Contracten ondertekenen op de traditionele manier, met pen en papier (of zelfs PDF), kan ontzettend langzaam en vervelend zijn. Als je deze verouderde methoden nog steeds gebruikt, is het hoog tijd dat je het plezier van online contracten tekenen ervaart. Het is niet alleen een efficiëntere methode, maar het biedt ook meer veiligheid.
1. Online contracten tekenen: wat is het precies?
Bij het online ondertekenen van contracten wordt gebruik gemaakt van een digitale handtekening of elektronische handtekening (e-handtekening). Deze twee termen moeten echter niet met elkaar worden verward. In wezen moet je een digitale handtekening zien als de techniek waarmee de handtekening wordt gezet en een elektronische handtekening als het soort handtekening.
De meeste elektronische handtekeningen worden tegenwoordig gezet met een digitale handtekening, maar dat betekent niet dat ze dat ook moeten zijn. Als je bijvoorbeeld je handtekening op een computer schrijft met een stylus of muis, dan geldt dit als een elektronische handtekening, maar niet als een digitale.
Dus, wat is een digitale handtekening? Het is eigenlijk een wiskundige techniek die wordt gebruikt om het auteurschap en de integriteit van een bericht of gegevens te garanderen. In dit geval hebben we het over de handtekening op een contract, maar het kan ook gaan om zaken als e-mails of banktransacties.
2. Hoe onderteken je contracten online?
Het is veelzeggend dat het zoekvolume voor “teken pdf online” in de miljoenen loopt (en het heeft een flinke CPC – geloof ons). Het proces zelf is echter ongelooflijk eenvoudig. Er zijn veel diensten beschikbaar waarmee je online een contract kunt ondertekenen.
Volg gewoon deze eenvoudige stappen:
- Maak het contract dat je wilt ondertekenen met een documenteditor (bijvoorbeeld Google Docs of Microsoft Word). Exporteer het vervolgens als PDF.
- Kies hier een geldige aanbieder van elektronische handtekeningen.
- Laten we zeggen dat je Oneflow hebt gekozen (je kunt hier een account aanmaken)
- Controleer je e-mailadres – klik op de link in de e-mail van Oneflow en voltooi je registratie door de verplichte velden in te vullen.
- Ta-da! Je bent binnen. Kies “nieuw contract maken” en kies de “PDF template”.
- Upload het PDF bestand dat je wilt ondertekenen naar de template.
- Voeg het e-mailadres van de tegenpartij toe in het rechterpaneel en je contract is klaar om te verzenden! Je kunt ook persoonlijke berichten toevoegen of zelfs een video aan het contract toevoegen vanuit het Oneflow platform.
- Je krijgt automatisch een melding wanneer je tegenpartij je PDF-contract ontvangt, opent of ondertekent.
- Onderteken het contract en voilà! Je hebt zojuist online een PDF-document ondertekend met een wettelijk bindende elektronische handtekening.
Het ondertekende PDF-contract kan worden gedownload via de e-mail die automatisch door Oneflow wordt verzonden nadat het door alle partijen is ondertekend.
3. Een contract online ondertekenen is veilig
Digitale handtekeningen zijn door hun ontwerp een veel veiligere manier van ondertekenen, maar er zijn extra voorzorgsmaatregelen die je kunt nemen om de veiligheid te vergroten. We hebben hier een aantal toptips voor je op een rijtje gezet:
Gebruik een gerenommeerde aanbieder van digitale handtekeningen: Kies een provider die een vriendelijke gebruikersinterface, een veilig platform en geweldige klantenondersteuning biedt
Houd software up-to-date: Controleer regelmatig op updates, omdat deze vaak beveiligingspatches bevatten die een verouderde versie niet zou bieden.
Deel je privésleutel niet: Je privésleutel is de kern van de beveiliging van je digitale handtekening. Zorg ervoor dat je deze informatie op een veilige plek bewaart en niet met anderen deelt.
Kies een sterk wachtwoord: Gebruik geen woorden of zinnen die makkelijk te raden zijn en probeer een mix van letters, cijfers en speciale tekens te gebruiken.
Gebruik twee-factor authenticatie: Het is niet voor niets erg populair geworden, omdat het een extra beveiligingslaag toevoegt door een tweede vorm van verificatie te vereisen, zoals een verificatiecode die naar je wordt gesms’t of gemaild.
4. De A-Z van hoe je online een contract ondertekent
Online een handtekening maken is heel eenvoudig en kan in slechts een paar stappen. Hier lees je hoe (met het Oneflow platform als voorbeeld):
1: Kies je leverancier van digitale handtekeningen
Allereerst moet je een aanbieder van digitale handtekeningen kiezen. Er zijn heel wat aanbieders, maar het is belangrijk om er een te kiezen die aan je behoeften voldoet. Idealiter wil je een aanbieder met een vriendelijke gebruikersinterface, een veilig platform en goede klantenondersteuning. Bijvoorbeeld Oneflow.
2: Maak je account aan
Nadat je een aanbieder van digitale handtekeningen hebt gekozen, moet je een account aanmaken. Over het algemeen wordt je gevraagd om je naam en e-mailadres op te geven en een wachtwoord te kiezen. Oneflow biedt een gratis account aan – zodra je dit hebt aangemaakt ontvang je een e-mail waarin je wordt gevraagd om je account te verifiëren.
3: Voltooi de registratie
Klik op de link in de e-mail die je hebt ontvangen en je wordt gevraagd om de registratie van je account te voltooien.
4: Kies je document
Je hebt nu de optie “nieuw contract maken”. Selecteer dit en kies vervolgens “PDF uploaden”. (Tenzij je vanuit de premium versie van Oneflow werkt en een echt digitaal contract aan het maken bent)! Je kunt nu de PDF uploaden die je wilt ondertekenen.
5: Voeg je tegenpartij(en) toe
Je kunt nu het e-mailadres van je tegenpartij toevoegen in de rechterkolom. Als ze je contract ontvangen, openen of ondertekenen, krijg je automatisch bericht.
6: Personalisatie toevoegen
Voordat je verzendt, kun je direct in Oneflow een persoonlijk bericht of video aan de ontvanger toevoegen, met instructies of gewoon een vriendelijke opmerking.
7: Verzenden en ondertekenen
Je bent klaar om het contract naar je tegenpartij te sturen en zelf te ondertekenen – je hebt nu je PDF contract ondertekend met een wettelijk bindende elektronische handtekening!
5. Er is een betere manier om je online contracten te ondertekenen
Je andere optie als het gaat om contracten (naast het ouderwetse papier en het ondertekenen van PDF’s) zijn echt digitale contracten. In tegenstelling tot PDF’s zijn deze gebaseerd op HTML en volledig bewerkbaar. In plaats van te leven met de wrijving van het eindeloos heen en weer sturen van contracten met revisies, kun je maar aan één versie werken, in realtime bewerken en verwarring en fouten voorkomen!
Het is ook geen geheim dat steeds meer mensen alles vanaf hun mobiel afhandelen (70% van de B2B-contracten wordt telefonisch ondertekend). Als je ooit hebt geprobeerd een PDF te lezen op je telefoon, dan weet je maar al te goed dat dat geen pretje is.
Met Oneflow’s HTML contracten worden tekstgrootte en regelafbrekingen aangepast om ze gemakkelijk leesbaar te maken. Met deze echt digitale contracten kun je ook de onderhandeling en samenwerking stimuleren door interactieve velden toe te voegen die de ontvanger kan invullen. Alle wijzigingen en updates worden in real-time doorgevoerd, als bij toverslag!
