E-signering er i utgangspunktet ganske enkelt, men det finnes mange varianter og mye å tenke på når man skal kjøpe det. Når du snakker med kolleger, kan det hende at du plutselig er på utkikk etter et e-signeringsverktøy som kan hjelpe HR, IT og salg, samtidig som det kan brukes til å kommunisere med CRM og støtte juridiske spørsmål.
Men frykt ikke, i denne artikkelen gir vi deg noen tips om hva du bør tenke på når du skal anskaffe et e-signeringsverktøy.
Identifisere behovene som et e-signeringsverktøy bør oppfylle
Som nevnt ovenfor berører et e-signeringsverktøy mange områder og funksjoner i en bedrift, fra ansettelser til viktige styredokumenter. Det kan dreie seg om mange personer og kontrakter i løpet av et år, og derfor kan også behovet variere. For eksempel stilles det som regel andre krav til signering av et styredokument enn en ansettelseskontrakt.
Les denne artikkelen hvis du vil vite mer om de juridiske aspektene ved e-signatur.
Les også: Hvorfor Oneflow er en plattform for kontraktautomatisering for alle
Underskriften er viktig, men utgjør bare en liten del av kontraktsprosessen.
Før du gjennomfører en kartleggingsrunde, kan det også være lurt å vurdere hvor omfattende du ønsker å undersøke. Selve underskriften i en kontrakt er utrolig viktig, men det er også en del som kan ses i sammenheng med hele kontraktsprosessen.
Forhandlinger og samhandling er ofte mye mer komplekse og tidkrevende enn selve underskriften. Det samme gjelder arkivering av selve kontrakten, som dessverre ofte er en litt forsømt del av kontraktsprosessen.
Her ligger det en mulighet til å digitalisere og effektivisere en hel rekke prosesser.
Vi deler kontraktsprosessen inn på følgende måte:
Ved å se på hele kontraktsprosessen kan du få en bedre forståelse av hvor lang tid det faktisk tar å fullføre en kontrakt og signere den. Derfor kan det være lurt å ta hensyn til dette i kartleggingsprosessen og spørre hvordan du kan opprette, samarbeide, signere og administrere en kontrakt på best mulig måte.
Et typisk eksempel på dette, som du kanskje har opplevd selv, er at du lager en kontrakt som du deretter må redigere etter innspill fra den andre parten. Dette skjer gjerne flere ganger og resulterer i flere versjoner av den samme kontrakten. Dette kan unngås, les mer om det her.
Et annet vanlig eksempel for oss er kunder som ønsker å forenkle kontraktsprosesser med flere beslutningstakere. Da kan det være nyttig å samarbeide i et dokument som kan redigeres og kommenteres, etterfulgt av en signeringssekvens som sikrer at alle får sjekket det de skal.
Les også: Hvordan AI endrer kontrakter
Integrering med eksisterende systemer
Muligheten til å integrere med eksisterende systemer står ofte høyt på kundenes ønskeliste. Dette kan være viktig å avdekke i utredningen, spesielt hvis du har flere avdelinger. Ofte er standardintegrasjon med CRM-systemer som Salesforce, Dynamics, Hubspot eller andre det viktigste, og et godt API for mer komplekse integrasjoner er også viktig for noen.
Men like ofte kommer man langt med enkle integrasjoner der man relativt enkelt kan få e-signeringsverktøyet til å kommunisere med for eksempel CRM-systemet.
Det er spesielt én fallgruve man bør unngå, og det er kvaliteten på integrasjonen. At en leverandør kan tilby en spesifikk integrasjon, kan bety mye, fra muligheten til å flytte en signatur til CRM til muligheten til å automatisere mer komplekse prosesser. La oss sammenligne det med en bil: Alle biler kjører, men er det riktig bil og utstyr til det du skal bruke den til? Så her må du være forsiktig når du etterspør hvilke funksjoner integrasjonen du ser på, har.
Det er mye å tenke på når du skal anskaffe et signeringsverktøy. Men hvis du fokuserer på disse viktige punktene ovenfor, kommer du langt.
Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter!
Vil du vite hvordan digitale kontrakter kan bidra til å endre bedriften din? Vi vil gjerne høre fra deg!
