Dois não são mais fortes do que um. Pelo menos quando se trata de sistemas empresariais. Com a Oneflow, pode utilizar uma única plataforma de contratos em todas as equipas da sua organização. Para que possa eliminar riscos, ser mais eficiente e reduzir custos.
Uma plataforma de contratos para todos os departamentos – desde o jurídico ao comercial e tudo o mais. Isso é Oneflow. Mas o que é que isso significa, exatamente? Falámos com quatro pessoas das nossas equipas para descobrir como a Oneflow as ajuda a fazer maravilhas.
Oneflow para o sector jurídico
Como conselheira jurídica, Olivia Åman conhece bem as dores de um contrato complicado. Infelizmente, um pouco bem demais. Segundo ela, muitas coisas podem correr mal quando se trata de acordos. Mas a Oneflow tem sido um verdadeiro salva-vidas no seu trabalho diário.
As dores de um processo de acordo tradicional
Os maiores problemas de um processo de acordo tradicional têm uma coisa em comum – a falta de controlo. Olivia refere quatro aspectos que considera frustrantes:
- Versões diferentes do mesmo modelo
- Não saber quem tem que versão e qual a sua idade
- Não encontrar o contrato
- Esquecer-se de adicionar um lembrete ao seu calendário para não perder nenhum evento importante
Os contratos são os activos mais importantes de uma empresa. É por isso que devem conter os termos e condições, cláusulas, etc. correctos. Mas assim que um empregado descarrega um modelo de contrato, você perde o controlo.
Quando a equipa jurídica actualiza o modelo, há várias versões antigas espalhadas por todo o lado, armazenadas localmente nos computadores das pessoas. E não há forma de saber quem tem que versão.
Os advogados esforçam-se muito para criar bons modelos. Mas quando um modelo é descarregado, é extremamente difícil controlar se os contratos que enviamos contêm os termos e condições correctos, diz Olivia.
Depois, há a questão do armazenamento. O envio de acordos por correio electrónico pode muitas vezes fazer com que se percam em trânsito, porque o passo manual de os carregar para um sistema de gestão de contratos significa uma camada extra de fricção. Já para não falar dos riscos do envio de contratos por correio electrónico.
Se tiver um problema com o acordo e precisar de aceder ao mesmo, talvez não queira contactar a contraparte para lhe pedir o acordo. Isso é um sinal de fraqueza. E este é um grande problema em muitas empresas – o acordo é assinado mas não é guardado. Fica no Outlook, diz Olivia.
Como é que a Oneflow ajuda os departamentos jurídicos
Olivia descreve o início da utilização da Oneflow como um peso enorme que lhe foi retirado dos ombros. Ou uma pilha de contratos, se preferir. Em primeiro lugar, nunca tem de se preocupar com modelos desactualizados. Quando faz alterações a um modelo na Oneflow, garante que existe apenas uma versão. E isto dá-lhe paz de espírito.
A Olivia também é uma grande fã do facto de todos os contratos serem guardados automaticamente após a assinatura. Nunca se perderão e pode aceder facilmente a todos os contratos. Pode simplesmente procurar o contrato em todos os áreas de trabalho com filtros avançados.
Se escrever uma nova cláusula que me faça pensar: “Não escrevi isto há três anos?”, posso sempre verificar porque é muito fácil de pesquisar no arquivo de contratos da Oneflow”, diz Olivia.
Outra funcionalidade de que Olivia fala muito bem é o calendário. Permite-lhe manter-se a par das próximas renovações para não perder nada.
Não tenho de adicionar eventos contratuais ao meu calendário porque os tenho automaticamente na Oneflow. E recebo uma notificação quando um contrato está prestes a ser renovado, por exemplo, diz Olivia.
Leia também: 5 benefícios da automatização de contratos que vão impulsionar o seu negócio
Oneflow e segurança
Na Oneflow, colocamos a segurança em primeiro lugar. Em tudo o que fazemos. Uma vez que os seus contratos são os activos mais sensíveis e cruciais para o seu negócio, temos uma equipa jurídica e de conformidade dedicada a estas questões.
Pergunte isto antes de comprar uma plataforma de automatização de contratos
Se está a pensar comprar uma plataforma de automatização de contratos, certifique-se de que desafia o fornecedor em todos os aspectos da segurança. Afinal de contas, eles vão processar os seus activos comerciais mais valiosos. Isso não é algo que deva tomar de ânimo leve.
Perguntámos à nossa equipa jurídica e de conformidade o que deve avaliar antes de comprar uma plataforma de automatização de contratos. De acordo com eles, há quatro perguntas principais que deve fazer ao fornecedor:
- Qual é a sua abordagem ao RGPD?
- O que é a utilização de terceiros?
- Como é que gerem o controlo de acesso?
- Como é que funcionam com a continuidade da atividade e a gestão de incidentes?
Quais são as principais razões pelas quais os nossos clientes escolhem a Oneflow?
A nossa equipa Jurídica e de Conformidade menciona três razões principais pelas quais as empresas escolhem a Oneflow como a sua plataforma de automatização de contratos:
- Utilização de terceiros
- Conformidade com o RGPD
- Legalidade
A Oneflow fez um excelente trabalho ao limitar o número de terceiros que utilizamos actualmente. A Oneflow só utiliza cinco terceiros, o que é muito menos do que a maioria das organizações. Especialmente as organizações que prestam um serviço semelhante ao nosso, afirma Olivia.
Depois, há o aspecto do RGPD. Uma parte significativa do nosso negócio inclui mantermo-nos actualizados em relação à segurança da informação e à legislação actual.
O que a Oneflow tem de bom é o facto de sermos o processador de dados e não o controlador. Estamos a ajudar os nossos clientes quando recebem o pedido de dados dos seus clientes, transmitindo-os e trabalhando com eles para cumprir as suas obrigações do ponto de vista do controlador de dados, diz Olivia.
E quanto à legalidade do próprio contrato? Olivia salienta que muitos fornecedores de assinaturas electrónicas não fornecem provas do estatuto legal dos contratos. Porque a sua assinatura electrónica não vem com um selo aprovado, causando enormes problemas se a empresa falir, em caso de um processo judicial ou de qualquer contestação da legalidade do contrato.
Há muitos fornecedores que fazem assinaturas electrónicas de uma forma ou de outra. Mas não têm necessariamente um método que os apoie, que é o ponto de vista jurídico. Isto é algo de que as pessoas devem estar conscientes, diz Olivia.
Os contratos assinados com a Oneflow, por outro lado, são automaticamente selados com um Selo Electrónico Qualificado. Isto significa que você e as suas contrapartes podem estar completamente confiantes de que o que assinaram hoje permanecerá inalterado de forma verificável, tanto agora como no futuro. Além disso, também tem acesso e pode ver todos os detalhes que aconteceram num contrato – do início ao fim.
Isto é fundamental para garantir que pode ter controlo sobre quem esteve num contrato e quem acedeu ao mesmo. E isso pode ser defendido em tribunal, se necessário, diz Olivia.
Oneflow para vendas
O trabalho administrativo não faz parte da natureza de um vendedor. Pergunte a qualquer representante de vendas. Nicolas Paanalahti, Country Manager da Finlândia, utilizou a Oneflow como representante de vendas e gestor, pelo que já viu as vantagens em diferentes funções da equipa. E, tanto quanto pode ver, não há administração para qualquer função.
Razões pelas quais os vendedores escolhem Oneflow
De acordo com Nicolas, há três razões principais para as equipas de vendas incluírem a Oneflow no seu conjunto de tecnologias de vendas:
- Para poupar tempo
- Diminuir o trabalho administrativo
- Eliminar os riscos no processo de contrato e proposta
Apesar de termos progredido em muitas áreas, os contratos continuam a consumir muito tempo da equipa de vendas. Horas valiosas que poderia ter gasto a vender. Nicolas explica que muitas empresas ainda gerem os seus contratos manualmente, desde a sua criação até ao seu armazenamento algures após a assinatura. O que consome demasiado tempo no processo de vendas de hoje e de amanhã.
Tornar o processo mais rápido é muito importante para as empresas com quem falo. E, obviamente, poupar tempo aos vendedores para venderem mais, diz Nicolas.
Como líder de vendas, quer ter a certeza de que as suas propostas têm os termos e preços correctos. As surpresas acontecem com demasiada facilidade. Oneflow pode ajudar a reduzir os riscos com modelos de contrato com controlo de acesso que são dinâmicos e seguros. Pode bloquear facilmente as secções que não quer que os seus representantes de vendas toquem e ter apenas a versão mais recente disponível.
Eliminar os riscos é uma das principais razões para escolher a Oneflow. Por exemplo, se eu for um líder de vendas, como é que me certifico que os meus vendedores utilizam o modelo que eu decidi? Como é que me certifico de que eles não fazem alterações a esses modelos?, diz Nicolas.
Outra razão pela qual as equipas de vendas preferem a Oneflow a qualquer outra plataforma de contratos é o arquivo. Nicolas recebe frequentemente comentários de potenciais clientes a dizerem que é extremamente valioso ter uma plataforma de automatização de contratos que trata da criação e assinatura de contratos, além de tratar dos seus contratos depois de serem assinados. Dá-lhe controlo e estrutura.
Partimos da assinatura, alargamo-la e colocamos tudo numa única plataforma, integrada nativamente no seu CRM, diz Nicolas.
Leia também: 8 desafios que os vendedores vão enfrentar em 2023 e como superá-los
Como é que a Oneflow ajuda no processo de vendas
Como é que a Oneflow ajuda um representante de vendas Oneflow no seu processo de vendas? Aqui está a estratégia de Nicolas:
- Envio sempre uma proposta de venda. E a razão pela qual o faço é porque é muito fácil para mim criá-la a partir do Salesforce, o nosso CRM. Posso escolher o modelo correto com um clique, e todas as informações são automaticamente transferidas para a proposta. E depois disso, posso enviá-la ao meu potencial cliente.
- O que é bom com a Oneflow é que posso ajudar o potencial cliente e incentivá-lo a avançar em todas as fases do processo. As análises básicas ajudam-me no meu processo de vendas, como ver o que estão a fazer dentro da proposta e quantas vezes a abriram. Assim, posso ter a certeza de que estou a ligar-lhe na altura certa. A Oneflow elimina as suposições do processo de vendas.
- Quando chega a altura de negociar, pode editar instantaneamente a proposta – logo após a chamada com o potencial cliente. Dá-lhe aquele efeito mágico de uau”, permitindo-me impressionar os clientes antes de vender qualquer coisa. Visualizar como podem utilizar a Oneflow no seu processo de vendas.”
Oneflow para RH
Esteve envolvido em algum recrutamento ultimamente? Então deve estar ciente das dificuldades em atrair talentos. Amanda Carapi Sjölin, Gestora de Talento e Diversidade, sabe o que uma marca de empregador forte pode fazer pelas suas hipóteses de conseguir o candidato antes da concorrência. Todos os pontos de contacto com a sua marca contam, mesmo a última etapa do processo de recrutamento.
Como é que a Oneflow melhora a imagem de marca do empregador
Só termina quando o candidato assina a oferta (velho provérbio dos RH). Com Oneflow, pode transformar candidatos em contratações de forma rápida e fácil. Como? Enviando-lhe contratos de trabalho interactivos e verdadeiramente digitais. O candidato pode escrever as suas informações de contacto, número pessoal e morada diretamente no contrato. Poupando-lhe muitos e-mails desnecessários e envios por correio normal.
A oferta é a primeira impressão que o candidato tem da empresa após o processo de recrutamento. Oneflow ajuda a impulsionar a marca do empregador nesse sentido, afirma Amanda.
A perceção que os seus candidatos têm de si é tudo. Por isso, não deixe nada ao acaso. Amanda descreve o processo de contrato com Oneflow como sendo fácil, além de que é simples interagir com os seus candidatos. Como é natural que surjam questões sobre a oferta, pode colocá-las diretamente na secção de comentários. E assine onde quer que esteja. Talvez tenha a sorte de receber um feedback tão positivo como o da Amanda?
Recentemente, conversei com um candidato que elogiou a Oneflow, tanto pelo aspecto ecológico de todo o produto como pelo facto de ajudar o indivíduo no seu trabalho diário, diz Amanda.
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Pergunte-nos qualquer coisa sobre contratos verdadeiramente digitais
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