Skip to content

Digitale handtekening

Een PDF online ondertekenen: Een complete gids

Hoe onderteken je gratis online een PDF?

Gefeliciteerd – net als velen die je voorgingen, heb je een PDF-contract toegestuurd gekregen en ben je nu aan het worstelen om het (gratis) te ondertekenen. Misschien heeft een verwoede Google-zoektocht je hier gebracht, of misschien ben je gewoon nieuwsgierig naar wat er nog meer is. Hoe dan ook, je bent hier aan het juiste adres. Een PDF online ondertekenen kan eigenlijk niet eenvoudiger. 

Wil je online een PDF ondertekenen waarvoor een juridisch bindende digitale of elektronische handtekening nodig is?

Het maakt niet uit of het gaat om een consultancyovereenkomst, een freelance contract, een volmacht of notulen van een bestuursvergadering, je kunt eenvoudig online een PDF ondertekenen met een van de vele diensten die tegenwoordig beschikbaar zijn.

Google maar eens op “onderteken een pdf online” en je krijgt meer dan een kwart miljard hits.

laptop on blue sofa with oneflow website - sign pdf free

Een PDF gratis online ondertekenen

PDF-documenten online ondertekenen is vrij eenvoudig. Veel gebruikers die voor het eerst online PDF’s ondertekenen, zijn echter voorzichtig met het online uploaden van gevoelige documenten die persoonlijke informatie bevatten, zoals contracten. Daarom hebben we hier een aantal goede alternatieven voor aanbieders van elektronische handtekeningen op een rijtje gezet.

Het is eenvoudig om een PDF-document online te ondertekenen. Hier is een stap-voor-stap handleiding om dat voor elkaar te krijgen:

  1. Allereerst maak je het document in PDF dat je wilt ondertekenen vanuit elke documenteditor zoals Google Docs of Microsoft Office Word. Maak gewoon het contract dat je wilt ondertekenen en exporteer het als PDF.
  2. Voeg een verklarende naam toe aan het PDF-document dat je wilt ondertekenen en sla het op je lokale schijf op.
  3. Kies hier een van de geldige aanbieders van elektronische handtekeningen.
  4. Je kunt ook hier een gratis account aanmaken bij Oneflow.
  5. Zodra je een gratis account hebt aangemaakt, krijg je een e-mail van Oneflow om je e-mailadres te verifiëren. Dit is om er zeker van te zijn dat niemand anders je aanmeldt zonder jouw toestemming.
  6. Als je op de link in de e-mail van Oneflow klikt, moet je de registratie voltooien door de verplichte velden in te vullen.
  7. Ta-da! Je bent binnen. Nu is het tijd om dat PDF-document te laten ondertekenen.
  8. Kies “nieuw contract maken” en kies de “PDF template”.
  9. Upload het PDF document dat je wilt ondertekenen naar de template.
  10. Voeg het e-mailadres van de tegenpartij toe in het rechterpaneel en je contract is klaar om te verzenden!
  11. Je kunt direct in Oneflow een persoonlijk bericht schrijven of een persoonlijke video toevoegen aan het contract.
  12. Als je tegenpartij het PDF-contract dat je zojuist via Oneflow hebt verzonden ontvangt, opent of ondertekent, krijg je automatisch een melding.
  13. Onderteken het contract en voilà! Je hebt zojuist online een PDF-document ondertekend met een wettelijk bindende elektronische handtekening.
  14. Het ondertekende contract in PDF kan worden gedownload via de e-mail die automatisch door Oneflow wordt verzonden nadat het door alle partijen is ondertekend.

Bekijk de video hieronder voor een stapsgewijze demonstratie van hoe je online een PDF ondertekent

PDF online ondertekenen: En hoe onderteken ik een PDF online op een iPhone?

Zakendoen en werken is niet langer beperkt tot het kantoor. In een hybride wereld die nooit slaapt, zijn mensen eraan gewend geraakt om onderweg te werken en taken uit te voeren waar ze zich ook bevinden. 

Om het lekker eenvoudig te houden en een PDF op een iPhone te ondertekenen, kun je precies hetzelfde proces volgen als hierboven met contracten op je mobiel. Goed om over na te denken – PDF’s zijn niet geoptimaliseerd voor mobiele apparaten en je arme tegenpartij zal onhandig op zijn scherm moeten knijpen om in en uit te zoomen om je contract te beoordelen. 

Wat betreft het ondertekenen van een PDF op een iPhone, zijn de stappen in Oneflow identiek aan die op een desktop. Blink-en-het-is-klaar.

sign a pdf online for free

Gratis online een pdf tekenen: Hoe zit het op een Android?

Apple heeft de planeet nog niet helemaal overgenomen en veel mensen zullen een document willen ondertekenen vanaf hun Android apparaat. Je zult teleurgesteld zijn om te horen (als je enthousiast was over het vooruitzicht van nog meer lange instructies) dat het op Oneflow identiek en net zo eenvoudig is als het hierboven beschreven proces voor iPhone en desktop.

Lees ook: Hoe kun je een PDF samenvoegen?

Hoe zit het met het online ondertekenen van een PDF?

Om verwarring te voorkomen: wat we hierboven hebben beschreven is eigenlijk het online e-handtekenen van een PDF. Een elektronische handtekening is simpelweg het digitale neefje van de ouderwetse papieren handtekening. Je vraagt je misschien af: “Maar zijn elektronische handtekeningen wel legaal?”. Het korte antwoord is ja – elektronische handtekeningen zijn wettelijk bindend in dertig Europese landen, de Verenigde Staten en de overgrote meerderheid van landen over de hele wereld.

In deze landen hangt de juridische waarde van deze elektronische handtekening echter af van de mogelijkheid om te bewijzen wie er heeft ondertekend, de identiteit van die persoon en dat de ondertekende gegevens na ondertekening niet zijn gewijzigd.

Het verschil tussen het online ondertekenen van een PDF met een eenvoudige elektronische handtekening en een digitale handtekening

De termen digitale handtekening en elektronische handtekening worden door elkaar gebruikt, maar het zijn eigenlijk heel verschillende dingen. Digitale handtekeningen en elektronische handtekeningen worden soms door elkaar gebruikt, wat een veelgemaakte fout is. Zie digitale handtekeningen als de techniek waarmee de handtekening wordt gezet en elektronische handtekeningen als het soort handtekening. 

Net als in de echte wereld, waar een handtekening vele vormen kan aannemen, bijvoorbeeld in sommige landen wordt een inktstempel beschouwd als een wettelijk bindende handtekening, kunnen elektronische handtekeningen vele vormen aannemen.

Een antwoord per e-mail met “Ik ga akkoord” kan worden beschouwd als een elektronische handtekening. Het is alleen een hele slechte!

Dus wat is een goede elektronische handtekening? Een elektronische handtekening geïmplementeerd door middel van een digitale handtekening!

Een digitale handtekening is een manier om geavanceerde wiskunde te gebruiken waarbij grote priemgetallen worden gebruikt om de authenticiteit en oorsprong van een bericht, document of contract te garanderen.

Net als elektronische handtekeningen kunnen digitale handtekeningen op veel verschillende manieren gemaakt worden. De meest gebruikelijke manier is het gebruik van Private Key Infrastructure of PKI.

Lees ook: De dood van de pdf (en hoe ze te ondertekenen)

Digitale handtekeningen met Private Key Infrastructure

Om een digitale handtekening te zetten met PKI, gebruik je een certificaat dat is uitgegeven aan de ondertekenaar door een certificaatautoriteit, of CA.

De CA is een gespecialiseerde en vertrouwde derde partij wiens verantwoordelijkheid het is om te controleren of de ondertekenaar is wie hij zegt dat hij is. 

De ondertekenaar gebruikt zijn privésleutel voor het certificaat om het document te ondertekenen.

Iedereen die het document bekijkt kan later de publieke sleutel van het certificaat gebruiken om het document en het certificaat te verifiëren.

Omdat de ondertekenaar alleen controle heeft over de privésleutel, terwijl de openbare sleutel openbaar is, betekent dit dat iedereen later kan controleren wie het document heeft geschreven en dat het document ongewijzigd is.

Het is dit gebruik van private en publieke sleutels dat Private Key Infrastructure of PKI wordt genoemd en het is de meest gebruikte manier om elektronische handtekeningen te maken.

Maar niet alle CA’s zijn gelijk, sommige CA’s zijn veiliger en betrouwbaarder dan andere.

Als een CA van lage kwaliteit is gebruikt om het certificaat van de ondertekenaar uit te geven, dan kan het moeilijk zijn om te verifiëren of de handtekening geldig is, of erger nog, de ondertekenaar is misschien niet wie de CA’s zeggen dat hij is.

Om ervoor te zorgen dat het gemakkelijk is om een handtekening te verifiëren, bijvoorbeeld in Adobe Reader, mogen alleen CA’s worden gebruikt die op de Adobe Approved Trust List (AATL) of de EU Trust List (EUTL) staan.

De EU Trust List wordt gereguleerd door eIDAS.


Vragen die je moet stellen voordat je een PDF online ondertekent

Er zijn veel gratis tools voor e-handtekeningen, waarbij je een online tool krijgt waarmee je je PDF kunt uploaden en digitaal kunt laten ondertekenen.

Nu PLG (productgeleide groei) de marktstrategie is voor veel SaaS-bedrijven, bieden veel van onze concurrenten, waaronder wijzelf, gratis plannen aan.

Als het “gratis” is, kun je je afvragen of het legaal is of niet.

En wat als je de limiet bereikt van het aantal gratis PDF’s dat je kunt ondertekenen, en je al je ondertekende documenten ergens op het internet kwijtraakt en je moet betalen om toegang te krijgen.

Hier zijn wat overwegingen voordat je een pdf elektronisch ondertekent om erachter te komen of de gratis tool legitiem is of niet:

Ga voor de tools met de meest veeleisende enterprise klanten. Want dan moeten ze hun tools aan de strengste eisen laten voldoen.

Ga voor de gratis tools zonder limiet op het aantal PDF-documenten dat je binnen een bepaalde periode kunt ondertekenen. Zodat je niet steeds weer een nieuwe tool hoeft te leren omdat je je limiet hebt bereikt.

En het is helemaal legitiem en veilig, want je bent voor altijd beschermd door ons ecosysteem via onze zakelijke klanten zoals Tele2, Miele, Northvolt, Experis Manpower, Systembolaget, om er maar een paar te noemen.

Als je je PDF-document online wilt ondertekenen met veilige, betrouwbare handtekeningen die geverifieerd kunnen worden, zelfs als de leverancier van de aardbodem verdwijnt, vergeet dan niet de volgende vragen te stellen:

Is het document verzegeld tegen knoeien met een veilige digitale handtekening?

Wat is de kwaliteit van die verzegeling en kan die onafhankelijk worden geverifieerd?

Voor veel leveranciers is het antwoord op beide “nee”.  De reden hiervoor is dat goede elektronische verzegelingen een prijs hebben. Voor elk digitaal certificaat dat door een CA wordt uitgegeven, moet de aanbieder kosten maken.

Questions to ask before you sign a PDF online

Onderteken en verzegel al je PDF contracten online

Een verzegeling is een speciaal soort elektronische handtekening waarmee rechtspersonen, zoals een online service voor het ondertekenen van contracten, een contract kunnen ondertekenen. Hiermee kunnen ze de herkomst en authenticiteit van het document aan hun klanten garanderen, of in juridische termen, “onweerlegbaarheid” garanderen.

De verzegeling voorkomt opzettelijke en onopzettelijke wijzigingen in het PDF-document nadat het is ondertekend. Dit betekent dat jij en je tegenpartijen er zeker van kunnen zijn dat wat je vandaag hebt ondertekend, nu en in de toekomst verifieerbaar ongewijzigd blijft, zelfs als dat nog 20 jaar duurt.

eIDAS en elektronische handtekening

eIDAS, oftewel elektronische identificatie, authenticatie en vertrouwensdiensten, is een EU-verordening over elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de Europese interne markt.

Het hoogste niveau van elektronische handtekeningen en zegels onder eIDAS, de gekwalificeerde elektronische handtekening en het gekwalificeerde elektronische zegel, vereist het gebruik van een gekwalificeerd certificaat.

Een gekwalificeerd certificaat kan alleen worden uitgegeven door een CA die door de EU is gecertificeerd als Qualified Trusted Service Provider, of QTSP. Elk gekwalificeerd certificaat dat is uitgegeven door een QTSP maakt automatisch deel uit van de EU Trust List (EUTL).

Voor meer gedetailleerde informatie over elektronische handtekeningen kun je kijken naar eIDAS (electronic IDentification, Authentication, and trust Services), een verordening van de Europese Unie.

Dus, om een lang verhaal kort te maken: ja, je kunt absoluut gratis een PDF e-handtekening zetten met Oneflow!

Lees ook: Waarom Oneflow een contractautomatiseringsplatform is voor iedereen

Maar dit is eigenlijk allemaal een betwistbaar punt. Als je de stap naar de grote competities wilt maken en echt digitale contracten wilt maken die je in realtime kunt creëren, samenwerken en bewerken, dan hebben we een serieuzer gesprek nodig. Of je kunt er hier meer over lezen.

PDF’s online bewerken en ondertekenen

PDF’s bewerken en ondertekenen hoeft niet moeilijk te zijn. Met de juiste tools en een beetje kennis kun je gemakkelijk je PDF’s bewerken en ondertekenen.

Stap 1: Download een PDF-editor

De eerste stap bij het bewerken en ondertekenen van een PDF is het downloaden van een PDF-editor. Er zijn veel verschillende PDF-editors beschikbaar, zowel gratis als betaald. Je kunt PDF-editors vinden die je kunt downloaden, of je kunt ze als apps downloaden in de app store van je apparaat. 

Het is belangrijk om een editor te kiezen die past bij je behoeften en budget. Je kunt verschillende editors uitproberen om te zien welke het beste voor je werkt voordat je een beslissing neemt.

Stap 2: Open de PDF in de editor

Zodra je een PDF-editor hebt geïnstalleerd en in gebruik hebt genomen, open je de PDF waarmee je wilt werken en voeg je deze toe aan de editor. Je hebt dan toegang tot alle bewerkingstools in het programma. Je kunt dingen doen zoals de tekst, afbeeldingen en lay-out wijzigen, maar ook bestaande elementen verwijderen en verplaatsen. 

De interface kan variëren afhankelijk van welke editor je kiest, maar de meeste hebben een vergelijkbare lay-out en set gereedschappen. Het is een goed idee om vertrouwd te raken met de interface voordat je je PDF bewerkt.

Lees ook: Hoe maak je een interactieve PDF?

Edit your PDF by changing the text, add images and adjust the layout

Stap 3: Maak al je bewerkingen

Zodra de PDF is geopend in de editor, maak je alle bewerkingen die je nodig hebt. Dit kan het toevoegen van tekst, afbeeldingen of vormen zijn, maar ook het verwijderen of verplaatsen van bestaande elementen. Zorg ervoor dat je je wijzigingen opslaat. De meeste editors hebben ook de optie om bepaalde acties ongedaan te maken of opnieuw te doen. Dit kan handig zijn als je later per ongeluk iets verwijdert of een typefout ontdekt, waardoor het gemakkelijker wordt om je PDF’s te bewerken en te ondertekenen.

Stap 4: Onderteken je PDF

Als je klaar bent met bewerken, is het tijd om je document te ondertekenen. De meeste PDF-editors hebben een ingebouwde ondertekeningstool. 

Klik gewoon op het ondertekengereedschap en gebruik je muis om je handtekening te maken. Bij sommige PDF-editors kun je ook een afbeelding van je handtekening importeren als JPEG- of PNG-bestand. 

Dit kan vooral handig zijn als je meerdere documenten moet ondertekenen, omdat het tijd bespaart om een afbeelding van je handtekening bij de hand te hebben. Vergeet niet om de instellingen van de editor te controleren om er zeker van te zijn dat de handtekening staat waar hij moet staan en duidelijk herkenbaar is als de jouwe.

Stap 5: Vergeet niet op te slaan

Zodra je je handtekening hebt toegevoegd, sla je je bewerkte en ondertekende PDF op. Je kunt het dan per e-mail versturen of uploaden naar een cloudopslagdienst zodat je er gemakkelijk bij kunt. 

Vergeet niet om een kopie van het ondertekende document te bewaren voor je administratie. Je weet maar nooit wanneer je het nodig hebt.

Read also: The death of the PDF (and how to sign them)

Add your signature to your edited PDF

Er is een betere manier om met je documenten te werken dan PDF’s

PDF’s hebben zeker hun nut, maar in de hectische zakenwereld, of dat nu B2B of B2C is, heb je een manier nodig om met je contracten om te gaan die zoveel mogelijk administratie en gedoe wegneemt. Dat is waar Oneflow om de hoek komt kijken.

Met geweldige software voor contractmanagement kun je PDF’s eenvoudig online bewerken en ondertekenen met slechts een paar klikken. Maar dat is nog niet alles. Met kant-en-klare templates kun je in een paar seconden een contract versturen. Oneflow wordt standaard geleverd met templates, maar je kunt ook je eigen templates maken voor de contracten die je het meest verstuurt. 

Het mooiste is dat je PDF’s helemaal achterwege kunt laten. Met HTML-contracten kun je live wijzigingen aanbrengen, chronologische ondertekeningsvolgorde instellen voor meerdere belanghebbenden en zelfs sectieregels instellen, afhankelijk van de markt waarin je contract gebruikt gaat worden.

Met zijn archieffunctie vermindert Oneflow niet alleen tijd en administratiekosten, maar voegt het ook verschillende tools samen tot één.

Waarom een afbeeldingshandtekening invoegen in een PDF?

Digitale handtekeningen worden tegenwoordig steeds populairder, en daar is een goede reden voor. Ze zijn efficiënter, veiliger en milieuvriendelijker dan traditionele papieren handtekeningen. Met een digitale handtekening kun je elk document ondertekenen zonder dat je het hoeft uit te printen, met de hand te ondertekenen en weer in te scannen. Je kunt je handtekeningen ook eenvoudig opslaan en beheren op een veilige manier.

Digitale handtekeningen zijn wettelijk bindend en worden erkend door rechtbanken en andere juridische entiteiten. Ze bieden een hoog beveiligingsniveau en kunnen vervalsing en geknoei met documenten helpen voorkomen. Wanneer je een afbeeldingshandtekening invoegt in een PDF, creëer je een digitale handtekening die kan worden gebruikt om elk PDF-document te ondertekenen.

De belangrijkste conclusies

PDF’s online ondertekenen hoeft niet moeilijk te zijn. Met de juiste tools, het selecteren van de meest veilige tools en een beetje kennis kun je gemakkelijk je PDF’s ondertekenen. Of je nu werkt aan een contract, een factuur of een cv, het proces is hetzelfde. Dus ga je gang en probeer het eens!

FAQs

How to sign a PDF document online?

With Oneflow, you can sign a PDF document online free with legally binding signatures.

  1. Create a free Oneflow account  here
  2. Upload your PDF
  3. Add a signatory
  4. Send for signing
  5. Ta-da!

What are digital contracts?

Digital contracts are contracts that are accessible online. Oneflow is a digital contract platform that turns your static contracts into dynamic ones. This makes contract data processable throughout the entire contract workflows from start to finish. Contract data can be seamlessly imported or exported across the different systems you use. Digital contracts make processes faster, decisions better, and deals quicker. It’s an easier, smoother, and smarter way for teams of all shapes and sizes to handle their contracts.

Why choose digital contracts over PDFs which I’m familiar with?

The PDF has come a long way since it was introduced in 1993 (almost 3 decades ago!) but it is still unfit for our data-driven world because the format itself is a completely static, ’dead’ document. Many ‘e-sign providers’ either add a layer of data fields on top of a PDF or use image recognition software to make it more useful.

No matter how many data fields you add, a PDF will never be fully interactive, and responsive. Digital contracts are dynamic, searchable, and can be processed to integrate with other business systems.

Are digital contracts safe?

Yes, and much safer than paper contracts! Security is at the core of everything we do. We are committed to keeping your most sensitive and critical documents secure. Find out more about security features, compliance, and reliability in Security Center.

Prev:

De moeilijkste soorten contracten om te ondertekenen

Next:

Topstrategieën voor het verhogen van conversie in sales

Related Article

Contracten

De 17 beste DocuSign alternatieven die je moet kennen

The best PandaDoc alternative - Oneflow
Contracten

Nadenken over PandaDoc alternatieven: 18 tools om te ontdekken

Contracten

10 beste software voor contractmanagement in 2024

Contracten

Contractautomatisering: Een complete gids

Contracten

Top 5 contract management software die kan worden geïntegreerd met Salesforce

Sales

Top 10 digitale sales room software voor 2024

Werk & cultuur

Top 5 HR automatiseringssoftware die je werk gemakkelijker maakt

Sales

10 manieren om je sales proces te optimaliseren