Sähköinen allekirjoitus on luonteeltaan melko yksinkertainen, mutta siitä on olemassa monia variaatioita, ja on paljon seikkoja, joita on huomioitava allekirjoitustyökalua hankittaessa. Kun keskustelet kollegoiden kanssa, saatat yhtäkkiä huomata etsiväsi e-allekirjoitustyökalua, joka auttaa HR:ää, IT:tä ja myyntiä, ja joka samalla kommunikoi CRM:n kanssa ja samalla noudattaa lain asettamia vaatimuksia.
Mutta älä pelkää! Tässä artikkelissa annamme sinulle vinkkejä siitä, mitä kannattaa ottaa huomioon hankkiessasi sähköistä allekirjoitustyökalua.
Tunnista tarpeet, jotka sähköisen allekirjoitustyökalun tulisi täyttää
Kuten edellä mainittiin, sähköinen allekirjoitustyökalu vaikuttaa moniin yrityksen osa-alueisiin ja toimintoihin aina palkkaamisesta tärkeisiin hallituksen asiakirjoihin. Tämä voi koskea monia eri ihmisiä ja sopimuksia vuoden aikana, ja siksi myös tarve voi vaihdella. Esimerkiksi hallituksen asiakirjan allekirjoittamiselle on yleensä erilaiset vaatimukset kuin työsopimukselle.
Lue tämä artikkeli, jos haluat oppia lisää sähköisten allekirjoitusten lainvoimaisuudesta.
Lue myös: Miksi Oneflown sopimusautomaatioalusta sopii kaikille?
Allekirjoitus on tärkeä, mutta vain pieni osa sopimusprosessia
Ennen kartoituskierroksen tekemistä voi olla myös viisasta miettiä, kuinka laajasti haluat tutkia sopimusprosesseja. Allekirjoitus itsessään sopimuksessa on uskomattoman tärkeä, mutta se on myös pala, jota voidaan tarkastella koko sopimusprosessin kontekstissa.
Neuvottelut ja vuorovaikutus ovat usein paljon monimutkaisempia ja aikaa vievempiä kuin varsinainen allekirjoitus. Sama pätee itse sopimuksen arkistointiin, joka on usein valitettavasti laiminlyöty osa sopimusprosessia.
Tässä on mahdollisuus digitalisoida ja virtaviivaistaa monia prosesseja.
Jaamme sopimusprosessin seuraavasti:
Tarkastelemalla koko sopimusprosessia voit saada paremman käsityksen siitä, kuinka paljon aikaa sopimuksen tekeminen ja allekirjoittaminen todellisuudessa vie. Siksi voi olla viisasta ottaa tämä huomioon ja miettiä, miten voit luoda, tehdä yhteistyötä, allekirjoittaa ja hallinnoida sopimusta parhaalla mahdollisella tavalla.
Tyypillinen esimerkki tästä, jonka olet ehkä kokenut itsekin, on sopimuksen uudelleen luominen joka kerta, kun sopimukseen tehdään muutoksia. Tämä tapahtuu tyypillisesti useita kertoja, ja tuloksena on useita versioita samasta sopimuksesta. Tämän sekasorron voi kuitenkin välttää! Lue lisää aiheesta täältä.
Toinen yleinen esimerkki on halu yksinkertaistaa sopimusprosesseja, joissa on useita päätöksentekijöitä. Silloin voi olla hyödyllistä tehdä yhteistyötä yhdellä asiakirjalla, jota voidaan muokata ja kommentoida.
Integrointi olemassa oleviin järjestelmiin
Kyky integroitua olemassa oleviin järjestelmiin on usein asiakkaiden toivelistalla ensimmäisenä. Tämä voi olla tärkeää huomioida, varsinkin jos sinulla on useita osastoja, jotka käyttävät allekirjoitustyökalua. Usein tärkeintä yrityksille on vakiointegraatio CRM-järjestelmien, kuten Salesforcen, Dynamicsin tai Hubspotin kanssa, ja joillekin on tärkeää myös hyvä API-rajapinta monimutkaisempia integraatioita varten.
Mutta usein pääset pitkälle yksinkertaisilla integraatioilla, joilla saat suhteellisen helposti sähköisen allekirjoitustyökalun kommunikoimaan esimerkiksi CRM-järjestelmäsi kanssa.
Yksi sudenkuoppa, jota kannattaa välttää on integraation laatu. Se, että toimittaja pystyy tarjoamaan tietyn integraation, voi merkitä paljon, aina mahdollisuudesta siirtää allekirjoitus CRM-järjestelmään ja mahdollisuudesta automatisoida monimutkaisempia prosesseja. Verrataanpa asiaa vaikka autoon: kaikki autot ajavat, mutta oletko ostamassa juusri sinulle oikeaa autoa sopivilla varusteilla haluaamasi käyttötarkoitukseen? Tässä kohtaa sinun on siis oltava tarkkana, kun selvität, mitä ominaisuuksia tarkastelemassasi integraatiossa on.
Allekirjoitustyökalua hankittaessa on paljon pohdittavaa. Mutta jos keskityt näihin edellä mainittuihin tärkeisiin seikkoihin, pääset pitkälle.
Jos haluat jonkun, jonka kanssa voit vaihtaa ajatuksia, voit vapaasti keskustella kanssamme.
