Skip to content

Digitale handtekening

Online contracten tekenen: Een complete gids

Papieren contracten persoonlijk ondertekenen of via het postkantoor versturen is niet langer optimaal. Recente onderzoeken tonen aan dat 71% van de juridische teams een hybride werkmodel gebruikt, wat betekent dat functies op kantoor in de minderheid zijn. Het is echter niet alleen deze industrie die op afstand gaat werken. Ongeveer 20% van de Amerikaanse werknemers werkte thuis in 2023, en dit aantal daalt niet. Dit heeft grote gevolgen voor de manier waarop we zaken doen – en dus ook voor het tekenen van contracten.

Jouw contracten moeten evolueren zoals banen, de detailhandel en technologie dat hebben gedaan. Om inefficiëntie te voorkomen, moeten het beheer van de levenscyclus van contractenen het ondertekenen van documenten worden aangepast met speciale software.

In deze gids laat ik je zien hoe online contracten tekenen de toekomst is, met welke soorten documenten je dat kunt doen en geef ik je enkele beveiligingstips. Laten we erin duiken!

27 soorten documenten die je online kunt ondertekenen

Contracten beschrijven de voorwaarden van een transactie, relatie of regeling tussen twee of meer partijen. Zonder contracten is het op zijn zachtst gezegd moeilijk om de rechten, verantwoordelijkheden en verwachtingen van elke partij vast te stellen. Contracten bieden ook een juridisch kader om de belangen van alle betrokkenen te beschermen. Enkele voorbeelden van legale contracten die je online kunt ondertekenen zijn:

  1. Verkoopvoorstel – Verzonden door een bedrijf naar een klant. Het beschrijft de voorwaarden van de verkoop (beschrijving van de bestelling, prijs, betalingsgegevens enz.)
  2. Arbeidscontract – Geschreven door een inhuurbedrijf wanneer iemand een baan krijgt aangeboden. Het regelt het salaris, de werktijden, de voorwaarden enz.
  3. Gedragscode – Dient als vrijwillige verbintenis waarin het gedrag van het bedrijf wordt beschreven op het gebied van ethiek en sociale en milieueffecten.
  4. Offerteaanvraag of informatieaanvraag – Een verzoek aan leveranciers om offertes in te dienen onder bepaalde voorwaarden.
  5. Onderaannemingsovereenkomst – Ondertekend tussen een verkoper en een onderaannemer wanneer deze laatste een onderdeel moet leveren aan het eindproduct.
  6. Non-disclosure agreement (NDA) – Een vertrouwelijkheidsovereenkomst ter bescherming van bedrijfsgeheimen, ondertekend tussen organisaties of bedrijven en hun werknemers.
  7. Volmacht – Een document waarmee een persoon namens iemand anders specifieke juridische acties kan ondernemen.
  8. Notulen van bestuursvergaderingen – Een verslag van de acties en beslissingen van de raad van bestuur, meestal ondertekend door een secretaris, de voorzitter en een geselecteerde aanpasser.
  9. Jaarverslag – Ondertekend door het bestuur en een aangestelde accountant. Het geeft aandeelhouders en andere belanghebbenden een uitgebreid verslag over de activiteiten van een bedrijf in het afgelopen boekjaar.
  10. Adviesovereenkomst – Een overeenkomst tussen de klant en de adviseur of het adviesbureau waarin meestal het bereik van de opdracht wordt vastgelegd.
  11. Samenlevingsovereenkomst – Bepaalt hoe de bezittingen worden verdeeld in het geval van een scheiding bij het aanvragen van een hypotheek of het uitwerken van kinderalimentatie.
  12. Ontslagovereenkomst – Ondertekend tussen de werknemer en de werkgever, het contract specificeert de voorwaarden voor het tijdelijk verminderen van de werktijd.
  13. Huurovereenkomst of huurcontract – Een document waarin de voorwaarden staan beschreven waaronder een partij akkoord gaat met het huren van onroerend goed dat eigendom is van een andere partij.
  14. Aandeelhoudersovereenkomst of partnerschapsovereenkomst – Een contract tussen de aandeelhouders van een bedrijf waarin de juridische relatie tussen hen wordt geregeld.
  15. Aandelenoptieovereenkomst – Ondertekend door de werkgever en de werknemer, de overeenkomst regelt de regels voor het uitgeven van aandelenopties.
  16. Verlofaanvraag – Een document dat wordt ondertekend door de werknemer en vervolgens door de betreffende manager en waarin de details en data van de geplande afwezigheid worden beschreven.
  17. Samenwerkingsovereenkomst – Een overeenkomst waarin de richtlijnen voor samenwerking tussen twee of meer partijen zijn vastgelegd.
  18. Gegevensverwerkingsovereenkomst – Dit type document bindt de onderaannemer om te voldoen aan de GDPR-vereisten.
  19. Licentieovereenkomst – Een contract dat het recht verleent om een uitvinding of een ander intellectueel eigendomsrecht te gebruiken.
  20. Leveringsovereenkomst – Een document dat de leveringsvoorwaarden tussen de partijen regelt, zoals levering, betaling, prijzen en vertragingen.
  21. Koopovereenkomst – Ondertekend door verkopers en kopers tijdens transacties van activa zoals onroerend goed, auto’s en boten.
  22. Bouwcontract – Een overeenkomst tussen twee partijen die betrokken zijn bij een bouwproject waarin de risico’s en plichten van beide partijen worden beschreven.
  23. Ontvangstbewijzen – Bewijs dat de ontvanger een artikel heeft ontvangen of dat er is betaald.
  24. Raamovereenkomst of dekenbestelling – Een overeenkomst tussen kopers en verkopers waarin beide partijen de voorwaarden voor toekomstige transacties vastleggen.
  25. Fusieovereenkomst – Een contract dat twee bestaande bedrijven samenvoegt tot één organisatie en waarin de voorwaarden van de fusie staan beschreven.
  26. Dagvaarding – Een verzoekschrift dat je indient bij de arrondissementsrechtbank wanneer je een andere partij wilt aanklagen.
  27. Beëindigingsovereenkomst of kennisgeving van beëindiging – Een kennisgeving van een werkgever aan een werknemer om het einde van hun arbeidsovereenkomst aan te kondigen. Het kan ook in het algemeen verwijzen naar de formele kennisgeving van het einde van een contract tussen twee of meer partijen.

Zie ook: Elektronische handtekening voor aanbestedingen: Wat je moet weten

Wat betekent online contracten tekenen?

How to sign contract online – laptop and a notification visible after signing a contract with Oneflow.

Online contracten ondertekenen is de volgende stap in de geschiedenis van de handtekening. Het stelt partijen in staat om documenten te bekijken en te ondertekenen via het internet. Je kunt dit doen wanneer het jou uitkomt, waar ook ter wereld – thuis, in een koffieshop of zelfs op reis in het buitenland. Het verkort de doorlooptijden aanzienlijk, want wat vroeger dagen of zelfs weken duurde, kan nu in een paar minuten.

Online platforms voor het ondertekenen van contracten bevatten geavanceerde beveiligings features – encryptie en authenticatiemaatregelen – om ervoor te zorgen dat er niet met jouw contracten geknoeid kan worden. Dankzij een digitaal spoor van wie wat heeft ondertekend en wanneer, bieden deze tools een extra verantwoordingslaag waar traditionele ondertekeningsmethoden niet aan kunnen tippen.

Het proces houdt in dat twee rechtspersonen (bedrijven of mensen) een overeenkomst ondertekenen met behulp van een digitale handtekening of elektronische handtekening (deze termen moeten niet verward worden – in wezen is een digitale handtekening een techniek waarmee je de handtekening aanbrengt, en elektronische handtekeningen zijn het type handtekening). De meeste elektronische handtekeningen maken tegenwoordig gebruik van digitale handtekeningen, maar dat is niet de enige optie. Je handtekening op een computer schrijven met een stylus of muis geldt bijvoorbeeld als een elektronische handtekening, maar niet als een digitale.

Dus, wat is een digitale handtekening? Het is eigenlijk een wiskundige techniek die het auteurschap en de integriteit van een bericht of data garandeert. In dit geval hebben we het over de handtekening op een contract, maar het kan ook gaan om zaken als e-mails of banktransacties.

Zie ook: Wat is contractmanagement? Je ultieme gids

Hoe je veilig online contracten kunt ondertekenen

Digitale handtekeningen zijn door hun ontwerp veiliger dan traditionele manieren van ondertekenen, maar er zijn nog steeds enkele voorzorgsmaatregelen die je moet nemen:

  • Gebruik een gerenommeerde aanbieder van digitale handtekeningen: Kies een provider die een vriendelijke gebruikersinterface, een veilig platform en uitstekende klantenondersteuning biedt.
  • Houd software up-to-date: Controleer regelmatig op updates, omdat deze vaak beveiligingspatches bevatten die een verouderde versie niet zou bieden.
  • Deel je privésleutel niet: Je privésleutel is de kern van de beveiliging van je digitale handtekening. Bewaar deze informatie op een veilige plek en deel hem met niemand.
  • Kies een sterk wachtwoord: Gebruik geen woorden of zinnen die makkelijk te raden zijn. Gebruik een mix van letters, cijfers en speciale tekens.
  • Gebruik twee-factor authenticatie: Dit voegt een extra beveiligingslaag toe door een tweede verificatievorm te vereisen, zoals een code die naar je wordt gesms’t of gemaild.
A smartphone and a notification you see after signing a contract with Oneflow.

Hoe onderteken je documenten online?

Veel bedrijven gebruiken nog steeds PDF-bestanden voor contract-gerelateerde doeleinden, dus weten hoe je online een PDF ondertekent is essentieel. Gelukkig is het proces met Oneflow eenvoudig.

  1. Maak het contract dat je wilt ondertekenen met een document editor (je kunt Microsoft Word documenten, Google Docs etc. gebruiken). Exporteer het vervolgens als PDF-bestand.
  2. Maak je gratis Oneflow account aan door naar de website te gaan en de benodigde gegevens in te vullen (inclusief een werkbaar e-mailadres).
  3. Controleer je e-mailadres – klik op de link in de Oneflow e-mail en voltooi je registratie door de verplichte velden in te vullen.
How to sign a contract online with Oneflow via an uploaded PDF
  1. Voeg het e-mailadres van de tegenpartij toe via het paneel aan de rechterkant van het scherm. Herhaal deze stap voor alle tegenpartijen (als er meerdere zijn).
  2. Je kunt ook de berichten personaliseren of een video aan het contract toevoegen.
  3. Verzend het document en de tegenpartijen ontvangen een verzoek tot ondertekening. Je krijgt automatisch bericht als ze de e-mail ontvangen en jouw PDF contract openen of ondertekenen.
  4. Onderteken jouw contract zelf en wacht tot de tegenpartijen hetzelfde doen.
  5. Je kunt het ondertekende PDF contract downloaden via de e-mail die Oneflow je automatisch stuurt zodra het ondertekenproces is voltooid.

Je kunt Oneflow gratis gebruiken voor het verzenden, ontvangen en ondertekenen van PDF contracten.

Er is een betere manier om jouw online contracten te ondertekenen

Als je ooit hebt geprobeerd een PDF te lezen op je telefoon, dan weet je dat dit niet de beste ervaring is. Tegelijkertijd zegt 84% van de respondenten in ons recente Contract Compass Report dat het kunnen ondertekenen van documenten op elk apparaat cruciaal is voor de toekomst van contracten.

Gelukkig hoef je geen PDF-bestanden te gebruiken. Je andere optie is om volledig digitaal te gaan. Wat zijn digitale contracten? In tegenstelling tot PDF’s zijn dit HTML-gebaseerde, volledig bewerkbare documenten. Ze maken het heen en weer sturen van contracten met eindeloze revisies overbodig – je kunt werken aan één versie, die in realtime bewerkbaar is, en dan gewoon ondertekenen zodra hij klaar is.

Met Oneflow’s HTML contracten kun je de tekstgrootte en regelafbrekingen aanpassen zodat ze gemakkelijk te lezen zijn. Met deze echt digitale contracten kun je ook de onderhandeling en samenwerking stimuleren door interactieve velden toe te voegen die de ontvanger kan invullen. Alle wijzigingen en updates worden in realtime doorgevoerd.

Zie ook: Waarom elektronische handtekeningen net zo geldig zijn als handgeschreven handtekeningen

Hoe onderteken je een contract in Oneflow?

Het ondertekenen van volledig digitale HTML contracten via Oneflow verschilt van het gebruik van PDF bestanden. Het hele proces vindt plaats binnen het platform. Je kunt documenten op drie verschillende manieren online ondertekenen; welke methode je ook kiest, de handtekening is veilig en juridisch bindend – hij heeft hetzelfde gewicht als een traditionele, fysieke handtekening met natte inkt.

Je hebt de volgende opties bij het online ondertekenen van een digitaal contract met Oneflow:

  1. Onderteken documenten online met één klik

Dit is de standaard methode en de gemakkelijkste. Je hoeft alleen maar op een grote groene knop in Oneflow te klikken en voilà! Je hebt een juridisch bindend contract. Dit gebeurt via een beveiligde, versleutelde link.

  1. Onderteken documenten online met BankID

Het is de meest geavanceerde manier om een contract te ondertekenen, van toepassing wanneer je een hoger niveau van beveiliging nodig hebt en compliance wilt waarborgen. Door te ondertekenen met BankID weet je zeker dat de overeenkomst niet in de verkeerde handen terechtkomt of wordt ondertekend door iemand die niet bevoegd is.

  1. Onderteken documenten online met SMS of e-mail

Je kunt ook ondertekenen met een sms-code of een machtiging per e-mail. Je ontvangt dan een code die je kunt gebruiken om je handtekening te verifiëren als onderdeel van het ondertekenproces.

  1. Onderteken contracten online met een handgeschreven handtekening

Een handtekening met natte inkt heeft hetzelfde gewicht als een standaard elektronische handtekening. Met deze methode kan je ondertekenaar zijn of haar handtekening fysiek tekenen of schrijven, direct op het apparaat dat hij of zij gebruikt.

Andere handige Oneflow features

A laptop with Oneflow’s account registration website on the screen.

OOneflow biedt ook tal van andere handige contractautomatisering en algemene contractmanagement features. Hier zijn enkele voorbeelden:

  • Oneflow AI – Gebruik AI-tools om contracten te importeren en te controleren op fouten en nalevingsproblemen of om snel informatie te vinden in jouw contractendatabase. Bekijk ons speciale artikel over het gebruik van AI bij contractwerk voor meer informatie.
  • Dynamische templates – Gebruik een bibliotheek met aanpasbare templates om contracten veel eenvoudiger en sneller op te stellen.
  • Tracking – Gebruik tracking features en de ingebouwde kalender om contract lifecycle management te optimaliseren en te stroomlijnen.
  • Beheer – Configureer beheerdersrollen, aanpasbare herinneringen, notificaties etc.
  • Workspaces en samenwerking – Maak samenwerking aan contracten eenvoudiger met merkgebonden workspaces die zijn aangepast aan de contract workflow van jouw bedrijf, video schermopnames, audit onderzoeken, comments, configureerbare triggers en toegangsregels.
  • Analyse – Volg engagement data en andere essentiële statistieken (aantal bezoekers, open rate) om problemen te identificeren en toekomstige contracten te verbeteren.
  • Integraties – Gebruik verschillende soorten integraties (HubSpot, Teamtailor, Salesforce enz.) om de oplossing te verbeteren en aan te passen aan jouw specifieke use case.

Documenten online ondertekenen: Samenvatting

In de digitale wereld waarin we leven, is het online ondertekenen van documenten niet alleen een gemak maar ook een noodzaak geworden. Het stroomlijnt werkstromen, verhoogt de veiligheid en bespaart kostbare tijd. Met de opkomst van wereldwijde interacties en werken op afstand, behoren traditionele papieren handtekeningen steeds meer tot het verleden.

Oneflow maakt het online ondertekenen van contracten moeiteloos. Dankzij de krachtige functies voor het maken en beheren van contracten, zoals templates en AI-tools die het proces van het schrijven en beoordelen van overeenkomsten stroomlijnen, kun je letterlijk in een paar minuten een document genereren en naar tegenpartijen sturen.

Wil je het uitproberen? Probeer Oneflow vandaag nog en bekijk alle features in actie met onze 14-daagse gratis proefversie!

Ontdek contract magie!

Prev:

De top 10 B2B-marketingtrends voor 2025

Next:

De 15 beste Adobe Sign alternatieven in 2025

Related Article

Digitale handtekening

E-handtekening voor hospitality – Dit is wat bedrijven kunnen leren van Radisson Hotel Group

Digitale handtekening

Een veilige tool voor e-handtekeningen is de investering waard

Contracten

Het is al snel 2025: Waarom e-mail niet langer genoeg is voor communicatie over contracten

Werk & cultuur

Leiderschap en ISO-certificering: Waarom het meer is dan een checkbox

Sales

Hoe je een carrière in B2B sales opbouwt door Pleo’s sales stagiair die sales influencer is geworden Jan Mundorf

Contracten

Inzichten van echte gebruikers: De geheimen voor betere contractonderhandelingen

Sales

Waarom ISO 9001 een doorslaggevende factor zou moeten zijn bij het kiezen van een leverancier?

Sales

Hoe lessen uit data-analyse van toepassing zijn op sales processen volgens Francisca Alliende van Mentimeter