We snappen het. Het runnen van een klein bedrijf is zwaar. Maar één ding kan de last verlichten en dat is het vinden van de juiste software voor elektronische handtekeningen voor kleine bedrijven. Wij zijn er om je te helpen. In dit artikel bekijken we waarom software voor e-handtekeningen voor kleine bedrijven de juiste keuze is.
We zullen deze use cases behandelen:
- Arbeidscontracten
- Salescontracten
- NDAs
- Inkoopcontracten
- Overeenkomsten intellectueel eigendom
- Eigendomscontracten
- Zelfbedieningsformulieren voor klanten
Maar voordat we daar iets over zeggen…
Wat is een e-handtekening?
Voordat we ons gaan verdiepen in de legaliteit van het plaatsen van elektronische handtekeningen op documenten, moeten we eerst definiëren wat een elektronische handtekening is. Een elektronische handtekening is een digitale weergave van een handgeschreven handtekening. Ze wordt gemaakt met elektronische middelen, zoals een muis, stylus of vinger op een aanraakscherm. Elektronische handtekeningen zijn wettelijk bindend en worden door veel landen over de hele wereld erkend als een geldige vorm van ondertekening.
Laten we nu, zonder verder oponthoud, naar die gebruikssituaties gaan.
Lees ook:
1. Arbeidscontracten
Als je bedrijf van de grond komt, zul je mensen moeten aannemen. Of dat nu betaalde werknemers of stagiairs zijn, ze hebben contracten nodig. Dat is waar de juiste software voor e-handtekeningen voor kleine bedrijven, zoals Oneflow, van pas komt.
Met de juiste software kun je in een handomdraai een standaardsjabloon klaar hebben liggen. Het enige wat je hoeft te doen is het sjabloon laden, de gegevens van je nieuwe werknemer invullen, controleren of de ondertekeningsvelden aanwezig zijn en klaar is kees!
Het mooiste is dat jullie allemaal een kopie van het contract krijgen om te bewaren. Maar je kunt ook gebruik maken van de online archieffunctie van je contractsoftware – alle goede software voor e-handtekeningen voor kleine bedrijven heeft standaard een archieffunctie.
Het beste is dat je, dankzij de mogelijkheid om veel templates te maken, kunt zorgen voor naleving van de wet door je juridische team te vragen een template te beoordelen voordat je hem live zet.
2. Voordelen van software voor elektronische handtekeningen voor kleine bedrijven: Verkoopcontracten
Of je nu in een B2B of B2C omgeving actief bent, je zult verkoopcontracten nodig hebben – en daarom is het belangrijk om de juiste software voor e-handtekeningen voor kleine bedrijven te vinden. Verkoopcontracten zijn het levensbloed van elk bedrijf – ongeacht de grootte. En door HTML-contracten te vervangen door digitale contracten kan de ondertekentijd worden teruggebracht van weken, of zelfs maanden, naar een kwestie van dagen, of zelfs maar een paar uur.
Het beste is dat je met software voor e-handtekeningen, zoals Oneflow, je contracten kunt aanpassen met meer dan alleen een logo of een briefhoofd. Je kunt video’s, afbeeldingen en GIF’s toevoegen om je contracten echt te laten opvallen. Ook kun je met dropdown menu’s om diensten, goederen, etc. te kiezen een belangrijk self-service element aan je contracten toevoegen.
Met digitale contracten kun je de klantervaring al beginnen voordat ze getekend hebben.
Lees ook:
3. NDAs
Of een werknemer nu doorstroomt, ontslagen wordt of een consultant voor een korte periode bij je werkt, NDA’s kunnen een must zijn. Gelukkig helpt de juiste software voor e-handtekeningen voor kleine bedrijven je ook hierbij.
NDA’s zijn over het algemeen vrij identiek, dus met een template kun je in een handomdraai NDA’s genereren – zelfs midden in een vergadering. Het beste is dat je dankzij mappen al deze gevoelige documenten veilig op één plek kunt opslaan. Een klein bedrijf runnen kan zwaar zijn, documenten kwijtraken hoeft het niet zwaarder te maken.
4. Inkoopcontracten
Of de goederen die je nodig hebt nu fysiek of digitaal zijn, je hebt inkoopcontracten nodig. Inkoopcontracten zorgen ervoor dat je de goederen en/of diensten die je nodig hebt op tijd en tegen een afgesproken prijs krijgt.
De juiste software voor e-handtekeningen voor kleine bedrijven kan je niet helpen bij het onderhandelen over die best mogelijke prijs, maar het kan wel helpen om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Als je bijvoorbeeld die geweldige aanbieding hebt binnengehaald en zo snel mogelijk moet ondertekenen, dan kunnen digitale contracten je daarbij helpen. In plaats van een PDF-contract te moeten bewerken, genereren en dan versturen, kun je gewoon een HTML-contract live op de pagina bewerken en het binnen enkele ogenblikken laten ondertekenen. Helemaal niet slecht!
Lees ook:
5. Overeenkomsten voor intellectueel eigendom
Elektronische handtekeningen zijn juridisch bindend. Dus of je nu samenwerkt aan een extern project met een bedrijf of individu, of om een andere reden duidelijk moet maken wie wat bezit, je kunt er zeker van zijn dat de juiste software voor e-handtekeningen voor kleine bedrijven bindend is en dat de status van je werk veilig is.
6. Voordelen van elektronische handtekening: Vastgoedcontracten
Of het nu je eerste kantoor is of je iets groters nodig hebt, je hebt een vastgoedcontract nodig. Een eigendomscontract betekent dat je bent overeengekomen om een pand te huren of te kopen van een verhuurder of verkoper. Aangezien de meeste bedrijven hun pand huren, zal het waarschijnlijk het eerste zijn.
Met de juiste software voor e-handtekeningen voor kleine bedrijven, zoals Oneflow, kun je binnen enkele seconden ondertekenen. Dit is niet alleen geweldig voor jou, maar ook voor de verhuurder, omdat hij zijn panden sneller dan ooit kan verhuren.
Read also: How do you convert an image to a signature?
7. Zelfselectieformulieren voor klanten
Nu 81% van de klanten probeert zelf een aankoop te doen of een probleem op te lossen, is zelfbediening belangrijker dan ooit. Met PDF-contracten moet je een interactieve landingspagina maken en vervolgens PDF-contracten die automatisch gegenereerd kunnen worden met alle mogelijke combinaties. Dat kost veel tijd en moeite – en als je een klein bedrijf bent, is tijd geld.
Dat is waar zelfselectie om de hoek komt kijken. Met dynamische, alles-in-één HTML contracten, zoals Oneflow contracten, kun je klanten zelfselectievakjes geven, allemaal zonder het contract te verlaten. Je hebt niet alleen een hoop intern werk aan jouw kant weggenomen, je hebt ook de aankoop bij jou een veel soepeler proces gemaakt voor je klanten, allemaal dankzij HTML-contracten.
Het mooiste is dat de dropdownboxen bewerkbaar zijn. Nou, dat zijn ze in Oneflow. Dus als een klant op de verkeerde optie klikt of zich bedenkt voordat hij tekent, kan hij gewoon teruggaan en de juiste optie kiezen.
Dat is allemaal niet slecht voor een platform voor contractmanagement.
