Sopimuksen allekirjoittaminen verkossa

Paperisten sopimusten allekirjoittaminen henkilökohtaisesti tai niiden lähettäminen postitse ei ole enää optimaalista. Viimeaikaiset tutkimukset osoittavat, että 71 prosenttia lakitiimeistä käyttää hybridityömallia, mikä tarkoittaa, että kokopäiväisestä toimistotyöskentelystä on tullut harvinaisuus. Etätyöt eivät kuitenkaan ole yleistymässä vain tällä alalla: noin 20 prosenttia Yhdysvaltojen työntekijöistä työskenteli kotoa käsin vuonna 2023, eivätkä nämä luvut ole laskussa. Tämä vaikuttaa pitkälti siihen, miten teemme liiketoimintaa – ja näin ollen allekirjoitamme sopimuksia.

Sopimustesi pitäisi kehittyä kuten työpaikat, vähittäiskauppa ja teknologia ovat kehittyneet. Tehottomuuden välttämiseksi sopimusten elinkaaren hallinnan ja asiakirjojen allekirjoitusprosessien on sopeuduttava vastaavasti siihen tarkoitettujen ohjelmistojen avulla.

Tässä oppaassa näytämme, miten sopimuksen allekirjoittaminen verkossa onnistuu helposti. Samalla määritellään minkälaisilla asiakirjoilla voit tehdä sen, ja lisäksi annamme joitakin tietoturvavinkkejä.

27 erilaista asiakirjaa, jotka voit allekirjoittaa verkossa

Sopimuksissa määritellään kahden tai useamman osapuolen välisen liiketoimen, suhteen tai järjestelyn ehdot. Ilman niitä kummankin osapuolen oikeuksien, vastuiden ja odotusten osoittaminen voi olla vähintäänkin vaikeaa. Sopimukset tarjoavat myös oikeudellisen kehyksen kaikkien osapuolten etujen suojaamiseksi. Esimerkkejä laillisista sopimuksista, jotka voit allekirjoittaa verkossa, ovat seuraavat:

1. Tarjous – Yrityksen asiakkaalle lähettämä tarjous. Siinä esitetään myyntiehdot (tilauksen kuvaus, hinta, maksutiedot jne.).
2. Työsopimus – Työnantajayritys kirjoittaa työsopimuksen, kun henkilölle tarjotaan työtä. Siinä määrätään palkasta, työajasta, työehdoista jne.
3. Code of conduct – Vapaaehtoinen sitoumus, jossa hahmotellaan yrityksen eettistä toimintaa sekä sosiaalisia ja ympäristövaikutuksia.
4. Tarjous- tai tietopyyntö – Myyjälle osoitettu pyyntö tarjouksesta tietyin ehdoin.
5. Alihankintasopimus – Myyjän ja alihankkijan välinen sopimus, joka allekirjoitetaan, kun alihankkija toimittaa osan lopputuotteeseen.
6. Salassapitosopimus (NDA) – Organisaatioiden tai yritysten ja niiden työntekijöiden välinen salassapitosopimus liikesalaisuuksien suojaamiseksi.
7. Valtakirja – Asiakirja, joka antaa henkilölle oikeuden ryhtyä tiettyihin oikeustoimiin jonkun toisen puolesta.
8. Hallituksen kokouspöytäkirja – Pöytäkirja hallituksen toimista ja päätöksistä, jonka allekirjoittavat yleensä sihteeri, puheenjohtaja ja valittu henkilö.
9. Vuosikertomus – Hallituksen ja nimetyn tilintarkastajan allekirjoittama dokumentti. Siinä annetaan osakkeenomistajille ja muille asianomaisille osapuolille kattava kertomus yhtiön toiminnasta edelliseltä tilikaudelta.
10. Konsulttisopimus – Asiakkaan ja konsultin tai konsulttiyrityksen välinen sopimus, jossa yleensä määritellään yksityiskohtaisesti toimeksiannon laajuus.
11. Avoliittosopimus – Määrittää, miten omaisuus jaetaan eron sattuessa, kun haetaan asuntolainaa tai sovitaan elatusavusta.
12. Lyhytaikaista lomautusta koskeva sopimus – Työntekijän ja työnantajan allekirjoittamassa sopimuksessa määritellään työajan tilapäisen vähentämisen ehdot.
13. Vuokrasopimus – Asiakirja, jossa määritellään ehdot, joiden mukaisesti toinen osapuoli suostuu vuokraamaan toisen osapuolen omistamaa kiinteistöä.
14. Osakassopimus tai yhtiösopimus – Yhtiön osakkeenomistajien välinen sopimus, jolla säännellään heidän välisiä oikeudellisia suhteitaan.
15. Optiosopimus – Työnantajan ja työntekijän välinen sopimus, jossa määrätään optio-oikeuksien antamista koskevista säännöistä.
16. Lomahakemus – Työntekijän ja asianomaisen esihenkilön allekirjoittama asiakirja, jossa esitetään suunnitellun poissaolon yksityiskohdat ja päivämäärät.
17. Yhteistyösopimus – Sopimus, jossa määritellään kahden tai useamman osapuolen välisen yhteistyön suuntaviivat.
18. Tietojenkäsittelysopimus – Tämäntyyppinen asiakirja sitoo alihankkijaa noudattamaan GDPR:n vaatimuksia.
19. Lisenssisopimus – Sopimus, jolla myönnetään oikeus käyttää keksintöä tai muuta immateriaalioikeutta.
20. Toimitustilaussopimus – Asiakirja, jossa määrätään osapuolten välisistä toimitusehdoista, kuten toimituksesta, maksusta, hinnoista ja viivästyksistä.
21. Osto- ja myyntisopimus – Myyjät ja ostajat allekirjoittavat tämän sopimuksen kiinteistöjen, autojen ja veneiden kaltaisten omaisuuserien kaupoissa.
22. Rakennussopimus – Rakennushankkeeseen osallistuvien kahden osapuolen välinen sopimus, jossa määritellään molempien osapuolten riskit ja velvollisuudet.
23. Kuitti – Todiste siitä, että vastaanottaja on saanut tavaran tai että maksu on suoritettu.
24. Puitesopimus – Ostajan ja myyjän välinen sopimus, jossa molemmat osapuolet määrittelevät tulevia liiketoimia koskevat ehdot.
25. Fuusiosopimus – Sopimus, jolla kaksi olemassa olevaa yritystä yhdistetään yhdeksi organisaatioksi ja jossa määritellään sulautumisen ehdot.
26. Kanteen nostaminen – Hakemus, jonka jätät käräjäoikeudelle, kun haluat haastaa toisen osapuolen oikeuteen.
27. Irtisanomissopimus tai irtisanomisilmoitus – Työnantajan työntekijälle lähettämä ilmoitus työsopimuksen päättymisestä. Sillä voidaan myös laajasti viitata kahden tai useamman osapuolen välisen sopimuksen päättymistä koskevaan viralliseen ilmoitukseen.

Lue myös: Sähköinen allekirjoitus hankinnoissa: Mitä sinun on tiedettävä?

Mitä sopimuksen allekirjoittaminen verkossa tarkoittaa?

Sopimuksen allekirjoittaminen verkossa on askel allekirjoituksen historiassa. Sen avulla osapuolet voivat tarkastella ja allekirjoittaa asiakirjoja Internetin välityksellä. Voit tehdä tämän haluamallasi tavalla missä päin maailmaa tahansa – kotona, kahvilassa tai jopa ulkomailla matkustaessasi. Se lyhentää huomattavasti läpimenoaikoja, sillä se, mikä ennen kesti päiviä tai jopa viikkoja, voidaan nyt tehdä muutamassa minuutissa.

Verkkosopimusten allekirjoitusalustat sisältävät kehittyneitä tietoturvaominaisuuksia – salausta ja todennustoimenpiteitä – joilla varmistetaan, että sopimuksesi ovat turvassa peukaloinnilta. Digitaalisen jäljen ansiosta, josta käy ilmi, kuka on allekirjoittanut mitäkin ja milloin, nämä työkalut lisäävät vastuullisuutta, jota perinteiset allekirjoitusmenetelmät eivät pysty tarjoamaan.

Prosessissa kaksi oikeussubjektia (yritykset tai henkilöt) allekirjoittavat sopimuksen käyttämällä digitaalista allekirjoitusta tai sähköistä allekirjoitusta (näitä termejä ei pidä sekoittaa keskenään – periaatteessa digitaalinen allekirjoitus on tekniikka, jolla allekirjoitusta käytetään, ja sähköinen allekirjoitus on allekirjoituksen tyyppi). Useimmissa sähköisissä allekirjoituksissa käytetään nykyään digitaalisia allekirjoituksia, mutta se ei ole ainoa vaihtoehto. Esimerkiksi allekirjoituksen kirjoittaminen tietokoneella kynällä tai hiirellä lasketaan sähköiseksi allekirjoitukseksi, mutta ei digitaaliseksi allekirjoitukseksi.

Mikä sitten on digitaalinen allekirjoitus? Se on pohjimmiltaan matemaattinen tekniikka, jolla taataan viestin tai datan tekijyys ja eheys. Tässä tapauksessa kyse on sopimuksen allekirjoituksesta, mutta se voi koskea myös esimerkiksi sähköposteja tai pankkitapahtumia.

Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?

Sopimuksen allekirjoittaminen verkossa turvallisesti

Digitaaliset allekirjoitukset ovat lähtökohtaisesti turvallisempia kuin perinteiset allekirjoitusmenetelmät, mutta joitakin varotoimenpiteitä on silti noudatettava:

Käytä kaksivaiheista tunnistautumista: Tämä lisää ylimääräisen turvallisuuskerroksen vaatimalla toisen varmistuksen, kuten sinulle tekstiviestillä tai sähköpostilla lähetetyn koodin.

Käytä hyvämaineista digitaalisen allekirjoituksen tarjoajaa: Valitse palveluntarjoaja, joka tarjoaa käyttäjäystävällisen alustan, turvallisen tallennuksen ja erinomaisen asiakastuen.

Pidä ohjelmistot ajan tasalla: Tarkista säännöllisesti, onko niissä päivityksiä, sillä ne voivat usein sisältää tietoturvakorjauksia, joita vanhentunut versio ei tarjoa.

Älä jaa yksityistä avainta: Yksityinen avain on digitaalisen allekirjoituksen turvallisuuden ydin. Säilytä tämä tieto turvallisessa paikassa ja vältä sen jakamista kenenkään kanssa.

Valitse vahva salasana: Älä käytä sanoja tai lauseita, jotka on helppo arvata. Käytä kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä.

Miten allekirjoitat sopimuksen verkossa?

Monet yritykset käyttävät edelleen PDF-tiedostoja sopimustarkoituksiin, joten PDF-tiedostojen allekirjoittaminen verkossa on tärkeää. Onneksi Oneflown avulla prosessi on suoraviivainen.

• Luo sopimus, jonka aiot allekirjoittaa, millä tahansa asiakirjanmuokkausohjelmalla (voit käyttää Microsoft Word -asiakirjoja, Google Docsia jne.). Lataa se sitten PDF-tiedostona.

• Luo ilmainen Oneflow-tilisi vierailemalla verkkosivustolla ja antamalla tarvittavat tiedot (mukaan lukien toimiva sähköpostiosoite).

• Vahvista sähköpostiosoitteesi – klikkaa Oneflown sähköpostitse lähettämää linkkiä ja viimeistele rekisteröinti täyttämällä vaaditut kentät.

5. Lisää vastapuolen sähköpostiosoite näytön oikealla puolella olevan paneelin avulla. Toista tämä vaihe kaikille vastapuolille (jos niitä on useampi kuin yksi).
6. Voit myös personoida viestejä tai lisätä sopimukselle videon.
7. Lähetä asiakirja, ja vastapuolet saavat allekirjoituspyynnön. Saat automaattisesti ilmoituksen, kun he saavat sähköpostin ja avaavat tai allekirjoittavat PDF-sopimuksesi.
8. Allekirjoita sopimus itse ja odota, että vastapuolet tekevät samoin.
9. Voit ladata allekirjoitetun PDF-sopimuksen sähköpostista, jonka Oneflow lähettää sinulle automaattisesti allekirjoitusprosessin päätyttyä.

Voit käyttää Oneflowta ilmaiseksi PDF-sopimusten lähettämiseen, vastaanottamiseen ja allekirjoittamiseen.

Lue myös: Miten kuva muunnetaan allekirjoitukseksi? ja Kuinka muuntaa JPEG/PNG-kuva sähköiseksi allekirjoitukseksi?

On olemassa parempi tapa allekirjoittaa sopimuksia verkossa

Jos olet joskus yrittänyt lukea PDF-tiedostoa puhelimella, tiedät, että se ei ole paras mahdollinen kokemus. Samaan aikaan 84 prosenttia tuoreen Sopimusten kompassiraportin vastaajista toteaa, että asiakirjojen allekirjoittaminen millä tahansa laitteella on ratkaisevan tärkeää sopimusten tulevaisuuden kannalta.

Onneksi sinun ei tarvitse käyttää PDF-tiedostoja. Toinen vaihtoehto on siirtyä täysin digitaaliseen muotoon. Mitä digitaaliset sopimukset sitten oikein ovat? Toisin kuin PDF-tiedostot, ne ovat HTML-pohjaisia, täysin muokattavia asiakirjoja. Niiden ansiosta sopimuksia ei tarvitse lähettää edestakaisin – voit työstää yhtä reaaliaikaisesti muokattavaa versiota ja allekirjoittaa sen, kun se on valmis.

Oneflown HTML-sopimuksissa voit säätää tekstin kokoa ja rivinvaihtoja, jotta ne ovat helppolukuisia. Näillä aidosti digitaalisilla sopimuksilla voit myös kannustaa neuvotteluihin ja yhteistyöhön lisäämällä interaktiivisia kenttiä, jotka vastaanottaja voi täyttää. Kaikki muutokset ja päivitykset tehdään reaaliajassa.

Lue myös: Miksi sähköiset allekirjoitukset ovat yhtä päteviä kuin käsin kirjoitetut allekirjoitukset?

Miten sopimus allekirjoitetaan Oneflown avulla?

Täysin digitaalisten HTML-sopimusten allekirjoittaminen Oneflown kautta eroaa PDF-tiedostojen käytöstä. Koko prosessi tapahtuu alustan sisällä. Voit allekirjoittaa asiakirjoja verkossa kolmella eri tavalla; valitsemastasi menetelmästä riippumatta allekirjoitus on turvallinen ja oikeudellisesti sitova – sillä on sama painoarvo kuin perinteisellä, fyysisellä, kynällä tehdyllä allekirjoituksella.

Sinulla on seuraavat vaihtoehdot, kun allekirjoitat digitaalisen sopimuksen verkossa Oneflown avulla:

1. Allekirjoitus yhdellä klikkauksella

Tämä on oletusarvoinen ja helpoin lähestymistapa. Sinun tarvitsee vain klikata Oneflowssa isoa vihreää painiketta ja voilà! Sinulla on laillisesti sitova sopimus allekirjoitettuna. Tämä tapahtuu suojatun, salatun linkin kautta.

2. Allekirjoitus vahvan tunnistautumisen avulla

Tämä on edistyksellisin tapa allekirjoittaa sopimus, jota voidaan käyttää silloin, kun tarvitaan korkeampaa turvallisuustasoa ja vaatimustenmukaisuuden (compliance) varmistamista. Kun allekirjoitat sopimuksen vahvan tunnistautumisen avulla, voit olla varma siitä, ettei sopimus päädy vääriin käsiin tai ettei sitä allekirjoita joku, jolla ei ole siihen lupaa.

3. Allekirjoitus tekstiviesti- tai sähköpostivarmenteella

Voit myös allekirjoittaa käyttämällä tekstiviestitse tai sähköpostitse lähetettyä koodia. Saat koodin, jota voit käyttää allekirjoituksesi vahvistamiseen osana allekirjoitusprosessia.

4. Allekirjoitus käsin kirjoitetetulla allekirjoituksella

Tällä menetelmällä allekirjoittajasi voi fyysisesti piirtää tai kirjoittaa allekirjoituksensa suoraan käyttämäänsä laitteeseen.

Muita hyödyllisiä Oneflown ominaisuuksia

Oneflow tarjoaa myös paljon muita hyödyllisiä sopimusautomaatio- ja yleisiä sopimushallintaominaisuuksia. Tässä muutamia esimerkkejä:

• Oneflow AI – Käytä tekoälytyökaluja sopimusten lataamiseksi alustalle ja niiden tarkistamiseen virheiden ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvien ongelmien varalta tai etsi tietoja nopeasti sopimustietokannastasi.
• Dynaamiset asiakirjamallit – Voit luoda sopimuksia paljon helpommin ja nopeammin mukautettavien malliemme avulla.
• Seuranta – Käytä seurantaominaisuuksia ja sisäänrakennettua kalenteria sopimusten elinkaaren hallinnan optimointiin ja tehostamiseen.
• Hallinta – Määritä ylläpitäjien roolit, mukautettavat muistutukset, ilmoitukset jne.
• Työtilat ja yhteistyö – Tee sopimuksiin liittyvästä yhteistyöstä helpompaa yrityksesi tarpeeseesi räätälöidyillä brändätyillä työtiloilla, näyttötallenteilla, kirjauskejuilla, kommenteilla, konfiguroitavilla triggereillä ja pääsyn valvonnalla.
• Analyysi – Seuraa sitoutumistietoja ja muita keskeisiä mittareita (kävijämäärät, avausprosentit) ongelmien tunnistamiseksi ja tulevien sopimusten parantamiseksi.
• Integraatiot – Käytä erityyppisiä integraatioita (HubSpot, Teamtailor, Salesforce jne.) parantaaksesi ja räätälöidäksesi ratkaisun juuri sinun käyttötarkoitukseesi sopivaksi.

Tiivistelmä: Sopimuksen allekirjoittaminen verkossa

Digitaalisessa maailmassa, jossa elämme, asiakirjojen allekirjoittamisesta verkossa ei ole tullut vain kätevää vaan välttämätöntä. Se tehostaa työnkulkuja, parantaa turvallisuutta ja säästää arvokasta aikaa. Maailmanlaajuisen yhteistyön ja etätyön lisääntyessä perinteiset paperiset allekirjoitukset ovat jäämässä menneisyyteen.

Oneflow tekee sopimusten allekirjoittamisesta verkossa vaivatonta. Sen tehokkaiden sopimusten luonti- ja hallintaominaisuuksien, kuten asiakirjamallien ja sopimusten kirjoittamista ja tarkistamista tehostavien tekoälytyökalujen ansiosta voit kirjaimellisesti luoda ja lähettää asiakirjan vastapuolille muutamassa minuutissa.

Haluatko tutustua siihen? Kokeile Oneflowta jo tänään ja näe kaikki ominaisuutemme toiminnassa 14 päivän ilmaisella kokeilujaksolla!