afecta muitas áreas e funções de uma empresa, desde a contratação até documentos importantes da administração. Isto pode envolver muitas pessoas e contratos ao longo de um ano, pelo que as necessidades também podem variar. Por exemplo, existem normalmente requisitos diferentes para a assinatura de um documento da direção em relação a um contrato de trabalho.
Leia este artigo se quiser saber mais sobre os aspectos legais de uma assinatura electrónica.
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A assinatura é importante, mas é apenas uma pequena parte do processo contratual
Antes de efetuar uma ronda de mapeamento, pode também ser sensato considerar a extensão da investigação que pretende efetuar. A assinatura em si num contrato é extremamente importante, mas é também uma peça que pode ser vista no contexto de todo o processo contratual.
A negociação e a interação são frequentemente muito mais complexas e demoradas do que a própria assinatura. O mesmo se aplica ao arquivo do próprio contrato, que, infelizmente, é muitas vezes uma parte um pouco negligenciada do processo contratual.
Neste caso, existe uma oportunidade para digitalizar e optimizar toda uma série de processos.
Dividimos o processo de contratação da seguinte forma:
Ao examinar todo o processo do contrato, pode obter uma melhor compreensão do tempo real necessário para concluir um contrato e uma assinatura. Por conseguinte, pode ser sensato ter isto em consideração no processo de mapeamento e perguntar como pode criar, colaborar, assinar e administrar um contrato da melhor forma possível.
Um exemplo típico desta situação, que talvez já tenha experimentado, é a criação de um contrato que depois tem de ser editado após o contributo da outra parte. Normalmente, isto acontece várias vezes e resulta em várias versões do mesmo contrato. Isto pode ser evitado, leia mais sobre o assunto aqui.
Outro exemplo comum para nós é o de um cliente que pretende simplificar os processos contratuais com vários decisores. Nesse caso, pode ser útil colaborar num documento que pode ser editado e comentado, seguido de uma sequência de assinatura, que garante que todos verificam o que é necessário.
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Integração com sistemas existentes
A capacidade de integração com os sistemas existentes está frequentemente no topo da lista de desejos dos nossos clientes. Isto pode ser importante para descobrir na investigação, especialmente se tiver vários departamentos. Muitas vezes, a integração padrão com sistemas CRM, como Salesforce, Dynamics, Hubspot ou outros, é a mais importante, e uma boa API para integrações mais complexas também é importante para alguns.
Mas, muitas vezes, pode percorrer um longo caminho com integrações simples, em que é relativamente fácil fazer com que a ferramenta de assinatura electrónica comunique, por exemplo, com o seu sistema CRM.
Há sobretudo uma armadilha a evitar, que é a qualidade da integração. O facto de um fornecedor poder oferecer uma integração específica pode significar muito, desde a capacidade de passar uma assinatura para o CRM, até à capacidade de automatizar processos mais complexos. Vamos compará-lo a um carro: todos os carros andam, mas será que é o carro e o equipamento certos para a utilização que pretende? Por isso, aqui deve ter cuidado ao pedir as funcionalidades da integração que está a analisar.
Há muito em que pensar quando adquire uma ferramenta de assinatura. Mas se se concentrar nos pontos importantes acima referidos, terá um longo caminho a percorrer.
Se quiser trocar ideias com alguém, não hesite em falar connosco.
