Nous comprenons. Diriger une petite entreprise n’est pas chose aisée. Mais une chose qui peut alléger le fardeau est de trouver le bon logiciel de signature électronique pour les petites entreprises. Nous sommes là pour vous aider. Dans cet article, nous allons voir pourquoi le logiciel de signature électronique pour les petites entreprises sont le bon choix.
Nous aborderons les cas d’utilisation suivants :
- Contrat de travail
- Contrat de vente
- NDA
- Contrat d’achat
- Accords de propriété intellectuelle
- Contrats de propriété
- Formulaires de libre choix pour les clients
Mais avant d’en arriver là…
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Avant de nous pencher sur la légalité de l’apposition de signatures électroniques sur les documents, définissons d’abord ce qu’est une signature électronique. Une signature électronique est une représentation numérique d’une signature manuscrite. Elle est créée à l’aide de moyens électroniques, tels qu’une souris, un stylet ou un doigt sur un écran tactile. Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes et sont reconnues comme une forme de signature valide par de nombreux pays dans le monde.
Sans plus attendre, passons aux cas d’utilisation.
1. Contrat de travail
Au fur et à mesure que votre entreprise démarre, vous devrez commencer à embaucher du personnel. Qu’il s’agisse d’employés rémunérés ou de stagiaires, ils auront besoin de contrats. C’est là que le bon logiciel de signature électronique pour les petites entreprises, comme Oneflow, entre en jeu.
Avec le bon logiciel de signature électronique, vous pouvez avoir un modèle standard prêt à l’emploi en quelques instants. Tout ce que vous avez à faire est de charger le modèle, de remplir les détails de votre nouvel employé, de vérifier que les champs de signature sont en place, et c’est parti !
Le plus beau, c’est que vous recevrez chacun une copie du contrat que vous pourrez conserver. Mais vous pouvez aussi utiliser la fonction d’archivage en ligne de votre logiciel de signature électronique – tous les bons logiciels de signature électronique pour petites entreprises sont dotés d’une fonction d’archivage en standard.
De plus, grâce à la possibilité de créer de nombreux modèles, vous pouvez garantir la conformité juridique en demandant à votre équipe juridique d’examiner un modèle avant de le mettre en ligne.
2. Contrat de vente
Que vous vous lanciez dans le B2B ou le B2C, vous aurez besoin de contrats de vente – et c’est pourquoi il est important de trouver le bon logiciel de signature électronique pour les petites entreprises. Les contrats de vente sont l’élément vital de toute entreprise, quelle que soit sa taille. L’abandon des contrats HTML au profit de contrats numériques peut réduire le temps de signature de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois, à quelques jours, voire à quelques heures seulement.
Le plus intéressant, c’est que les logiciel de signature électronique, comme Oneflow, vous permettent de personnaliser vos contrats avec bien plus qu’un simple logo ou un papier à en-tête. Vous pouvez ajouter des vidéos, des images et des GIF pour faire ressortir vos contrats. De même, grâce à des menus déroulants permettant de choisir des services, des biens, etc., vous pouvez ajouter un élément essentiel de libre-service à vos contrats.
Avec les contrats numériques, vous pouvez commencer l’expérience du client avant même qu’il n’ait signé.
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3. Accords de confidentialité
Qu’il s’agisse d’un employé qui part, qui est licencié ou qui est licencié, ou d’un consultant qui travaille avec vous pendant une courte période, les accords de confidentialité peuvent être indispensables. Heureusement, le bon logiciel de signature électronique pour les petites entreprises vous soutient également dans ce domaine.
Les accords de confidentialité sont généralement assez précis et, grâce à un modèle, vous pouvez les générer en quelques instants, même au milieu d’une réunion. De plus, grâce aux dossiers, vous pouvez stocker en toute sécurité tous ces documents sensibles en un seul endroit. La gestion d’une petite entreprise peut être difficile, mais la perte de documents ne doit pas l’être davantage.
4. Contrat d’achat
Que les biens dont vous avez besoin soient physiques ou numériques, vous aurez besoin de contrats d’approvisionnement. Les contrats d’approvisionnement garantissent que les biens et/ou les services dont vous avez besoin vous parviennent à temps et à un prix convenu.
Le bon logiciel de signature électronique pour les petites entreprises ne peut pas vous aider à négocier le meilleur prix possible, mais il peut contribuer à rendre le processus aussi fluide que possible.
Par exemple, si vous avez obtenu une offre intéressante et que vous devez signer le plus rapidement possible, les contrats numériques peuvent vous aider à le faire. Plutôt que de devoir éditer, générer et envoyer un contrat PDF, vous pouvez simplement éditer un contrat HTML en direct sur la page et le faire signer en quelques instants. Ce n’est pas si mal !
5. Accords de propriété intellectuelle
Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes. Ainsi, que vous collaboriez à un projet externe avec une entreprise ou un particulier, ou que vous ayez besoin de préciser qui est propriétaire de quoi pour une autre raison, vous pouvez être certain que le logiciel de signature électronique adapté aux petites entreprises est contraignant et que l’état de votre travail est sécurisé.
6. Contrat de propriété
Qu’il s’agisse de votre premier bureau ou que vous ayez besoin d’un local plus grand, vous aurez besoin d’un contrat immobilier. Un contrat immobilier signifie que vous avez accepté de louer ou d’acheter un bien immobilier à un propriétaire ou à un vendeur. Comme la plupart des entreprises louent leurs locaux, il s’agira probablement du premier.
Avec le bon logiciel de signature électronique pour les petites entreprises, comme Oneflow, vous pouvez signer en quelques secondes. Non seulement c’est une bonne chose pour vous, mais c’est aussi une bonne chose pour le propriétaire, car il peut louer ses biens plus rapidement que jamais.
7. Formulaires d’auto-sélection pour les clients
Avec 81 % des clients qui tentent d’effectuer un achat ou de résoudre un problème par eux-mêmes, le libre-service est plus important que jamais. Avec les contrats PDF, vous devez préparer une page de renvoi interactive, puis des contrats PDF qui peuvent être générés automatiquement avec toutes les combinaisons possibles. C’est beaucoup de temps et d’efforts – et, pour une petite entreprise, le temps, c’est de l’argent.
C’est là que l’auto-sélection entre en jeu. Avec les contrats HTML dynamiques tout-en-un, comme les contrats Oneflow, vous pouvez proposer aux clients des cases d’auto-sélection, sans quitter le contrat. Non seulement vous avez supprimé une grande partie du travail interne, mais vous avez également rendu le processus d’achat beaucoup plus fluide pour vos clients, tout cela grâce aux contrats HTML.
Le plus beau, c’est que les listes déroulantes sont modifiables. Enfin, elles le sont dans Oneflow. Ainsi, si un client clique sur la mauvaise option ou change d’avis avant la signature, il peut simplement revenir en arrière et choisir l’option qui lui convient.
Tout cela n’est pas si mal pour un logiciel de signature électronique.
