Skip to content

Signature électronique

Outil de signature électronique : Anticiper l’achat d’un logiciel

La signature électronique est, par nature, assez simple, mais il existe de nombreuses variantes et beaucoup de choses à prendre en compte lors de l’achat. En discutant avec vos collègues, vous vous retrouverez peut-être soudain à la recherche d’un outil de signature électronique pour aider les RH, l’informatique et les ventes, tout en communiquant avec la gestion de la relation client (CRM) et en soutenant le service juridique.

Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils sur les éléments à prendre en compte lors de l’acquisition d’un outil de signature électronique.

Identifier les besoins auxquels un outil de signature électronique doit répondre

Comme nous l’avons mentionné plus haut, un outil de signature électronique concerne de nombreux domaines et fonctions d’une entreprise, de l’embauche aux documents importants du conseil d’administration. Cela peut concerner de nombreuses personnes et de nombreux contrats au cours d’une année, et les besoins peuvent donc également varier. Par exemple, les exigences relatives à la signature d’un document du conseil d’administration sont généralement différentes de celles d’un contrat de travail.

La signature est importante, mais elle ne représente qu’une petite partie du processus contractuel.

Avant de procéder à un tour de table, il peut également être judicieux de déterminer l’étendue de l’enquête que vous souhaitez mener. La signature elle-même dans un contrat est incroyablement importante, mais c’est aussi un élément qui peut être considéré dans le contexte de l’ensemble du processus contractuel. S’équiper d’un outil de signature électronique peut être un choix judicieux à ce moment-là.

La négociation et l’interaction sont souvent beaucoup plus complexes et prennent plus de temps que la signature proprement dite. Il en va de même pour l’archivage du contrat lui-même, qui est souvent, malheureusement, une partie quelque peu négligée du processus contractuel.

Il est possible de numériser et de rationaliser toute une série de processus.

Nous divisons le processus contractuel comme suit :

e-signing tool - the entire contract process - Oneflow
outil de signature électronique
L’ensemble du processus contractuel comprend la pré-signature, la signature et la post-signature.

En examinant l’ensemble du processus contractuel, vous pouvez mieux comprendre le temps réel nécessaire à l’élaboration d’un contrat et à sa signature. Il peut donc être judicieux d’en tenir compte dans le processus de cartographie et de se demander comment créer, collaborer, signer et administrer un contrat de la meilleure façon possible.

Un exemple typique, dont vous avez peut-être fait l’expérience vous-même, est la création d’un contrat que vous devez ensuite modifier après avoir reçu des informations de l’autre partie. Cela se produit généralement à plusieurs reprises et donne lieu à plusieurs versions du même contrat. Il est possible d’éviter cela, lisez-en plus à ce sujet ici.

Un autre exemple courant pour nous est celui d’un client qui souhaite simplifier les processus contractuels avec plusieurs décideurs. Dans ce cas, il peut être utile de collaborer dans un document qui peut être modifié et commenté, suivi d’une séquence de signature, qui garantit que chacun vérifie ce qu’il doit vérifier.

Intégration aux systèmes existants

La capacité d’intégration de l’outil de signature électronique avec les systèmes existants figure souvent en bonne place sur la liste des souhaits de nos clients. Cela peut être important à découvrir dans l’enquête, surtout si vous avez plusieurs départements. Souvent, l’intégration standard avec des systèmes CRM tels que Salesforce, Dynamics, Hubspot ou autres est la plus importante, et une bonne API pour des intégrations plus complexes est également importante pour certains.

Mais comme souvent, vous pouvez aller très loin avec des intégrations simples où vous pouvez relativement facilement faire communiquer l’outil de signature électronique avec, par exemple, votre système de gestion de la relation client.

Il y a surtout un écueil à éviter, à savoir la qualité de l’intégration. Le fait qu’un fournisseur puisse offrir une intégration spécifique peut signifier beaucoup, depuis la possibilité de transférer une signature vers un système de gestion de la relation client jusqu’à la capacité d’automatiser des processus plus complexes. Comparons cela à une voiture : toutes les voitures roulent, mais s’agit-il de la bonne voiture et du bon équipement pour l’usage que vous souhaitez en faire ? Vous devez donc faire preuve de prudence lorsque vous demandez quelles sont les caractéristiques de l’intégration que vous envisagez.

Il y a beaucoup de choses à prendre en compte lors de l’acquisition d’un outil de signature électronique. Mais si vous vous concentrez sur les points importants mentionnés ci-dessus, vous ferez un grand pas en avant.

Découvrez la magie des contrats !

Prev:

Pourquoi le logiciel de signature électronique fait sens pour les petites entreprises ?

Next:

Signer des contrats en ligne - Le guide

Articles connexes

Gestion de contrats

Checklist du contrat : Tout ce qu’il faut savoir

Astuces de vente

Comment vendre au CFO ?

Mises à jour du produit

Flux d’approbation : Comment les entreprises peuvent les utiliser

Gestion de contrats

Automatisation des contrats : Le guide complet

Gestion de contrats

Les avantages d’un logiciel de gestion des contrats pour les enseignants

Marketing

Tirer parti des avantages de l’email marketing pour assurer une croissance durable

Gestion de contrats

Migration des contrats : Tout ce qu’il faut savoir

Gestion de contrats

Le bootstrapping : Conseils et astuces pour économiser de l’argent