Se é novo no software de gestão de contratos, se precisa de uma atualização ou se está a pensar em abandonar os PDFs, veio ao sítio certo. Aqui, vamos ver como assinar um contrato na Oneflow. Afinal de contas, não há tempo como o presente.
Neste guia passo a passo, abordaremos:
- Abra a mensagem de correio electrónico do titular do contrato
- Leia e preencha os campos obrigatórios
- Sugira edições e deixe comentários
- Assine quando estiver satisfeito
- Aguarde a mensagem de correio electrónico de confirmação
1. Abra a mensagem de correio electrónico do titular do contrato
Quando um contrato tiver sido criado e estiver pronto para ser assinado, a pessoa que o criou envia-lhe o contrato para ser assinado. Isto desencadeia um e-mail, que chega à sua caixa de entrada quase instantaneamente.
A mensagem de correio electrónico indica-lhe quem enviou o contrato. O remetente pode também optar por acrescentar uma mensagem. Tudo o que precisa de fazer é clicar no botão amarelo que diz “Abrir”.
Leia também: Porque é que a Oneflow é uma plataforma de automatização de contratos para todos
2. Leia e preencha os campos obrigatórios
A primeira coisa a fazer é ler o contrato. Pode parecer um dado adquirido, mas nunca é demais fazer uma verificação final. Se detetar um erro, não se preocupe. Uma grande parte de como assinar um contrato na Oneflow vem do facto de os contratos Oneflow serem HTML.
Estes podem variar consoante o tipo de contrato que está a ser assinado e entre que partes, mas no caso do B2B, serão normalmente os nomes das partes interessadas e o nome, endereço e número comercial da empresa.
A boa notícia é que, se lhe faltar um campo obrigatório, a Oneflow detecta-o. A melhor parte de como assinar um contrato na Oneflow é que a plataforma impede-o de assinar acidentalmente um contrato com erros, ao contrário dos contratos em PDF ou em papel.
Se estiver em causa algo quantificável, certifique-se de que selecciona o montante certo no contrato, se este ainda não tiver sido pré-definido.
3. Sugira edições e deixe comentários
Isto significa que, caso detecte um erro, pode simplesmente deixar um comentário. O remetente será imediatamente notificado e poderá fazer as alterações necessárias antes de você assinar, tudo isto sem criar uma cadeia de correio electrónico interminável. Se não se tratar de grandes alterações, pode até guardá-las você mesmo.
Pode deixar comentários e sugerir edições tantas vezes quantas forem necessárias. Com a Oneflow, não há limites. A melhor parte é que o remetente pode fazer as edições instantaneamente, tudo num único contrato. Esta é a espinha dorsal de como assinar um contrato na Oneflow: flexibilidade e agilidade.
Leia também: Um melhor arquivo de contratos com pastas dentro da Oneflow
4. Assine quando estiver satisfeito
Depois de ter posto todos os pontos nos “I’s” e cruzado todos os “T’s”, chega então a verdadeira magia do contrato: a parte da assinatura. Longe de estar limitado a escrever simplesmente o seu nome numa linha pontilhada, a Oneflow permite-lhe assinar os seus contratos da forma que mais lhe convém.
Quer esteja a clicar num botão que diz “Assinar agora”, a assinar com uma aplicação de ID, como o BankID, ou a utilizar uma assinatura manuscrita, a Oneflow tem tudo o que precisa.
Mas isso não é tudo. Pode até definir uma ordem cronológica de assinatura. Isto significa que, se tiver várias pessoas que precisam de assinar, pode escolher a ordem pela qual o assinam. Assim, por exemplo, a última pessoa da lista não pode assinar o contrato antes de todos os outros.
Como assinar um contrato na Oneflow? Simplesmente, graças a estas funcionalidades.
5. Aguarde a mensagem de correio electrónico de confirmação
Assim que tiver assinado o contrato, tanto você como a pessoa que o enviou receberão um e-mail. Poderá também descarregar o contrato para o guardar. Mas recomendamos que utilize uma solução de arquivo online.
Pode armazenar em segurança todos os seus contratos num único local, aceder-lhes em qualquer altura com apenas alguns cliques e até analisá-los para obter informações em tempo real. A Oneflow também inclui lembretes automáticos. Assim, quando os seus contratos estiverem prontos para serem renovados, receberá um lembrete.
